實驗七 開發(fā)計劃與項目管理
一、 實驗?zāi)康?/p>
1． 了解IT項目管理的基本概念和項目管理核心領(lǐng)域的一般知識；
2． 初步掌握Microsoft Project項目管理應(yīng)用。
二、 實驗環(huán)境
安裝有Microsoft Project Professional 2003軟件的計算機。
三、 背景知識
1．所謂項目管理。
項目管理是指對于一個項目要實現(xiàn)的目標(biāo)，所要執(zhí)行的任務(wù)與進(jìn)度及資源所做的管理，它包含了如何制定目標(biāo)、安排日程，以及跟蹤及管理等。
項目管理也可以定義為：將知識、工具和技術(shù)應(yīng)用于項目的各項活動中，以實現(xiàn)或超過項目干系人的要求和期望(PMBOK)。這一定義不僅強調(diào)了使用專門的知識和技能，還強調(diào)項目管理中各參與人的重要性。圖6-7是項目管理概念的框架示意圖，其中的關(guān)鍵要素包括項目干系人、項目管理知識領(lǐng)域以及項目管理工具和技術(shù)。
圖 6- 7項目管理框架
圖6-7中，項目干系人(相關(guān)人員)是指參與項目或受項目活動影響的個人和組織，包括項目發(fā)起人、項目組、協(xié)助人員、顧客、使用者、供應(yīng)商，甚至是項目的反對人。人們的需要和期望在項目開始直至結(jié)束都是非常重要的。
知識領(lǐng)域是指項目經(jīng)理必須具備的一些重要的知識和能力。圖6-7的中間表示項目管理的九大知識領(lǐng)域。
項目管理的四大核心知識領(lǐng)域是指范圍、時間、成本和質(zhì)量，這是因為在這幾個方面會形成具體項目的項目目標(biāo)。
· 項目范圍管理(SM)是確定和管理為成功完成項目所要做的全部工作。
· 項目時間管理(TM)包括項目所需時間的估算，制定可以接受的項目進(jìn)度計劃，并確保項目的及時完工。
· 項目成本管理(CM)包括項目預(yù)算的準(zhǔn)備和管理工作。
· 項目質(zhì)量管理(QM)是要確保項目滿足明確約定的或各方默認(rèn)的需要。
四大項目管理輔助知識領(lǐng)域包括人力資源管理、風(fēng)險管理和采購管理。之所以稱其為輔助知識領(lǐng)域，是因為項目目標(biāo)是通過他們來實現(xiàn)的。
· 項目人力資源管理(HM)關(guān)心的是如何有效地利用參與項目的人。
· 項目溝通管理(COM)包括產(chǎn)生、收集、發(fā)布和保存項目信息。
· 項目風(fēng)險管理(RM)包括對項目相關(guān)的風(fēng)險進(jìn)行識別、分析和應(yīng)對。
· 項目采購管理(PM)是指根據(jù)項目的需要從項目執(zhí)行組織外部獲取和購進(jìn)產(chǎn)品和服務(wù)。
Project為項目管理提供了靈活的協(xié)作計劃與項目追蹤的能力，并且可以將項目的所有信息有效地傳達(dá)給項目有關(guān)的人員。
Project可以從所有項目管理九個知識領(lǐng)域的角度來幫助用戶實施項目管理，但它主要還是用來輔助項目范圍、時間、成本、人力資源和溝通的管理。而用戶能用好Project工具的條件是，他必須理解項目管理的基本概念。
Project能夠?qū)崿F(xiàn)的項目管理的部分功能包括：
1)范圍管理：使用的是WBS技術(shù)。Project能方便地對項目進(jìn)行分解，且項目分解的層次可達(dá)到5萬個以上，還可以在任何層次上進(jìn)行各種信息的匯總。
2)時間管理：使用的最主要技術(shù)就是關(guān)鍵路徑法(CPM)。Project最強大的功能就是進(jìn)度計劃管理，它為用戶提供了多種方法，以在已經(jīng)分解的工作任務(wù)之間建立相關(guān)性，按CPM的規(guī)則計算每個任務(wù)和項目的開始、完成時間，每個任務(wù)的時差，自動計算并指出關(guān)鍵路徑。Project中還提供了其他多種時間管理的方法，如甘特圖、網(wǎng)絡(luò)圖、日歷圖等，并且能夠?qū)崿F(xiàn)項目的動態(tài)跟蹤。
