物流應用流程
這是在我原單位實施基礎上整理的,用于指導現(xiàn)階段我單位準備使用的二級單位的指導意見,本想實施完善后再貼出來,現(xiàn)在貼出來,特讓大家提出意見和建議：（打問號處是我要與相關人員協(xié)商處理的）
本辦法主要講述電算化購銷存系統(tǒng)的操作方法。財務管理系統(tǒng)、生產(chǎn)計劃管理、成本管理系統(tǒng)另行說明，這里僅說明其與購銷存緊密相關的一部分內容。
物流實施操作辦法
本辦法所涉及的是電算化信息流中單據(jù)的處理，其依據(jù)為軟件本身的功能特點及公司的業(yè)務處理流程。電算化操作與業(yè)務處理即緊密聯(lián)系，又有本質區(qū)別。
下面分別從幾個方面說明：
一、 安全性
操作員對使用密碼應嚴格保密，操作員不得在系統(tǒng)開啟狀態(tài)下離開，離開時要退出操作系統(tǒng)。操作密碼最低為6位，系統(tǒng)操作員最低8位，且每月不低于一次更改。
用戶及其密碼是各操作員職責劃分的主要依據(jù)，誰進入系統(tǒng)制作的單據(jù)由誰負責。系統(tǒng)操作員對每個操作員的權限進行分工，嚴禁相互借用正式帳套的用戶及密碼。
操作員的密碼只由本人知道并實時修改，密碼忘記后及時與系統(tǒng)操作員聯(lián)系。系統(tǒng)操作員不得隨意更改操作員密碼，需要使用某一操作員身份進入使用時要向其說明，并由操作員自己輸入密碼，在操作員的監(jiān)督下使用。
二、 公共操作問題
1、 基礎資料權限。
供應商由采購部門指定人員負責增加、修改；財務人員可增加修改非出入庫的供應商，但必須按指定人員規(guī)則增加，并將增加記錄下來，及時向指定人員反饋。
客戶由市場銷售部門指定人員負責增加、修改、刪除；財務人員增加修改時同上。
物料由指定人員負責增加、修改、刪除，倉庫保管給予協(xié)助；
部門、職員、倉庫由系統(tǒng)操作員負責增加、修改、刪除。
各操作員對上述基礎資料需要進行增加、修改的，直接與相應人員聯(lián)系，相應人員不在公司而又急需處理的，與系統(tǒng)操作員聯(lián)系。系統(tǒng)操作員對上述資料進行操作后，要及時告知相應指定人員。
各操作員對發(fā)現(xiàn)的供應商、客戶、物料等重碼作好記錄交指定人員處理，也可通知系統(tǒng)操作員。操作員在調用基礎資料時，盡可能使用搜索功能，不要在瀏覽狀態(tài)下沒在找到就增加。
系統(tǒng)操作員知道有重碼時，要及時刪除多余的，使用后不能刪除的，要查看重碼資料已使用情況，如果能及時將重碼資料修改為一個，其他的就可刪除了。
2、 操作權限
系統(tǒng)操作員針對各操作員自身的工作情況分配操作權限，對操作員進行技術指導，對各操作員的工作情況進行協(xié)調和監(jiān)督檢查。
操作員發(fā)現(xiàn)不能使用某一自己所應具備的功能時，及時向系統(tǒng)操作員提出。
相同或相關崗位的操作員之間、操作員與系統(tǒng)操作員之間要多加強溝通與交流。
3、 站點調整問題
購買的站點是有限的，同時使用人數(shù)受到限制，大家在不用、或離開一段時間時一定要退出系統(tǒng)，便于其他人員使用。如果大家一上班就把站點打開，下班時再關掉，這樣再多站點也不夠用，同時由于你把站點打開了，別人使用你的名字進行操作后，其責任應由你承擔的。我們可從日志中查看到大家打開但不用的情況，如果一周內兩次出現(xiàn)1小時以上不用的，考核分在60分以下。
4、 幾種常用常見情況
