現(xiàn)今社會(huì)的人們無(wú)論是工作還是生活都講求一種高速度、高效率的原則，特別是對(duì)辦公一族來(lái)說(shuō)，過(guò)于繁瑣的操作必將影響速度和效率的提高，而自動(dòng)化的出現(xiàn)將操作簡(jiǎn)便化，這樣就會(huì)自然而然地提高了工作效率。同樣我們?cè)诰庉媁ord文檔的時(shí)候，有效地利用Word中的自動(dòng)化工具：“自動(dòng)圖文集”、“自動(dòng)更正”、“自動(dòng)完成”、“自動(dòng)套用格式”，就會(huì)使文檔的編輯變得更加得心應(yīng)手。今天我們就來(lái)揭示一下Word中自動(dòng)圖文集的使用方法與技巧：
在一個(gè)Word文檔中，可能有很多地方都要用到相同的短語(yǔ)、句子或者剪貼畫(huà)，如果每次遇到這些相同的短語(yǔ)、句子或者剪貼畫(huà)都要輸入或插入的話(huà)，勢(shì)必就會(huì)增加了大量的重復(fù)工作。那么在這種情況下，我們就可以利用Word中的自動(dòng)圖文集功能，用很簡(jiǎn)單的字符代表短語(yǔ)、句子或者剪貼畫(huà)。在需要鍵入或插入這些短語(yǔ)、句子或者剪貼畫(huà)的時(shí)候，只需要鍵入它們的代表符號(hào)即可完成上面的操作，從而就減輕了很大的工作量。
下面我們就以一個(gè)小實(shí)例來(lái)了解一下自動(dòng)圖文集的應(yīng)用方法
例如：如果我們?cè)谖恼轮幸啻屋斎?#8220;中國(guó)電腦教育報(bào)”這一行字，那么怎樣才能避免重復(fù)操作呢？
解決思路：使用Word的自動(dòng)圖文集功能，用一個(gè)簡(jiǎn)單的字“電”來(lái)代表“中國(guó)電腦教育報(bào)”這一行字，以后只要鍵入“電”字，然后按Ｆ３鍵，Word就會(huì)自動(dòng)地將整行文字拼寫(xiě)出來(lái)了。
具體的實(shí)現(xiàn)過(guò)程如下：
第一步：自動(dòng)圖文集的增加
首先打開(kāi)Word，然后鍵入“中國(guó)電腦教育報(bào)”這一行字并選取它們。接著單擊菜單欄中的“插入→自動(dòng)圖文集→新建”命令或者按快捷鍵Alt+F3，打開(kāi)“創(chuàng)建自動(dòng)圖文集”對(duì)話(huà)框。這時(shí)我們可以從對(duì)話(huà)框內(nèi)看到顯示的反白文字，如圖所示。接著我們?cè)趯?duì)話(huà)框內(nèi)鍵入“電”字，這樣就用“電”字代表了“中國(guó)電腦教育報(bào)”這幾個(gè)文字了 。
提示：如果我們?cè)赪ord中輸入并選取的文字較多的話(huà)，那么在“創(chuàng)建自動(dòng)圖文集”對(duì)話(huà)框只顯示對(duì)話(huà)框所能容納的范圍內(nèi)的文字。
第二步：自動(dòng)圖文集的使用
自動(dòng)圖文集設(shè)置完成后，在Word工作區(qū)中將插入點(diǎn)移到要插入自動(dòng)圖文集處，然后鍵入自動(dòng)圖文集的名稱(chēng)。在這里我們使用上面設(shè)置的“電”字，接著按F3鍵，這樣自動(dòng)圖文集所代表的短語(yǔ)或者句子就會(huì)出現(xiàn)了。
如果我們使用英文字母作為圖文集名稱(chēng)的話(huà)，Word不能區(qū)分英文字母大小寫(xiě)。單擊自動(dòng)圖文集工具欄最前面的“自動(dòng)圖文集”按鈕，就會(huì)打開(kāi)自動(dòng)圖文集的設(shè)置對(duì)話(huà)框。選中某一個(gè)自動(dòng)圖文集詞條，就會(huì)在對(duì)話(huà)框中的“預(yù)覽”處顯示目前所選自動(dòng)圖文集所代表的文字。如果忘了自動(dòng)圖文集的名稱(chēng)，打開(kāi)此對(duì)話(huà)框找到相應(yīng)的圖文集名稱(chēng)即可。
第三步：利用圖文集存儲(chǔ)表格