3)成本管理：“自底向上費用估算”技術(shù)使得項目費用的估算更為準(zhǔn)確， Project還可以與其他技術(shù)結(jié)合，用掙得值評價技術(shù)對項目進(jìn)展進(jìn)行評價。
4)人力資源管理：包括“責(zé)任矩陣”、“資源需求直方圖”、“資源均衡”等，它可以幫助用戶做好資源的合理分配，進(jìn)行資源的工作量、成本、工時信息的統(tǒng)計等工作。
5)溝通管理：豐富的視圖和報告為項目中的不同人員提供了所需的信息， Project Central和電子郵件則為溝通提供了渠道。項目經(jīng)理可以通過這兩個渠道來分配任務(wù)，更新任務(wù)信息，詢問或上報任務(wù)完成情況。
6)集成管理：就是對整個項目的范圍、時間、費用、資源等進(jìn)行綜合管理和協(xié)調(diào)，而Project是一個良好的項目集成管理工具。
事實上，Project并沒有覆蓋項目管理的全部技術(shù)，但它的確包含了項目管理的多方面的、重要的技術(shù)和方法。使用Project，能夠改善項目管理的過程，提高管理水平，更好地實現(xiàn)項目的目標(biāo)。
（1） Project范圍管理：
（1） 創(chuàng)建一個新的項目文件。
為創(chuàng)建一個新的項目文件，可按以下步驟執(zhí)行：
步驟1：進(jìn)入Project系統(tǒng)。從“文件”菜單中單擊“新建”命令，屏幕顯示空白項目操作界面。
步驟2：從“項目”菜單中單擊“項目信息”命令，彈出“項目信息”對話框，如圖6-8所示。
圖 6- 8 “項目信息”對話框
可以在“項目信息”對話框中設(shè)置項目日期、選擇日歷和瀏覽項目統(tǒng)計信息。項目的默認(rèn)日期就是創(chuàng)立文件的日期。默認(rèn)的文件名是項目l，項目2，以此類推。
步驟3：在“開始日期”的文本框中輸入或選擇日期，例如2004年1月31日，然后單擊“確定”按鈕。保留當(dāng)前日期作為默認(rèn)值。
步驟4：從“文件”菜單中單擊“屬性”命令,在“項目屬性”的“摘要”對話框中輸入項目標(biāo)題、主題、作者、經(jīng)理、單位等：在“標(biāo)題”文本框中輸入“項目跟蹤數(shù)據(jù)庫項目”，在“作者”文本框中輸入你的姓名等，單擊“確定”。
步驟5：從“文件”菜單中單擊“保存”命令。在文件名框中輸入dbscope,在預(yù)先設(shè)置好的文件夾中保存dbscope文件。
(2)創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)
可以將項目任務(wù)輸入Project，從而形成一個工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)。在使用 Project之前應(yīng)先創(chuàng)建WBS，這樣可以更容易地將任務(wù)輸入到Project的工作表格中。利用表6-1中的信息來為“項目跟蹤數(shù)據(jù)庫”項目創(chuàng)建WBS圖，操作步驟如下：
步驟1：打開“項目跟蹤數(shù)據(jù)庫”項目文件dbscope。
步驟2：從第一行開始，在工作表格的“任務(wù)名稱”欄中，按表6-1中的內(nèi)容順序輸入30個任務(wù)的名字。如果偶然跳過了一項任務(wù)，可以選擇“插入”菜單的“新任務(wù)”命令，得到空白行并輸入內(nèi)容。
表6-1項目跟蹤數(shù)據(jù)庫的任務(wù)
|
序號 |
任務(wù) |
序號 |
任務(wù) |
|
l 2 3 4 5 6
7 8 9 10 ll 12 13 14 15 |
項目啟動 啟動任務(wù) 與項目發(fā)起人的啟動會議 研究類似項目 草擬項目要求 同發(fā)起人和其他項目干系人一起檢查項目要求 制訂項目章程 簽署合同 編制任務(wù)計劃 創(chuàng)建WBS 估算工期 分配資源 決定任務(wù)關(guān)系 輸入成本信息 預(yù)覽甘特圖和PERT圖
|
16 17 18 19 20 2l
22 23 24 25 26 27 28 29 30 |
