會議餐飲安排
1. 在預(yù)算內(nèi)設(shè)計菜單
設(shè)計菜單時要考慮花在餐飲上的預(yù)算開支有多少,最好的辦法是和餐飲部經(jīng)理、會議服務(wù)部經(jīng)理、餐飲主管等仔細商量。在選菜時還必須考慮與會議的既定目標和目的相符。
六點建議:
1.考慮會議類型和會議目標;
2.考慮娛樂因素(發(fā)言人、音樂、跳舞);
3.考慮較受歡迎的菜,新口味或特色菜品,還要考慮當?shù)厥欠衲芴峁?br>4.考慮房間的大小,聚會人數(shù)的多少,以及聚會場所;
5.考慮服務(wù)類型和客人背景;
6.考慮計劃的聚餐時間長短。
2. 餐飲活動包括以下幾種形式
早餐:早餐事物范圍的選擇范圍很大。可以是正規(guī)的復(fù)雜早餐,也可以是自助早餐。品種多樣的自助早餐會讓人“各食所需”。
會場休息期間的茶點。一般供應(yīng)咖啡、茶或其他飲料,有時有食品,有時沒有。
午餐:午餐如何安排,主要看下午計劃做些什么。一般來說,午餐不宜大吃大喝,以免影響下午的會議安排。
正式晚餐:晚餐食物的選擇比較寬松,工作了一天,可以輕松歡宴了。
招待會:它可以作為正式餐宴的引子,也可以僅舉行招待會。招待會的目的決定招待會的食品選擇。
為將以上工作做好,應(yīng)努力為與會者選擇健康型的、美味的、人們愛吃的配餐,以便會議期間的每一天,與會者們都感到精力飽滿,心情愉快。
3. 時間上的協(xié)調(diào)
會議籌劃人員與酒店或其他機構(gòu)的協(xié)調(diào)對會議的各項活動的順利進行是很重要的。如果會議上午的活動沒能按計劃進行,那么似乎午餐也會與時間脫節(jié)(或提前或推遲),這些臨時變化都必須及時告知會議服務(wù)經(jīng)理,以便廚房能按新的時間安排來調(diào)整行動。娛樂安排
會議一般要為與會者及其隨行人員安排一次或幾次特別活動。特別活動可以是在會議正在召開時組織與會人員進行的項目,也可以是會議期間專門安排的與會者及其隨員共同參加的活動。
了解與會者的身份:為與會者安排活動之前要了解他們的身份背景。他們是否與去年的與會者一樣?今年的新的與會者,可以為他們安排以前成功的活動嗎?如果與會者還是去年那一群人,那么活動不必比去年的更大或更好,但卻必須與去年的活動有所不同。
由于不同會議的與會者有不同的性格特點,所以計劃的主要責任就是活動要適合與會者的口味。
會議餐飲安排細節(jié):
餐飲可以由服務(wù)人員送餐或自助餐方式,如果在餐會中還安排演講,用服務(wù)人員送餐方式比較好,一般服務(wù)人員送餐的價格比自助餐高,自助餐食物種類較多,因為較難控制食物量,比服務(wù)人員送餐較花時間。這些都需要好好規(guī)劃。細則:將下列的核對清單交給酒店餐飲部經(jīng)理:
3. 時間上的協(xié)調(diào)
1.預(yù)計多少人?
2.選擇什么顏色的桌巾與餐巾(選擇一種或多種顏色)?
3.主桌和其他桌要如何擺飾?
4.多少人坐在主桌?主桌需要放在舞臺上嗎?
5.主桌是否需要講臺和麥克風?
6.講臺位置在哪里?需要哪種麥克風?
7.主桌是否也要供餐,還是哪些貴賓在餐后才來?
8.如果采用自助餐,主桌人也自行取用,還是請服務(wù)人員先給他們盤子?
9.是否需要預(yù)留其他位子給貴賓(如果需要,在邀請函中就要告訴他們桌號或者派人在門口迎接)?
10.是否要收取餐券?事先告訴餐飲部經(jīng)理并提供"餐券樣本"。
11.如果來的人沒有餐券應(yīng)如何處理?
12.是否在主桌的人也要求給餐券?
13.是否在宴會廳外面放置報到桌或接待桌?在主桌旁是否要放置獎品桌?
14.晚宴的菜單、節(jié)目表是否放在桌上或是在入口處分發(fā)?
