用演示說話
——麥肯錫商務(wù)溝通完全手冊
作者：基恩·澤拉茲尼
第一篇 明確演示任務(wù)
1、為什么要進(jìn)行演示
在你進(jìn)行演示時(shí)，應(yīng)該告訴聽眾一個為什么要耐著性子聽完的理由，讓他們感覺你的演示時(shí)絕對必需的。一個好的定義目標(biāo)的方法就是用一句話來記述表達(dá)。
A、將演示內(nèi)容限定為一句話。如果它超過一句話，就說明你自己對目標(biāo)尚不明確。你的演示可能會有幾個混淆不清的目的。
B、確立確實(shí)可行的目標(biāo)。例如，要求聽眾現(xiàn)場作出投資決定，向一個新產(chǎn)品投入數(shù)百萬美元，就是不切實(shí)際的目標(biāo)。企圖只通過一次演示就使投資者做出這樣的決定，這是根本做不到的。
C、確保演示發(fā)揮應(yīng)有的作用。專業(yè)術(shù)語是：你想要你的聽眾做什么？
一個定義清晰的目標(biāo)擁有巨大的價(jià)值：這一目標(biāo)可以幫助你判斷是否真正需要進(jìn)行演示；它能幫助聽眾集中精力和注意力；它帶領(lǐng)你在考慮目標(biāo)時(shí)，從聽眾的立場來考慮你的目標(biāo)；能否實(shí)現(xiàn)你的目標(biāo)是檢驗(yàn)?zāi)愕难菔臼欠袢〉贸晒Φ奈ㄒ粯?biāo)準(zhǔn)。
2、你想要說服誰？
誰是決策人？對于你想要完成的目標(biāo)，誰處于說“是”或“不是”的關(guān)鍵位置的決策者。
聽眾丟演示材料的熟悉程度如何？
聽眾的興趣如何？如果有興趣，那是最理想的；如果不是，那就盡可能快的激發(fā)他們對于該主題的興趣，緊緊抓住他們的注意力。
演示主題對聽眾有什么利害關(guān)系？如果觀眾同意你的建議，他們會得到什么？又會失去什么？
如果你勸說聽眾去做的事情是如此之好，那么，為什么以前沒有人這么做呢？他們?yōu)槭裁凑f“不”呢
他們的態(tài)度是什么？他們是反對還是贊同你的建議？沒有比勸告別人更容易樹敵的做法了。
演示主題對聽眾有什么利害關(guān)系？如果觀眾同意你的建議，他們會得到什么？又會失去什么？
如果你勸說聽眾去做的事情是如此之好，那么，為什么以前沒有人這么做呢？他們?yōu)槭裁凑f“不”呢
他們的態(tài)度是什么？他們是反對還是贊同你的建議？沒有比勸告別人更容易樹敵的做法了。
3、演示需要多長時(shí)間
如果你演示的時(shí)間比預(yù)定的短，聽眾絕不會因此抱怨你，反之，他們就會抱怨。一定要在承諾的時(shí)間內(nèi)結(jié)束演示，哪怕省略掉一些材料。
如果聽眾不準(zhǔn)時(shí)呢？仍然可以按時(shí)開始演示，最多等待幾分鐘；如果決策者遲到了呢？依然按時(shí)開始，當(dāng)決策者到達(dá)時(shí)，再總結(jié)一下剛才講過的內(nèi)容，告訴遲到者你現(xiàn)在講到了哪里。
第二篇 籌備演示
1、明確信息
把主題濃縮成讓聽眾一分鐘內(nèi)可以比較全面了解的內(nèi)容。把信息寫下來，放在一個引人注目的地方，然后由此開始展開演示的清潔輪廓。
2、組織演示過程
應(yīng)該把結(jié)論或建議放在前面、中間還是后面？答案取決于你對當(dāng)前的形式是如何理解的，特別是取決于你對你的觀眾的接受程度的理解。
幾種順序：
| 目標(biāo) 話題A 論據(jù)1、2、3 話題B 論據(jù)1、2、3 話題C 論據(jù)1、2、3 結(jié)論概要A、B、C 建議 可不可行 | 建議 預(yù)覽結(jié)論A、B、C 結(jié)論A 論據(jù)1、2、3 結(jié)論B 論據(jù)1、2、3 結(jié)論C 論據(jù)1、2、3 建議 可不可行 | 目標(biāo) 問題預(yù)覽A、B、C 問題A 論據(jù)1、2、3 結(jié)論A 問題B 論據(jù)1、2、3 結(jié)論B 問題C 論據(jù)1、2、3 結(jié)論C 結(jié)論概要A、B、C 建議 可不可行 |