同項目干系人一起檢查計劃 執(zhí)行任務(wù) 分析任務(wù) 設(shè)計任務(wù) 執(zhí)行任務(wù) 控制任務(wù)
狀態(tài)報告(作為循環(huán)任務(wù)輸入) 輸入項目實際信息 瀏覽報告 如果有必要，調(diào)整計劃 結(jié)束任務(wù) 準(zhǔn)備最后項目報告 向項目干系人提交最后項目 總結(jié)項目經(jīng)驗和教訓(xùn) 項目結(jié)束 |
步驟3：調(diào)整任務(wù)名稱欄的大小，顯示任務(wù)欄內(nèi)全部內(nèi)容。
這種WBS分離任務(wù)是以項目啟動、計劃、執(zhí)行、控制和收尾這樣的項目過程為基礎(chǔ)的。WBS應(yīng)該包括項目要求的所有工作，而不是僅僅包括那些需要執(zhí)行的任務(wù)。
對于一個實際項目來說，為了更好地描述制造項目產(chǎn)品所包含的工作，應(yīng)該提供更多的有關(guān)執(zhí)行任務(wù)的具體細(xì)節(jié)。例如，任務(wù)分析也許要包括數(shù)據(jù)庫實體關(guān)系圖，以及用戶界面開發(fā)的指導(dǎo)思想。設(shè)計任務(wù)也許包括準(zhǔn)備原型、考慮用戶反饋、錄入數(shù)據(jù)和測試數(shù)據(jù)庫。執(zhí)行任務(wù)也許包括安裝新的硬件和軟件、培訓(xùn)用戶、以及項目文件歸檔等。
(3)創(chuàng)建摘要任務(wù)
WBS任務(wù)輸入之后，第二步是創(chuàng)建摘要任務(wù)。本例中的摘要任務(wù)就是表中的任務(wù)2(啟動任務(wù))、9(計劃任務(wù))、17(執(zhí)行任務(wù))、2l(控制任務(wù))和26(結(jié)束任務(wù))?？梢杂猛怀龅娘@示方式來創(chuàng)建摘要任務(wù)，同時相應(yīng)的子任務(wù)呈現(xiàn)縮排形式。
創(chuàng)建摘要任務(wù)的操作步驟是：
步驟1：縮排任務(wù)3至任務(wù)8，將它們標(biāo)識為子任務(wù)。從任務(wù)3的文本開始，按住鼠標(biāo)左鍵并拖動至任務(wù)8的文本，選中這6行任務(wù)文本。
步驟2：在格式工具欄上單擊“降級”按鈕，子任務(wù)(任務(wù)3至任務(wù)8)就被縮排了，注意此時任務(wù)2自動變?yōu)楹隗w，標(biāo)志它是一項摘要任務(wù)，同時甘特圖中的摘要任務(wù)符號也由藍(lán)線變?yōu)閹Ъ^的黑線，表示任務(wù)開始和結(jié)束日期。
步驟3：接著，按相同步驟，為任務(wù)9、17、2l和26創(chuàng)建子任務(wù)和摘要任務(wù)。即縮排任務(wù)10到16；縮排任務(wù)18到20；縮排任務(wù)22到25；縮排任務(wù)27到29。也可以對一項任務(wù)使用“升級”按鈕，把它從子任務(wù)改變?yōu)檎蝿?wù)?？梢允褂肨ab鍵和Alt+Tab鍵來對任務(wù)進(jìn)行降級和升級。
在完成任務(wù)輸入，創(chuàng)建摘要任務(wù)和子任務(wù)之后，項目文件如圖6-9所示。
圖 6- 9顯示所有任務(wù)、區(qū)分摘要任務(wù)和子任務(wù)的項目文件
（2） Project時間管理
2、 根據(jù)模擬的題目輸入任務(wù)工期。
使用項目時間管理功能的第一步，是輸入任務(wù)工期或者任務(wù)開始的特定日期。輸入的工期和特定日期將會自動更新甘特圖。如果要做關(guān)鍵路徑分析，還必須設(shè)置任務(wù)之間的依賴關(guān)系。在輸入任務(wù)工期和依賴關(guān)系之后，就能看到PERT圖和關(guān)鍵路徑信息。
(1)輸入任務(wù)工期
每輸入一個任務(wù)，Project會自動分配一個默認(rèn)的工期“l天”。要想改變默認(rèn)工期，可在“工期”欄目中輸入任務(wù)估計工期。工期長度單位符號包括：
d=天
w=星期
m=分鐘
h=小時
例如，若一個任務(wù)工期為1個星期，可以在工具欄中輸入1w等。
輸入時間估計和工期必須遵守下列規(guī)則：
