第四章 編輯Word文檔
編輯用快捷鍵
Ctrl+C，復(fù)制。
Ctrl+X，剪切。
Ctrl+V，粘貼。
Ctrl+S，保存文件。
Ctrl+F12，打印文件。
Ctrl+Shift+C，復(fù)制格式。
Ctrl+Shift+V，粘貼格式。
Ctrl+Y，或“F4”重復(fù)前一次操作。
Ctrl+F，查找。
Shift+F4，重復(fù)“查找”或“定位”。
Ctrl+H，查找與替換。
Ctrl+A，選擇整篇文檔。
Ctrl+Z，撤消前面的操作。
Ctrl+K，插入超級(jí)鏈接。
窗口用快捷鍵
Ctrl+W，關(guān)閉活動(dòng)窗口。
Ctrl+F2，預(yù)覽功能。
Ctrl+F10，最大化窗口。
Atl+Ctrl+S，水平折分調(diào)整活動(dòng)窗口。
字符快捷鍵
Ctrl+Shift+>/<,增大/減小字號(hào)
Ctrl+]/[,按磅增大/減小字號(hào)。
Ctrl+D，字體。
Ctrl+B，變粗體字。
Ctrl+U，加下劃線。
Ctrl+I，變斜體。
Ctrl+Alt+C，輸入版權(quán)符號(hào)“?”
Ctrl+Alt+T，輸入商標(biāo)符號(hào)“?”
Ctrl+Alt+R，輸入注冊(cè)符號(hào)“?”
Shift+6，輸入省略號(hào)
Shift+F3，改變英文字母的大小寫。
Shift+F8，縮小所選文本內(nèi)容。
Shift+F10，顯示快捷菜單。
Shift+F12，保存文件能。
段落快捷鍵
Ctrl+M，左側(cè)段落縮進(jìn)。
Ctrl+T，創(chuàng)建懸掛縮進(jìn)。
Ctrl+Enter，插入分頁符。
Ctrl+Q，兩端對(duì)齊。
Ctrl+E，居中對(duì)齊。
Ctrl+R，右對(duì)齊。
移動(dòng)光標(biāo)快捷鍵
按“Home”鍵，將光標(biāo)移至行首。
按“End”鍵，光標(biāo)移至行尾。
Ctrl+Home，將光標(biāo)移至文頭。
Ctrl+End，將光標(biāo)移至文尾。
Shift+F5，打開文檔后快速進(jìn)入上次編輯的位置。
Winkey+d，可將桌面上的所有窗口最小化，再次按下都會(huì)回來。
Winkey+f，進(jìn)入搜索窗口。
Winkey+r，彈出“運(yùn)行”窗口。
Winkey+e，進(jìn)行“資源管理器”。
Alt+Tab，將打開的多個(gè)窗口的名稱圖標(biāo)顯示出來，不松Alt按Tab鍵選擇要打開窗口。
注：Winkey鍵即鍵盤上刻有Windows徽標(biāo)的鍵。E
二、巧用鼠標(biāo)
（一）巧用鼠標(biāo)左鍵
在文字段內(nèi)單擊鼠標(biāo)左鍵可定位插入點(diǎn)。
按住“Ctrl+單擊鼠標(biāo)”可選取文字中的一個(gè)句號(hào)段落。
在點(diǎn)擊字段起始點(diǎn)后，移動(dòng)鼠標(biāo)到終止點(diǎn)時(shí)，再按住“Shift+單擊鼠標(biāo)”可選取一個(gè)文字段落。向上和向下選取段落均可。
在文字段落內(nèi)雙擊鼠標(biāo)，可選取擇鼠標(biāo)右側(cè)的文字或一個(gè)單詞，三擊鼠標(biāo)，可選取一個(gè)自然段。
雙擊“在編文件”欄右邊的空白處，可使窗口變小或變大。
雙擊工具按鈕欄的空白處，可調(diào)出“自定義”對(duì)話框。
雙擊上標(biāo)尺或左標(biāo)尺，可調(diào)出“頁面設(shè)置”對(duì)話框。
雙擊菜單名，可顯示完整的條幅式菜單。
選取復(fù)制格式對(duì)象后，雙擊“格式刷”可無限地復(fù)制所選取的格式，但不用格式刷時(shí)，還要再點(diǎn)擊一下格式刷。
在文本的空白位置雙擊鼠標(biāo)，可設(shè)定文字段落的起始點(diǎn)，調(diào)整位置時(shí)可拖動(dòng)上標(biāo)尺中的右對(duì)齊“ ”制表符。
當(dāng)鼠標(biāo)在文字左側(cè)出現(xiàn)箭頭指向文字行時(shí)，單擊鼠標(biāo)可選取一行文字；雙擊鼠標(biāo)可選取一個(gè)自然段；三擊鼠標(biāo)可選取整篇文檔。
在每個(gè)分頁線左（右）上角雙擊鼠標(biāo)，可調(diào)出“頁眉和頁腳”設(shè)置菜單；再次雙擊鼠標(biāo)，可調(diào)出“頁面設(shè)置”對(duì)話框。
在上標(biāo)尺兩側(cè)的空白處雙擊鼠標(biāo)可調(diào)出“頁面設(shè)置”對(duì)話框。
選取文字、段落或圖片后，拖拽（動(dòng)）鼠標(biāo)，可移動(dòng)文字、段落或圖片；按住“Ctrl+拖拽鼠標(biāo)”可進(jìn)行復(fù)制。
在圖片上雙擊鼠標(biāo)，如果該圖片題注是組合形的，可調(diào)出“設(shè)置對(duì)象格式”對(duì)話框；如果圖片的題注是編輯形的，可進(jìn)入編輯狀態(tài)。
按住“Alt+移動(dòng)鼠標(biāo)”可選取文字段的矩形塊。
在表格的表線上雙擊鼠標(biāo)，可自適應(yīng)表格的寬度。
在表格左上角的 處雙擊鼠標(biāo)，可調(diào)出“表格屬性”對(duì)話框。
在調(diào)整表線、圖片位置、文字段落左縮進(jìn)等操作中，按住“Alt+拖拽（動(dòng)）鼠標(biāo)”可不呆板地平滑拖動(dòng)。在調(diào)整表線時(shí)，按住“Alt+拖曳”可在標(biāo)尺欄顯示單元格的尺寸數(shù)值。
（二）巧用鼠標(biāo)右鍵
選擇文字域、圖片、表格等對(duì)象，右擊鼠標(biāo)，可顯示一個(gè)適用的右鍵菜單。但點(diǎn)擊右鍵的位置十分重要。如在表格的單元格中、上邊框外、左邊框外及表線上、圖片中及邊框上的不同位置上，其右鍵菜單的內(nèi)容都不相同。
用鼠標(biāo)右鍵拖移選取的文字、字段、圖片等對(duì)象到另一位置后松開，便出現(xiàn)一個(gè)對(duì)話框（見W4-01：右鍵拖拽菜單），可實(shí)現(xiàn)拖拽對(duì)象的移動(dòng)、復(fù)制、鏈接或超級(jí)鏈接的操作。
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按住“Ctrl+轉(zhuǎn)動(dòng)鼠標(biāo)滾輪”可改視窗的大小。
（三）巧用鼠標(biāo)滾輪
