對(duì)于Excel用戶來(lái)說(shuō),經(jīng)常會(huì)遇到下列情況而煩躁不安,數(shù)字和文本混在一個(gè)單元格里、數(shù)據(jù)表中大量使用合并單元格、數(shù)據(jù)表是一個(gè)不方便進(jìn)一步統(tǒng)計(jì)的二維表,甚至數(shù)據(jù)表被分散到了不同的工作表或不同的工作簿……這時(shí),Power Query橫空出世了。
自從微軟公司發(fā)布Power Query for Excel以來(lái),從最早的加載項(xiàng)形式,到如今與Excel完美結(jié)合,歷經(jīng)了多個(gè)版本的更新,現(xiàn)在已經(jīng)成為Excel用于數(shù)據(jù)查詢和數(shù)據(jù)清洗的重要功能,極大地提高了用戶的工作效率。今天小編先來(lái)和大家介紹一下如何進(jìn)入Excel中的Power Query。
比如把圖1-1中左邊的“表一”轉(zhuǎn)換成右邊的“表二”,只需要一個(gè)命令按鈕;再如把結(jié)構(gòu)相同的多個(gè)工作簿里的數(shù)據(jù),無(wú)論是2 個(gè)、20 個(gè)、200 個(gè)、2000 個(gè)還是更多,合并到一個(gè)工作表里,只需要單擊幾下鼠標(biāo),一分鐘不到就可以完成,且數(shù)據(jù)源修改以后還可以一鍵刷新……其他的各種拆、各種算、各種轉(zhuǎn)、各種并的手法更是層出不窮。
圖 1-1 Power Query 快速整理不規(guī)范數(shù)據(jù)示例
然而令人迷惑的是,在Excel任何一個(gè)版本的功能區(qū)里,并沒(méi)有直接與Power Query扯得上關(guān)系的命令按鈕,那是因?yàn)檫@家伙其實(shí)存在于一個(gè)叫作【Power Query編輯器】的“異空間”中……
進(jìn)入“異空間”
要想順利進(jìn)入“異空間”,沒(méi)點(diǎn)手段肯定不行,尤其是Office 2010 版和Office 2013 版,需要先下載并安裝插件;而Office 2016 版、Office 2019 版和Office 365 相對(duì)省事點(diǎn)不需要專門下載安裝;至于古董級(jí)的Office 2007及以下版本,則與Power Query無(wú)緣,請(qǐng)“節(jié)哀”!
進(jìn)入“異空間”的按鈕并不存在于明面上,而是在【數(shù)據(jù)】選項(xiàng)卡下的【獲取和轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)】組里,其中【獲取數(shù)據(jù)】下拉選項(xiàng)里的內(nèi)容是主打。它的前五組選項(xiàng)分別是【來(lái)自文件】【來(lái)自數(shù)據(jù)庫(kù)】【來(lái)自Azure】【來(lái)自在線服務(wù)】和【自其他源】,通過(guò)這五組選項(xiàng)中的任何一個(gè)進(jìn)入“異空間”,就可以導(dǎo)入相應(yīng)類型的數(shù)據(jù)。圖1-2 展示了其中三組選項(xiàng)中的具體內(nèi)容。
圖 1-2 進(jìn)入“異空間”的各個(gè)“傳送門”
至于【獲取數(shù)據(jù)】右側(cè)的五個(gè)命令按鈕,則是作為進(jìn)入“異空間”的快捷“傳送門”。比如其中的【從文本/CSV】按鈕(圖1-3),在【獲取數(shù)據(jù)】中的【來(lái)自文件】里也有同樣的【從文本/CSV】選項(xiàng),兩者所實(shí)現(xiàn)的功能完全一樣。
圖 1-3 進(jìn)入“異空間”的五個(gè)快捷“傳送門”
01 要點(diǎn)提示:進(jìn)入【Power Query編輯器】
Excel界面【數(shù)據(jù)】選項(xiàng)卡下【獲取和轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)】組中的命令按鈕
哪些可以作為Power Query的數(shù)據(jù)源呢?這就又涉及一個(gè)問(wèn)題,有些家伙雖然對(duì)表格結(jié)構(gòu)不限制,但容量有限,比如Excel里的一個(gè)【工作表】最多只能容納 1048576【行】、16384【列】數(shù)據(jù);有些容量幾乎無(wú)限,但是對(duì)表格結(jié)構(gòu)卻有限制,比如包含【合并單元格】的表格,絕對(duì)要被“拒之門外”。但是“異空間”對(duì)這些“通吃”!
圖 1-4 所示的Access數(shù)據(jù)庫(kù)(素材:01 -數(shù)據(jù)源.accdb)里面有三個(gè)表,其中“江蘇省”這個(gè)表里一共有 1049026 條數(shù)據(jù)。這樣的數(shù)據(jù)量,Excel一個(gè)工作表肯定無(wú)法“吞”下去,但是“異空間”就可以。
圖 1-4 超出一個(gè)工作表容量的 Access 數(shù)據(jù)源
在【數(shù)據(jù)】選項(xiàng)卡下,選擇【獲取數(shù)據(jù)】→【來(lái)自數(shù)據(jù)庫(kù)】中的【從Microsoft Access數(shù)據(jù)庫(kù)】選項(xiàng),接下來(lái)在【導(dǎo)入數(shù)據(jù)】對(duì)話框中定位目標(biāo)文件,也就是找到剛才那個(gè)Access數(shù)據(jù)庫(kù)文件,然后單擊【導(dǎo)入】按鈕,如圖 1-5 所示。
圖 1-5 從 Access 數(shù)據(jù)庫(kù)中導(dǎo)入數(shù)據(jù)
片刻后,會(huì)彈出一個(gè)顯示詳細(xì)信息的【導(dǎo)航器】對(duì)話框,如圖 1-6 所示。這里同樣有三個(gè)表,和Access數(shù)據(jù)庫(kù)里的一模一樣,可以選擇其中之一,也可以勾選【選擇多項(xiàng)】復(fù)選框以后,再選擇兩個(gè)以上的表。最后,單擊【轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)】按鈕,Access數(shù)據(jù)庫(kù)里的數(shù)據(jù)就愉快地進(jìn)入【Power Query編輯器】這個(gè)“異空間”了。
圖 1-6 在【導(dǎo)航器】對(duì)話框中選取需要導(dǎo)入的表
02 要點(diǎn)提示:從Access數(shù)據(jù)庫(kù)導(dǎo)入數(shù)據(jù)到Power Query
進(jìn) 入 Power Query編 輯 器:Excel界 面 →【數(shù)據(jù)】→【獲取數(shù)據(jù)】→【來(lái)自數(shù) 據(jù)庫(kù)】→【從Microsoft Access數(shù)據(jù)庫(kù)】→定位目標(biāo)文件→【導(dǎo)入】→選取需要導(dǎo)入的表(可多選)→【轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)】
直接加載數(shù)據(jù)到Excel工作表中:Excel界面→【數(shù)據(jù)】→【獲取數(shù)據(jù)】→【來(lái)自數(shù)據(jù)庫(kù)】→【從Microsoft Access數(shù)據(jù)庫(kù)】→定位目標(biāo)文件→【導(dǎo)入】→選取需要導(dǎo)入的表(可多選)→【加載】
在Power Query編輯器中直接導(dǎo)入:【Power Query編輯器】→【主頁(yè)】→【建源】→【數(shù)據(jù)庫(kù)】→【Access】→定位目標(biāo)文件→【導(dǎo)入】→選取需要導(dǎo)入的表(可多選)→【確定】
通過(guò)上述方式,你找到了Excel中暗藏的“異空間”了嗎?
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