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IT項(xiàng)目管理中需要注意的四個(gè)關(guān)鍵控制點(diǎn)

IT項(xiàng)目管理中需要注意的四個(gè)關(guān)鍵控制點(diǎn)

2006-10-27 09:19 作者: 邊保京 來(lái)源: eNet論壇  
【 簡(jiǎn)介 】
  IT項(xiàng)目成功率不高的根源在于,IT項(xiàng)目管理是項(xiàng)系統(tǒng)工程,不僅需要項(xiàng)目經(jīng)理個(gè)人具備一定的組織、決策、溝通、業(yè)務(wù)、技術(shù)能力,更需要運(yùn)用多種手段對(duì)項(xiàng)目的時(shí)間、成本、質(zhì)量和風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行嚴(yán)格控制。如何提高IT項(xiàng)目的成功率呢.......
  據(jù)調(diào)查,只有37%的IT項(xiàng)目在計(jì)劃時(shí)間內(nèi)完成,42%的在預(yù)算內(nèi)完成。IT項(xiàng)目成功率不高的根源在于,IT項(xiàng)目管理是項(xiàng)系統(tǒng)工程,不僅需要項(xiàng)目經(jīng)理個(gè)人具備一定的組織、決策、溝通、業(yè)務(wù)、技術(shù)能力,更需要運(yùn)用多種手段對(duì)項(xiàng)目的時(shí)間、成本、質(zhì)量和風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行嚴(yán)格控制。如何提高IT項(xiàng)目的成功率呢?

  關(guān)鍵控制點(diǎn)一 項(xiàng)目的時(shí)間控制

  首先,要明確項(xiàng)目期望值,做好需求調(diào)研,圍繞企業(yè)的核心業(yè)務(wù)流程,制定切實(shí)可行的項(xiàng)目目標(biāo),這個(gè)目標(biāo)萬(wàn)不可貪大求全,面面俱到,目的是滿足核心業(yè)務(wù)流程需求,與核心業(yè)務(wù)流程關(guān)系不大或者毫無(wú)關(guān)系的內(nèi)容,緩建或根本不建,將業(yè)務(wù)期望聚焦在更容易把控和量化的目標(biāo)上來(lái)。項(xiàng)目實(shí)施完全圍繞該期望進(jìn)行,這也是項(xiàng)目實(shí)施中最重要的一點(diǎn)。

  其次,信息化項(xiàng)目是需要多部門、多環(huán)節(jié)充分協(xié)作的系統(tǒng)工程,任何部門和環(huán)節(jié)的時(shí)間延誤,都會(huì)導(dǎo)致整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施周期的延長(zhǎng)。因此,對(duì)影響項(xiàng)目進(jìn)度的“短板”環(huán)節(jié),進(jìn)行著力攻堅(jiān),促進(jìn)其與項(xiàng)目的其它環(huán)節(jié)步調(diào)一致,協(xié)同共進(jìn),能夠有效保障項(xiàng)目的實(shí)施周期。

  再次,信息化項(xiàng)目往往周期較長(zhǎng),因此需要針對(duì)項(xiàng)目的實(shí)施階段制定“日清日高(?)”的項(xiàng)目時(shí)間保障機(jī)制,保證項(xiàng)目每一天都有明確的目標(biāo),才能對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)度進(jìn)行有效掌控。

  最后,由于信息化項(xiàng)目涉及面較廣,參與人數(shù)眾多,人員的素質(zhì)參差不齊,對(duì)項(xiàng)目的把握也各不相同,因此在項(xiàng)目開始前需對(duì)參與項(xiàng)目的人員甚至高層管理人員,進(jìn)行項(xiàng)目普及性培訓(xùn),在項(xiàng)目進(jìn)行中進(jìn)行相關(guān)的項(xiàng)目培訓(xùn)……俗話說(shuō),磨刀不誤砍柴工,提高每一位參與人員的項(xiàng)目能力才能有效提高項(xiàng)目實(shí)施的效率,從而保障項(xiàng)目的實(shí)施周期。

  關(guān)鍵控制點(diǎn)二 項(xiàng)目的成本控制

  首先,信息化項(xiàng)目是IT技術(shù)在企業(yè)業(yè)務(wù)的應(yīng)用,其開發(fā)和實(shí)施都建立在業(yè)務(wù)部門提出的項(xiàng)目需求之上。然而,由于項(xiàng)目開發(fā)和實(shí)施的時(shí)間較長(zhǎng),常常出現(xiàn)這樣的情況,在系統(tǒng)開發(fā)完畢后,業(yè)務(wù)需求卻已經(jīng)改變,致使項(xiàng)目不得不重新進(jìn)行開發(fā)。形成影響項(xiàng)目成本的主要因素。

