徐彬
----如今，越來越多的人在工作和生活中使用電腦。伴隨著日常的應(yīng)用，手頭的電子文檔也會(huì)慢慢積累起來。管理這些文檔，最常用的辦法當(dāng)然是使用目錄(亦稱為文件夾)。使用這種方法管理自己編輯的文檔，一般也是夠用的了。但是，對(duì)于自己從各處搜集來的資料，其內(nèi)容有長有短、類別繁雜，如果都單獨(dú)保存，然后再使用文件夾來整理，顯得非常麻煩，而且管理不夠系統(tǒng)，效率也太低。那么，怎樣才能把這樣零星的文件資料加以系統(tǒng)地整理、分類？怎樣才能迅速從中找到自己想要的文檔呢？基于此種需求，許多編程愛好者著手開發(fā)了電子文檔管理軟件。這類軟件的開發(fā)思路很簡單，就是創(chuàng)建一個(gè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)來管理相應(yīng)的文檔。筆者試用過幾款此類軟件，有一些經(jīng)驗(yàn)和感想，特記錄在此，與廣大的電腦用戶交流。
一、小巧的NoteCenter
----這是一款免費(fèi)軟件，非常小巧，安裝文件有559KB，軟件的界面也非常簡潔(如圖1所示)。具備基本的文件管理功能，可以以目錄樹的形式管理文本資料，也可以把庫內(nèi)的文本文件轉(zhuǎn)換生成一個(gè)HTML文件，但這款軟件的功能比較少，而且每個(gè)記錄的長度也有限制，適合作為小的“筆記本”使用。
二、方便的“電子書庫”
----電子書庫也是以目錄樹的形式來管理文本資料，支持庫以及節(jié)點(diǎn)的導(dǎo)入和導(dǎo)出，具備拖放式編輯功能。在該軟件中，每個(gè)“書庫”都形成一個(gè)單獨(dú)的數(shù)據(jù)庫文件，管理、轉(zhuǎn)移都很方便,同時(shí)軟件本身還增加了一些針對(duì)中文用戶的特殊功能，比如內(nèi)碼轉(zhuǎn)換、段落重排等功能。但該軟件也存在著缺點(diǎn):不支持HTML格式、不能調(diào)節(jié)文本顯示窗口的行距、不能同時(shí)調(diào)用外殼程序以及管理大型的庫文件容易出錯(cuò)等。
三、通用的Mybase
----該軟件具備強(qiáng)大的通用性，用戶可以用它定制出適合各種資料和用途的資料夾，如備忘錄、筆記本、帳本、通訊錄、軟件開發(fā)資料等等。Mybase的一大特色是它的每個(gè)節(jié)點(diǎn)上的資料都可以帶有附件，而且附件是經(jīng)過壓縮后存儲(chǔ)在Mybase資料夾文件中的，對(duì)Word等文件壓縮比率和WinZip差不多。這樣，使用Mybase不僅可以管理文本文件，還可以管理任何您的系統(tǒng)支持的文件，而且可以在節(jié)點(diǎn)的說明中添加對(duì)于各個(gè)附件的描述。
----像“電子書庫”一樣，Mybase生成的每個(gè)資料夾都是一個(gè)獨(dú)立文件，文件內(nèi)部也使用樹形目錄來管理資料。但是，Mybase也有自己的特色，比如，文本窗口內(nèi)的資料不再是純文本，而是可以為其設(shè)置簡單的格式，包括字體、字號(hào)、斜體、下劃線、粗體等等(如圖2所示)，這說明Mybase還具備了簡單的文本編輯功能。另外，Mybase的文件及文件夾的導(dǎo)入、導(dǎo)出功能也非常出色。
四、功能強(qiáng)大的“良友”
----“良友”的基本功能和電子書庫非常相似，而且它和電子書庫也非常友好，其表現(xiàn)就是“良友”支持電子書庫的文件格式，可以把用電子書庫保存的資料直接導(dǎo)入“良友”的書庫。尤其值得一提的是，筆者曾有一損壞的電子書庫文件，每次打開都是一片空白，可文件本身有3MB之大。使用良友轉(zhuǎn)換后，終于又讓那些資料重見天日了。
----就目前的版本而言，相對(duì)于其他的電子文檔管理軟件，良友最突出的優(yōu)點(diǎn)有以下幾條：
----1．具備“剪貼板監(jiān)視”功能 用戶在瀏覽網(wǎng)頁的時(shí)候，可以事先運(yùn)行良友，遇到需要搜集的資料，只需選定復(fù)制，無須切換到良友再行粘貼。這樣就大大提高了瀏覽網(wǎng)頁的效率。
----2．文本顯示窗口配置靈活 像Mybase一樣，良友的文本也可以帶有格式(可以直接切換到RTF格式)，而且對(duì)于純文本信息也可以設(shè)置顯示行距。這樣，搜集的資料就不顯得太擁擠，很容易閱讀。如果配合文字以及背景顏色的設(shè)置，可以把顯示的文本調(diào)節(jié)得非常悅目。
----3．強(qiáng)大的文字整理功能 良友的作者充分考慮了用戶的許多特殊需求，比如，從網(wǎng)頁上摘下來的文字經(jīng)常是使用回車來分行的，以前整理這些排版不規(guī)范的文字，需要使用WPS 2000或者CCED，甚至需要在Word中編輯宏來完成?，F(xiàn)在，使用良友就可以很方便地重排不規(guī)范的文字，完成諸如為漢字添加/刪除空格、隔行添加或刪除空行以及刪除行尾空格等操作，大大方便了文本資料的整理。