在文本編輯窗口任意位置按下鼠標(biāo)滾輪后，立即出現(xiàn)一個(gè)“ ”圖形，此時(shí)向上推動(dòng)鼠標(biāo)可向上滾屏、向下拖動(dòng)鼠標(biāo)可向下滾屏，松開鼠標(biāo)滾輪后，便停止屏幕的滾動(dòng)。其效果與轉(zhuǎn)動(dòng)滾輪基本相同，所不同的是可以控制滾屏的速度，方便在屏幕滾動(dòng)中閱讀文檔。
三、Word復(fù)制及移動(dòng)文本
在“本章 一、常用快捷鍵”中介紹了“剪切”、“復(fù)制”、“粘貼”三個(gè)快捷鍵。另外在選取文本對(duì)象（文字、字段、符號(hào)、圖片等，下同）后，按“Shift+F2”，到粘貼位置后按回車也可完成對(duì)象的復(fù)制；
Word文本復(fù)制及移動(dòng)深層次方法還有：
（一）剪貼板法
在Word 2000中所提供剪貼板上可存放12條剪貼內(nèi)容（文字段落、圖片等），超過12條內(nèi)容時(shí)，便自動(dòng)刪除最先存放的一條內(nèi)容。當(dāng)鼠標(biāo)指向一條剪貼內(nèi)容時(shí)，便立刻顯示出該條內(nèi)容的前10-14個(gè)漢字，點(diǎn)擊該詞條按鈕即可將它粘貼到編輯的文檔中去。如果點(diǎn)擊上面的“全部粘貼”按鈕，可同時(shí)將12條內(nèi)容物全部粘貼到文檔中去。點(diǎn)擊上面的清空“剪貼板”按鈕，就可清除剪貼板中的全部?jī)?nèi)容。調(diào)用或退出“剪貼板”的方法是，在菜單欄任意位置的右鍵菜單上，復(fù)選“剪貼板”命令，即可調(diào)用或退出“剪貼板”（見W4-02：剪貼板圖）。該剪貼板可以拖放到窗口的任意位置上。對(duì)于需要反復(fù)粘貼的文字段落或圖片，這種方法是非常有用的。退出編輯時(shí)，系統(tǒng)會(huì)提示是否保存剪貼板的內(nèi)容，如選保存，下次編輯文檔時(shí)，剪貼板中的內(nèi)容還可繼續(xù)使用。
Word XP的剪貼板，在“第二章、三”中介紹。
（二）選擇性粘貼法
用“選擇性粘貼（見W4-03：選擇性粘貼圖）”，可將剪貼復(fù)制的文本對(duì)象粘貼為[“Wicrosoft Word文檔對(duì)象、帶格式文本（RTF）、無格式文本、圖片、HTML格式、未設(shè)格式的Unicode文本、以及“粘貼鏈接”]等格式。“選擇性粘貼”只能粘貼最后一次剪切、復(fù)制的內(nèi)容，在不作任何選擇的情況下，所粘貼的是“HTML格式”。“選擇性粘貼”對(duì)文檔編輯中最有用的是粘貼為“圖片”及“粘貼鏈接”。粘貼為“圖片”的后續(xù)操作方法，同格式化圖片的操作方法。如在一篇文檔中使用了“粘貼鏈接”后，對(duì)復(fù)制對(duì)象所做的修改，同時(shí)也就對(duì)鏈接對(duì)象中的內(nèi)容做了相同的修改
。
四、超級(jí)鏈接
“超級(jí)鏈接”主要用于文檔與文檔之間的鏈接。假如我們要將許多法規(guī)文件的文件名，匯集在一個(gè)目錄文件之中，就可使用“超級(jí)鏈接”的方法。打開文件目錄后，需要查看哪個(gè)文件，只需要點(diǎn)擊“超級(jí)鏈接”中的文件名，就可方便地進(jìn)入那個(gè)文件。這對(duì)于在網(wǎng)絡(luò)中公布某個(gè)系統(tǒng)（如《法規(guī)系統(tǒng)》）是很有用的。
建立“超級(jí)鏈接”的方法是自菜單欄選“插入→超級(jí)鏈接（按快捷鍵“Ctrl+K”），進(jìn)入“插入超級(jí)鏈接”對(duì)話框后（見W4-04：插入超級(jí)鏈接圖），一是從“或從列表中選?。骸谖募钡奈募斜砜蛑羞x取文件；二是從“或從列表中選?。骸鸀g覽目標(biāo)”進(jìn)入“鏈接到文件”的對(duì)話框中選取要鏈接的文件。點(diǎn)擊選取的文件后，兩次確定后退出，即完成一個(gè)文件的鏈接。此時(shí)在窗口增加了一個(gè)“Web”工具條（見W4-05：Web工具條），可從“Web”工具條的文件框內(nèi)選擇要瀏覽的文件。
五、查找和替換
在文檔編輯中，經(jīng)常會(huì)遇到一些語句在整篇文檔中反復(fù)出現(xiàn)的情況，比如在一篇文檔中多處出現(xiàn)《××安全管理規(guī)定》，可在輸入《××安全管理規(guī)定》的位置輸入一個(gè)“＊”號(hào)（其他符號(hào)也可），整篇文檔輸入完成以后，自菜單欄選“編輯→替換（或按Ctrl+H）”，在“查找和替換”對(duì)話框的“查找內(nèi)容”文字框中輸入“*”號(hào)，在“替換為”文字框中輸入“《××安全管理規(guī)定》”（見W4-06：查找和替換圖），點(diǎn)擊“全部替換”，瞬時(shí)便完成所有的替換內(nèi)容。 
六、輸入偏僻字
在用Word編寫文檔中，往往有些人名、地名是偏僻字，用常規(guī)的打字方法是打不出來的。如：壵（堯）、迺（乃）、懋（茂）、朤（亮）、昍（曬）等等；地名中沒有見過的和不認(rèn)識(shí)的字就更多了。
造字，會(huì)出現(xiàn)三種不利的情況：一是所造的字無法任意改變字體；二是在重新安裝計(jì)算機(jī)程序后，所造的字也就消失了，無法長(zhǎng)期保存；三是在網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行中，從對(duì)方的計(jì)算機(jī)中打開你傳去的文件，也無法顯示你所造的字。
不造字也能輸入偏僻字。如汕頭市簡(jiǎn)稱“鮀”，現(xiàn)以這個(gè)“鮀”字為例，介紹兩種輸入偏僻字的方法。
一是符號(hào)插入法。從菜單欄選：“插入→符號(hào)→符號(hào)”，在“字體”對(duì)話框中選（標(biāo)準(zhǔn)字體），在“子集”對(duì)話框中選“CJK兼容字符”或“CJK統(tǒng)一漢字”，在其文字框的列表中，有很多認(rèn)識(shí)和不認(rèn)識(shí)的偏僻字，可從中找到這個(gè)“鮀”字，點(diǎn)擊“插入”就完成了一個(gè)偏僻字的輸入。盡管這種辦法可行，但找字是很費(fèi)時(shí)間的，簡(jiǎn)直就是大海里撈針。
二是部首定位法。從符號(hào)對(duì)話框可以看出，按照第一種方法打開的符號(hào)對(duì)話框，從文字列表中可見，所有的漢字都是按部首排列的。我們可以用部首定位法來定義字的部首，再查找所要輸入的字。以輸入“鮀”字為例，先在編輯文檔的字位上輸入一個(gè)偏傍“魚”字，選取這個(gè)“魚”字后，再自菜單欄選：“插入→符號(hào)”，這時(shí)光標(biāo)就自動(dòng)停留在文字對(duì)話框中的“魚”字上（見W4-07：符號(hào)對(duì)話框圖），此時(shí)再去找那個(gè)“鮀”字，范圍就小多了。找到“鮀”字后，點(diǎn)擊“插入”就完成了“鮀”字的輸入。
