| ERP 小編碼大學(xué)問(wèn) | |||
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| 物料數(shù)據(jù)是企業(yè)管理的基礎(chǔ)信息，也是企業(yè)ERP系統(tǒng)成功實(shí)施的重要基礎(chǔ)。從小處說(shuō)，準(zhǔn)確清晰的物料信息是保證ERP系統(tǒng)正常運(yùn)行的前提和基礎(chǔ); 從大處說(shuō)，物料數(shù)據(jù)的規(guī)范化程度體現(xiàn)出一個(gè)企業(yè)整體的管理水平，而且，一套有效實(shí)用的物料編碼體系除了可以衡量企業(yè)物料管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度外，還可以有效降低物料管理的復(fù)雜度。實(shí)施ERP失敗原因很多，但因數(shù)據(jù)尤其是物料數(shù)據(jù)導(dǎo)致失敗的案例也不鮮見(jiàn)。鑒于物料數(shù)據(jù)對(duì)于企業(yè)的信息化如此重要，企業(yè)很有必要對(duì)物料數(shù)據(jù)，特別是物料編碼方法進(jìn)行研究。 物料編碼的三種方法 物料編碼有以下三種常見(jiàn)的方法: 1．無(wú)意義編碼 物料編碼只是作為計(jì)算機(jī)識(shí)別物料的代號(hào)，本身并無(wú)任何含義，因此采用數(shù)字流水號(hào)進(jìn)行編碼。這個(gè)方法編碼簡(jiǎn)單，易于擴(kuò)充，不用記憶，使用方便。 如果企業(yè)內(nèi)部技術(shù)管理非常規(guī)范，產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理有標(biāo)準(zhǔn)流程控制，建立了完善的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，有相當(dāng)?shù)募夹g(shù)積累，技術(shù)部門(mén)與業(yè)務(wù)部門(mén)之間產(chǎn)品數(shù)據(jù)能保持一致性，在這種情況下，物料編碼可以采用無(wú)意義編碼方法。比如，采用數(shù)字流水號(hào)對(duì)現(xiàn)有物料進(jìn)行編碼。為了管理的方便，可以采用等長(zhǎng)的流水號(hào)，即所有的物料都用相同的流水號(hào)位數(shù)，一般用6位或8位數(shù)字即可。采用6位數(shù)字時(shí)，要注意第一個(gè)流水號(hào)從100001開(kāi)始，而不從000001開(kāi)始。 2．有意義編碼 物料編碼是人機(jī)共用的數(shù)據(jù)，通過(guò)編碼計(jì)算機(jī)能夠識(shí)別物料，通常更多的是業(yè)務(wù)人員在使用物料編碼數(shù)據(jù)。為了便于業(yè)務(wù)部門(mén)使用，對(duì)編碼賦予一定的含義，可以有效降低物料管理難度。同時(shí)，通過(guò)物料編碼的規(guī)范管理，還可以簡(jiǎn)化管理流程，提高業(yè)務(wù)運(yùn)作效率。 技術(shù)管理不規(guī)范是目前大多數(shù)企業(yè)的現(xiàn)實(shí)，由于沒(méi)有流程控制，從研發(fā)到業(yè)務(wù)部門(mén)運(yùn)用，產(chǎn)品數(shù)據(jù)信息失真，部門(mén)之間溝通困難。因此，很多企業(yè)希望通過(guò)物料編碼規(guī)范和統(tǒng)一來(lái)達(dá)到部門(mén)之間信息共享的目的。但是，由于物料本身的屬性和特征較多，每一種業(yè)務(wù)都有其特殊的屬性，把握不當(dāng)就會(huì)陷入無(wú)休止的物料編碼分類(lèi)和屬性爭(zhēng)論中。這是有意義編碼痛遭詬病、推行困難的原因。有的企業(yè)花費(fèi)了數(shù)月制定出來(lái)編碼規(guī)則，在具體編碼時(shí)還是要做較大調(diào)整。 3．實(shí)用性編碼 結(jié)合有意義編碼和無(wú)意義編碼的優(yōu)點(diǎn)，根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需要進(jìn)行編碼。即以實(shí)用性為原則，不過(guò)分強(qiáng)調(diào)編碼的有意義和無(wú)意義，靈活處理難于界定的物料分類(lèi)。在編碼時(shí)是有意義的，隨著時(shí)間的推移，原來(lái)的規(guī)則和含義都會(huì)進(jìn)行調(diào)整，有意義的物料編碼就變得無(wú)意義。