  產(chǎn)生這種情況的原因,一方面是因?yàn)轫?xiàng)目小組前期調(diào)研不夠深入,沒有全面掌握業(yè)務(wù)部門的真正需求和需求的發(fā)展方向,另一方面是因?yàn)殡S著項(xiàng)目的深入,業(yè)務(wù)部門對(duì)項(xiàng)目在業(yè)務(wù)中的應(yīng)用有了更加深刻的認(rèn)識(shí)。想要控制這種來(lái)自需求改變的成本增加,項(xiàng)目經(jīng)理除了在項(xiàng)目前期進(jìn)行更加深入的項(xiàng)目調(diào)研外,還應(yīng)該加大對(duì)業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn)力度,讓他們先于項(xiàng)目應(yīng)用而對(duì)項(xiàng)目擁有更加深入的了解。

  其次,在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中,各種與業(yè)務(wù)相關(guān)的應(yīng)用需求紛至沓來(lái),不斷增加的項(xiàng)目需求,將使項(xiàng)目預(yù)算不斷增加,從而形成影響項(xiàng)目成本的又一重要因素。對(duì)于這種情況,項(xiàng)目經(jīng)理要區(qū)別對(duì)待,如果確系有助項(xiàng)目期望的實(shí)現(xiàn)并能夠幫助提高項(xiàng)目實(shí)施效果的需求,哪怕影響到項(xiàng)目的成本和延長(zhǎng)項(xiàng)目的實(shí)施周期也要采納這種需求,這是對(duì)項(xiàng)目的一種有益補(bǔ)充;如果與項(xiàng)目期望關(guān)系不大甚至沒有關(guān)系的需求,則應(yīng)堅(jiān)決摒棄。

  因此在項(xiàng)目實(shí)施前做好準(zhǔn)確的項(xiàng)目期望,劃定明確的項(xiàng)目開發(fā)任務(wù)和范圍并嚴(yán)格執(zhí)行,能夠有效控制這類項(xiàng)目成本增加。

  最后,信息化項(xiàng)目成本的另一主要來(lái)源是人力資源成本,因此在看到項(xiàng)目的硬件、軟件等硬性成本同時(shí),也不能忽略人力資源這一軟性成本。有效控制項(xiàng)目實(shí)施時(shí)間、合理配置人力資源、避免人力資源浪費(fèi)是控制這項(xiàng)成本的關(guān)鍵。

  關(guān)鍵控制點(diǎn)三 項(xiàng)目的質(zhì)量控制

  信息化項(xiàng)目的質(zhì)量控制包括兩個(gè)方面,一方面是IT技術(shù)本身(硬件、軟件、系統(tǒng))的質(zhì)量控制,另一方面也是最重要的一方面,是IT技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)的質(zhì)量控制。對(duì)于前者,我們可以依照國(guó)家的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行考量,而對(duì)于后者,則沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),并難以實(shí)行量化控制,但無(wú)論如何,信息化項(xiàng)目的主體是企業(yè),檢驗(yàn)IT技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)質(zhì)量好壞的唯一標(biāo)準(zhǔn)則應(yīng)該是項(xiàng)目在企業(yè)中的實(shí)施效果。因此做好信息化項(xiàng)目中的質(zhì)量控制需做到:

  對(duì)項(xiàng)目技術(shù)方案進(jìn)行適應(yīng)性評(píng)估 信息化項(xiàng)目的最終效果體現(xiàn)在企業(yè)的應(yīng)用,因此不適應(yīng)企業(yè)實(shí)際情況的方案即使技術(shù)再先進(jìn)、架構(gòu)再穩(wěn)定也不是好的方案。這就要求企業(yè)的項(xiàng)目經(jīng)理,在拿到軟件公司(實(shí)施方)提供的項(xiàng)目方案后,首先要對(duì)其進(jìn)行適應(yīng)性評(píng)估:一方面,評(píng)估項(xiàng)目方案與企業(yè)其它項(xiàng)目的技術(shù)路線是否一致。信息化項(xiàng)目是影響企業(yè)多個(gè)層面的系統(tǒng)工程,因此它并不是獨(dú)立的,而是與其它項(xiàng)目緊密相連的。如果信息化各個(gè)項(xiàng)目的技術(shù)路線不一致,將會(huì)導(dǎo)致信息化項(xiàng)目間信息流通不通、數(shù)據(jù)接口不一致,形成各種信息“孤島”;另一方面,評(píng)估項(xiàng)目方案與企業(yè)業(yè)務(wù)的結(jié)合程度。信息化系統(tǒng)最終用戶是業(yè)務(wù)部門,因此項(xiàng)目方案要適應(yīng)企業(yè)的業(yè)務(wù)需求,并易于與企業(yè)的業(yè)務(wù)流程融合在一起,并在充分滿足業(yè)務(wù)需求的基礎(chǔ)上,對(duì)業(yè)務(wù)水平有計(jì)劃的進(jìn)行提高。

