看不見(jiàn)的“郵”戲規(guī)則
90%的職場(chǎng)人每天上班要做的第一件事，就是打開(kāi)電子郵箱收發(fā)郵件。70%的職場(chǎng)人，下班前的最后一件事是查看郵箱，確認(rèn)沒(méi)有尚未處理的緊急郵件。30%的職場(chǎng)人，即使下班或周末在家休息，也要忍不住登錄公司郵箱，生怕錯(cuò)過(guò)什么要命的任務(wù)。好吧，就算我們有電郵依賴癥，這也不意味著我們能輕松玩轉(zhuǎn)電郵的諸多功能。當(dāng)你啟用一個(gè)電子郵箱時(shí)，那些看不見(jiàn)的“郵”戲規(guī)則也隨之在你的周圍延展開(kāi)來(lái)。
原來(lái)，它不是我的郵箱
Linda從畢業(yè)起進(jìn)入一家貨運(yùn)公司，一干就是五年。這五年里，她使用著公司分配的郵箱。
當(dāng)公司裁員的風(fēng)聲日益逼近，Linda想到了主動(dòng)離開(kāi)。她開(kāi)始在網(wǎng)上偷偷搜索相關(guān)的職位，并試著發(fā)送了幾封求職簡(jiǎn)歷。沒(méi)想到，用人單位的電話沒(méi)有等到，她卻被請(qǐng)進(jìn)了公司人事部辦公室。
Linda百思不得其解，自己并未向同事透露過(guò)任何風(fēng)聲，人事部門怎么會(huì)知道她的跳槽打算？雖然她確萌生去意，但在完全沒(méi)有心理準(zhǔn)備的情況下，被效力五年的公司不動(dòng)聲色地辭退，Linda還是很難接受這個(gè)事實(shí)。當(dāng)她萬(wàn)分不情愿地清理自己使用了五年的郵箱時(shí)，突然好像悟出了點(diǎn)什么。
美國(guó)Proofpoint公司曾對(duì)406家員工千人以上的美、英公司進(jìn)行調(diào)查，發(fā)現(xiàn)超過(guò)三分之一的公司曾雇人監(jiān)控員工的電子郵件，據(jù)說(shuō)是為了防范法律、財(cái)務(wù)和管理等方面的風(fēng)險(xiǎn)。
其實(shí)就這么簡(jiǎn)單，Linda五年來(lái)一直使用公司郵箱，工作郵件和私人信件全部用一個(gè)郵箱處理。她做夢(mèng)都沒(méi)想到，會(huì)有人經(jīng)常“偷看”自己的電子郵件，直到被解雇之后，她才意識(shí)到：“原來(lái)，它不是我的郵箱。”
君子有所抄，有所不抄
Jack剛從國(guó)有單位跳到了外企，最大的一個(gè)變化是每天收到的郵件數(shù)量大大增加。Jack處理問(wèn)題的習(xí)慣是，不緊急的郵件，暫且放一放，遇到緊急任務(wù)，主動(dòng)跑到老板處匯報(bào)工作進(jìn)度，至于一些他可以獨(dú)立完成的工作任務(wù)，盡量不去麻煩其他同事。
但才過(guò)了兩周，老板就找Jack談話了，并向他提出三個(gè)問(wèn)題：第一，為什么不及時(shí)回復(fù)客戶和同事的郵件？第二，為什么不把涉及客戶業(yè)務(wù)往來(lái)的重要郵件抄送團(tuán)隊(duì)同事？第三，為什么不以書(shū)面形式向老板及時(shí)匯報(bào)工作進(jìn)度和執(zhí)行情況？
一向我行我素的Jack這才明白，自己對(duì)“電郵法則”的認(rèn)識(shí)完全走入了誤區(qū)。他以為，及時(shí)回復(fù)郵件就意味著必須優(yōu)先處理所涉事項(xiàng)，事實(shí)上，他只需簡(jiǎn)單回復(fù)一句：“收到，謝謝。”他以為，一個(gè)客戶既然由自己負(fù)責(zé)，就沒(méi)必要事無(wú)巨細(xì)抄送其他同事。而事實(shí)是，同事需要知道他在做什么，更需要知道客戶在做什么。至于老板，每天工作千頭萬(wàn)緒，很難把你的口頭匯報(bào)牢記心間，要想不忘事、不誤事，還是通過(guò)郵件書(shū)面記錄來(lái)得保險(xiǎn)。