假如用上述兩種方法輸入的偏僻字是常用字，可點(diǎn)擊W4-07圖的下方的“自動(dòng)更正”或“快捷鍵”兩個(gè)按鈕之后，按其提示的對(duì)話框進(jìn)行“自動(dòng)更正”或“快捷鍵”定義。以后再次輸入一些偏僻字時(shí)，就可使用替換符或快捷鍵進(jìn)行輸入了。
注意：1、偏僻字不是所有的字體都能顯示的，一般只能使用宋體字。2、要在Excel中輸入偏僻字，就只能從Word的文檔中進(jìn)行復(fù)制了。
七、制作標(biāo)志符
經(jīng)常需要在一些場(chǎng)合張貼標(biāo)志，如：“小心有電、男廁所、女廁所”等。如果不想專門做圖，用輸入符號(hào)的方法就可以完成制作。方法是：
從菜單欄選：“插入→符號(hào)→符號(hào)”，其中：“小心有電、男廁所、女廁所”在“字體”對(duì)話框中選“Webdings”字體選??；“禁止吸煙”在“字體”對(duì)話框中選“Webdings”字體，在其對(duì)話框中選一個(gè)所需的字符插入，再用“Ctrl+]”的方法將字符放大到需要的大小，最后用“文本框”法在符號(hào)下輸入文字，并將文本框設(shè)置為無線條即可。
如果字符放大操作中有顯示半個(gè)字的現(xiàn)象，就要對(duì)“段落”大小進(jìn)行重新調(diào)整。部分標(biāo)志如下：
八、合并字符法造字
還有一些以字代詞的字，如工程中常用的“混凝土”是以上“人”下“石”即的合并字；“鋼筋混凝土”是以左“石”右上“人”右下“工”即由“石、人、工”三個(gè)字組成。這些字是無法用插入符號(hào)法輸入的?，F(xiàn)就這兩個(gè)字為例，介紹如何用合并字符法造字。還可參閱“第七章、四、（五）”
（一）造字
第一步輸入“人石”。選取“人石”二字，自菜單欄選：“格式→中文版式→合并字符”此時(shí)顯示出圖樣，在圖樣的右鍵菜單上點(diǎn)擊“切換域代碼”，所顯示的域代碼為： {eq\o(\s\up 6(人 ),\s\do 2( 石))}
第二步反復(fù)調(diào)整域代碼中up值及do值，刪除“人”字后及“石”字前的空格，并反復(fù)調(diào)整“人”、“石”字符間隔的“縮放、間距、位置”值（方法見本章、第十一 字符縮放），通過反復(fù)“切換域代碼”觀看實(shí)際效果。所需字體的大小不同，各種數(shù)值的調(diào)整值是不相同的，不便具體介紹。上下合并字符造字，要將字符設(shè)置為扁體字，經(jīng)過調(diào)整后，本例中的城代碼值如：，切換城代碼后即顯示為“{eq \o(\s\up 3(人),\s\do 6\(石))}”。
（二）造字
第一步仍用（一）的“{eq \o(\s\up 3(人),\s\do 6\(石))}”域代碼，在EQ之后輸入“石”字，顯示的域代碼為“{Eq 石\o(\s\up 6(人),\s\do 3(工))}”。第二步將域中的“石”字設(shè)為長(zhǎng)字體，同時(shí)將“人、工”兩字設(shè)為偏字體，在“up”及“do”的數(shù)字后加一個(gè)空格鍵，同時(shí)改寫其后數(shù)字，以調(diào)整兩字的上下間距。再通過對(duì)“縮放、間距、位置”值的反復(fù)設(shè)置及“切換域代碼”觀看實(shí)際效果，直到滿意這止。本例中所造的字如：“”，切換城代碼后如“{e q 石\o(\s\up 5(人),\s\do 3(工))}”
使用Word進(jìn)行文字編輯中，輸入第一個(gè)編號(hào)后，每次回車又出現(xiàn)一個(gè)增序的編號(hào)，讓人難以接受。解決辦法是：
從菜單欄選“格式→項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”，在“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”對(duì)話框（W4-08項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)對(duì)話框）將“項(xiàng)目符號(hào)、編號(hào)、多級(jí)符號(hào)”三個(gè)選項(xiàng)均設(shè)置為“無”。使用Word 97編輯文檔，自菜單欄選：工具→自動(dòng)更正→自動(dòng)功能（Word 2000為“鍵入時(shí)自動(dòng)套用格式”）→將“自動(dòng)編號(hào)列表”前復(fù)選框內(nèi)的 去掉→確定（見W4-09：自動(dòng)更正對(duì)話框圖）。以后按回車就不會(huì)再出現(xiàn)自動(dòng)編號(hào)的現(xiàn)象了。
十、設(shè)置上標(biāo)和下標(biāo)
在文字編輯中常常會(huì)遇到寫入上標(biāo)和下標(biāo)的情況。如、等。有三種方法可以設(shè)置上標(biāo)和下標(biāo)：
一是快捷法：選取要設(shè)置上標(biāo)或下標(biāo)的字符后，用Ctrl+Shift+“+”和Ctrl+“+”組合鍵可設(shè)置上標(biāo)和下標(biāo)(只有在英文輸入設(shè)置狀態(tài)下才起作用)。如要取消上標(biāo)或下標(biāo)的設(shè)置，就再如法重復(fù)操作一次。
二是命令法：用自定義Word菜單的方法（見腳注），將“上標(biāo)”和“下標(biāo)”命令定義拖到常用菜單欄中，應(yīng)用時(shí)，選取要設(shè)置上標(biāo)和下標(biāo)的字符后，點(diǎn)擊“上標(biāo)”和“下標(biāo)”命令按鈕即可。
詳見“第二章、二、（三）”
三是菜單復(fù)選法：選取要設(shè)置上標(biāo)和下標(biāo)的字符后，自菜單欄的“格式”(或右鍵)下拉菜單中打開“字體”對(duì)話框，在框中選“字體”，再從“效果”下面的“上標(biāo)、下標(biāo)”左側(cè)的復(fù)選框中鉤選（見W4-10：字體對(duì)話框）。
十一、字符縮放
