會議餐飲安排
1． 在預(yù)算內(nèi)設(shè)計菜單
設(shè)計菜單時要考慮花在餐飲上的預(yù)算開支有多少，最好的辦法是和餐飲部經(jīng)理、會議服務(wù)部經(jīng)理、餐飲主管等仔細商量。在選菜時還必須考慮與會議的既定目標和目的相符。
六點建議：
1.考慮會議類型和會議目標；
2.考慮娛樂因素（發(fā)言人、音樂、跳舞）；
3.考慮較受歡迎的菜，新口味或特色菜品，還要考慮當?shù)厥欠衲芴峁?br>4.考慮房間的大小，聚會人數(shù)的多少，以及聚會場所；
5.考慮服務(wù)類型和客人背景；
6.考慮計劃的聚餐時間長短。
2． 餐飲活動包括以下幾種形式
早餐：早餐事物范圍的選擇范圍很大。可以是正規(guī)的復(fù)雜早餐，也可以是自助早餐。品種多樣的自助早餐會讓人“各食所需”。
會場休息期間的茶點。一般供應(yīng)咖啡、茶或其他飲料，有時有食品，有時沒有。
午餐：午餐如何安排，主要看下午計劃做些什么。一般來說，午餐不宜大吃大喝，以免影響下午的會議安排。
正式晚餐：晚餐食物的選擇比較寬松，工作了一天，可以輕松歡宴了。
招待會：它可以作為正式餐宴的引子，也可以僅舉行招待會。招待會的目的決定招待會的食品選擇。
為將以上工作做好，應(yīng)努力為與會者選擇健康型的、美味的、人們愛吃的配餐，以便會議期間的每一天，與會者們都感到精力飽滿，心情愉快。
3． 時間上的協(xié)調(diào)
會議籌劃人員與酒店或其他機構(gòu)的協(xié)調(diào)對會議的各項活動的順利進行是很重要的。如果會議上午的活動沒能按計劃進行，那么似乎午餐也會與時間脫節(jié)（或提前或推遲），這些臨時變化都必須及時告知會議服務(wù)經(jīng)理，以便廚房能按新的時間安排來調(diào)整行動。娛樂安排
會議一般要為與會者及其隨行人員安排一次或幾次特別活動。特別活動可以是在會議正在召開時組織與會人員進行的項目，也可以是會議期間專門安排的與會者及其隨員共同參加的活動。
了解與會者的身份：為與會者安排活動之前要了解他們的身份背景。他們是否與去年的與會者一樣？今年的新的與會者，可以為他們安排以前成功的活動嗎？如果與會者還是去年那一群人，那么活動不必比去年的更大或更好，但卻必須與去年的活動有所不同。
由于不同會議的與會者有不同的性格特點，所以計劃的主要責任就是活動要適合與會者的口味。
會議餐飲安排細節(jié)：
餐飲可以由服務(wù)人員送餐或自助餐方式，如果在餐會中還安排演講，用服務(wù)人員送餐方式比較好，一般服務(wù)人員送餐的價格比自助餐高，自助餐食物種類較多，因為較難控制食物量，比服務(wù)人員送餐較花時間。這些都需要好好規(guī)劃。細則：將下列的核對清單交給酒店餐飲部經(jīng)理：
3． 時間上的協(xié)調(diào)
1．預(yù)計多少人?
2．選擇什么顏色的桌巾與餐巾(選擇一種或多種顏色)?
3．主桌和其他桌要如何擺飾?
4．多少人坐在主桌?主桌需要放在舞臺上嗎?
5．主桌是否需要講臺和麥克風?
6．講臺位置在哪里?需要哪種麥克風?
7．主桌是否也要供餐，還是哪些貴賓在餐后才來?
8．如果采用自助餐，主桌人也自行取用，還是請服務(wù)人員先給他們盤子?
9．是否需要預(yù)留其他位子給貴賓(如果需要，在邀請函中就要告訴他們桌號或者派人在門口迎接)?
10．是否要收取餐券?事先告訴餐飲部經(jīng)理并提供"餐券樣本"。
11．如果來的人沒有餐券應(yīng)如何處理?
12．是否在主桌的人也要求給餐券?
13．是否在宴會廳外面放置報到桌或接待桌?在主桌旁是否要放置獎品桌?
14．晚宴的菜單、節(jié)目表是否放在桌上或是在入口處分發(fā)?