醍醐灌頂?shù)腏ack立刻調(diào)整了工作方法，老板和同事成了他郵件抄送欄里的“?？?#8221;。終于有一天，老板忍不住了：“那些雞毛蒜皮的郵件，你能不能不抄送我??？給客戶的郵件抄送給我，可不可以用密送功能？否則在客戶面前，我連打哈哈裝不知道的權(quán)利都沒(méi)有。”
Jack終于明白，君子有所抄，有所不抄。該抄送時(shí)不抄送，有了成績(jī)你就自己偷著樂(lè)吧，出了問(wèn)題也沒(méi)人幫你擔(dān)著。不該抄送的瞎抄送，惹惱的是別人，吃虧的是自己。
起手無(wú)回，悔之晚矣
Kevin是一位年輕的公關(guān)人，深得大老板賞識(shí)。但奇怪的是，Kevin在客戶那兒總討不到好，經(jīng)常還會(huì)碰一鼻子灰。原來(lái)，Kevin是個(gè)急性子，發(fā)給客戶的郵件經(jīng)常出現(xiàn)拼寫錯(cuò)誤，或者發(fā)錯(cuò)了附件，搞得對(duì)方打開(kāi)后一頭霧水。
一位一貫挑剔的客戶，向Kevin的團(tuán)隊(duì)提出一項(xiàng)不合理要求，令他頗為惱火。Kevin通過(guò)郵件和同事討論工作任務(wù)時(shí)，忍不住抱怨了幾句，說(shuō)這位“超級(jí)變態(tài)”客戶的要求簡(jiǎn)直是“胡攪蠻纏”，最好的解決方法就是“不理她”。這封郵件被人回復(fù)來(lái)回復(fù)去，最后轉(zhuǎn)到了大老板那里，大老板看了很生氣，把Kevin叫到辦公室批評(píng)：“我們和客戶是親密戰(zhàn)友，是戰(zhàn)略伙伴，有時(shí)甚至是像談戀愛(ài)一樣，她對(duì)你態(tài)度不好，你就當(dāng)她是使小性子，給點(diǎn)甜頭哄哄就好了，何必到處去說(shuō)對(duì)方的不是？”
Kevin還想爭(zhēng)辯，老板繼續(xù)說(shuō)：“你有沒(méi)有想過(guò)，這封郵件如果被人轉(zhuǎn)發(fā)給了那位客戶，結(jié)果是你一定會(huì)被換掉。轉(zhuǎn)發(fā)一封電子郵件不費(fèi)吹灰之力，你怎么知道別人不會(huì)存心害你？你要知道，想坐你這個(gè)位子的人多的是，要坐穩(wěn)這個(gè)位子，需要的不是抱怨，而是智慧。”
一席話令Kevin心服口服。從那時(shí)起，每次點(diǎn)擊發(fā)送重要郵件之前，手指會(huì)微微顫抖，再三檢查郵件正文和抄送對(duì)象是否正確，再次打開(kāi)附件確認(rèn)沒(méi)有問(wèn)題，然后才小心翼翼發(fā)出去。他懂得了一個(gè)道理—每個(gè)人的電郵都是一張通行證，只有善用你的通行權(quán)，才能在職場(chǎng)上暢通無(wú)阻！
網(wǎng)絡(luò)中每天郵件翻飛，其中故事不可勝數(shù)。隨著郵件系統(tǒng)的發(fā)展，一些先進(jìn)的系統(tǒng)除了常規(guī)的轉(zhuǎn)發(fā)、抄送、暗送等功能，還增加了很多新型“秘密武器”，如“不得抄送”、“不得暗送”這樣的“防竊聽(tīng)”功能，“不得回復(fù)”的霸權(quán)功能，甚至還有“閱畢自行刪除”這樣令人無(wú)語(yǔ)的功能。設(shè)計(jì)者深諳現(xiàn)代電郵戰(zhàn)爭(zhēng)的奧妙，才能做出這么貼心的服務(wù)項(xiàng)目。
作為每日與電郵打交道的辦公人，如果不好好玩轉(zhuǎn)電郵，還真是有點(diǎn)對(duì)不住這些煞費(fèi)苦心的工程師。