在“格式”工具欄上有一個(gè)字符縮放按鈕。當(dāng)用鼠標(biāo)點(diǎn)擊右邊的下三角按鈕時(shí)，會(huì)現(xiàn)一個(gè)“33％-200％、其他”選項(xiàng)菜單。如點(diǎn)擊“其他”選項(xiàng)時(shí)，便出現(xiàn)一個(gè)（或從編輯文檔中的右鍵盤菜單上，點(diǎn)擊“字體”也可調(diào)出）“字符間距”對(duì)話框（見W4-11：字符間距）?？蛑杏小翱s放、間距、位置”三個(gè)選項(xiàng)。在“縮放”下拉菜單中，有“33％-200％”的選項(xiàng)，與點(diǎn)擊字符縮放按鈕 的提示相同，正常的字體為100％，大于100％時(shí)為扁字體，小于100％為長(zhǎng)字體。應(yīng)用中，還可直接從“縮放”文字框改寫任意比例數(shù)。
在“間距”下拉菜單中，有“標(biāo)準(zhǔn)、加寬、緊縮”三個(gè)選項(xiàng)，是針對(duì)設(shè)置字間距用的。
在“位置”下拉菜單中，有“標(biāo)準(zhǔn)、提升、降低”三個(gè)選項(xiàng)，是針對(duì)設(shè)置文字上下排列位置用的。
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現(xiàn)舉例如下：
（一）字體舉例
（二）用“提升”法讓文字與下加線有間距
假如用輸入下劃線的文字做文件標(biāo)題，如：
可以看出下劃線距離文字太近了，不好看。要讓下線距離文字遠(yuǎn)一些，可在文字輸入時(shí)，讓文字的兩端各多出一個(gè)空格的下劃線標(biāo)題：
在選取標(biāo)題文字后（注意，不選兩端的空格下劃線），用“提升”文字的方法，并從“鎊值”對(duì)話框中輸入要提升的鎊值，就可以讓下劃線與文字出現(xiàn)間距了。下劃線與文字有了間距，標(biāo)題就好看多了。下面是提升4鎊后標(biāo)題：
（三）定義特大號(hào)字
Word最大字號(hào)為1637.5磅，約57.785厘米。用“Ctrl+Shift+>/<”可增大/減小字號(hào)，按“Ctrl+]/[”可按磅增大/減小字號(hào)。為使定義的特大字號(hào)能與定義紙張匹配，需要進(jìn)行紙張的頁邊距、字體間距、段落、對(duì)齊方式的反復(fù)調(diào)整。
十二、網(wǎng)上審閱文稿
我們撰寫的各種文檔總是要讓領(lǐng)導(dǎo)或其他同志進(jìn)行審閱的。有了局域網(wǎng)以后，算是向網(wǎng)上辦公邁出了第一步；多數(shù)人都是用Word撰寫文檔的，這是網(wǎng)上辦公的共同基礎(chǔ)。但目前所采用的主要審閱辦法，還是打印好文檔后交給審閱者去審閱。這樣做的結(jié)果不僅浪費(fèi)了紙張、時(shí)間，也不符合“代表先進(jìn)社會(huì)生產(chǎn)力的發(fā)展要求”。其實(shí)，可以將文檔設(shè)置為共享，讓審閱者直接從網(wǎng)上鄰居中打開對(duì)方的共享文檔，進(jìn)行“修訂”或“審閱”。同時(shí)，這樣做還省去了從網(wǎng)上發(fā)去發(fā)回的時(shí)間。不僅省紙而且省時(shí)，還可讓撰寫者對(duì)審閱中插入或刪除的內(nèi)容一目了然，接受或拒絕審閱也十分方便。
（一）設(shè)置共享文件夾
共享只能針對(duì)文件夾。方法是，右擊“文件夾→點(diǎn)擊屬性→共享→共享為”,在“訪問類型”下有“只讀、完全、根據(jù)密碼訪問”三項(xiàng)可選，默認(rèn)“只讀”，因?yàn)槲募翘峁﹦e人修訂的，所以應(yīng)選取“完全”，下面的密碼為非必選項(xiàng)，再點(diǎn)擊“應(yīng)用”、“確定”。
Word XP右擊“文件夾→屬性→共享”，在“本地共享和安全”的文字段落中，點(diǎn)擊“共享文檔”，調(diào)出共享文檔窗口后，將要共享的文檔拖到這個(gè)窗口之中。
（二）打開共享文檔
雙擊“網(wǎng)上鄰居→整個(gè)網(wǎng)絡(luò)”，找到并雙擊對(duì)方“工作組→計(jì)算機(jī)名”就可進(jìn)入對(duì)方的計(jì)算機(jī)，找到對(duì)方的共享文件夾和文件后，打開文件。
（三）修訂文檔
1、使用修訂
（1）在中打開需要修訂的文件，鉤選：“工具→修訂→突出顯示修訂（見W4-12：突出顯示修訂圖）”，點(diǎn)擊“編輯時(shí)標(biāo)記修訂”和“在屏幕上突出顯示修訂”前的對(duì)話框予以鉤選，再點(diǎn)擊“選項(xiàng)”，并從“修訂”對(duì)話框中定義“插入的文字”及“刪除的文字”的“標(biāo)記”和“顏色”后，確定退出。
Word XP點(diǎn)擊菜單欄“工具→修訂”，在其菜單上（見W4-16）點(diǎn)擊修訂命令 按鈕即可。
（2）進(jìn)行了上步處理后，這時(shí)在對(duì)所要審核的文稿進(jìn)行修訂時(shí)，你會(huì)發(fā)現(xiàn)，你插入文稿中的文字會(huì)自動(dòng)變色并加上了下劃線；刪除的文字也并未從文稿中清除，而是將文字變色并加上了刪除線。同時(shí)，在修訂過的文字行左有一條豎線標(biāo)記。
（3）當(dāng)你將光標(biāo)放到被插入或刪除的文字上面時(shí)，會(huì)顯示一個(gè)文字框，并在框內(nèi)說明是什么時(shí)間插入或刪除的內(nèi)容。
2、接受或拒絕接受修訂
（1）部份接受或拒絕修訂，選擇要接受或拒絕接受“修訂插入或刪除的文字”部位，然后從右鍵菜單上（W4-13：修訂用右鍵菜單圖）選用“接受修訂”或“拒絕修訂”即可。
（2）全部接受或全部拒絕修訂。在執(zhí)行上步操作的右鍵菜單上，再選“接受或拒絕修訂”命令，并在其對(duì)話框（見W4-14：接受或拒絕修訂圖）中選“全部接受”或“全部拒絕”，“關(guān)閉”即可。
（3）不再使用“修訂”了，還得按“（一）1、”的操作順序把“編輯時(shí)標(biāo)記修訂”和“在屏幕上突出顯示修訂”前對(duì)話框中的鉤去掉，并退出。要不會(huì)一直會(huì)修訂下去的。很可能有人覺得這樣做有些煩，其實(shí)你還可以用“審閱”菜單命令來做“接受或拒絕修訂”的工作。
（四）審閱文檔
1、調(diào)出審閱菜單
在工具欄的任意位置點(diǎn)擊右鍵，在出現(xiàn)的條幅式菜單中選“審閱”，調(diào)出“審閱”菜單（見W4-15：審閱菜單圖）。
2、審閱菜單上的工具按鈕
從左至右分別為：插入批注、編輯批注、前一批注、下一批注、刪除批注、修訂、前一處修訂、下一處修訂、接受修訂、拒絕修訂、突出顯示（可自義改變顯示顏色）、創(chuàng)建Microsoft Outlook任務(wù)、發(fā)送到郵件收件人。其實(shí)你只要將鼠標(biāo)指向某個(gè)按鈕，便會(huì)自動(dòng)顯示按鈕的用途。
3、Word XP的審閱菜單
