關(guān)于會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范中幾個問題的探討
一、可不可以用圓珠筆填制記帳憑證？
一般認(rèn)為，填制記帳憑證應(yīng)用藍(lán)黑墨水書。而《會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》中只規(guī)定了登記帳簿要用藍(lán)黑墨水或者碳素墨水書寫，不得使用圓珠筆或者鉛筆書寫，并沒有明確規(guī)定填制記帳憑證用什么筆書寫。這是否意味著，填制記帳憑證可以用其他的筆書寫呢？
在1975年財政部、輕工業(yè)部（75）財企字179號、（75）輕一字54號文《關(guān)于使用圓珠筆填寫會計(jì)憑證的通知》一文中提到：“近幾年來，圓珠筆的質(zhì)量已有很大的提高，在耐曬、滲化、耐水等方面性能較好。根據(jù)這一情況，我們意見，今后會計(jì)憑證，除銀行管理各單位的單寫支票和儲蓄、取款憑條外，不論單寫或套寫，都可使用圓珠筆書寫。但會計(jì)帳簿仍應(yīng)用藍(lán)墨水書寫。”此文至今仍為有效。文件中的會計(jì)憑證當(dāng)然是指原始憑證和記帳憑證。本人認(rèn)為，作為會計(jì)基礎(chǔ)工作的規(guī)范應(yīng)明確填制會計(jì)憑證應(yīng)使用藍(lán)黑墨水筆或圓珠筆書寫，不然會引起誤解。因?yàn)椴患右悦鞔_的話，則會被認(rèn)為也可以使用任何筆書寫，包括鉛筆。
二、記帳憑證分類所帶來的問題。
《會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》關(guān)于記帳憑證的分類規(guī)定：“記帳憑證可以分為收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)帳憑證三類，也可以使用通用記帳憑證。”大多企業(yè)實(shí)際操作中也是這么分的。關(guān)于編號的方法規(guī)定：“可以按現(xiàn)金收付業(yè)務(wù)、銀行收付業(yè)務(wù)和轉(zhuǎn)帳業(yè)務(wù)三類編號，也可以按現(xiàn)金收入、現(xiàn)金支出、銀行收入、銀行支出和轉(zhuǎn)帳五類進(jìn)行編號。”大多數(shù)企業(yè)也是按這個規(guī)定這么做的。但這里存在二個問題：一是手工填制的憑證按此分類分為三類，即收、付、轉(zhuǎn)，在填制憑證時，現(xiàn)金收入和銀行收入使用同一類的收入憑證，現(xiàn)金支出和銀行支出使用同一類的支出憑證，使得從表面上無法明顯區(qū)分，給工作帶來不便。如果部分企業(yè)自行印制記帳憑證分為五種類型，則又與《會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》憑證分類的規(guī)定不符。二是在目前幾乎所有的會計(jì)電算化軟件中，如果按現(xiàn)金收入、現(xiàn)金支出、銀行收入、銀行支出和轉(zhuǎn)帳五類進(jìn)行編號，那么在就只能在軟件提供的設(shè)置憑證類型功能中按五種類型進(jìn)行分類。如果在軟件中按三種類型分類，則只能按三種類型編號，而不能按五種類型來編號。由于《會計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》規(guī)定：“輸入的記帳憑證格式和種類應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一會計(jì)制度的要求。”這樣按五種憑證類型分類也就不符合會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范的規(guī)定。甚至于有的地方財政部門在審驗(yàn)企業(yè)電算化代替手工記帳的過程中，認(rèn)為在電算化軟件中將憑證分類分為五種類型不符合會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范的規(guī)定要求而拒絕企業(yè)通過驗(yàn)收。所以本人認(rèn)為，《會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》關(guān)于記帳憑證的分類規(guī)定可改為：“記帳憑證可以分為收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)帳憑證三類，也可以分為現(xiàn)金收入、現(xiàn)金支出、銀行收入、銀行支出和轉(zhuǎn)帳五種類型，也可以使用通用記帳憑證。”以符合實(shí)際工作的需要。
三、可否多借多貸？
以前的會計(jì)記帳憑證規(guī)則和會計(jì)學(xué)原理中經(jīng)?？梢钥吹剑诰幹茣?jì)分錄時規(guī)定不得多借多貸，目前的大多會計(jì)類教材和制度、準(zhǔn)則中對此都沒有明確要求，而且在不少書中大量出現(xiàn)多借多貸的會計(jì)分錄。那編制會計(jì)分錄可否多借多貸呢？