業(yè)務(wù)部門(mén)在使用物料編碼時(shí)，并不關(guān)注編碼本身的含義，關(guān)注的往往是編碼對(duì)應(yīng)的描述以及是否是所需要的物料。 實(shí)用性編碼一般采用三段式編碼規(guī)則，即大類(lèi)、中類(lèi)（小類(lèi)）和流水號(hào)。把物料的主要屬性進(jìn)行大類(lèi)劃分，在大類(lèi)里進(jìn)行中類(lèi)或者小類(lèi)劃分，非主要屬性體現(xiàn)在流水號(hào)里。一般采用10位編碼，按“334”或者“235”的方式處理（334即大類(lèi)3位，中類(lèi)3位，流水號(hào)4位; 235即大類(lèi)2位，中類(lèi)3位，流水號(hào)5位）。實(shí)用性編碼一般采用數(shù)字，有時(shí)也用字母，幾乎不用特殊符號(hào)。數(shù)字之間緊密相連，不用空格或符號(hào)分隔。 物料分類(lèi)考慮物料的共性可以從不同的角度對(duì)物料進(jìn)行分類(lèi)。同一個(gè)、同一類(lèi)物料，從技術(shù)、銷(xiāo)售、計(jì)劃、生產(chǎn)、采購(gòu)、庫(kù)存、財(cái)務(wù)和質(zhì)量等方面進(jìn)行分類(lèi)，可以歸入不同的類(lèi)別。正因?yàn)檫@些劃分往往存在相互重疊的可能，因此進(jìn)行物料的類(lèi)別劃分是極為困難的。物料的分類(lèi)既不能重疊，也不能遺漏，更不能存在歧義。 鑒于物料分類(lèi)的多樣性和復(fù)雜性，可以對(duì)一個(gè)公司內(nèi)部的物料采用不同的編碼規(guī)則。比如對(duì)原材料、半成品、產(chǎn)成品采用不同的分類(lèi)規(guī)則，但要注意不同的分類(lèi)切忌分類(lèi)重碼和編碼重碼。在能夠清晰界定和分類(lèi)的情況下，所有部門(mén)最好采用同樣的編碼規(guī)則。 物料編碼的原則 在確定物料編碼究竟該采用無(wú)意義的編碼、有意義的編碼還是實(shí)用性編碼這個(gè)大方向后，就要考慮如何對(duì)物料數(shù)據(jù)進(jìn)行編碼了。這里有幾個(gè)必須考慮到的問(wèn)題: 1．繼承性 進(jìn)行分類(lèi)和編碼時(shí)，最好繼承現(xiàn)有的分類(lèi)規(guī)則。比如已有的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要充分利用和吸收，達(dá)到行業(yè)認(rèn)同和交流簡(jiǎn)潔的效果。如果這些標(biāo)準(zhǔn)都不具備或不完善，才考慮進(jìn)行企業(yè)分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)的制定。比如對(duì)產(chǎn)品數(shù)據(jù)、工藝數(shù)據(jù)、物流系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)和質(zhì)量認(rèn)證體系等數(shù)據(jù)信息進(jìn)行整理，可以引用的要盡量加以利用，不能引用的建立數(shù)據(jù)對(duì)照表，便于進(jìn)行系統(tǒng)接口和數(shù)據(jù)交換。這不僅能體現(xiàn)企業(yè)發(fā)展的繼承性，更重要的是能有效降低數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作量，縮短系統(tǒng)上線(xiàn)時(shí)間。 2．完整性 企業(yè)運(yùn)作是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)，需要大量的靜態(tài)信息和動(dòng)態(tài)信息支撐。物料編碼屬于基礎(chǔ)的靜態(tài)數(shù)據(jù)，物料編碼不完備直接影響系統(tǒng)的正常運(yùn)行。從研發(fā)部門(mén)產(chǎn)生物料信息到產(chǎn)成品銷(xiāo)售完成其信息必須是一致連貫的，中間產(chǎn)生的附加信息不能影響物料的主要特征屬性。比如，物料的采購(gòu)提前期對(duì)供應(yīng)商服務(wù)、采購(gòu)訂單跟蹤、物料入庫(kù)和計(jì)劃執(zhí)行等都有影響，即采購(gòu)提前期是采購(gòu)物料不可或缺的屬性。 