圖表工具的應用

“無聲勝有聲”：讓圖表說話

人們對于很多問題的判斷都是基于數(shù)字的，如果在咨詢方案中使用了大量的數(shù)據(jù)來證明你的觀點，那么解決方案會更容易被人接受，因為：

n        圖表可以對事實進行更加形象化的說明；

n        圖表可以利用視覺效果突出問題的重點；

n        圖表詩進行結構化論證的輔助工具。

圖表的四種構成要素

圖表一般包含以下四種構成要素：刻度、基線、標記、圖例

圖表包含的對比關系

n        圖表包含的對比關系包括：類別對比、時間對比、頻率對比、相關性對比和其他對比等。

n        類別對比：以項目作為分類比較的標準，如產(chǎn)品A與產(chǎn)品B在數(shù)量上的變化等。

n        時間對比：以時間作為分類比較的標準，如產(chǎn)量隨時間的變化等。

n        頻率對比：以部分占整體的百分比為分類比較的標準，如某種產(chǎn)品市場占有率的分布等。

n        相關性對比：以項目之間的函數(shù)關系作為分類比較的標準，如廣告投入和銷售額、成本和利潤的關系等。

n        其他對比：包括各種邏輯關系的比較，如因果關系對比等。

圖表包含的分類關系

 如果對事物的變化趨勢進行對比，那么就需要首先對事物的變化維度進行分析。我們在這里用類別和項目表示事物的不同維度，二者都是對事物的分類方法，而且可以相互轉換。

“量體裁衣”：圖表的選擇

一般常用的圖表主要有十幾種，可以分為餅形圖、柱狀圖、線形圖、散點圖和邏輯圖五大類。其中餅形圖、柱狀圖、線形圖和散點圖可以轉換成數(shù)據(jù)表格，而邏輯圖則更多是反映事物之間的邏輯關系，不能轉換成表格。

選擇圖形的時候，首先要確定所要表達的主題，其次要確定不同類別項目間的對比關系，然后選擇合適的圖形來表達思想，而后還要對重點強調的項目或類別進行突出。

圖8 圖表的使用

確定表達的主題

由于我們使用圖形的目的是講思想和觀點形象化地表達出來，以加深讀者或聽眾的印象。因此，在使用圖表的時候，必須明確通過圖表要傳達的信息是什么。

確定對比關系

   在確定好說明主題后，要確定想要說明的問題的對比關系

表5 圖形所表達的對比關系

選擇適當?shù)膱D形

在確定要描述說明的問題的對比關系后，就要選擇使用的圖形，不同的圖形所表達的對比關系也不完全一樣。

n        餅形圖

餅形圖用來表達單一類別不同項目之間的頻率對比關系，它可以充分反映一個整體各組成部分之間的比例關系，進而可以分析各個組成部分對事件的影響。

當餅形圖中的組成部分很多，較小的扇區(qū)無法仔細區(qū)分的時候，還可以選擇餅形圖中的復合餅圖進行放大處理。

在不同的圓形中對成分進行比較。使用這種表達方法注意保持圖表的簡單，不應該超過兩個圓；突出表達內容的為一項。

n       

柱形圖是用得最多的一種圖形。如果將柱形圖轉換以下，就變成了條形圖。柱狀圖和條形圖所表達的對比關系業(yè)完全相同。柱狀圖的形態(tài)有很多，因此，我們把簇形柱狀圖、百分比柱狀圖、堆積柱狀圖等統(tǒng)一稱為柱狀圖。

        簇形柱狀圖

簇形柱狀圖是一種非常形象直觀的表達方法，它經(jīng)常用來表達單一類別不同項目之間的對比關系。簇形柱狀圖的橫坐標一般為不同的項目，縱坐標通常為數(shù)值或百分比，用以說明各個單元所達到的數(shù)值。通過簇形柱狀圖可以非常清晰的看到不同項目之間的差距和數(shù)值。

簇形柱狀圖也可以進行不同類別項目的比較。下圖是兩個公司市場營銷手段分析。通過柱狀圖可以看出，兩個公司進行產(chǎn)品推廣時所依賴的手段是不同的。通過這種對比的柱狀圖可以分析出企業(yè)之間所采用的不同策略和方法。

        柱狀條形圖

柱狀條形圖實際上是簇形柱狀圖的另一種形式，這種柱狀條形圖可以非常清楚地對兩個類別的不同項目進行對比。下圖中的柱狀條形圖可以分析對比各部門工作錯誤率的降低。

下面的柱狀條形圖的另一種形式，用來表示不同類別的相對重要性和數(shù)量大小。要注意的一點使在比較過程中，應該將最重要的項目放在基線附近。如下圖中不同產(chǎn)品的成本與利潤分析。盡管坐標軸中沒有畫出，但是可以看到比較的基線為縱向坐標軸。

        百分比柱狀圖

百分比柱狀圖是柱狀圖的另一種形式，這種圖形可以廣泛應用于數(shù)據(jù)的分析比較，可以準確反映出不同類別之間的對應關系。

百分比柱狀圖的橫坐標也是對不同類別的反映，這些類別可以是企業(yè)的不同部門、不同產(chǎn)品，也可以對不同的企業(yè)進行比較。百分比柱狀圖的縱坐標一般是百分比。百分比柱狀圖通過對比構成各個單元的不同部分（系列）之間的比例關系，來描述分析產(chǎn)品的成本、利潤、市場份額等。