自動(dòng)圖文集除了可以?xún)?chǔ)存文字外，最能節(jié)省時(shí)間的地方就在于可以?xún)?chǔ)存表格、剪貼畫(huà)。實(shí)現(xiàn)的方法與上面講述的方法相同。輸入表格或者插入剪貼畫(huà)后，選中它們，然后為它們?cè)O(shè)置成一個(gè)自動(dòng)圖文集，這樣在實(shí)際使用時(shí)就可以用簡(jiǎn)短的字來(lái)代替它們了。
通過(guò)上面的一系列操作方法的講解，我想大家一定熟悉了“自動(dòng)圖文集”功能。下期我們還會(huì)繼續(xù)揭示其他自動(dòng)化武器的使用方法與技巧。
自動(dòng)更正
作為一名錄入人員，為了盡快完成學(xué)校交給的工作，就要求我們快速地提高打字速度。但往往打字速度的提高和文字的出錯(cuò)率成正比，尤其是在輸入一些英文單詞的時(shí)候，由于輸入的速度快，可能就會(huì)將英文單詞打錯(cuò)。為了避免領(lǐng)導(dǎo)的訓(xùn)斥，重復(fù)而又仔細(xì)地檢查輸入的材料是必不可少的，但這又會(huì)降低工作的效率。對(duì)于上述的情況，Word提供的“自動(dòng)更正”功能就可以進(jìn)行很好地解決。
下面我們以一個(gè)小實(shí)例來(lái)說(shuō)明，比如我們?cè)赪ord文檔中輸入英文字母“yuo”，這時(shí)只要一按空格鍵或者回車(chē)鍵，Word就會(huì)自動(dòng)地將其改為“You”，這就是“自動(dòng)更正”功能的體現(xiàn)。那么Word對(duì)于錯(cuò)誤單詞是如何判斷并改正的呢？它實(shí)際上是以您在鍵入空格鍵、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)或者回車(chē)鍵Enter后，才去查核您所輸入的文字或者字母是否正確。
接下來(lái)我們就將Word中的“自動(dòng)更正”功能進(jìn)一步擴(kuò)展，利用“自動(dòng)更正”功能快速地輸入文字。
比如我們可以規(guī)定“電”這個(gè)文字是“不正確”的，那么以后只要我們輸入“電”這個(gè)文字，然后按一下空格鍵、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)或者回車(chē)鍵Enter，Word就會(huì)用“中國(guó)電腦教育報(bào)”這幾個(gè)文字來(lái)代替“電”這個(gè)字。也就是說(shuō)自己認(rèn)定這個(gè)字“不正確”，然后利用“自動(dòng)更正”的功能用“正確”的字來(lái)自動(dòng)代替，如此一來(lái)就可以大量地減少按鍵的次數(shù)，提高輸入文本的效率。
下面我們具體來(lái)看看“自動(dòng)更正”功能的使用方法和技巧：
1． 打開(kāi)Word，并建立一個(gè)空白文檔，鍵入一行正確的文字“中國(guó)電腦教育報(bào)”。然后將這一行文字全部選取下來(lái)。
2． 接下來(lái)單擊菜單欄中的“工具→自動(dòng)更正選項(xiàng)”命令，打開(kāi)自動(dòng)更正對(duì)話(huà)框。這時(shí)在對(duì)話(huà)框中我們看到前面所選擇的那一行文字已經(jīng)出現(xiàn)在“替換為”文本欄內(nèi)了。
3．下一步我們?cè)?#8220;替換”文本欄中鍵入“電”字即可完成自動(dòng)更正功能的設(shè)置。
4．下面我們就可以做個(gè)實(shí)驗(yàn)：輸入“電”字，然后按空格鍵，“中國(guó)電腦教育報(bào)”這一行字就自動(dòng)拼寫(xiě)出來(lái)了，非?？旖?。
從上面的操作，我們可以看出自動(dòng)更正和自動(dòng)圖文集的用法基本上相似，自動(dòng)更正是Word在遇到空格鍵、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)或者回車(chē)鍵Enter的時(shí)候，就會(huì)執(zhí)行自動(dòng)更正的動(dòng)作，而自動(dòng)圖文集是在您按F3鍵時(shí)才會(huì)去執(zhí)行。
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