在會議過程中，由記錄人員把會議的組織情況和具體內容記錄下來，就形成了會議記錄?！坝洝庇性斢浥c略記之別。略記是記會議大要，會議上的重要或主要言論。詳記則要求記錄的項目必須完備，記錄的言論必須詳細完整。若需要留下包括上述內容的會議記錄則要靠“錄”?！颁洝庇泄P錄、音錄和影像錄幾種，對會議記錄而言，音錄、像錄通常只是手段，最終還要將錄下的內容還原成文字。筆錄也常常要借助音錄、像錄，以之作為記錄內容最大限度地再現(xiàn)會議情境的保證。
會議記錄的基本要求 |
| 一、準確寫明會議名稱（要寫全稱），開會時間、地點，會議性質。 二、詳細記下會議主持人、出席會議應到和實到人數(shù)，缺席、遲到或早退人數(shù)及其姓名、職務，記錄者姓名。如果是群眾性大會，只要記參加的對象和總人數(shù)，以及出席會議的較重要的領導成員即可。如果某些重要的會議，出席對象來自不同單位，應設置簽名簿，請出席者簽署姓名、單位、職務等。 三、忠實記錄會議上的發(fā)言和有關動態(tài)。會議發(fā)言的內容是記錄的重點。其他會議動態(tài)，如發(fā)言中插話、笑聲、掌聲，臨時中斷以及別的重要的會場情況等，也應予以記錄。 記錄發(fā)言可分摘要與全文兩種。多數(shù)會議只要記錄發(fā)言要點，即把發(fā)言者講了哪幾個問題，每一個問題的基本觀點與主要事實、結論，對別人發(fā)言的態(tài)度等，作摘要式的記錄，不必“有聞必錄”。某些特別重要的會議或特別重要人物的發(fā)言，需要記下全部內容。有錄音機的，可先錄音，會后再整理出全文；沒有錄音條件，應由速記人員擔任記錄；沒有速記人員，可以多配幾個記得快的人擔任記錄，以便會后互相校對補充。 四、記錄會議的結果，如會議的決定、決議或表決等情況。 會議記錄要求忠于事實，不能夾雜記錄者的任何個人情感，更不允許有意增刪發(fā)言內容。會議記錄一般不宜公開發(fā)表，如需發(fā)表，應征得發(fā)言者的審閱同意。 |
會議記錄的重點 |
| 會議記錄應該突出的重點有： ?。?）會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關活動； （2）會議討論、爭論的焦點及其各方的主要見解； ?。?）權威人士或代表人物的言論； ?。?）會議開始時的定調性言論和結束前的總結性言論； （5）會議已議決的或議而未決的事項； ?。?）對會議產生較大影響的其他言論或活動。 |
會議記錄的寫作技巧 |
| 一般說來，有四條：一快、二要、三省、四代。 一快，即記得快。字要寫得小一些、輕一點，多寫連筆字。要順著肘、手的自然去勢，斜一點寫。 二要，即擇要而記。就記錄一次會議來說，要圍繞會議議題、會議主持人和主要領導同志發(fā)言的中心思想，與會者的不同意見或有爭議的問題、結論性意見、決定或決議等作記錄，就記錄一個人的發(fā)言來說，要記其發(fā)言要點、主要論據(jù)和結論，論證過程可以不記。就記一句話來說，要記這句話的中心詞，修飾語一般可以不記。要注意上下句子的連貫性、可訊性，一篇好的記錄應當獨立成篇。 三省，即在記錄中正確使用省略法。如使用簡稱、簡化詞語和統(tǒng)稱。省略詞語和句子中的附加成分，比如"但是"只記"但"，省略較長的成語、俗語、熟悉的詞組，句子的后半部分，畫一曲線代替，省略引文，記下起止句或起止詞即可，會后查補。 四代，即用較為簡便的寫法代替復雜的寫法。一可用姓代替全名，二可用筆畫少易寫的同音字代替筆畫多難寫的字；三可用一些數(shù)字和國際上通用的符號代替文字；四可用漢語拼音代替生詞難字；五可用外語符號代替某些詞匯，等等。但在整理和印發(fā)會議記錄時，均應按規(guī)范要求辦理。 |
會議記錄與會議紀要的區(qū)別 |
| 會議紀要有別于會議記錄。二者的主要區(qū)別是：第一，性質不同：會議記錄是討論發(fā)言的實錄，屬事務文書。會議紀要只記要點，是法定行政公文。第二，功能不同：會議記錄一般不公開，無須傳達或傳閱，只作資料存檔；會議紀要通常要在一定范圍內傳達或傳閱，要求貫徹執(zhí)行。 |
一、對會議記錄者的基本要求
（一）反應快。對于大家提到的問題，能夠迅速反應。