  階段性評(píng)估與項(xiàng)目驗(yàn)收并重 信息化項(xiàng)目的建設(shè)一般周期較長(zhǎng),且信息化項(xiàng)目建設(shè)的效果也需要一定的時(shí)間才能顯現(xiàn)出來(lái),因此如果項(xiàng)目的驗(yàn)收和評(píng)估都集中到項(xiàng)目完成后進(jìn)行,就會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)過(guò)大。信息化項(xiàng)目邊實(shí)施、邊應(yīng)用、邊考量、邊改進(jìn)的階段性評(píng)估,不僅有助于項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目進(jìn)行中進(jìn)行質(zhì)量控制,而且能夠有效降低信息化項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)。

  對(duì)項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)行文檔跟蹤 在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中,分別根據(jù)實(shí)施的每個(gè)階段編寫建設(shè)(使用)手冊(cè),進(jìn)行文檔跟蹤,并在項(xiàng)目完成后最終匯總成統(tǒng)一的項(xiàng)目建設(shè)(使用)文檔,能夠有助于項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目質(zhì)量的把握和監(jiān)督。

  關(guān)鍵控制點(diǎn)四 項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)控制

  對(duì)信息化項(xiàng)目進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)控制能夠減少信息化項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的不確定因素,有效提高信息化項(xiàng)目實(shí)施的成功率。由于信息化項(xiàng)目的核心是通過(guò)IT技術(shù)為企業(yè)的業(yè)務(wù)提供應(yīng)用服務(wù),因此信息化項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)主要來(lái)自以下三個(gè)方面:

  一是技術(shù)風(fēng)險(xiǎn),技術(shù)架構(gòu)好壞、軟件提供方的技術(shù)能力以及項(xiàng)目實(shí)施方的實(shí)施經(jīng)驗(yàn)等因素形成了信息化項(xiàng)目的技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)。為了規(guī)避項(xiàng)目的技術(shù)風(fēng)險(xiǎn),企業(yè)的項(xiàng)目經(jīng)理,一方面要選擇開發(fā)能力較強(qiáng)的軟件提供方和經(jīng)驗(yàn)豐富、服務(wù)優(yōu)良的項(xiàng)目實(shí)施方;另一方面還要把握項(xiàng)目的技術(shù)架構(gòu)與企業(yè)其它信息化項(xiàng)目技術(shù)架構(gòu)之間的一致性;此外,引入第三方的專業(yè)咨詢、監(jiān)理和項(xiàng)目評(píng)估也是企業(yè)規(guī)避技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)的有效手段。

  二是應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn),信息化項(xiàng)目應(yīng)用于企業(yè),與企業(yè)業(yè)務(wù)之間的適應(yīng)水平、結(jié)合程度以及項(xiàng)目實(shí)施帶來(lái)的影響等因素形成了信息化項(xiàng)目的應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)。在項(xiàng)目實(shí)施前,進(jìn)行項(xiàng)目適應(yīng)性評(píng)估能夠預(yù)測(cè)項(xiàng)目與企業(yè)業(yè)務(wù)之間的結(jié)合程度,并能夠有效預(yù)期項(xiàng)目應(yīng)用后所帶來(lái)的問(wèn)題,提前研究解決辦法;項(xiàng)目實(shí)施中,邊實(shí)施、邊應(yīng)用,隨時(shí)監(jiān)控項(xiàng)目的實(shí)施情況和應(yīng)用效果,出現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決,也能夠有效規(guī)避項(xiàng)目的應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)。

  三是實(shí)施風(fēng)險(xiǎn),這種風(fēng)險(xiǎn)源于項(xiàng)目在實(shí)施過(guò)程中的時(shí)間、成本、質(zhì)量的不確定性因素。而降低這種風(fēng)險(xiǎn)的手段就是項(xiàng)目經(jīng)理通過(guò)自身所具備的組織、決策、溝通、業(yè)務(wù)、技術(shù)等能力,對(duì)項(xiàng)目的時(shí)間、成本、質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格控制。

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