15.是否另外需要一個房間讓貴賓們在晚餐前休息?
16.有人節(jié)食、素食等特別安排,如果有最好事先告知。
17.是否要掛布標?
18.是否需要衣帽間?
19.受獎人坐在主桌還是臺下,如果是后者,是否要替他們預(yù)留位子?他們?nèi)绾紊吓_?
20.當受獎人上臺時是否需要投射燈,燈光打在演講者或司儀?
21.是否要安置視聽設(shè)備?
22.是否需要背景音樂或跳舞音樂?是否演奏者坐在舞臺上?
23.是否有表演節(jié)目,舞臺大小是否足夠,如果有表演,舞臺尺寸和高度多少?
24.舞臺四周是否要裙邊?上面要不要地毯?歷是否需要預(yù)演?何時?
25.什么時候開門讓客人進來?
26。每一程序的時間安排、前奏音樂或表演、用餐時間、正式節(jié)目和演講、跳舞等。
27.洗手間在哪里,如果門口仍有人看守時,如何讓上洗手間的人回來?
主題節(jié)目:
主題節(jié)目可以很簡單只有一個樂隊表演,或盡心安排特別節(jié)目。如果預(yù)算允許,就可以特別設(shè)計,有時常以會議當?shù)靥厣髦黝},飯店或會議中心宴會人員可能留存一些當?shù)刂黝}的東西,如果你需要可借用,這樣布置費用就比較節(jié)省。與餐飲部經(jīng)理討論"主題",他們有各種不同主題的活動,可建議你以前做得很成功的案例,同樣地創(chuàng)新概念,如果你對布置或娛樂節(jié)目沒有概念,宴會人員可以一起包辦。如果由自己負責,通知宴會人員所有安排都是外包,如節(jié)目、背景、特殊家具、燈光、視聽設(shè)備,并告訴他們什么時候會來布置、舞臺放在哪里、什么時候拆除。主題活動的位置圖特別重要,避免擁擠在入口,餐飲部分也要畫一份平面圖,顯示每個位置需要多少空間。以主題來設(shè)計通知、邀請函和指示牌。會場的餐飲:以往會議中心的餐飲項目有限,只有"點心",現(xiàn)在越來越多的會議中心以簽約方式引進全套餐飲服務(wù),目的是要和飯店競爭,給開會與展覽團體提供服務(wù)。最先要考慮的是會議中心廚房的位置,供菜的路線如何?在大型活動時廚房與宴會地點距離很遠可能是一個重大的錯誤。討論基本服務(wù)需求如咖啡點心怎么安排,大型會議在短時間要提供上千人食物,詳細與會議中心代表和合約商討論,或許你可以考慮由飯店承辦外燴。也要了解會議中心是否可供酒,有時只允許在某一時間內(nèi)使用。有些會議中心主辦單位還要申請臨時許可證提供啤酒和酒類。
成本控制:
餐飲成本除了食物外還包括采購、會場座位布置、服務(wù)、清潔和燈光、視聽設(shè)備等,所以議價空間很小。要求提供幾種不同菜單,再討論菜單內(nèi)容。如果在同時間還有其他活動,使用相同菜單是否較便宜,在茶點時間使用紙杯是否比使用瓷器便宜?重要的是內(nèi)部控制,如果報名費中包括餐飲,最好使用餐券,因為有些人并不一定參加所有活動,以餐券比較準確。如果你能確認出席人數(shù),將會減少浪費,這是一個慣例,如果人數(shù)在某一定數(shù)目之下仍要以基本數(shù)計算,預(yù)算通常在餐飲決定前編列,詢問餐飲部經(jīng)理這樣會比編列預(yù)算增加多少百分比。很多沒有經(jīng)驗的人做預(yù)算時忘了包含稅金和小費,如果你是請大會重要人士來負責選擇菜單,最好價格已包括稅金和小費。
保證數(shù)量:
餐飲部經(jīng)理通常要求你在活動前48小時給予保證數(shù)量,雖然有時活動在星期一或星期二,但是要求你在周末前確定保證數(shù)量,如果需要較多時間決定名單,可能同意在48小時前提出保證數(shù)量,而在24小時前給最后確定數(shù)量,但是絕對不能少于24小時。慣例來說有個伸縮性,比例約3%-5%,基本上來說通常會多準備5%的分量,例如保證200人會準備210份,不要忘記加上主桌及工作人員。