| 把結(jié)論放在前面，觀點(diǎn)更清晰，更有說服力，更直觀 | 把結(jié)論放在前面，觀點(diǎn)更清晰，更有說服力，更直觀 | 如果觀眾不同意怎么辦？如果最終的建議不是他們所期望的怎么辦？如果他們有敵意怎么辦？把結(jié)論往后推遲一下，但每個部分結(jié)束后就提出一個小結(jié)論。 |
3、設(shè)計(jì)導(dǎo)入方法（開場白）
PIP公式：目的（purpose）、重要性（importance）、預(yù)覽（preview），順序可變換。
4、計(jì)劃結(jié)尾
對聽眾來說，不論你的演示多么好，他們還是會因?yàn)槟愕难菔炯磳⒔Y(jié)束而精神一振。結(jié)尾，就像開始一樣，是聽眾注意力最為集中的時(shí)候。
A、概括總結(jié)你在演示過程中所提出的主要觀點(diǎn)。包括結(jié)論、發(fā)展趨勢、有爭議的看法等；
B、緩慢的一字一頓的讀出你的建議。這是你要將之表達(dá)為演示的主要內(nèi)容；
C、推出你的行動計(jì)劃。如果聽眾看到你的實(shí)施計(jì)劃，他們必將更傾向于接受你的建議；
D、要求聽眾同意并承諾實(shí)施建議。在演示中，聽眾點(diǎn)頭示意往往表示“我懂了”，但不意味著“我同意你的看法和要求”。你要堅(jiān)決、具體的提出要求。
E、總結(jié)并確定“下一步”。總結(jié)在演示中達(dá)成的所有一致點(diǎn)，對后續(xù)的或演示的安排要達(dá)成一致。
5、用想象說話
通常使用文字可視化來解釋是什么和為什么；數(shù)據(jù)表格采用可視的圖像來解釋數(shù)字；概念圖標(biāo)可以用來詮釋組織、時(shí)間線、流程圖以及其他觀念或行為。
想象的方式：比喻、藝術(shù)、音樂、幽默（慎用）、動畫、圖像、觀眾的參與等等
想象從何而來？
A，最重要的是不要獨(dú)自工作；
B，聚焦演示的特殊目的；
C，分析聽眾中的個人并判斷出他們背景中的獨(dú)特之處或共同愛好；
D，接觸所處的環(huán)境；
E，聚焦可以引起話題的可視圖像；
F，考慮來自音樂、藝術(shù)、體育運(yùn)動以及其他行業(yè)公司的激勵。
6、設(shè)計(jì)文字效果
A、幫助觀眾看一個復(fù)雜演示或章節(jié)的結(jié)構(gòu)；
B、能強(qiáng)調(diào)一些重要的觀念，像三個結(jié)論、四個建議、五個步驟等；
C、以上是演示前的準(zhǔn)備工作，關(guān)鍵通過以下方法將之修改成簡潔的直觀內(nèi)容：
D、從必須展示的內(nèi)容中區(qū)別出必須講的內(nèi)容；編輯刪除附加說明的評論冗余，像“例如”、“即”等等；將句子字?jǐn)?shù)逐漸壓縮；
E、然后，如果用結(jié)構(gòu)圖來顯示各步驟之間的關(guān)聯(lián)就更有效了。
第三篇 進(jìn)行演示
1、信心、確信、熱誠
深入研究優(yōu)秀的演示者，他們能夠脫穎而出的關(guān)鍵在于：充滿自信心。
信心的標(biāo)志：了解你自己——掌握你演示的素材——了解你的觀眾——明確你的目標(biāo)——成功的演示
你對聽眾講的事情，首先你自己要相信。
如果你的演示讓人厭煩，聽眾就會厭煩你；如果你滿腔熱情的演示，聽眾就會熱情回應(yīng)。
2、預(yù)演：找出不完美之處
初次預(yù)演可以單獨(dú)在房間內(nèi)進(jìn)行，好想你站在將要進(jìn)行演示的房間里一樣。排練的目的是熟悉素材，想想你在使用每個教具時(shí)要說的內(nèi)容，大致記下過渡詞，驗(yàn)證掩飾設(shè)計(jì)要用的時(shí)間是否準(zhǔn)確；用錄音的方式聽自己的聲調(diào)是否合適，你的素材是否恰當(dāng)。