下圖為公司ABC銷售費用占每年銷售收入的百分比的變化，通過圖表，不僅可以看到每年銷售費用在銷售收入的百分比，還可以看到制造成本、管理費用方面的比例。

        堆積柱狀圖

堆積柱狀圖（堆積條形圖）經(jīng)常被用于數(shù)據(jù)的分析比較，可以分析不同類別的項目之間的對比關系。堆積柱狀圖與百分比柱狀圖類似，其中的一個坐標軸是對分類項目的描述；與百分比柱狀圖不同的是堆積柱狀圖表示的是數(shù)值，而不是百分比。

堆積柱狀圖可以在兩個維度上對數(shù)據(jù)進行對比分析。如下圖為公司ABC2001年在北京、上海、廣州三地的產(chǎn)品銷售情況對比分析圖。從這個堆積柱狀圖中可以看到實際上圖中有兩個類別。一個是對公司ABC不同產(chǎn)品的區(qū)分，另一個是對公司ABC不同銷售地點的區(qū)分。通過比較可以分析得出產(chǎn)品5在上海要比在其他地方銷路更好，而產(chǎn)品1則在廣州和北京更受歡迎。

n        線形圖

線形圖包括折線圖、面積圖和雷達圖等。

        折線圖

折線圖也是最為常用的一種圖形，主要是對某種變化趨勢的一種反映。通過折線圖，可以了解事物隨時間等因素而發(fā)生的變化，并預測未來的發(fā)展趨勢。如產(chǎn)品在過去幾年中銷量發(fā)生的變化，市場占有率、成本等因素發(fā)生的變化等。

在折線圖中，一般數(shù)軸的橫軸表示時間等因素的變化，而數(shù)軸的縱軸表示數(shù)值的變化?？v軸可以使用不同的刻度，表達需要不同的項目類別。

如下圖，同時表達了產(chǎn)品銷量和產(chǎn)品銷售額隨時間而發(fā)生的變化，可以對這兩個變量的變化趨勢進行對比分析。（P105 圖6-19）

        面積圖

面積圖一般是用來顯示每一類別的項目隨時間、進度等因素而發(fā)生變化的趨勢。通過面積圖可以非常清楚的看到各個類別之間的數(shù)值大小和差距。下圖用面積表示了1998～2001年公司ABC產(chǎn)品銷售量的變化。

        雷達圖

雷達圖是一種類似蜘蛛網(wǎng)的網(wǎng)狀圖。雷達圖可以對兩組變量進行多種項目的對比，它反映了數(shù)據(jù)相對中心點和其他數(shù)據(jù)點的變化情況，可以清楚的反映事物的整體情況。

通過對兩組數(shù)據(jù)的對比分析，可以從多個方面比較分析這兩組數(shù)據(jù)，而且可以看出這些方面的重要程度。

下圖是對員工所具備的能力和崗位所要求的能力之間的差距的對比分析。黑色實線表示員工所在崗位上所要求必須具備的能力，而虛線表示員工實際具備的能力。通過這樣的分析，可以明顯的看到員工在哪些方面需要加以改進。企業(yè)可以針對這種情況對員工進行有針對性的培訓。我們在下圖中可以看到員工需要在幾個方面加以提高。

n        散點圖

        點圖

點圖一般是從兩個維度分析問題，用來進行時間或者相關性分析，即比較成組的兩個數(shù)值，確定這組數(shù)值在圖中的相對位置。點圖通常被用來表示外部因素對企業(yè)的影響，如企業(yè)在市場中的位置、產(chǎn)品銷量等隨時間、管理水平、競爭環(huán)境等因素的變化。如下圖為產(chǎn)品銷量與價格折扣的關系圖，根據(jù)不同的價格折扣與產(chǎn)品銷量的關系，可以擬合出一條線形圖。

        氣泡圖

當散點圖擴展到三個維度的時候，該點面積的大小就表示了另一個涵義。這時散點圖就變成了氣泡圖。氣泡面積的大小代表另一個涵義。

值得注意的是在氣泡圖中，兩個坐標軸不一定是數(shù)值或百分比，只要數(shù)值表示一定的增長趨勢就可以了。下圖用氣泡圖表示了公司A與公司B市場份額與服務水平的關系。

n        邏輯圖

邏輯圖是無法轉換成表格數(shù)據(jù)的，它主要是用來反映事物內在的邏輯關系。邏輯圖包括流程圖、環(huán)行圖、矩陣圖、樹狀圖、魚骨圖和地理圖。

        流程圖

流程圖是管理咨詢表達中使用頻率較高的一種圖形。流程圖可以非常清晰的描述一個流程的各個環(huán)節(jié)之間的邏輯關系。一般，流程圖可以表示信息流、物流、資金流等。流程圖的左端表示這個流程的起始，流程圖的右端表示這個流程的終點。圖中的各個模塊表示這個流程中所需要的各個環(huán)節(jié)。