在Word XP的編輯窗口中，按“Ctrl+Shift+E”快捷鍵、或點(diǎn)擊“工具→修訂”命令、或雙擊編輯窗口編輯狀態(tài)欄的“修訂”命令，均可調(diào)出Word XP的“審閱”菜單（W4-16：Word XP的“審閱”菜單），如果只是為了修訂而使用這個(gè)菜單，只需點(diǎn)擊菜單上的 修訂命令即可。其它操作的右鍵菜單與Word 2000相同。
4、如何使用審閱菜單
一句話“需要使用那個(gè)按鈕就點(diǎn)它一下”。不過，就修訂而言，當(dāng)完成修訂以后，還要再點(diǎn)一下“修訂”按鈕，要不然就總是修訂下去了。
十三、公式編輯器
（一）設(shè)置公式編輯器命令按鈕
自菜單欄選：“工具→自定義→命令→插入→命令”，從對(duì)話框中找到“公式編輯器”命令（見W4-17：定義公式編輯器命令），并把它拖放到常用工具欄上，此時(shí)的工具欄上出現(xiàn)一個(gè)“公式編輯器” 命令按鈕。
（二）調(diào)用公式編輯器
如果Word未安裝“公式編輯器”，點(diǎn)擊 命令按鈕后，會(huì)出現(xiàn)一個(gè)是否安裝“公式編輯器”的提示（見W4-18：未安裝公式編輯器提示）。此時(shí)可插入系統(tǒng)盤后，點(diǎn)擊“是”進(jìn)行安裝。
如果系統(tǒng)已經(jīng)安裝了“公式編輯器”程序，點(diǎn)擊 命令后，即可調(diào)出（見W4-19：公式編輯器），在編輯器上共有19個(gè)模板，每個(gè)分項(xiàng)模板的下拉式菜單中，又有多個(gè)模板選項(xiàng)，可在公式編輯中按不同要求選用所需的模板。
公式編輯器上部從左至右的各分項(xiàng)模板是：關(guān)系符號(hào)、間距和省略符號(hào)、修飾符號(hào)、運(yùn)算符號(hào)、箭頭符號(hào)、邏輯符號(hào)、集合論符號(hào)、其他符號(hào)、希臘字母（小寫）、希臘字母（大寫）；
公式編輯器下部從左至右的各分項(xiàng)模板是：圍欄模板、公式和根式模板、上標(biāo)和下標(biāo)模板、求和模板、積分模板、底線和頂線模板、標(biāo)簽箭頭模板、乘積和集合論模板、矩陣模板。
（三）編輯公式舉例
如某校對(duì)學(xué)生進(jìn)行仰臥起坐的體育測(cè)試，并按年齡、參加人數(shù)及不同時(shí)間段所達(dá)到的次數(shù)，統(tǒng)計(jì)仰臥起坐的體育測(cè)試頻數(shù)。公式如：｛[(各種頻數(shù)的平方和）減去（各種頻數(shù)和的平方）]除以（參加人數(shù)）再除以（參加人數(shù)減1）}的（平方根）。
因?yàn)閃ord XP的公式編輯器不支持中文寫入，所以只好用“x”表示頻數(shù)，用“n”表示人數(shù)，所做的公式如：
順便再做兩道公式：
例1：
例2：
再次編輯公式時(shí)，在公式的右鍵菜單上點(diǎn)擊“公式對(duì)象”，在出現(xiàn)的菜單上有“編輯、打開、轉(zhuǎn)換”三個(gè)命令選項(xiàng)，如點(diǎn)擊“編輯”命令，即可對(duì)公式進(jìn)行修改等操作。公式編輯器所編輯的公式，是以圖文框的形式展示的。在公式編輯的選項(xiàng)模板中，提供了各種圖形模板，公式編輯中只要選取所需的模板，就能方便地編輯出公式。但office xp系統(tǒng)的字體中必須有Webdings字體，否則公式編輯器不能正常使用。
十四、Word 2000的組織結(jié)構(gòu)圖
（一）調(diào)用組織結(jié)構(gòu)編輯窗口
自菜單欄選：“插入→對(duì)象→新建”，從對(duì)話框中找到“MS 組織結(jié)構(gòu)圖”后，再點(diǎn)擊“確定”即可調(diào)出“組織結(jié)構(gòu)圖”編輯窗口（見W4-20：組織結(jié)構(gòu)圖編輯窗口）。窗口第一欄為該組織結(jié)構(gòu)圖放置于什么文件之中；第二欄為菜單欄；第三欄為命令按鈕欄，從左至右分別是“選擇、顯示比例、部下、左同事、右同事、經(jīng)理、助理”七個(gè)命令按鈕。
（二）編輯組織結(jié)構(gòu)圖
1、改寫標(biāo)題
在組織結(jié)構(gòu)窗口的中，將“圖表標(biāo)題”改寫為需要的標(biāo)題名稱，并進(jìn)行字體、字號(hào)的設(shè)置。
2、編輯組織結(jié)構(gòu)圖
第一步確定樣式。從組織結(jié)構(gòu)圖窗口的菜單欄點(diǎn)擊“樣式”，此時(shí)出現(xiàn)“工作組”菜單（見W4-21：工作組菜單）并點(diǎn)擊需要的樣式命令，在鼠標(biāo)出現(xiàn)畫筆形狀后，再點(diǎn)擊窗口中預(yù)顯的結(jié)構(gòu)圖，即可改變?cè)瓉淼慕Y(jié)構(gòu)欄形式，再按實(shí)際結(jié)構(gòu)需要，選用第三欄命令進(jìn)行編輯，退出窗口后即完成組織結(jié)構(gòu)圖的編輯。
3、設(shè)置組織結(jié)構(gòu)圖格式
退出編輯后，所顯示的組織結(jié)構(gòu)圖在Word窗口中只顯示一個(gè)圖形框的下半部分，需要按插入圖片后的“設(shè)置圖片格式”的方法對(duì)圖片進(jìn)行設(shè)置。詳細(xì)操作請(qǐng)參照本書中有關(guān)插入圖片后的操作方法。
十五、批注
在文檔中使用批注后，批注位置的文字處自動(dòng)用黃色底標(biāo)突出顯示，當(dāng)光標(biāo)指向批注時(shí)，即刻顯示出批的內(nèi)容。他的主要用途有二：一是審閱文檔時(shí)，注釋審閱者的修改意見，用于參考；二是編輯者在文檔中注解段落的含義，用于回憶。
（一）插入批注
點(diǎn)擊窗口上菜單欄的“插入→批注”，此時(shí)在編輯窗口下又出現(xiàn)一個(gè)“批注來源”窗口（見W4-22：批注來源窗口），在這個(gè)窗口內(nèi)輸入批注內(nèi)容后，點(diǎn)擊“關(guān)閉”命令即完成一條批注的插入。
Word XP的批注更為直觀。自菜單欄點(diǎn)擊“插入→批注”后，其標(biāo)注框顯示在文檔的右側(cè)，并以一條紅色引線指向插入批注位（W4-23：Word XP的批注實(shí)例）?？芍苯泳庉嬇ⅲ瑒h除批注的方法同下面的（三）。
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W4-23：Word XP的批注實(shí)例 |