如果大家看到“該模塊使用已超過最大數(shù)，并且使用時間已超過三個月”，請你及時與系統(tǒng)管理員聯(lián)系；
出現(xiàn)“你沒有操作權限”提示時，應及時與系統(tǒng)操作員聯(lián)系；
如果大家看到長時間“正在調用中間層”，請與系統(tǒng)維護員聯(lián)系。
有幾點大家要學會：一是通過PING命令來測試與服務器之間網(wǎng)絡是否是通的，其方法為：單擊開始----運行，錄入PING 10.10.0.X，看其運行狀況；二是登錄WIN98或WIN2000時一定要用指定用戶名及密碼，這樣服務器才會同意你訪問，給大家的用戶名不要隨意更改，密碼使用指定的；三是知道你的機器名及IP是多少，以后出現(xiàn)問題管理員會問你你的機器名或IP什么的。
三、 操作中需注意的幾點
物料的所有出入庫須及時錄入，這一點是根本原則，不要因為考慮與總帳一致或其他原因不處理。不論是借貨還是退貨、展覽用貨，只要是出入庫都要及時做單據(jù)。當然暫放的待檢出入庫不要做單據(jù)，這種情況如果時間較長，可以利用虛倉管理，遇到具體情況時與系統(tǒng)管理員溝通使用方式。
在未打算取消手工單據(jù)且領導未參與審核前，制單和審核可為同一人，逐步轉換到領導參與及取消手工情況下，另行制定單的審核要求。
各操作員應經(jīng)常使用公告板進行交流。將公告板設為啟動功能，每次開機后就進入到此功能，隨時收發(fā)信息，這樣避免因聯(lián)系不便造成工作延誤。這種信息主要發(fā)給本單位的相關人員。發(fā)給系統(tǒng)管理員（組長）的請在內網(wǎng)上進行（OA）。
四、 各系統(tǒng)的具體操作
所有系統(tǒng)的功能分處理功能和查詢功能，未加特別說明的，制作人同時為審核人。業(yè)務處理是通過制作、審核、修改各單據(jù)來實現(xiàn)的。
這里講的操作主要針對只購買采購、銷售、倉存、存貨核算系統(tǒng)及總帳報表系統(tǒng)的，成本核算、工資、固定資產(chǎn)、現(xiàn)金管理等具有一定的獨立性，另行說明。
1、 采購系統(tǒng)
采購申請單 如果已經(jīng)使用BOM的單位盡可能使用采購申請單的外購配套錄入進行，沒有使用計劃系統(tǒng)和BOM功能的單位可不錄入采購申請單。
采購申請單由采購計劃人員錄入。
采購訂單 制作采購申請單的單位，采購訂單需關聯(lián)采購申請單制作，采購訂單數(shù)量不得超過申請單數(shù)量；不需制作采購申請單的單位采購訂單手工錄入。
采購訂單必須錄入價格。嚴格說來，沒有價格的訂單不能向對方訂貨，不能稱其為訂單（合同）。如果有少量的訂單在制作時不能確定價格，在備注中要說明情況，在財務人員月底核算時要向其說明實際談定的價格。
采購訂單由采購人員制作，可設定單據(jù)套打打印成合同形式。
收貨通知單 收貨通知單作為檢驗單使用，收貨通知建議原則上由誰收到貨物就由誰制作。制作必須準確及時。本來供應商送來貨后，需有人收貨并給簽收送貨單，此處收貨通知單可與送貨單聯(lián)系起來。
退貨通知單 退貨通知單由質檢人員制作。退貨通知單只針對未入庫的退貨情況（已入庫退貨的，由倉庫保管根據(jù)有關退貨說明關聯(lián)原入庫單制作）。退貨通知只能手工錄入，不要關聯(lián)收貨通知單或外購入庫單。由于有了退貨后，供應商會再送合格品來，而送來后的收料通知單要關聯(lián)采購訂單，而采購訂單數(shù)量又已經(jīng)被關聯(lián)且關閉了，所以此時需要系統(tǒng)操作員更改系統(tǒng)設置項“已關閉采購訂單可追加執(zhí)行”，此項應用后，應立即修改還原。
