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在很多情況下，都需要在保存文件時(shí)保留格式和允許文件共享。 法律文檔、新聞通訊和簡(jiǎn)歷就是很好的例子。 使用 Microsoft Office Word 2007，您可以將文檔輕松另存為便攜式文檔格式 (PDF)，而無(wú)需任何第三方軟件。

PDF 文檔確保當(dāng)您聯(lián)機(jī)或打印查看文件時(shí)，文件完全保留所需格式，并且，無(wú)法輕易更改文件中的數(shù)據(jù)。專業(yè)打印機(jī)通常選擇接受 PDF 文檔。

起步需要：

1、從 Microsoft 下載并安裝免費(fèi)的“另存為 PDF 或 XPS 加載項(xiàng)”。 （英文鏈接；可從提供多種語(yǔ)言的此頁(yè)面下載）

下載頁(yè)面：

1．SaveAsPDFandXPS.exe下載頁(yè)面 http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=zh-cn&FamilyID=4d951911-3e7e-4ae6-b059-a2e79ed87041

2．SaveAsPDF.exe下載頁(yè)面 http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=F1FC413C-6D89-4F15-991B-63B07BA5F2E5&displaylang=zh-cn

2、打開您要以 PDF 文檔發(fā)布的文檔。

3、單擊屏幕左上角的“Microsoft Office”按鈕，指向“另存為”旁邊的箭頭，然后單擊“PDF 或 XPS”（圖 1）。

5、單擊“選項(xiàng)”按鈕設(shè)置發(fā)布屬性，然后單擊“確定”（圖 2）。

 將文件作為 PDF 文檔發(fā)布在目前已經(jīng)非常普遍。 在以前版本的 Office 中，您必須借助昂貴的第三方工具才能執(zhí)行此操作。 而現(xiàn)在，除了 Word 2007 外，Microsoft Office Excel 2007、Publisher 2007、PowerPoint 2007、Access 2007、OneNote 2007 和 Visio 2007 中都采用了這一新功能。除了 PDF 外，這些程序均可以以 XML 紙張規(guī)范 (XPS) 格式保存或發(fā)布文件，這有助于確保您能廣泛共享文檔。