在需要編輯（修改）的批注的右鍵菜單上，點(diǎn)擊“編輯批注”命令，再次出現(xiàn)“批注來源”窗口，并顯示出原來的批注內(nèi)容后，可對(duì)原批注進(jìn)行編輯。
（三）刪除批注
在需要?jiǎng)h除批注的右鍵菜單上，點(diǎn)擊“刪除批注”命令。
十六、腳注和尾注
在一篇文檔中可同時(shí)包含腳注和尾注。腳注出現(xiàn)在文檔中每一頁的底端，用于對(duì)文檔內(nèi)容進(jìn)行注釋；尾注一般位于整個(gè)文檔的結(jié)尾，用于說明引用的文獻(xiàn)。
在編輯文檔中，點(diǎn)擊要插入注釋引用標(biāo)記的位置，從菜單欄選：“插入→（Word XP多一層“引用”菜單）腳注和尾注”命令（見W4-24：腳注和尾注對(duì)話框），按需要從腳注和尾注對(duì)話框中點(diǎn)擊“腳注”或“尾注”，在“編號(hào)方式”下選擇所需選項(xiàng)，如選“自定義標(biāo)記”，可點(diǎn)擊“符號(hào)”按鈕，選取想要輸入的符號(hào)，或直接在其右的文字框中插入文字。然后點(diǎn)擊“選項(xiàng)”按鈕，從“注釋和選項(xiàng)”對(duì)話框（見W4-25：注釋和選項(xiàng)對(duì)話框）中選擇“所在位置、編號(hào)格式、起始編號(hào)”等，并按自己喜歡的樣式（如：“AA-1、參閱-1”或者“”等）進(jìn)行設(shè)置，設(shè)置完成后確定退出。此時(shí)，注釋標(biāo)記便插入到注釋位置旁邊，見本頁下部“”的注釋。在位于頁面下部的注釋處輸入注釋，即完成一條注釋的定義。當(dāng)光標(biāo)指向注釋標(biāo)記處時(shí)可影顯注釋的內(nèi)容?？芍苯釉谀_注或尾注處進(jìn)行內(nèi)容的修改。
這就是注釋的式樣。
十七、超級(jí)鏈接
使用超級(jí)鏈接，可將與主文檔有關(guān)聯(lián)的文檔鏈接在一起，方便跳轉(zhuǎn)文檔閱讀。
（一）插入超級(jí)鏈接
在插入超級(jí)鏈接處選?。ɑ虿贿x取）需要標(biāo)記的詞語，如選取標(biāo)記的詞語，則所插入的鏈接的標(biāo)記是所選取的詞語；如不選取標(biāo)記詞語，則所插入的鏈接標(biāo)記為指定的鏈接文本名稱。
自菜單欄選：“插入→超級(jí)鏈接”，在“插入超級(jí)鏈接”對(duì)話框（見W4-26：插入超級(jí)鏈接對(duì)話框）中點(diǎn)選“鏈接到：→原有文件或Web頁”，再點(diǎn)選“瀏覽目標(biāo)：文件”，從“鏈接到文件”對(duì)話框（見W4-27：鏈接到文件對(duì)話框）的“查找范圍”下的菜單中點(diǎn)選“歷史”，在從“查找范圍”右邊的路徑菜單中查找并選取需要鏈接的文件，兩次確定后退出，即完成一個(gè)文件的鏈接。在鏈接處的文字顏色及下劃線均為褐色。
（二）打開及返回超級(jí)鏈接
在超級(jí)鏈接標(biāo)記處雙擊鼠標(biāo)即可打開超級(jí)鏈接文檔。點(diǎn)擊“web”工具欄（見W4-28：web工具欄）的向右箭頭即可返回。在窗口菜單欄任意位置的右鍵菜單中，即可用復(fù)選方式關(guān)閉和打開“web”工具欄。
（三）取消超級(jí)鏈接
選取超級(jí)鏈接的標(biāo)記處，從右菜單中點(diǎn)擊“超級(jí)鏈接”并在二級(jí)菜單中點(diǎn)擊“取消超級(jí)鏈接”（見W4-29：取消超級(jí)鏈接兩級(jí)菜單）。
十八、自動(dòng)圖文集
（一）創(chuàng)建及應(yīng)用自動(dòng)圖文集
如我們經(jīng)常要輸入“三個(gè)代表”的內(nèi)容，每次輸入不僅花費(fèi)時(shí)間，而且也容易出錯(cuò)。能不能用一種簡(jiǎn)單的方法，在需要時(shí)快速輸入“三個(gè)代表”的內(nèi)容呢？完全可以。方法是在菜單欄任意位置的右鍵菜單上點(diǎn)選“自動(dòng)圖文集”，調(diào)出“自動(dòng)圖文集”菜單（見W4-30：自動(dòng)圖文集圖），選取“三個(gè)代表”的全部?jī)?nèi)容后，再從“自動(dòng)圖文集”菜單中點(diǎn)“新建”，此時(shí)所選內(nèi)容的前十個(gè)字已經(jīng)進(jìn)入到（請(qǐng)命名您的“自動(dòng)圖文集”詞條）下的文字框內(nèi)（見W4-31：創(chuàng)建“自動(dòng)圖文集”圖），確定后即完成一個(gè)詞條的定義。用這種方法不僅可以定義詞條，還可以定義符號(hào)、圖片等。有些容易輸錯(cuò)的內(nèi)容，如銀行賬號(hào)、單位名稱等。還有一些每次輸入查找困難的符號(hào)，如“”等。使文字編輯工作更輕松自如。
在編輯文檔中輸入定義的詞條時(shí)，有兩種方法：
一是在文字輸入時(shí)，只要輸入詞條的前三個(gè)字，所定義的詞條便即刻影現(xiàn)出來，只需按“Tab”鍵，便可將所定義的內(nèi)容輸入到文檔中去。二是從自動(dòng)圖文集菜單（見W4-30：W431自動(dòng)圖文集圖）中點(diǎn)擊“所有詞條”按鈕，將光標(biāo)移向下拉式菜單中的“正文”處，即可選擇所定義的詞條，點(diǎn)擊后即可輸入。
（二）刪除自動(dòng)圖文集詞條
刪除自定義詞條的方法是：點(diǎn)擊“自動(dòng)圖文集”菜單最左的“自動(dòng)圖文集”按鈕，在出現(xiàn)的“自動(dòng)更正”對(duì)話框中（見W4-32：自動(dòng)更正對(duì)話框圖）選“自動(dòng)圖文集”，從“請(qǐng)?jiān)诖随I入‘自動(dòng)圖文集’詞條”文字框中，找到要?jiǎng)h除的詞條后，再點(diǎn)擊“刪除”按鈕，確定退出后即可刪除不需要的詞條。
（三）保存自動(dòng)圖集
如果你在文檔編輯中創(chuàng)建過“自動(dòng)圖文集”，退出Word程序時(shí)，系統(tǒng)提示“所做修改影響共用模板Normal。是否保存所做的修改？”（見W4-33：保存自動(dòng)圖文集對(duì)話框），點(diǎn)擊“是”，就可保存所創(chuàng)建的“自動(dòng)圖文集”。
計(jì)算機(jī)出故障，重裝系統(tǒng)是常事。為不使所定義的詞條因重裝系統(tǒng)而丟失，請(qǐng)按以下路徑找到所定義的詞條文件予以備份，重裝系統(tǒng)后，再按路徑把他恢復(fù)到原來位置。所定義的“自動(dòng)圖文集”詞條內(nèi)容保存在office安裝文件下的mso.acl文件夾中，有兩個(gè)文件，一個(gè)在c:\program Files\Mcrosoft office\office\2052\下，另一個(gè)在c:\program Files\Mcrosoft office\office\1033\下。