（二）寫字快。做會議記錄，寫字速度當然有一定要求。
（三）知識面廣。在做會議記錄時，經(jīng)常會聽到一些專業(yè)術語，沒有相對廣的知識面，對這些專業(yè)術語，你可能既聽不懂，也不會寫。這屬于一個會議記錄者的硬件能力。
（四）記憶力特別強。會議記錄者要能記住發(fā)言者所說事情的前因后果，遇到一個很復雜又冗長的問題時，更需要超強的記憶力，否則，很可能記到最后已經(jīng)不知發(fā)言者所云了。
二、對會議記錄的 10大建議
重要的會議應錄音下來，從而使整理會議記錄時有依據(jù)。
除非有必要，定期召開的會議通常不用錄音。因花費時間記下的詳細發(fā)言內容，可能毫無用武之地。
大多數(shù)會議都能指定一個會議記錄者。主席最好不要兼任此項工作。此外，會議記錄者最好由與會者輪流擔任。
會議記錄者的筆記最好要流暢，易于了解，同時不失真。筆記最好用電腦打出來，方便參閱。
會議記錄者的責任還包括：
要及時指出令人困惑的發(fā)言，請該發(fā)言人解釋清楚。
適時做總結，協(xié)助討論進行。
向與會者確認各議案的排序是否無誤。
會議記錄內容包含：
討論過程中所達成的各種共識（要不厭其煩地向與會者確認每個結論都無誤）
有哪些證據(jù)支持次議案的通過，及反對意見如何
分派工作的詳細情形及完成日期。
會議結束后重新整理所記錄的內容，盡可能維持在一頁的長度。
會議記錄應有組織地整理如下：
標題，會議目標，主席名字，缺席及出席人名單應列在會議記錄起頭處。
使用列點或簡短的一段文字，名數(shù)與會者重點
工作分派情形及完成日期記錄無誤。
通過此決議的評估標準（如有必要）。
會議記錄者應與主席共同修正會議記錄者錯誤的部分。
將此份會議記錄發(fā)送給與會者。
會議記錄者主要有 4種功能：
會議記錄者特別重要。會議記錄在會議中的重要性僅次于主持人，他也是導致一個會議成敗的關鍵。
會議記錄者還有協(xié)助主持人做好會議總結與歸納的功能。比較落后的工作方法是指派秘書或普通的文員去做會議記錄，現(xiàn)在則流行指派那些有潛力做主持人的員工去做這項工作。因為這樣做可以幫助公司培養(yǎng)后備人才 (這里專指那些將來可以去做主持人的人才)。而且，在這個問題上，主張要由不同的員工輪流擔任會議記錄者，而不是由固定的部門秘書來專職擔任，因庖蛔齜ㄓ兄詼土兌蝗喝?，而不是一个人?
觀察預防功能。會議記錄者的觀察預防功能是比較容易被忽視的一大功能。簡單來說，會議記錄者可以以一個旁觀者的角度來觀察會議中是否存在一些誤區(qū)，同時可以從旁對主持人做出提醒。例如，可以清楚地觀察在會議中哪些人發(fā)言過長，哪些人尚未發(fā)言，并對這些情況做好相關紀錄，以此來提醒主持人。當然，最主要的觀察預防功能體現(xiàn)在他可以警醒主持人避免走入以下
3大會議誤區(qū)：
第一誤區(qū) 社會性懈怠
社會性懈怠是一個心理學上的名詞，它指的是一種群體的無所謂狀態(tài)。以會議為例，許多會議決議的產生通常都要使用“全體通過”這個名詞，其實這個名詞代表的意義并不是真正的全體意見一致，而是一種群體性的漠視結果。大多數(shù)人對于主持人或發(fā)言者提出的問題不感興趣或是不予理睬，聽之任之，從始至終好像是在一種參會狀態(tài)，實際是處在一種參與的假象中。
對于這種會議誤區(qū)，身在其中的主持人和對答者均不易察覺，只有站在第三者角度上的會議記錄者可以清楚看到，因此，它可以針對此種情況適時做出提醒，避免會議作出少數(shù)人的決議，從而失去了開會的真正價值。
第二誤區(qū) 從眾心理
從眾心理就是大家都用一種聲音說話。參會者之所以會用一種聲音說話，不是因為站在真理的角度上，而主要是因為規(guī)范性的從眾壓力。例如某個小團體或是很有權威的某個人的影響力很強，他們的想法因為他們的影響力而對很多個體產生一種強大的壓迫力，迫使許多個體同意其決策。
這種誤區(qū)也需要類似會議記錄者這樣的第三者來觀察發(fā)現(xiàn)，并幫助大家及時預防。
第三誤區(qū) 團體極化
團體極化指的是會議的討論有時會趨于極端化，或者極好或者極壞。無論是哪種情況，都不利于形成客觀的決議。
會議記錄者的客觀立場能夠幫助克服這種誤區(qū)。