第二次排練最好有三四個同事作為聽眾陪伴，包括一些熟悉和不熟悉情況的人，這次排練的目的是建立信心。要求聽眾分工，分別注意演示的不同方面。有人注意內(nèi)容、分析和結(jié)構(gòu)的連續(xù)性，有人則注意是否清楚以及有沒有打字錯誤，第三個人專門注意演示技巧，第四個人則可以從未來決策者的角度來審視演示。同時(shí)，這也是發(fā)現(xiàn)可能出現(xiàn)的問題的時(shí)候，包括預(yù)測聽眾最有可能提出的三個最難的問題，預(yù)先準(zhǔn)備好清楚、準(zhǔn)確的應(yīng)對方案是聰明的。
對于排練觀眾來說，耐心看排練，但不要用打擊信心的方式提問：對提出的問題要有建設(shè)性，建議要容易、可操作性等等。
3、運(yùn)用講話技巧
深呼吸
同聽眾建立目光的交流
講話自然：書面表達(dá)和口頭表達(dá)的意思聽起來是不同的。準(zhǔn)備講稿時(shí)最好用口頭語來寫
語調(diào)豐富
站姿要穩(wěn)妥，把雙手放在腰部以上處
站在屏幕旁邊
在必須的情況下才使用教鞭
4、解答問題
有耐心的聽取問題
問題提出后，稍微思考一下你的答案
沒有必要重復(fù)問題，但一時(shí)想不出答案可以重復(fù)一下
只回答聽眾提出的問題，內(nèi)容方面不要答多，也不要答少
向所有的觀眾說出你的答案，不要只看著提問者回答
一直等到你圓滿回答了問題為止
作者做的《用演示說話提綱表》
1、明確演示任務(wù)
明確你的目標(biāo)
你要進(jìn)行演示的原因是什么？
你希望實(shí)現(xiàn)什么目標(biāo)？
你想要聽眾在演示結(jié)束后采取什么行動？
分析你的聽眾
誰是行動的拍板決策者？
決策者對主題熟悉嗎？
決策者對主體感興趣嗎？
如果他們支持你的建議，聽眾有何得失？
如果他們反對，會是什么原因呢呃？
聽眾可能會提出的三個問題中，最難回答的三個問題是什么呢？
限定演示目標(biāo)的范圍
在指定的時(shí)間內(nèi)你能實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)嗎？
選擇演示媒介
可散發(fā)的印刷品、黑板架、非正式討論會、實(shí)地調(diào)查會議、交流會議所用的電子白板
半正式的進(jìn)度回顧會議所使用的幻燈片、屏幕等
正式的最后展示所使用的屏幕、多媒體錄像設(shè)備
2、籌備演示
明確信息
如果只給你30秒鐘時(shí)間，你將如何概括演示內(nèi)容
精心制作演示情節(jié)主線
介紹
目的
重要性
預(yù)覽
主題
對于接受能力強(qiáng)的觀眾，結(jié)論和建議應(yīng)放在前面
對接受能力不強(qiáng)的觀眾，結(jié)論放在每章結(jié)束或放在演示結(jié)尾
結(jié)束
總結(jié)
建議
行動方案
后續(xù)步驟
建立演示情節(jié)串聯(lián)板
制作直觀教具，以及分發(fā)與直觀教具內(nèi)容配套的印刷材料
3、進(jìn)行演示
排演1
熟練掌握演示情節(jié)和直觀教具內(nèi)容
準(zhǔn)備筆記
演練時(shí)使用錄音機(jī)
排演2
同觀察力強(qiáng)、具有建設(shè)性的、看問題客觀且實(shí)事求是的同事一起練習(xí)
預(yù)期發(fā)現(xiàn)問題
在錄像里觀察你自己的演示情況
安裝設(shè)施
提前40分鐘進(jìn)入房間、承擔(dān)安裝設(shè)置和設(shè)備的職責(zé)
實(shí)際操作技巧
呼吸、呼吸、深呼吸
同聽眾建立目光的交流
講話自然
語調(diào)豐富
站姿穩(wěn)重大方
雙手叉在腰部以上
站在屏幕旁邊
運(yùn)用講話技巧
在更換直觀教具前準(zhǔn)備好過渡銜接工作
教具助手
展示直觀教具
引導(dǎo)聽眾觀看每一個直觀教具
撤掉直觀教具
駕馭問題
保持目光練習(xí)
耐心傾聽
在回答之前停頓片刻
針對問題作答，不多也不少
回答之后轉(zhuǎn)回到演示內(nèi)容