在文檔中輸入符號(hào)是很平常的事，一般的符號(hào)用鍵盤輸入法就可以輸入。但確有一些符號(hào)是無法用鍵盤輸入法輸入的?，F(xiàn)就輸入符號(hào)的方法介紹如下：
（一）輸入常用符號(hào)
一是應(yīng)用符號(hào)欄法。在Word 2000的菜單欄任意位置的右鍵菜單上，找到“符號(hào)欄”并點(diǎn)擊它，此時(shí)便出現(xiàn)一個(gè)符號(hào)欄（見W4-34：符號(hào)欄圖），可從這個(gè)符號(hào)欄中選取要輸入的符號(hào)后點(diǎn)擊輸入。如要輸入二○○三年中的“0”就可用符號(hào)欄中“○”了。可將這個(gè)符號(hào)欄拖到菜單上去作為一個(gè)常設(shè)工具欄。
注：Word XP沒有這個(gè)符號(hào)欄。
二是應(yīng)用鍵盤法。如果在你的漢字輸入法中有全拼輸入法或微軟拼音輸入法，可利用它的鍵盤輸入法進(jìn)行一些符號(hào)的輸入。以全拼輸入法為例。在全拼輸入法圖標(biāo)的鍵盤按鈕上點(diǎn)擊右鍵，此時(shí)便出現(xiàn)一個(gè)對(duì)話框（見W4-35：鍵盤選擇圖），在對(duì)話框的右欄有“標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、數(shù)字序號(hào)、數(shù)學(xué)符號(hào)、單位符號(hào)”等，點(diǎn)選其中一種符號(hào)，就可在窗口的右下角顯示一個(gè)鍵盤圖（見W4-36：?jiǎn)挝环?hào)鍵盤圖），可按圖中的符號(hào)及鍵位提示，用鍵盤輸入各種符號(hào)。再次點(diǎn)擊全拼輸入法圖標(biāo)的鍵盤按鈕，鍵盤圖就消失了。
（二）輸入特殊符號(hào)
在一些文檔中常?？梢钥吹竭@樣的情況：如果同意請(qǐng)?jiān)凇啊酢眱?nèi)打“V”，不同意請(qǐng)?jiān)凇啊酢眱?nèi)打“X”。為什么不用“”和“”呢，原來未掌握輸入特殊符號(hào)的方法。
1、字體法
把1～0的10個(gè)數(shù)字輸入后，將它們?cè)O(shè)置為“Marlett”字體，這時(shí)10個(gè)數(shù)字變成：
其中從3到9的符號(hào)都是用得著的符號(hào)。
把a(bǔ)～z的26個(gè)英文字母置為“Marlett”字體,這26個(gè)字母就變成：
其中“a和b”都變成了“”，“r”變成了“
如果把1～0的10個(gè)數(shù)字設(shè)置為“wingdings3”字體后，它們就變成：
要是把26個(gè)小寫字母設(shè)置為“wingdings3”字體，它們就變成：
其中“f、g、h、I”分別變成的“”四個(gè)箭頭符號(hào)是很常用的。在Word 97中沒有這兩種字體。
2、插入法
（1）自菜單欄選“插入→符號(hào)”，在出現(xiàn)的對(duì)話框中（見W4-37：符號(hào)對(duì)話框圖）選擇要輸入的符號(hào)，再點(diǎn)擊“插入”、“退出”就完成了一個(gè)符號(hào)的插入。不過，對(duì)話框中符號(hào)的多少，取決于裝機(jī)時(shí)的程序安裝方法。
（2）在Word 2000的菜單欄選“插入→特殊符號(hào)”，在出現(xiàn)的對(duì)話框中（見W4-38：插入特殊符號(hào)對(duì)話框圖）選擇要輸入的符號(hào)后，點(diǎn)擊“確定”后即可輸入一些特殊符號(hào)。
3、替換法
Office系統(tǒng)的“自動(dòng)圖文集”中提供了一整套“自動(dòng)更正”方案，不僅可自動(dòng)更正英語語法、漢語成語、字符等，還可自定義自動(dòng)更正內(nèi)容。我們把這種自動(dòng)更正稱之為“替換法”。在文檔編輯中，只要按要求輸入連續(xù)小寫字符后，它便可自動(dòng)替換成一種字符。一些常用的替換符號(hào)如下表：
“自動(dòng)更正”的定義和應(yīng)用方法還很多，上述方法還是比較快捷的。
二十、其他格式
（一）輸入帶圈的字
自菜單欄選“格式→中文版式→帶圈字符”，可從“W4-39：帶圈字符”對(duì)話框中選擇“圈號(hào)→樣式”，并在“字符”框中輸入文字，確定后就可輸入帶圈的字了。如：輸入圓圈字、方圈字、角圈字、棱形圈字等等。
（二）輸入帶邊框帶底紋的字
在格式工具欄點(diǎn)擊“ 字符邊框”按鈕后，；在格式工具欄點(diǎn)擊“” 字符底紋”按鈕，。
（三）輸入著重號(hào)
輸入著重號(hào)有兩法：
一是自菜單欄的右鍵菜單上，點(diǎn)擊“自定義→工具欄→鉤選“其他格式”即可調(diào)出“其他格式”菜單（見W4-40:其他格式菜單）；或調(diào)出“其他格式”菜單后，在未關(guān)閉自定義菜單的情況下，將“”命令拖到窗口的菜單欄上，以備隨時(shí)應(yīng)用。輸入時(shí)，點(diǎn)擊菜單中“”命令按鈕后，輸入的文字、字符就帶上著重號(hào)了（選取已輸入后的文字或字符，再去點(diǎn)擊“”命令也可）。取消時(shí)著重號(hào)，可在選取帶有著重號(hào)的文字或字符，再點(diǎn)擊一次“”命令?；蛘呤窃?/p>
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（四）縱橫混排
二是在輸入需要輸入著重號(hào)的位置上的右鍵菜單上，點(diǎn)擊“字體→字體→所有文字→著重號(hào)”，在“著重號(hào)”的下拉菜單上選“.”即可。
（見：W4-41：縱橫混排預(yù)覽）
（五）輸入帶拼音的字
在文字編輯中，尤其是編寫教材，需要在所輸入的字上帶有拼音，可在選取需要帶拼音的文字后，自菜單欄點(diǎn)擊“格式→中文版式→拼音批南”，在出現(xiàn)的對(duì)話框中點(diǎn)擊確定即可。（見：W4：42拼音指南對(duì)話框）
在W4-42圖中有一些命令按鈕及對(duì)話框，基本上都可一看便知。其中：“偏移量”是設(shè)置拼音與文字間的行距用的；“字號(hào)”是設(shè)置拼音字母的字號(hào)大小用的。
（六）首字下沉