外購入庫單 外購入庫單分倉庫由倉庫保管根據(jù)收貨通知單制作，輸入時應將電腦入庫單號寫在手工單上，以便查對。
外購入庫單應關聯(lián)收貨通知單錄入，退貨紅字入庫單關聯(lián)原外購入庫單錄入。
除辦公用品外，原則上所有外購物料均需入庫，部分物料實際未通過倉庫，但根據(jù)管理需要，仍須辦理出入庫手續(xù)：
由客戶自購的部分物料，包含在銷售合同總額中，將發(fā)票拿到公司來報銷的，也須辦理出入庫手續(xù)。程序視同實際外購一樣辦理。這樣避免銷售合同(訂單)看起來未執(zhí)行完，開發(fā)票時金額不全，造成應收款流失。
采購員要了解入庫單上供應商與發(fā)票供應商的情況，兩處供應商名稱應完全一致。特殊情況的，要在采購訂單制作時就要注意，名稱應以采購發(fā)票名稱為準。
外購入庫中有需要進行序列號管理的，入庫前就需將序列號編好，不然不能制作入庫單。
采購發(fā)票 采購發(fā)票關聯(lián)外購入庫單制作并審核。采購發(fā)票必須有對應的入庫單（含紅字），且入庫單上的品種、數(shù)量、供應商名稱、金額等須與手工入庫單一致。
采購發(fā)票和銷售發(fā)票均有兩個號碼，一個自動生成的，一個實際的號碼。這樣的目的是為了能顯示實際號碼，又不改動“單據(jù)號可手工錄入”選項。
不論出現(xiàn)什么原因，電腦中發(fā)票的合計數(shù)一定要與手工的發(fā)票金額一致，這個一致可以是多張電腦發(fā)票金額合計與手工發(fā)票一致，但發(fā)票上的供應商必須為同一單位。
已經(jīng)入庫后退貨的，須由提貨人（供應商）在退貨單上簽字，保管員據(jù)此制作紅字入庫單，紅字入庫單關聯(lián)原入庫單，無原單的方可手工錄入。這種情況千萬不可制作出庫單。
如果退貨和補貨同時進行，且數(shù)量一致，在管理上沒有特殊要求的情況下，可不進行補入及沖紅處理。
實際操作過程可能會出現(xiàn)來的發(fā)票數(shù)量金額為以前入庫單的一部分或一張入庫單的一部分與其他入庫單之和，這種情況要拆單處理，即將原入庫單拆為幾張來與發(fā)票核銷。那么一張入庫單就變成了N張，分別1/N、2/N。這個主要由發(fā)票審核人員來處理。
拆單之后原來數(shù)量精度為0的拆后出現(xiàn)數(shù)量精度為---1，此時要在物料中將精度改為—1。
如果發(fā)票已到貨未到，由于沒有外購入庫單不能審核發(fā)票，所以在物流系統(tǒng)中不能制作憑證，但單位一般又想先抵扣進項稅，此時可以制作“借：在途物資/應交稅金-進項，貸：應付帳款或銀行存款”，待貨物入庫時作“借：原材料，貸在途物資即可。當然如果貨與票在一個月內到達或發(fā)票不用于抵扣，可以考慮將發(fā)票壓一壓。
2、 銷售系統(tǒng)
銷售訂單 本軟件中的銷售訂單有銷售合同及發(fā)貨通知單（手工為發(fā)貨單）的雙重作用。我們可以考慮將銷售訂單視作合同，將其格式設為合同樣式，其制作需關聯(lián)應收系統(tǒng)中的銷售合同。
同時制合同和訂單，看起來重復了一些勞動，但我認為是很有意義的一件事。合同在應收款系統(tǒng)到時可以反映發(fā)票、收款及合同綜合情況；訂單可以清晰地反映折扣情況、分業(yè)務員及分區(qū)域訂單情況。同時做了訂單之后，發(fā)貨按照訂單或發(fā)貨通知單發(fā)后，再根據(jù)發(fā)票與銷售出庫單核銷，在銷售系統(tǒng)中可以反映訂單、發(fā)貨及發(fā)票情況一覽表。這些表非常實用。
