主持會(huì)議的能力，是考驗(yàn)一個(gè)人是否適合擔(dān)任主管的最簡(jiǎn)單方式。要如何增加開會(huì)的效率，讓每個(gè)人都能各抒已見、各得其所？首先，你需要掌握開會(huì)的十個(gè)要點(diǎn)，再來將這些要點(diǎn)與同事分享，建立彼此的共識(shí)。這樣一來才可以節(jié)省自己和別人的時(shí)間，有效提升會(huì)議的生產(chǎn)力。開會(huì)要點(diǎn)包括：
1.知道時(shí)間。為了尊重每個(gè)人的時(shí)間，開會(huì)最忌諱的就是拖延時(shí)間，尤其是一些經(jīng)常性的會(huì)議。所以要讓會(huì)議順暢的進(jìn)行，要對(duì)每個(gè)議題的討論時(shí)間有限制。如果在某個(gè)議題討論太久，卻還沒有結(jié)果，就把這個(gè)議題記下來，下次開會(huì)時(shí)再討論。另外，如果這次會(huì)議一定要達(dá)到某些具體結(jié)論的話，在開會(huì)前就要先告知每個(gè)參與的人，不達(dá)到目的絕不罷休。不要為了減少與會(huì)人員的負(fù)擔(dān)而迅速結(jié)束會(huì)議，這只會(huì)讓你的后續(xù)動(dòng)作更困難而已。
2.不要忘了會(huì)議的主要理由。在企業(yè)，開會(huì)通常為了三個(gè)目的：溝通、管理和決策。而不管哪一個(gè)目的，最重要的是以行動(dòng)為焦點(diǎn)。例如討論要采取什么行動(dòng)，上次行動(dòng)的結(jié)果如何，或是在不同的行動(dòng)方案中選擇一個(gè)。避免沒有討論行動(dòng)的會(huì)議，因?yàn)槟呛芸赡苤粫?huì)浪費(fèi)時(shí)間。
3.會(huì)議的黃金規(guī)則：公開稱贊，私下批評(píng)。避免公開批評(píng)別人的意見，因?yàn)檫@對(duì)士氣有很大的傷害。此外，大家都在同一個(gè)公司工作，惡意批評(píng)別人不會(huì)帶來什么好處。
4.為了避免會(huì)議上的惡意批評(píng)別人的情況發(fā)生，會(huì)議前要事先告知同事，這次會(huì)議的負(fù)責(zé)人是誰(shuí)，會(huì)議的時(shí)間有多長(zhǎng)，以及會(huì)議的焦點(diǎn)是什么。遇到有惡意打擾議程的成員，會(huì)議主席要以堅(jiān)定而有禮貌的態(tài)度，堅(jiān)持將會(huì)議導(dǎo)入原來的議程。
5.不要在非上班時(shí)間開會(huì)。盡量在日常上班時(shí)間開會(huì)，除非是很緊急的事情。喜歡在傍晚或者周末開會(huì)的人，缺乏工作與生活的平衡，自然也無法在正常時(shí)間做好份內(nèi)的工作，因?yàn)樗麄兛床坏剿麄兯幨澜绲牧硪幻妫矡o法看到周遭的另一個(gè)角落。
6.不運(yùn)用團(tuán)體壓力使議案通過。不能利用會(huì)議，使一些違法或不適當(dāng)?shù)陌缸油ㄟ^。公司必須要有一些既定的價(jià)值觀，如果那些價(jià)值觀違反道德或是法律規(guī)定，試著改變那些價(jià)值觀，否則，另謀高就。
7.不使用會(huì)議破壞他人生涯。在不斷變動(dòng)的世界，過去的同事或部屬可能很快又會(huì)跟你碰面。如果你因?yàn)樨潏D功勞，在會(huì)議上破壞別人的事業(yè)生涯，很可能在下一個(gè)工作上，這件事將會(huì)令你非常尷尬。你可以在會(huì)議上表達(dá)你的不同意見，但不需要犧牲掉另一個(gè)人的前程。
8.公私分明。在工作場(chǎng)所難免會(huì)結(jié)交一些朋友，但是在開會(huì)時(shí)，就要避免被這些社交關(guān)系影響。在會(huì)議開始及結(jié)束時(shí)，難免需要一些社交來潤(rùn)滑，但是必須清楚地知道適可而止。在會(huì)議中，太多的社交反而會(huì)使得不屬于團(tuán)體的成員感到厭惡，更使得會(huì)議缺乏效率。人總需要一些工作之外的人際關(guān)系，如果你發(fā)現(xiàn)你大部分的人際關(guān)系都需要透過會(huì)議建立，那你可能需要做些改變。
9.會(huì)議最好的模式是民主，而非專制。不要試圖影響與會(huì)者，做出與你想要的結(jié)論，更不要只憑你的職銜或權(quán)力來領(lǐng)導(dǎo)他人。好的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該使用說服，而不是強(qiáng)迫的方式。另外，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該要了解會(huì)議的意義，如果你想要宣告自己的一項(xiàng)政策，只要將它發(fā)布在相關(guān)媒體上即可，不需要召集大家，控制整個(gè)議程，卻又不給大家討論的空間。
10.建立清楚的議程，并在會(huì)議前讓大家傳閱。在開會(huì)前必須清楚這次會(huì)議的目的、本質(zhì)和架構(gòu)。整理成清楚的議程，并在會(huì)議前讓大家傳閱。這樣才能讓與會(huì)人員有充分時(shí)間準(zhǔn)備相關(guān)的資料。
11.當(dāng)例行會(huì)議的目的已經(jīng)不存在時(shí)，停止繼續(xù)開會(huì)。如果你已經(jīng)無法清楚陳述某些例行會(huì)議的存在原因時(shí)，那就是該停止這些會(huì)議的時(shí)候。定期檢視會(huì)議的存在的目的，才能避免官僚情況的出現(xiàn)。當(dāng)然，要廢除這些會(huì)議時(shí)，先想想這些會(huì)議當(dāng)初存在的理由，如果是為了設(shè)定公司未來的目標(biāo)，就應(yīng)該繼續(xù)存在。
讓會(huì)議簡(jiǎn)單、目的清楚，以及互相尊重，你將會(huì)發(fā)現(xiàn)開會(huì)并不那么可怕。
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