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一個(gè)品管人在ISO/TS 16949質(zhì)量體系的感想
隨著第一次監(jiān)督審核結(jié)束,ISO/TS 16949 體系已運(yùn)行一段時(shí)間。綜觀這一年體系工作,雖然外審評(píng)估報(bào)告顯示體系得到運(yùn)行和維持,但在具體實(shí)際工作中還存在一些問(wèn)題,內(nèi)部審核作為質(zhì)量管理體系一個(gè)關(guān)鍵性的接口,它對(duì)于體系的不斷完善和發(fā)展,起著極為重要的作用。為此,現(xiàn)對(duì)如何做好內(nèi)部審核一些認(rèn)識(shí)和看法做以下討論,希望對(duì)今后體系運(yùn)行和維護(hù)工作有所幫助。
一、        對(duì)內(nèi)部審核認(rèn)識(shí)
對(duì)于體系審核指總公司建立的ISO/TS 16949質(zhì)量體系文件化的質(zhì)量手冊(cè)、程序文件及對(duì)程序文件補(bǔ)充三級(jí)文件是否在具體生產(chǎn)管理中得到了有效實(shí)施的一系列活動(dòng)過(guò)程。實(shí)施內(nèi)部審核是一種重要的管理手段,目的及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,采取糾正和預(yù)防措施,為持續(xù)改進(jìn)提供信息,促進(jìn)產(chǎn)品質(zhì)量提高,持續(xù)的顧客滿意以及滿足法規(guī)要求和質(zhì)量管理體系的持續(xù)改進(jìn)。這個(gè)過(guò)程包括年初內(nèi)審計(jì)劃的制定,再到每次內(nèi)部審核活動(dòng)的執(zhí)行,直至年底內(nèi)審年度報(bào)告的完成,結(jié)束一年的內(nèi)審計(jì)劃;每次內(nèi)審的實(shí)施過(guò)程為:從編制當(dāng)次的內(nèi)部審核活動(dòng)計(jì)劃開(kāi)始,到現(xiàn)場(chǎng)審核,再到對(duì)現(xiàn)場(chǎng)審核中發(fā)現(xiàn)的不合格項(xiàng)的糾正措施的實(shí)施情況進(jìn)行追蹤審核,直至每一個(gè)發(fā)現(xiàn)的不合格項(xiàng)都已得到徹底糾正,封閉為止。對(duì)于ISO/TS 16949質(zhì)量體系內(nèi)部審核包括:質(zhì)量體系審核、產(chǎn)品過(guò)程審核、產(chǎn)品審核三個(gè)部分。
1、體系審核
TS 16949體系審核也就是通常ISO 9001所指內(nèi)部審核,是判斷體系是否運(yùn)行和維護(hù)的關(guān)鍵。ISO/TS 16949體系以過(guò)程管理來(lái)減小生產(chǎn)鏈變差,實(shí)現(xiàn)零缺陷管理方法,在今年體系審核中,最大問(wèn)題是總公司沒(méi)有把TS 16949程序文件流程貫徹應(yīng)用到實(shí)際管理中,實(shí)際工作與體系工作兩層皮,所以在審核前要突擊大量資料和文件,這樣必然導(dǎo)致了部門與部門數(shù)據(jù)銜接問(wèn)題。以上是整個(gè)總公司在這方面存在問(wèn)題,對(duì)于作為二級(jí)單位可以通過(guò)不斷完善自己質(zhì)量體系促進(jìn)整個(gè)公司體系發(fā)展。
首先,對(duì)于適用于ISO/TS 16949管理過(guò)程應(yīng)納入部門職責(zé)或崗位職責(zé)中,避免管理盲區(qū),減少交叉管理帶來(lái)人力、財(cái)力浪費(fèi)。在今年審核中職責(zé)不清產(chǎn)生不合格項(xiàng)目尤為突出,一個(gè)完整過(guò)程由多個(gè)部門共同完成,職責(zé)不清必然導(dǎo)致了互相推委和推辭,如不合格控制程序、標(biāo)識(shí)管理程序等。另一個(gè)原因就是工作人員不知道如何做才符合體系要求,簡(jiǎn)單的搞復(fù)雜,復(fù)雜把握不住,如果在崗位職責(zé)中對(duì)體系工作具體要求這一問(wèn)題就迎刃而解。