《會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》只規(guī)定：“記帳憑證可以根據(jù)每一張?jiān)紤{證填制，或者根據(jù)若干張同類原始憑證匯總填制，也可以根據(jù)原始憑證匯總表填制。不得將不同內(nèi)容和類別的原始憑證匯總填制在一張記帳憑證上。”在上海市會計(jì)從業(yè)資格統(tǒng)一考試指定教材《會計(jì)基礎(chǔ)知識》中關(guān)于會計(jì)分錄表述為：“會計(jì)分錄分為簡單會計(jì)分錄和復(fù)合會計(jì)分錄兩種。凡是由一借一貸組成的會計(jì)分錄稱做簡單會計(jì)分錄；凡由一借多貸或一貸多借所組成的會計(jì)分錄稱做復(fù)合會計(jì)分錄。”由于大量會計(jì)具體準(zhǔn)則的推出，在一些具體的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)處理上，會計(jì)分錄的編制要涉及多借多貸的情況可能不可避免，如果一味否定多借多貸，反而使某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)得不到全面、清晰的反映。編制多借多貸的會計(jì)分錄大多應(yīng)為轉(zhuǎn)帳憑證，使用通用記帳憑證的，也可以包括現(xiàn)金或銀行存款科目。關(guān)鍵要掌握一個原則，即不得將不同內(nèi)容和類別的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)填制在一張記帳憑證上，這樣有利于通過一張記帳憑證集中反映某一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的全貌和來龍去脈。
四、只有一名會計(jì)和一名出納的單位稽核工作怎樣安排？
《會計(jì)法》規(guī)定：“出納人員不得兼任稽核、會計(jì)檔案保管和收入、支出、費(fèi)用、債權(quán)債務(wù)帳目登記工作。”《會計(jì)法》又規(guī)定：“各單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)業(yè)務(wù)的需要，設(shè)置會計(jì)機(jī)構(gòu)，或者在有關(guān)機(jī)構(gòu)中設(shè)置會計(jì)人員并指定會計(jì)主管人員；不具備設(shè)置條件的，應(yīng)當(dāng)委托經(jīng)批準(zhǔn)設(shè)立從事會計(jì)代理記帳業(yè)務(wù)的中介機(jī)構(gòu)代理記帳。”
但在現(xiàn)實(shí)工作中，小規(guī)模企業(yè)絕大部分都不單獨(dú)設(shè)置會計(jì)機(jī)構(gòu)，只是在有關(guān)機(jī)構(gòu)中設(shè)置會計(jì)人員，所以象這類企業(yè)中，只有一名會計(jì)和一名出納的情況相當(dāng)普遍，有的會計(jì)和出納人員還是兼職。如果出納人員不得兼任稽核，那也就意味著該單位的會計(jì)人員的工作無法得到審核。交通部曾在下發(fā)的會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范的文件中提到：只有一名會計(jì)和一名出納的單位，可以相互稽核。而這顯然又與《會計(jì)法》的要求相抵觸。財稅部門遇上此類情況，往往是就事論事，也拿不出具體的解決辦法和明確的意見。而且小規(guī)模企業(yè)的特點(diǎn)、形式各不相同，委托中介機(jī)構(gòu)代理記帳在實(shí)際工作中可能達(dá)不到這些單位的要求，現(xiàn)實(shí)上存在不少困難。
對于這個問題，本人認(rèn)為還是應(yīng)該本著實(shí)事求是的態(tài)度，對只有一名會計(jì)和一名出納的小規(guī)模企業(yè)，在其中可指定一名會計(jì)主管人員，會計(jì)工作可以由會計(jì)和出納相互稽核。實(shí)際上，會計(jì)稽核是為了達(dá)到加強(qiáng)內(nèi)部控制、防止舞弊的目的。只要工作安排合理，將不相容的工作相分離，實(shí)質(zhì)上就能起到相互牽制的作用，而不應(yīng)拘泥于表面形式。
五、出納員能不能填制記帳憑證？
《會計(jì)法》規(guī)定：“出納人員不得兼任稽核、會計(jì)檔案保管和收入、支出、費(fèi)用、債權(quán)債務(wù)帳目登記工作。”按此規(guī)定，可以認(rèn)為出納人員可以填制各類記帳憑證，也可以登記固定資產(chǎn)、材料帳目。出納員填制的記帳憑證主要是現(xiàn)金、銀行收付憑證。由于出納填制的憑證要經(jīng)審核和會計(jì)記帳，所以這也符合會計(jì)控制的要求。而且，出納員填制現(xiàn)金和銀行收付類憑證更適合于只有一名會計(jì)和一名出納的小規(guī)模企業(yè)，這有利于平衡會計(jì)業(yè)務(wù)的工作量。在這種情況下，出納填制的憑證由會計(jì)審核記帳，會計(jì)負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)帳憑證的填制，由出納員負(fù)責(zé)審核。
六、制度應(yīng)明確在電算化管理工作中對出納員的限止。
不論是在《會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》還是在《會計(jì)電算化工作規(guī)范》中，都沒有明文對出納員在會計(jì)電算化工作中的工作職責(zé)做出明確的限止。由于隨著時代的發(fā)展，會計(jì)人員的計(jì)算機(jī)水平不斷提高，一般的會計(jì)人員都可能具有相當(dāng)高的計(jì)算機(jī)水平，有的也可能具有專業(yè)水平。出納員是直接負(fù)責(zé)現(xiàn)金收付的崗位，出納員工作如果涉及電算維護(hù)，并有能力和機(jī)會觸及機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)和程序，那管理上必然會存在極大的安全隱患。所有，《會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》中應(yīng)有明文規(guī)定，出納員不得兼任電算維護(hù)工作。
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