由于應收屬財務系統(tǒng)其主要反映的是財務信息，訂單屬于物流系統(tǒng)其主要反映的是物流信息，各有所長。
銷售內勤人員制作銷售訂單。訂單制作人員要熟悉合同情況，在發(fā)貨時間處填寫實際要求發(fā)日期。如果購買有計劃系統(tǒng)，交貨日期還要結合到MRP計算時使用。
銷售訂單的價格要認真輸入，不要將總額弄成與合同上一致就行了，這樣不利于查看各成品的實際銷售情況，例如某某產(chǎn)品年平均銷價情況、年銷售毛利等等，到開發(fā)票時也很不方便。銷售訂單上的單價為公司報價，實際成交價為折后單價，這兩處單價都要填寫完整。由于折扣處只認正數(shù)不認負數(shù)，所以在出現(xiàn)加價合同時要將價格處改為實際價，此時折后價格與單價一致。
考慮折扣價對考核業(yè)務員業(yè)績，計算業(yè)務員提成很方便，對公司總的看價格趨勢也很有用。
在出現(xiàn)金額合計與折后合計（實際合同額）不一致情況時，不要將差額攤到部分產(chǎn)品上，而應按比例大約攤到所有產(chǎn)品上，這樣更能反映實際情況，銷售利潤毛利表更加真實。
銷售訂單上的單價默認為基礎資料中的銷售單價，為了方便訂單的輸入，此數(shù)據(jù)須及時補充更新。更新數(shù)據(jù)由銷售訂單制作人員負責。
發(fā)貨通知單 發(fā)貨通知單主要用于銷售訂單中含有虛擬物料BOM單展開使用。如果用銷售訂單控制發(fā)貨出現(xiàn)發(fā)貨時間不易控制時，可以啟用發(fā)貨通知單作為發(fā)貨的依據(jù)。
銷售出庫單 銷售出庫單由倉庫保管根據(jù)銷售訂單或發(fā)貨通知單關聯(lián)制作。出庫單在實物出庫時制作。
銷售出庫單平常只能關聯(lián)銷售訂單制作，有些情況不能關聯(lián)銷售訂單的，如制作紅字銷售出庫單、確實無銷售訂單的，由制作人員向系統(tǒng)操作員說明有關情況，系統(tǒng)操作員調整選項后制作。
出現(xiàn)已銷售貨物退庫的情況，貨物送到倉庫后應制作紅字出庫單，紅字出庫單原則上應關聯(lián)原出庫單，無原單的方可手工錄入。
銷售發(fā)票 銷售發(fā)票要輸入電腦，錄入發(fā)票時關聯(lián)合同。審核銷售發(fā)票必須有對應的銷售出庫單(含紅字)，無銷售出庫單的銷售發(fā)票在應收系統(tǒng)中制作。
銷售發(fā)票的制作在技術上與采購發(fā)票類似。有時也存在拆單的情況。
銷售過程中有少量的未發(fā)貨就先開發(fā)票的情況，這種情況嚴格來說是不應做銷售收入入帳的，只是在計算銷項稅時考慮稅金而已。但財務人員都適應了以開發(fā)票為做銷售收入為準，為了與稅務資料一致，也可以先在總帳系統(tǒng)中作一張憑證，“借：應收帳款，貸：收入/稅金”，在出庫時，再將發(fā)票在銷售系統(tǒng)中作一次，同時制作一張憑證，貸方一紅一藍。
3、 倉存系統(tǒng)
外購入庫單 外購入庫單的處理見上采購系統(tǒng)中的相關部分。
產(chǎn)品入庫單 產(chǎn)品含產(chǎn)成品和自制半成品。購買且已使用生產(chǎn)系統(tǒng)的，產(chǎn)品入庫單須關聯(lián)生產(chǎn)任務單制作，沒有生產(chǎn)任務單的可手工錄入產(chǎn)品入庫單。保管應在產(chǎn)品入庫手工單上填寫電腦編號。車間領取已入庫成品進行改進、返工、返修的，作為借貨處理。對于產(chǎn)品入庫單要把握一個原則：每月產(chǎn)品入庫數(shù)量（含紅字沖減后）與實際生產(chǎn)入庫數(shù)量一致，作為計件工資的基本依據(jù)，其他業(yè)務引起的出入庫不在此處理。