1)不要為摘要任務(wù)輸入工期，摘要任務(wù)工期是基于子任務(wù)工期自動計算的。
2)要把一個任務(wù)標(biāo)記為里程碑，可對其輸入零工期。
3)對于周期性任務(wù)，例如每周的會議，每月的狀態(tài)報告等，可從“插入”菜單中選擇“周期性任務(wù)”命令，輸入任務(wù)名稱和工期。Project將會根據(jù)項目工期和要求發(fā)生的周期性任務(wù)的數(shù)量自動插入于任務(wù)的恰當(dāng)位置。
4)可以輸入一項活動的開始日期和結(jié)束日期來代替輸入工期。
接著，在“項目跟蹤數(shù)據(jù)庫”項目中設(shè)置任務(wù)日期，創(chuàng)建一個周期性任務(wù)和輸入日期。首先將任務(wù)22的“狀態(tài)報告”作為周期性任務(wù)。其次，為其他任務(wù)輸入工期。
將任務(wù)22(狀態(tài)報告)設(shè)置為周期性任務(wù)的操作步驟是：
步驟1：在“任務(wù)名稱”欄中單擊“狀態(tài)報告”，選擇任務(wù)22。單擊“插入”菜單中的“周期性任務(wù)”命令，彈出“周期性任務(wù)信息”對話框，如圖6-10所示。
圖 6- 10 設(shè)置“周期性任務(wù)信息”
步驟2：在“任務(wù)名稱”文本框中輸入“狀態(tài)報告”，在“工期”文本框中輸入l小時，在“重復(fù)發(fā)生方式”組中選擇每周，從每周下拉列表中選擇“每一”，在日期選項中選擇“周三”，在“重復(fù)范圍”框中輸入從“2004年1月31日”到“2004年5月28日”。
步驟3：單擊“確定”。Project在“任務(wù)名稱”這一欄中插入了一個新的“狀態(tài)報告”子任務(wù)。注意這一新的子任務(wù)是粗體，且在任務(wù)名稱左邊有一個加號和提示標(biāo)記。
步驟4：右鍵單擊第二個狀態(tài)報告子任務(wù)的序號(任務(wù)40)并選擇“刪除”命令，刪除原來的狀態(tài)報告任務(wù)，這樣就只有一個狀態(tài)報告子任務(wù)，即循環(huán)任務(wù)。
這時，屏幕顯示如圖6-ll所示。注意到循環(huán)任務(wù)在甘特圖上顯示出相應(yīng)的日期?？蓴U展和折疊時間刻度，來查看循環(huán)任務(wù)。
圖 6- 11 設(shè)置了循環(huán)任務(wù)的項目文件
根據(jù)表6-2給出的信息，錄入其他任務(wù)的工期。因為已經(jīng)錄入了循環(huán)任務(wù)的工期，循環(huán)任務(wù)自動地往各周項目狀態(tài)報告里增加了幾行(23行到39行)。
單擊表格中“工期”列的相應(yīng)行，可鍵入任務(wù)工期。例如第一項任務(wù)，就錄入0d，然后回車。
表6.2 項目跟蹤數(shù)據(jù)庫任務(wù)的工期
|
序號 |
任務(wù) |
工期(天) |
前置任務(wù) |
|
l
4 5 6 7 8 9 lO ll 12 13 14 15 16 17 18 19 20 2l 22～39 40 4l 42 43 44 45 46 47 |
項目啟動 啟動任務(wù) 與項目發(fā)起人的啟動會議 研究類似項目 草擬項目要求 同發(fā)起人和其他項目干系人檢查項目要求 制訂項目章程 簽署合同 編制任務(wù)計劃 創(chuàng)建WBS 估算工期 分配資源 決定任務(wù)關(guān)系 輸入成本信息 預(yù)覽甘特圖和PERT圖 同項目干系人一起檢查計劃 執(zhí)行任務(wù) 分析任務(wù) 設(shè)計任務(wù) 執(zhí)行任務(wù) 控制任務(wù) 狀態(tài)報告(作為循環(huán)任務(wù)輸入) 輸入項目實際信息 預(yù)覽報告 如果有必要，調(diào)整計劃 結(jié)束任務(wù) 準(zhǔn)備最后項目報告 向項目干系人提交最后項目 總結(jié)項目經(jīng)驗和教訓(xùn) 項目結(jié)束 |
O
l 5 3 l l O
5 5 4 2 3 l l
20 30 20
60 60 l
3 l 2 0 |