----4．完善的中文支持 良友還具備多種內(nèi)碼轉(zhuǎn)換機(jī)制。不僅可以完成HTML→TXT、 UNIX→DOS、 BIG5→GB、 HZ→GB、 GB→BIG5等內(nèi)碼的轉(zhuǎn)換，而且對(duì)于網(wǎng)絡(luò)上時(shí)常出現(xiàn)的半個(gè)漢字的亂碼，良友還提供了“刪除半個(gè)漢字”的功能，可以有效解決這種問題。
----5．支持外部程序調(diào)用 良友帶有一個(gè)“調(diào)用外部程序”按鈕，可以調(diào)用某個(gè)外殼程序編輯或?yàn)g覽某個(gè)節(jié)點(diǎn)上的文件，并允許用戶編輯關(guān)聯(lián)的外部程序。
----良友的運(yùn)行界面如圖3所示。
五、非常另類的YeahWrite
---- 應(yīng)該說，如果能把Mybase和良友的優(yōu)點(diǎn)結(jié)合起來，就等于擁有了一個(gè)相當(dāng)完善的電子文檔管理軟件。下面還要介紹一下非常另類的YeahWrite。就中文處理而言，這款英文的YeahWrite在漢字處理上沒有任何優(yōu)勢，但我認(rèn)為YeahWrite其他方面的獨(dú)到之處確實(shí)值得我們借鑒。綜合起來，YeahWrite有如下的優(yōu)點(diǎn)：
----2．豐富的模板 不論是對(duì)于主卡還是副卡，用戶都可以選定YeahWrite內(nèi)置的模板，包括普通、信函(分為商務(wù)、私人等格式)、筆記、備忘錄、傳真、待辦事項(xiàng)、學(xué)生(包括各種格式的筆記和作業(yè)模板)、日記、地址簿等等。依據(jù)不同模板保存的文本信息，在打印的時(shí)候就會(huì)有不同的格式。同時(shí)，用戶還可以編輯豐富的文本格式，其中包括最基本的粗體、斜體、下劃線，以及更為復(fù)雜的編號(hào)、項(xiàng)目符號(hào)、大綱、縮進(jìn)等等格式。使用YeahWrite來處理模板中包含類型的文檔非?？旖?，大多數(shù)基本的格式化工作都已經(jīng)由軟件幫助完成了。
----3．多種打印配置選擇 與其豐富的模板相配合，用戶在打印記錄的時(shí)候還可以選擇許多不同的樣式。
----4．支持多種格式的導(dǎo)出 存儲(chǔ)于YeahWrite中的文檔可以分別或合并導(dǎo)出為TXT、RTF、或WordPerfect等格式的文本，其中后兩者可以保存絕大多數(shù)的文檔格式。
----5．支持拖放式編輯 前面所談及的電子文檔處理軟件也都支持拖放式編輯，但它們中的大多數(shù)，對(duì)于一個(gè)節(jié)點(diǎn)下的文章，無法進(jìn)行部分選定然后再拖放到其他節(jié)點(diǎn)。YeahWrite支持選定部分文章的拖放以及導(dǎo)出。
----6．賞心悅目的編輯界面 YeahWrite作者最大膽的舉動(dòng)，就是他完全拋棄了流行的“所見即所得”的概念。用戶可以單獨(dú)選擇屏幕顯示字體和打印字體。我們都知道，適合印刷的字體，顯示在屏幕上都顯得太纖弱模糊，而適合顯示的字體，印刷時(shí)又略顯粗笨。所以，YeahWrite沒有固守“所見即所得”的編程思路，而是做了小小的變通。讓用戶在編輯的時(shí)候，使用悅目的色彩和字體，但同時(shí)又能反映大部分的文本格式，比如斜體、粗體、下劃線、行距、縮進(jìn)等等。對(duì)于YeahWrite的這個(gè)特色，我們可以稱為“所見似所得”。
----與電子書庫、Mybase、良友等以資料管理為主的軟件不同的是，YeahWrite是一款以文件處理為主、管理為輔的軟件。盡管如此，我認(rèn)為通過對(duì)YeahWrite的了解，目前的電子文檔管理軟件的作者還是可以從中得到很多有益的啟示。比如，因?yàn)榇祟愜浖闹饕δ苁俏谋镜墓芾砗筒殚?，那么，屏幕顯示界面就是此類軟件的核心功能之一。良好的界面，可以使軟件有很高的親合度?；趯?duì)于顯示的考慮，拋棄所見即所得的流行概念，也就非常正常了。
----另外，由于增強(qiáng)編輯功能是此類軟件的發(fā)展方向，我們是否也可以為此類軟件增加一個(gè)公用數(shù)據(jù)庫，里面儲(chǔ)存有事先編輯好的模板，用戶在編輯常見格式的文件的時(shí)候，可以直接在一個(gè)節(jié)點(diǎn)插入一個(gè)依據(jù)特定模板生成的記錄，然后直接編寫內(nèi)容就可以了。這樣，我們?nèi)粘４蠖鄶?shù)的文書工作，比如往來信函、日志、普通公文等，都無須使用龐大的字處理軟件了。而且，由于使用的是具備強(qiáng)大資料管理功能的專門軟件，日常文字資料的管理也就會(huì)有條不紊。
----以上介紹的幾款電子文檔管理軟件只是這類軟件的一小部分，其下載地址和大小見附表。您還可以找到更多的文檔管理軟件，相信這些工具軟件能為您的工作提供更多的幫助。◎
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