產(chǎn)品入庫單中物料有需序列號管理的，入庫前需編好序列號。
委外加工入庫單參照產(chǎn)品入庫單。
只有外購入庫單才能鉤對審核，委外入庫單不能與發(fā)票鉤對審核。但其可制作費用發(fā)票。？？？？
其他入庫單 指除上述外的入庫業(yè)務，不包含銷售退庫、領料退庫、借貨退庫、盤盈入庫等。
需要指出的是，保管人員在制作驗收入庫單據(jù)時，要注意分清外購入庫、委外入庫、產(chǎn)品入庫及其他入庫。
如果其他入庫有幾大種類，可以細分。
銷售出庫單 銷售出庫單的制作同銷售系統(tǒng)中的銷售出庫單
生產(chǎn)領料單 生產(chǎn)用料的領取結合物資倉庫的具體管理模式進行。倉庫保管要保證將領料單及時輸入電腦，使得倉庫實存數(shù)據(jù)與電腦保持一致。生產(chǎn)領料單可以結合計劃系統(tǒng)使用，手工領料單在輸入電腦后在單據(jù)上要注明電腦編號。
使用BOM后，生產(chǎn)領料凡BOM中含有的，不得手工錄入，直接根據(jù)投料單就可制作完成；手工錄入部分必須有相應的手工簽字程序，這道程序在電腦中未能完成審核之前，須有手工批單并保管好。
購買成本管理系統(tǒng)的用戶，在輸入生產(chǎn)領料單時，必須輸入成本對象，以便成本核算。
委外加工領料單 用于外協(xié)發(fā)出的貨物都輸入到委外加工領料單中，不作為生產(chǎn)領料單，外協(xié)發(fā)出要與生產(chǎn)任務單結合起來使用。？？？？
其他出庫單 除上述外的出庫歸到其他出庫中，具體指開發(fā)用料、辦公用料、借貨、其他用料等。
根據(jù)需要可將其他出庫單類型直接分為幾種類型：開發(fā)出庫、借貨出庫等
借貨由倉庫保管根據(jù)借貨單手工錄入，歸還時不作入庫，而做紅字其他出庫單。借貨單有客戶的寫客戶，沒有的寫借貨人部門?；A資料中沒有的客戶可不增加，只在備注中注明為某一單位借即可。
其他單據(jù) 倉庫保管要按照有關流程要求按期盤點，將盤點結果制成庫存調整單，同時將盤點結果報物資主管。
保管之間制作調撥單時，要相互通知，由調入倉庫制作，調出倉庫審核。
五、 其他
各操作員遇到的問題請和困難記錄下來，及時與系統(tǒng)操作員聯(lián)系或與相關人員交流解決。
出現(xiàn)輸入時間滯后補輸單據(jù)時，如果輸入日期與單據(jù)實際發(fā)生日期不一致且分屬兩個月份時，業(yè)務日期的輸入要向系統(tǒng)操作員請示。
各相關操作員要隨時查看已下采購訂單長期未達貨的情況、已作收貨通知單長期未入庫情況、已下銷售訂單長期未發(fā)貨情況等等。
各系統(tǒng)中有一系列的管理用報表，如：采購訂單執(zhí)行情況表、銷售訂單執(zhí)行情況表、庫存情況表、外購入庫情況表、庫齡表等等，可隨時參考使用。
為了讓大家對整個系統(tǒng)有個全面的認識，提供了一個演示帳套，帳套名為：工業(yè)演示帳套，用戶AAA（用戶名不分大小寫），密碼為空。由于AAA具有很大的權限，大家可以在此隨意使用增加/修改/刪除等功能。
凡是上面所述中提到的必須以**錄入的，你用其他方式錄入時都不通過，此時你須向系統(tǒng)操作員申請解除錄入控制，待錄入審核完成再行控制。以后大家形成了習慣，大部分控制會放松。
大家不要只看自已所使用的系統(tǒng)，其他系統(tǒng)中也有相關的內容，結合到本辦法，大家在系統(tǒng)中仔細揣摩一定會有不小的收獲。大家在工作中有什么意見和建議請及時提出來，以便解決。