物料編碼的完整性表現(xiàn)為數(shù)據(jù)完整性和屬性完整性，不但要對(duì)采購(gòu)的原材料和生產(chǎn)的產(chǎn)成品物料進(jìn)行編碼，而且要對(duì)車(chē)間生產(chǎn)的半成品和車(chē)間虛擬組件進(jìn)行編碼管理。物料編碼的屬性完整性就是物料與業(yè)務(wù)相關(guān)的屬性必須完整，以維系業(yè)務(wù)正常運(yùn)作。對(duì)ERP系統(tǒng)而言，其處理邏輯不同，物料屬性的配置也不相同。同時(shí)，每個(gè)企業(yè)的運(yùn)作模式不同，需要的物料屬性也不同，針對(duì)企業(yè)獨(dú)特的營(yíng)運(yùn)模式，配置相應(yīng)完整的物料屬性。 3．統(tǒng)籌性 物料具有多種業(yè)務(wù)屬性，比如物料的研發(fā)、銷(xiāo)售、計(jì)劃、生產(chǎn)、庫(kù)存、質(zhì)量、采購(gòu)和財(cái)務(wù)等屬性。有許多屬性?xún)H僅限于業(yè)務(wù)內(nèi)部使用，有的卻是通用屬性，在所有業(yè)務(wù)中都將使用到，比如物料編碼、物料描述和基本計(jì)量單位。 物料描述是企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)交流的基礎(chǔ)，如何運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)簡(jiǎn)潔、統(tǒng)一地描述定義一個(gè)物料，是技術(shù)管理和物料管理的重要工作。 基本計(jì)量單位是計(jì)算物料需求和財(cái)務(wù)核算的基準(zhǔn)。實(shí)際操作中，需要以研發(fā)部產(chǎn)品明細(xì)表用量單位為基礎(chǔ)，結(jié)合財(cái)務(wù)部成本核算單位，制定物料的基本計(jì)量單位，要建立采購(gòu)單位、庫(kù)存單位與基本計(jì)量單位的換算關(guān)系，以解決計(jì)量單位之間的不一致，減少庫(kù)存收發(fā)工作量。 4．唯一性 物料編碼的唯一性就如同人的身份證號(hào)碼一樣，按照同一編碼規(guī)則是能夠保證唯一性的。正如身份證號(hào)碼重碼的事件不時(shí)發(fā)生給人們的生活帶來(lái)了極大的不便，有的甚至引起司法方面的糾紛，物料編碼不唯一也會(huì)給物料的管理帶來(lái)很大麻煩。 物料編碼的唯一性，簡(jiǎn)單講就是一物一碼。同一物料在系統(tǒng)中只有一個(gè)名稱(chēng)，不能不同部門(mén)對(duì)同一物料有不同的名稱(chēng)?？梢龅揭晃镆淮a確確實(shí)實(shí)不是一件簡(jiǎn)單的事情，好在現(xiàn)有的ERP軟件系統(tǒng)中能夠做到一碼一物，因?yàn)橹灰⒕幋a的唯一性索引就可以完成。關(guān)鍵是如何定義一物，即一個(gè)物料具有哪些基本特征。物料的技術(shù)性能和物理特征相同時(shí)，可以認(rèn)為是一個(gè)物料。但是存在一種情況，即多家供應(yīng)商供應(yīng)的物料都能夠達(dá)到規(guī)定的技術(shù)性能和物理特征，一般情況下這些供應(yīng)商的物料是相同的。如果個(gè)別客戶(hù)指定需要其中一家供應(yīng)商的物料，那么就認(rèn)為這些物料不是一個(gè)物料，而是兩個(gè)物料，就要編兩個(gè)編碼。 物料編碼與物料的唯一對(duì)應(yīng)，通過(guò)物料的基本特征實(shí)現(xiàn)。物料的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、圖號(hào)、顏色、材質(zhì)等特征，能夠反應(yīng)物料的物理性能或者一個(gè)特征或者多個(gè)特征組合，能夠唯一地區(qū)分物料差別。 5．?dāng)U展性 不管采用哪一種物料編碼方法制定的物料編碼規(guī)則都必須具有相當(dāng)?shù)臄U(kuò)展性。同時(shí)，物料編碼規(guī)則一旦制定還必須具有相對(duì)的穩(wěn)定性，一般需要保證系統(tǒng)運(yùn)行十年。因?yàn)樵谙到y(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中，重新進(jìn)行編碼規(guī)則的調(diào)整存在極大的系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)。因此，物料編碼規(guī)則的擴(kuò)展性和易用性是ERP系統(tǒng)實(shí)施前必須引起重視的工作。 6．實(shí)用性 物料編碼規(guī)則和物料編碼必須以實(shí)用為宗旨。