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用“首字下沉”的排版方法，可為使文檔版面達(dá)到美觀的效果。方法是選取需要設(shè)置為首字下沉的文 字后，自菜單欄點(diǎn)擊“格式→首字下沉”，出現(xiàn)首字下沉對(duì)話框（見W4-43：首字下沉對(duì)話框）后，在首字下沉的“位置”上有“無、下沉、懸掛”三個(gè)選項(xiàng)。如選“下沉”位置選項(xiàng)，可自“下沉行數(shù)”右邊的數(shù)字框內(nèi)設(shè)置下沉的行數(shù)；如選擇“懸掛”位置選項(xiàng)，所懸的字便在一個(gè)段落中占去一列的位置。其中“無”，是取消首行下沉用的命令。其中“距正文”的選項(xiàng)，是用作下沉字與段落文字間距的。
十一、輸入下劃線及橫跨線
（一）輸入下劃線
從工具按鈕欄點(diǎn)按一下劃線按鈕 （或用快捷Ctrl+U），接著按空格鍵就可輸入下劃線。如果按下劃線按鈕右邊的按鈕，在他的下劃線選項(xiàng)框中（W4-44：下劃線選項(xiàng)框），還提供了多種不同的下劃線供選用。還可點(diǎn)擊“下劃線顏色”選項(xiàng)按鈕，對(duì)線條設(shè)置不同的顏色。
下劃線還可以作為填空橫線使用。如黨的十六大于 年 月 日在北京召開。在需要輸入下劃線的地方，點(diǎn)擊下劃線按鈕（或快捷Ctrl+U），不過這時(shí)輸入的文字也是帶下劃線的。如不需再輸入下劃線時(shí)，就再次從工具點(diǎn)擊下劃線按鈕（或快捷Ctrl+U）后。
（二）輸入橫線
1、用繪圖法畫橫線
使用“繪圖 ”命令菜單中的“直線 ”命令直接畫橫線，然后用“線型 ”命令改變所畫直線的線型。這樣做好處是劃線時(shí)比較方便，不足之處是所劃的線不能隨文字移動(dòng)。
2、用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)生成橫線
在Word的文檔編輯中，可用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)生成橫線，但輸入的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)必須是半角的。現(xiàn)舉例如下：
生成的橫線可用拖拽的方法上下移動(dòng)，并可用拖動(dòng)上標(biāo)尺欄的“左縮進(jìn)”和“右縮進(jìn)”接鈕調(diào)整線條的長(zhǎng)度。
二十二、在文檔中插入“域”
（一）關(guān)于域
域是在一個(gè)文檔中可以發(fā)生變化的數(shù)據(jù)。如最常用的添加頁碼時(shí)插入域“PAGE”域，是按照頁序變化的；單擊“插入→日期和時(shí)間”，再點(diǎn)選“自動(dòng)更新”復(fù)選框，其日期和時(shí)間，可同時(shí)鐘一樣自動(dòng)顯示時(shí)間；
當(dāng)使用“插入→索引和目錄”命令創(chuàng)建索引及目錄時(shí)，系統(tǒng)將自動(dòng)插入域建立索引和目錄。也可以使用域自動(dòng)插入作者或文件名等文檔信息、執(zhí)行計(jì)算、鏈接或交叉引用其他文檔或項(xiàng)目、執(zhí)行其他的指定任務(wù)，等等。
域代碼位于花括號(hào)“{ }”中。域的插入方法有二：一是用特定命令插入，如“插入”菜單中的“日期和時(shí)間”等；二是按下 Ctrl+F9 組合鍵并且在域的花括號(hào)之間鍵入相應(yīng)信息后插入的（不能用鍵盤上的字符插入域的花括號(hào)），所顯示域代碼的結(jié)果（如計(jì)算的結(jié)果），有些類似于Excel中的公式，具體來說，域代碼類似于公式，域結(jié)果類似于公式計(jì)算得到的值。隱藏域代碼的方法是：?jiǎn)螕簟肮ぞ摺x項(xiàng)”命令，單擊“視圖”選項(xiàng)卡，然后清除“域代碼”復(fù)選框。
（二）插入域舉例
1、在Word文檔中插入統(tǒng)計(jì)數(shù)字
如要在文檔自動(dòng)統(tǒng)計(jì)出本章共有x字。在“共”與“字”之間點(diǎn)擊“插入→域”在出現(xiàn)的對(duì)話框（見W4-45：域?qū)υ捒?）的“域名”中選“文檔信息”，在“域名”中選“NUMWORDS”，再點(diǎn)擊“確定”即完成本章共有2204字的插入。
如選取域后，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，在其條幅式菜單上，點(diǎn)擊“切換域代碼”命令，可見所插入的域代碼格式為“{ NUMWORDS \* MERGEFORMAT }”。
需要說明的是，域代碼是不會(huì)自動(dòng)更新的，要知道最新的文檔字?jǐn)?shù)，還需要在域代碼處點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，并在其條幅式菜單上點(diǎn)擊“更新域”命令。
2、用域代碼插公式
如果計(jì)算機(jī)內(nèi)未安裝公式編輯器，也可用域代碼編輯公式，且域代碼編輯的公式可插入到文字之中。
如在文字編輯中插入的公式，點(diǎn)擊“插入→域”在出現(xiàn)的對(duì)話框（見W4-46：域?qū)υ捒?）的“域名”中選“公式和等式”，在“域名”中選“EQ”，點(diǎn)擊“域代碼”，再點(diǎn)擊“選項(xiàng)”，在“域選項(xiàng)”的“開關(guān)”對(duì)話框（見W4-47：域選項(xiàng)對(duì)話框）中選“\F（，）”接著點(diǎn)擊“添加到域”命令，并在“（，）”中的逗號(hào)前輸入“3”，在逗號(hào)后輸入“4”，再點(diǎn)擊“確定→確定”即完成公式的輸入。其域代碼的格式為“{ EQ \F(3,4)}”。
如果要輸入的公式，可切換域代碼后，在“EQ”后“\”前輸入“3”，其公式格式為“{ EQ ３\F(3,4)}”。
用Eq域選項(xiàng)開關(guān)中的“f”和“r”代碼，創(chuàng)建一個(gè)公式：{eq\f(1,x+{eq \r(3,x-y+6)})}，切換域代碼后的結(jié)果：
2、用特定命令插入域
許多域是通過特定的命令插入文檔中的，如點(diǎn)擊“視圖→頁眉和頁腳”，再點(diǎn)擊“頁眉和頁腳”工具條上的“插入‘自動(dòng)圖文集’”便出現(xiàn)一個(gè)英文條幅式菜單；如果點(diǎn)擊“自動(dòng)圖文集→頁眉/頁腳”，出現(xiàn)的是中文條幅式菜單（見W4-48：頁眉/頁腳兩種文字菜單）。
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