整理?撰文?編輯 / 劉揚(yáng)銘
每日的工作習(xí)慣
每天的時(shí)間表大致如何？7:30起床、8:30到公司、19:00下班、23:00前睡。重要工作通常在清晨處理完畢。
用什麼工具管理時(shí)間表？電腦Outlook軟體與PDA手機(jī)同步，包括行事曆、連絡(luò)人、待辦工作等資料都在其中，每周日會(huì)先做好接下來兩周的工作計(jì)畫。
工作的黃金時(shí)段是？清晨4:00～8:00。平常不一定這麼早起，但有重要工作時(shí)，前一天會(huì)刻意早睡，用頭腦最清楚的清晨時(shí)段完成工作。
一天看／回幾封e-mail？50～100封。
目前正在鑽研哪方面的知識(shí)？創(chuàng)意、創(chuàng)新相關(guān)的都讀。
累積很多壓力時(shí)，如何排解？專注地運(yùn)動(dòng)、看影集（《CSI犯罪現(xiàn)場(chǎng)》《名偵探柯南》是最愛）、找好朋友聊天。
幹勁的來源是？分享與學(xué)習(xí)是最快樂的事。希望透過分享與顧問服務(wù)，幫助臺(tái)灣產(chǎn)業(yè)和年輕人更具創(chuàng)新能力和價(jià)值。
「他們（研究團(tuán)隊(duì)）正在要求我，出差再多，每周至少要進(jìn)辦公室兩天，」工研院創(chuàng)意中心創(chuàng)新模式研究群總監(jiān)葉惠娟邊說著，邊把筆電放上會(huì)議桌。研究團(tuán)隊(duì)正同時(shí)進(jìn)行7個(gè)專案，葉惠娟還身兼產(chǎn)業(yè)顧問、講師等工作，每個(gè)月有10場(chǎng)以上的演講行程，工作地點(diǎn)北從淡水、南到屏東。「如果高鐵可以累積里程，我一定是VIP，」葉惠娟笑說。
繁忙的工作之外，葉惠娟也是工研院網(wǎng)球隊(duì)隊(duì)長(zhǎng)、高爾夫球隊(duì)總幹事，必須負(fù)責(zé)通知隊(duì)員練習(xí)、籌畫年度比賽。在私人生活中，葉惠娟不但定期抽空陪伴家人，逢年過節(jié)更是一定回到臺(tái)北三芝的老家的豬肉店幫忙。
建立取捨座標(biāo)，專注做有價(jià)值的事「時(shí)間管理的書，都教我們先做重要的事，問題是，什麼才是重要的？」在葉惠娟看來，取捨優(yōu)先順序，才是最多人的困擾。因此，要提升工作效率，應(yīng)該先往上一層，決定取捨的規(guī)則。
葉惠娟用兩層篩網(wǎng)，迅速過濾、判斷哪些該做、哪些該捨棄。第一層篩網(wǎng)，是工作、家庭、個(gè)人生活的順序：家人排第一，其次是健康、很親密的朋友，最後才是工作?！高^年、端午、中秋，葉惠娟就是要請(qǐng)假回家?guī)兔u豬肉，排什麼重要會(huì)議都沒用，」陪伴家人的時(shí)間，就這麼被固定下來，不容更改。
第二層篩網(wǎng)，是工作的價(jià)值主張。自從12年前參加工研院的內(nèi)部顧問訓(xùn)練時(shí)，針對(duì)「你想成為什麼樣的顧問？你的價(jià)值在哪裡？」的提問，寫下自己的「價(jià)值主張」（如【圖1】）後，往後葉惠娟在做取捨時(shí)，都以此為參考座標(biāo)，在做任何事之前，都會(huì)思考：1.這件事，是否符合「成為創(chuàng)新顧問」的價(jià)值主張？2.完成後，是否對(duì)雙方都有益？3.是否非自己不可？完全符合這3個(gè)條件的事物，才投入時(shí)間、精力等資源。
用價(jià)值主張取捨後，「你會(huì)發(fā)現(xiàn)每天做的事愈來愈聚焦，慢慢就建立自己的專業(yè)，」葉惠娟說。