其次,整個(gè)體系運(yùn)行要靠大家努力,這也是ISO/TS 16949管理體系特點(diǎn)。對(duì)于每個(gè)部門應(yīng)每周對(duì)本部門主管程序文件至少學(xué)習(xí)兩個(gè)小時(shí)且由部門負(fù)責(zé)人親自授課。在以往工作中只重視部門體系骨干管理,忽視領(lǐng)導(dǎo)作用,領(lǐng)導(dǎo)在文件的制定頒發(fā)發(fā)揮決定性作用,而文件是實(shí)施體系管理直接載體。程序文件其實(shí)就是工作流程匯編,只有主管領(lǐng)導(dǎo)才能把握分寸。
最后,把程序文件績(jī)效指標(biāo)納入到日常考核中,這樣才能引起各管理部門重視,ISO/TS 16949工作才能真真服務(wù)企業(yè),體系運(yùn)行才有保障。沒(méi)有監(jiān)督的工作等于沒(méi)有安排工作,人都是有惰性的,監(jiān)督是工作完成與否保障,這也是TS 16949體系核心。
2、過(guò)程、產(chǎn)品審核
過(guò)程和產(chǎn)品審核是TS 16949特色;過(guò)程審核目的判斷制造過(guò)程是否具有能力并穩(wěn)定受控,檢查表采用德國(guó)標(biāo)準(zhǔn)VDA6.3;產(chǎn)品審核目的產(chǎn)品是否與規(guī)定的技術(shù)要求或與顧客\供方的特殊協(xié)議相一致,及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,采取糾正措施,檢查表采用德國(guó)標(biāo)準(zhǔn)VDA6.5。
今年體系審核與過(guò)程審核同時(shí)進(jìn)行審核,在審核中主要是關(guān)注體系運(yùn)行而對(duì)產(chǎn)品制造過(guò)程審核涉及很少,主要問(wèn)題是對(duì)VDA6.3認(rèn)識(shí)和理解沒(méi)有與實(shí)際結(jié)合起來(lái),檢查中的條款審核員無(wú)法理解含義,制約了審核的深度和廣度,審核中只能查出一些表面現(xiàn)象問(wèn)題。
二、審核組人員選擇方面
從某種層面上看,審核隊(duì)伍素質(zhì)的高低將直接左右著審核的效果。因此,必須精心打造一批具有專業(yè)技術(shù)知識(shí)、富有管理經(jīng)驗(yàn)和具有較強(qiáng)責(zé)任感,能夠正確理解并掌握質(zhì)量手冊(cè)和程序文件人員,更重要的是要能夠熟練地運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn),能夠熟練審核并指導(dǎo)質(zhì)量體系的實(shí)施隊(duì)伍為體系有效運(yùn)行提供保障。
今年審核人員雖然較多,但符合以上標(biāo)準(zhǔn)還存在差距,主要問(wèn)題管理經(jīng)驗(yàn)欠缺,標(biāo)準(zhǔn)及工作流程把握不好。對(duì)于今后審核人員主要有三點(diǎn)考慮:首先,重點(diǎn)培養(yǎng)4~6名審核員,選擇對(duì)廠各部門工作流程較熟悉、具有權(quán)威人員,使審核深度和廣度上升到一個(gè)高度,審核內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)把握更準(zhǔn)確。其次,每月保證一次集中學(xué)習(xí)ISO/TS 16949標(biāo)準(zhǔn)、程序文件,重點(diǎn)學(xué)習(xí)過(guò)程審核VDA6.3標(biāo)準(zhǔn)。生澀的標(biāo)準(zhǔn)條款只有不斷加深理解和解讀才能使體系穩(wěn)步前進(jìn),知識(shí)結(jié)構(gòu)更新是審核員必須技能,這樣才能夠?qū)徍似鸬酱龠M(jìn)作用。最后,理論聯(lián)系實(shí)際可適當(dāng)安排內(nèi)審員進(jìn)行輪崗制度,加深對(duì)其它崗位工作的深入了解。
三、審核過(guò)程把握關(guān)鍵環(huán)節(jié)