15．是否另外需要一個房間讓貴賓們在晚餐前休息?
16.有人節(jié)食、素食等特別安排，如果有最好事先告知。
17．是否要掛布標?
18．是否需要衣帽間?
19．受獎人坐在主桌還是臺下，如果是后者，是否要替他們預(yù)留位子?他們?nèi)绾紊吓_?
20．當受獎人上臺時是否需要投射燈，燈光打在演講者或司儀?
21．是否要安置視聽設(shè)備?
22．是否需要背景音樂或跳舞音樂?是否演奏者坐在舞臺上?
23．是否有表演節(jié)目，舞臺大小是否足夠，如果有表演，舞臺尺寸和高度多少?
24．舞臺四周是否要裙邊?上面要不要地毯?歷是否需要預(yù)演?何時?
25．什么時候開門讓客人進來?
26。每一程序的時間安排、前奏音樂或表演、用餐時間、正式節(jié)目和演講、跳舞等。
27．洗手間在哪里，如果門口仍有人看守時，如何讓上洗手間的人回來?
主題節(jié)目：
主題節(jié)目可以很簡單只有一個樂隊表演，或盡心安排特別節(jié)目。如果預(yù)算允許，就可以特別設(shè)計，有時常以會議當?shù)靥厣髦黝}，飯店或會議中心宴會人員可能留存一些當?shù)刂黝}的東西，如果你需要可借用，這樣布置費用就比較節(jié)省。與餐飲部經(jīng)理討論"主題"，他們有各種不同主題的活動，可建議你以前做得很成功的案例，同樣地創(chuàng)新概念，如果你對布置或娛樂節(jié)目沒有概念，宴會人員可以一起包辦。如果由自己負責，通知宴會人員所有安排都是外包，如節(jié)目、背景、特殊家具、燈光、視聽設(shè)備，并告訴他們什么時候會來布置、舞臺放在哪里、什么時候拆除。主題活動的位置圖特別重要，避免擁擠在入口，餐飲部分也要畫一份平面圖，顯示每個位置需要多少空間。以主題來設(shè)計通知、邀請函和指示牌。會場的餐飲：以往會議中心的餐飲項目有限，只有"點心"，現(xiàn)在越來越多的會議中心以簽約方式引進全套餐飲服務(wù)，目的是要和飯店競爭，給開會與展覽團體提供服務(wù)。最先要考慮的是會議中心廚房的位置，供菜的路線如何?在大型活動時廚房與宴會地點距離很遠可能是一個重大的錯誤。討論基本服務(wù)需求如咖啡點心怎么安排，大型會議在短時間要提供上千人食物，詳細與會議中心代表和合約商討論，或許你可以考慮由飯店承辦外燴。也要了解會議中心是否可供酒，有時只允許在某一時間內(nèi)使用。有些會議中心主辦單位還要申請臨時許可證提供啤酒和酒類。
成本控制：
餐飲成本除了食物外還包括采購、會場座位布置、服務(wù)、清潔和燈光、視聽設(shè)備等，所以議價空間很小。要求提供幾種不同菜單，再討論菜單內(nèi)容。如果在同時間還有其他活動，使用相同菜單是否較便宜，在茶點時間使用紙杯是否比使用瓷器便宜?重要的是內(nèi)部控制，如果報名費中包括餐飲，最好使用餐券，因為有些人并不一定參加所有活動，以餐券比較準確。如果你能確認出席人數(shù)，將會減少浪費，這是一個慣例，如果人數(shù)在某一定數(shù)目之下仍要以基本數(shù)計算，預(yù)算通常在餐飲決定前編列，詢問餐飲部經(jīng)理這樣會比編列預(yù)算增加多少百分比。很多沒有經(jīng)驗的人做預(yù)算時忘了包含稅金和小費，如果你是請大會重要人士來負責選擇菜單，最好價格已包括稅金和小費。
保證數(shù)量：
餐飲部經(jīng)理通常要求你在活動前48小時給予保證數(shù)量，雖然有時活動在星期一或星期二，但是要求你在周末前確定保證數(shù)量，如果需要較多時間決定名單，可能同意在48小時前提出保證數(shù)量，而在24小時前給最后確定數(shù)量，但是絕對不能少于24小時。慣例來說有個伸縮性，比例約3％-5％，基本上來說通常會多準備5%的分量，例如保證200人會準備210份，不要忘記加上主桌及工作人員。