建置工作地圖，善用標(biāo)準(zhǔn)化範(fàn)本對(duì)葉惠娟來說，「取捨的優(yōu)先順序」屬於工作效率的上層，下層則是「知識(shí)管理的技巧」。她葉惠娟建立了4個(gè)「地圖」，做為吸收、歸納、尋找資訊的標(biāo)準(zhǔn)模式?！钢R(shí)地圖」（見【圖2】）包含5個(gè)大分類（創(chuàng)意創(chuàng)新、品牌、趨勢(shì)、輔助、課程）、37個(gè)中分類和更多小分類。電腦資料夾中，則依類別儲(chǔ)存各式資料、研究個(gè)案等，做為研究與授課的資料來源。
「技能地圖」是葉惠娟努力加強(qiáng)的學(xué)習(xí)方向，例如議題分析、說故事的能力等；「資源地圖」的內(nèi)容是搜尋資訊的來源，分為雜誌期刊、網(wǎng)站、電視媒體等類別；「人脈地圖」則是可以取得協(xié)助的組織或個(gè)人。
葉惠娟強(qiáng)力建議每個(gè)工作者都要建置自己的4張地圖，並且善用「範(fàn)本」來統(tǒng)整、分割資料。她的電腦檔案的命名，完全依照「地圖」來建立；簡(jiǎn)報(bào)檔都使用相同母片；針對(duì)每個(gè)主題的研究，也都有一個(gè)「完整版」檔案。
舉例來說，如果臨時(shí)被邀請(qǐng)演講「IBM的創(chuàng)新案例」，她會(huì)先從知識(shí)地圖的「創(chuàng)新類」中找出相關(guān)資料（如果不夠，就盡快從人脈地圖中找?guī)褪?、從資源地圖找參考資料），再?gòu)馁Y料夾中找出「IBM完整版」的簡(jiǎn)報(bào)檔（從第一次針對(duì)IBM的演講開始，幾年間不斷更新、累積的完整檔案），從中截取所需的範(fàn)圍，最後加入最新趨勢(shì)，以及針對(duì)客戶的客製化內(nèi)容，「80%標(biāo)準(zhǔn)化，20%客製化，」快速完成演講的準(zhǔn)備。
高效率的背後，是有系統(tǒng)地過濾資料、吸收知識(shí)與聚焦在專業(yè)上的努力累積。「第一次花200%的力氣做，第二次就可以只用80%，便能做到完美，第三次以後當(dāng)然更輕鬆了?！谷~惠娟也把她的「範(fàn)本哲學(xué)」，應(yīng)用到工作的每個(gè)角落。身為工研院高爾夫球隊(duì)總幹事，她的手機(jī)通訊錄裡，有隊(duì)員的聯(lián)絡(luò)群組，電腦中更有統(tǒng)計(jì)出席、比賽成績(jī)的excel檔，甚至頒獎(jiǎng)獎(jiǎng)狀的範(fàn)本等應(yīng)有盡有。「知識(shí)管理做好，就不用每次都從頭做起，可以用短時(shí)間產(chǎn)生好的解決方案?！?br>
最後，葉惠娟提出「6、21、90」的魔術(shù)數(shù)字，勉勵(lì)想提升效率的工作者?！阜彩驴?遍、做6遍、練6遍，大腦才會(huì)記??；要改變行為，做21次才能成為習(xí)慣，而想成為專家，同一件事至少要做90次以上?！?br>
我的效率工具1.價(jià)值主張：12年前寫下的價(jià)值主張，是優(yōu)先順序的取捨標(biāo)準(zhǔn)。符合個(gè)人價(jià)值的事才做，這樣做會(huì)更聚焦，也能打造自己的專業(yè)優(yōu)勢(shì)。
2.知識(shí)地圖：依據(jù)大、中分類，來建立電腦資料夾，以將吸收的資訊歸類儲(chǔ)存。檔案命名則依據(jù)小分類，可在30秒內(nèi)找出10年前的資料。
3.行程表＋PDA手機(jī)＋電腦：每周日先計(jì)畫好隔周、再隔周的工作，寫入電腦，並與手機(jī)同步。
4.各種範(fàn)本：為例行事項(xiàng)制定標(biāo)準(zhǔn)化範(fàn)本，無須每件事都從頭做起。例如，利用圖形範(fàn)本（流程圖、圓餅圖等）加上歷年蒐集的資料，葉惠娟可在20分鐘內(nèi)完成兩小時(shí)演講所需的簡(jiǎn)報(bào)
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