1 l 3 4 5 6 7 8 8 10 10 lO lO 13 11,12,13,15 16 16 18 19 8 8 8 8 8 20 20 44 45 46 |
(2)任務(wù)依賴關(guān)系
要想用Project自動調(diào)整進(jìn)度計劃并進(jìn)行關(guān)鍵路徑分析，則必須確定任務(wù)之間的依賴關(guān)系。Project提供了創(chuàng)建任務(wù)依賴關(guān)系的3種方法：第一，使用“常用”工具欄的“鏈接任務(wù)”按鈕；第二，使用數(shù)據(jù)錄入表中的前置任務(wù)列；第三，在甘特圖上單擊并拖動具有依賴關(guān)系的任務(wù)符號。
如果用“鏈接任務(wù)”按鈕創(chuàng)建依賴關(guān)系，則先選中相互關(guān)聯(lián)的任務(wù)，再單擊“鏈接任務(wù)”按鈕。例如，如要創(chuàng)建任務(wù)1與任務(wù)2之間的完成-開始依賴關(guān)系，可單擊l行任一單元格，并拖到第2行，然后單擊“鏈接任務(wù)”按鈕，默認(rèn)的鏈接方式就是“完成-開始”。在“項目跟蹤數(shù)據(jù)庫”的例子中，所有任務(wù)都采用這種依賴關(guān)系。
當(dāng)用數(shù)據(jù)錄入表中的“前置任務(wù)”列創(chuàng)建依賴關(guān)系時，需要輸入相關(guān)信息。可在數(shù)據(jù)錄入表的“前置任務(wù)”列中鍵入前置任務(wù)的任務(wù)行號。例如，表6.2中的任務(wù)2的前置任務(wù)的行號為l，則在“前置任務(wù)”列中的相應(yīng)位置錄入l，表示任務(wù)2在到任務(wù)l結(jié)束后才能開始。
也可以在甘特圖上單擊并拖動具有依賴關(guān)系的任務(wù)符號來創(chuàng)建任務(wù)依賴關(guān)系。例如，單擊任務(wù)1的里程碑符號，按住鼠標(biāo)按鈕，并拖到任務(wù)2的摘要任務(wù)欄符號以創(chuàng)建依賴關(guān)系。
下一步，使用表6-2中的信息為所示的任務(wù)錄入前置任務(wù)。通過在“前置任務(wù)”列中錄入前置任務(wù)，就創(chuàng)建了一些依賴關(guān)系；其他依賴關(guān)系是用“鏈接任務(wù)”圖標(biāo)創(chuàng)建的。
為鏈接任務(wù)和建立依賴關(guān)系，可按以下步驟操作：
步驟1：調(diào)整屏幕拆分條，顯示出“前置任務(wù)”列。
步驟2：單擊任務(wù)2的前置任務(wù)單元格，鍵入l然后回車。對任務(wù)3～47重復(fù)這一過程來輸入前置任務(wù)。注意，錄入任務(wù)依賴關(guān)系時，甘特圖會發(fā)生相應(yīng)的變化，顯示出一個新的進(jìn)度計劃。
如果正確地錄入了所有的任務(wù)，項目應(yīng)該在2004年6月16日結(jié)束。完成上述工作后，單擊“常用”工具欄的“縮小”按鈕調(diào)整(折疊)時間刻度，再單擊“打印預(yù)覽”按鈕，屏幕顯示如圖6．12所示。
任務(wù)依賴關(guān)系反映了一項任務(wù)是如何與另一項任務(wù)的開始或完成相互聯(lián)系的。通過有效地使用依賴關(guān)系，可以變動關(guān)鍵路徑，并縮短項目進(jìn)度。
為要改變依賴關(guān)系的類型，可按以下步驟進(jìn)行：
步驟1：雙擊具有前置任務(wù)的任務(wù)。彈出“任務(wù)信息”對話框。
步驟2：單擊“前置任務(wù)”標(biāo)簽。
步驟3：單擊“類型”列的第一個單元格，然后單擊列表箭頭來查看和選擇新的依賴關(guān)系類型。
可以通過“前置任務(wù)”的“延隔時間”列向一個依賴關(guān)系錄入超前或滯后時間。超前時間是具有依賴關(guān)系的任務(wù)之間的重疊。例如，如果任務(wù)B在其前置任務(wù)A完成一半時開始，就可以規(guī)定一個具有50％超前于后續(xù)任務(wù)的完成-開始依賴關(guān)系。超前時間用負(fù)數(shù)表示。增加超前時間也被稱為趕工，它是壓縮項目進(jìn)度的一種方法。