編碼規(guī)則的邏輯性、科學(xué)性和合理性，可以順利完成物料的編碼工作，避免物料重復(fù)編碼和遺漏。物料編碼講究的是直觀性、準(zhǔn)確性和易用性，能滿(mǎn)足業(yè)務(wù)部門(mén)使用簡(jiǎn)潔、操作靈活的要求，以求達(dá)到實(shí)用好用的效果。 物料編碼工作的開(kāi)展步驟 1．建立編碼管理組織 數(shù)據(jù)是系統(tǒng)運(yùn)行的基礎(chǔ)，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行編碼管理，是數(shù)據(jù)管理工作的基本要求。大量的數(shù)據(jù)整理和篩選需要有一定的業(yè)務(wù)知識(shí)和技術(shù)含量，同時(shí)又是一件枯燥和煩瑣的工作，因此需要專(zhuān)職人員進(jìn)行專(zhuān)職工作，也需要專(zhuān)職部門(mén)進(jìn)行專(zhuān)職管理。 建議建立以工程技術(shù)人員為主、業(yè)務(wù)人員共同參與的編碼小組，明確部門(mén)職能和崗位職責(zé)，有效推進(jìn)編碼工作。同時(shí)，制定與項(xiàng)目階段匹配的數(shù)據(jù)編碼工作計(jì)劃，按照計(jì)劃進(jìn)行工作考核和監(jiān)督改進(jìn)。 2．建立編碼管理規(guī)范 要建立數(shù)據(jù)管理規(guī)范來(lái)指導(dǎo)數(shù)據(jù)管理工作。靜態(tài)數(shù)據(jù)有物料編碼、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、工藝路線(xiàn)、科目表、供應(yīng)商和客戶(hù)信息等。這些數(shù)據(jù)必須有相應(yīng)的管理規(guī)范進(jìn)行管理，數(shù)據(jù)的新增、修改、刪除、查詢(xún)等操作必須有相應(yīng)的流程控制。動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)如采購(gòu)訂單、銷(xiāo)售訂單、生產(chǎn)訂單、庫(kù)存初始化數(shù)據(jù)等也需要制定相應(yīng)的規(guī)則，用來(lái)規(guī)范數(shù)據(jù)的收集策略和管理流程，規(guī)定系統(tǒng)切換期間的數(shù)據(jù)操作。 3．收集加工系統(tǒng)數(shù)據(jù) 現(xiàn)有數(shù)據(jù)通常分散存放于各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，比如PDM、SPC、財(cái)務(wù)和物流系統(tǒng)等，這些數(shù)據(jù)相互交融，彼此獨(dú)立，形成企業(yè)數(shù)據(jù)大雜燴。在進(jìn)行物料編碼時(shí)，要按照數(shù)據(jù)的相關(guān)性和重要性到相應(yīng)系統(tǒng)中抽取數(shù)據(jù)，進(jìn)行數(shù)據(jù)的加工處理。比如物料數(shù)據(jù)從PDM和物流系統(tǒng)中取數(shù)，同時(shí)要參考SPC和財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù); 科目表要從財(cái)務(wù)系統(tǒng)中獲取，供應(yīng)商信息從物流系統(tǒng)讀出。 另外，依據(jù)系統(tǒng)的編碼規(guī)則進(jìn)行數(shù)據(jù)的收集、整理和加工時(shí)，各個(gè)階段的數(shù)據(jù)要采用版本進(jìn)行標(biāo)識(shí)，最終的數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔控制，存放在安全的數(shù)據(jù)服務(wù)器上。 4．編碼過(guò)程事務(wù)協(xié)調(diào) 即使制定了完整的工作流程和編碼規(guī)范，工作過(guò)程也難免會(huì)出現(xiàn)一些例外情況，需要及時(shí)溝通和協(xié)調(diào)。不要怕出現(xiàn)問(wèn)題，關(guān)鍵在于出了問(wèn)題必須有人跟蹤、協(xié)調(diào)和處理。在專(zhuān)家的指導(dǎo)下，實(shí)事求是、全面系統(tǒng)及時(shí)地處理出現(xiàn)的問(wèn)題。
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