流程圖可以對其中的任何一個環(huán)節(jié)加以不斷的分解，并且繼續(xù)使用流程圖對分解后的流程進行描述分析。在下圖中，企業(yè)外部供應鏈的環(huán)節(jié)依次為原材料供應者、生產(chǎn)制造者、商品流通者、最終消費者。我們也可以對其中的制造環(huán)節(jié)進行細分。分解后我們可以看到企業(yè)內部的供應鏈環(huán)節(jié)依次為研發(fā)、采購、制造、市場銷售、分銷、服務。如果繼續(xù)對研發(fā)這個環(huán)節(jié)進行仔細分析的話，研發(fā)的內部管理環(huán)節(jié)依次為產(chǎn)品概念提出、項目規(guī)劃論證、產(chǎn)品開發(fā)、中試驗證、產(chǎn)品發(fā)布和產(chǎn)品生命周期等環(huán)節(jié)。

環(huán)形圖可以看作是一個頭尾相接的流程圖。環(huán)形行圖通常用來表示一個連續(xù)、周而復始的過程。環(huán)形圖的每個環(huán)節(jié)表示這個行動的各個過程，完成整個循環(huán)后，又開始更高層次的循環(huán)。如對質量的持續(xù)改善、對問題的進一步思考等方面都會用到環(huán)形圖。下圖就是質量管理中著名的“戴明環(huán)”，這個環(huán)形圖包括四個環(huán)節(jié)：計劃、執(zhí)行、檢查、行動。

環(huán)形圖也可以對其中的環(huán)節(jié)繼續(xù)加以分解描述，用流程圖或者環(huán)形圖說明分解后的流程。

        矩陣圖

矩陣圖也是管理咨詢過程中使用頻率較高的一種圖形。很多管理咨詢的分析模型都是以矩陣為基礎進行分析論證的，矩陣圖通過定義坐標軸和各個象限的含義，可以清楚的反映客戶公司的相對位置及相應的對策。

使用矩陣圖必須具備三個要素：

（1）    定義兩個不同涵義的變量；

（2）    區(qū)分變量的變化趨勢；

（3）    確定不同象限、坐標的管理意義。

矩陣圖通常采用兩維的平面坐標，其中的兩個數(shù)軸分別表示不同涵義的兩個變量，通過公司在兩個維度的坐標來表示公司面臨的各種選擇。

有些時候，矩陣圖和氣泡圖被結合起來對問題進行分析和論證。下圖就是典型的一個例子。我們可以將氣泡圖與波士頓矩陣結合起來分析公司ABC的未來產(chǎn)品發(fā)展戰(zhàn)略。

        樹狀圖

樹狀圖被廣泛用于對企業(yè)組織結構的描述、現(xiàn)有流程的描述、問題的分析過程之中。

樹狀圖中使用最多的是組織結構圖，如下所示：

樹狀圖也會被用于現(xiàn)有流程或問題的描述分析，如下圖：

        魚骨圖

魚骨圖又稱為特征－因素圖或因果分析圖，它經(jīng)常被用來對問題原因進行分析診斷。魚骨圖可以清楚的表達某種結果和可能原因之間的關系，它通過“脊骨”及其兩側的“大、中、小”骨，層層展示問題與原因之間的因果關系。

魚骨圖方框圈住的部分為問題的表象或分析對象，置于圖中脊骨粗箭頭之右。引起表象發(fā)生的不同層次因素，相應為大的因素以“大骨”表示，更深一層的因素以“中骨”表示，再次為“小骨”。大、中、小骨均以箭頭由小向大層層相連。

        地理圖

地理圖是描述企業(yè)市場范圍、銷售情況非常有力的一種表達工具。通過地圖可以非常直觀的表明企業(yè)在各地區(qū)市場上的得失，為企業(yè)制定相應的戰(zhàn)略提供幫助。

通過地理圖的描述，可以非常方便對比公司A產(chǎn)品在全國各地的產(chǎn)品銷量和市場占有率，為公司制定下一步的市場戰(zhàn)略提供依據(jù)。

確定強調的部分

在確定所要使用的圖形后，還要對最想傳達的信息進行強調，包括對類別或項目的名稱、數(shù)據(jù)之間的差距、數(shù)據(jù)變化的強調。

強調的方法主要有三種，包括使用突出的顏色、使用箭頭或者利用位置等。

         顏色：對要強調的項目使用深顏色或者陰影；

         箭頭：對要強調的差距和趨勢進行強調；

         位置：將強調的部分靠近基準線或者與主題分離。

n      強調項目

在條形圖中，項目的順序非常重要，要按特定的順序進行排列，而且被強調的部分位置要靠近基準線，并采用深顏色。

如下圖所示，項目是按照從高到低的順序排列。對強調的部分可以用顏色進行突出。

下圖，用缺口和箭頭對項目進行強調：

n        強調變化

在強調項目的變化時，可以用箭頭來強調項目間數(shù)量的變化。如下圖，產(chǎn)品的總成本中，設計階段的費用對于產(chǎn)品的總體成本影響最大。