內(nèi)審的目的是通過(guò)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題來(lái)推動(dòng)和實(shí)現(xiàn)質(zhì)量體系的持續(xù)改進(jìn),因此,審核工作必須嚴(yán)謹(jǐn)務(wù)實(shí)、富有成效。針對(duì)今年審核工作倉(cāng)促進(jìn)行對(duì)關(guān)鍵環(huán)節(jié)沒(méi)把握住,今后審核過(guò)程中不妨把握以下幾個(gè)環(huán)節(jié)。
1、審核計(jì)劃的編制及準(zhǔn)備
審核計(jì)劃的實(shí)施必須具有針對(duì)性、效率性。通過(guò)兩次外部審核發(fā)現(xiàn)認(rèn)證公司審核計(jì)劃編制很有特點(diǎn)也值得學(xué)習(xí),第一次外部審核按照管理過(guò)程(計(jì)劃、實(shí)施、監(jiān)督檢查、評(píng)估的思路)即管理決策開(kāi)始,覆蓋整個(gè)過(guò)程;第二次審核從質(zhì)量成本到產(chǎn)品制造、檢驗(yàn)、設(shè)備管理等過(guò)程。計(jì)劃中可以看出第一次目的在于對(duì)整個(gè)體系的評(píng)價(jià),第二次復(fù)審很有針對(duì)性,審核計(jì)劃與審核目的很好的結(jié)合在一起。完善的審核過(guò)程,審核計(jì)劃必須對(duì)審核的范圍、活動(dòng)內(nèi)容和時(shí)間、審核人員的分組以及審核依據(jù)等要做出具體安排,該計(jì)劃經(jīng)管理高層批準(zhǔn)后應(yīng)及時(shí)分送到體系所涉及的所有職能部門。
今年總公司計(jì)劃7月份編寫,計(jì)劃置后影響到下屬單位體系工作,針對(duì)體系計(jì)劃來(lái)說(shuō)要經(jīng)過(guò)生產(chǎn)技術(shù)處批準(zhǔn)才能實(shí)施。今年審核計(jì)劃主要存在問(wèn)題審核計(jì)劃過(guò)于條理與實(shí)際情況有出入。TS 16949審核是以過(guò)程管理方式進(jìn)行,所以審核中不能簡(jiǎn)單按部門制定審核計(jì)劃,必須圍繞質(zhì)量管理主線一步一步深入審核取掉“部門壁壘”,這樣才符合TS 16949質(zhì)量體系宗旨。再就是審核計(jì)劃表中審核過(guò)程與實(shí)際部門職能有出入,例如,顧客抱怨、技術(shù)服務(wù)等程序,總公司按照集團(tuán)模式管理方式編制程序文件,具體生產(chǎn)廠中對(duì)于這類程序不好把握,從計(jì)劃安排、審核實(shí)施都有困難。對(duì)于此類問(wèn)題,今后審核員可依照工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審核如廠部編制文件、制度等,這樣是對(duì)總公司文件一個(gè)補(bǔ)充和發(fā)展,使體系更加適合與實(shí)際情況。再次,就是審核員工作安排上,審核員在審核中應(yīng)專注與審核工作,不受外界干擾。
2、重視審核會(huì)議
審核會(huì)議主要是:首次會(huì)議、審核組會(huì)議和末次會(huì)議,目的分別是加強(qiáng)審核溝通、信息傳遞、審核過(guò)程控制。因此,針對(duì)會(huì)議目的不同,會(huì)議議程做出對(duì)應(yīng)調(diào)整。首次、末次會(huì)議一般由領(lǐng)導(dǎo)、審核組全體成員、各相關(guān)部門的負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員參加。首次會(huì)議主要是傳達(dá)審核計(jì)劃、原則,末次會(huì)議答謝受審方,傳達(dá)審核結(jié)果,重點(diǎn)對(duì)不符合項(xiàng)提出糾正措施和要求,會(huì)議應(yīng)簡(jiǎn)潔、明了。審核組會(huì)議則是審核組內(nèi)部溝通重要會(huì)議,必須對(duì)審核中存在問(wèn)題進(jìn)行反復(fù)跟蹤和核對(duì),整理不符合報(bào)告,評(píng)價(jià)體系整體工作。
在今后審核中主要把握審核組會(huì)議,審核組會(huì)議中審核組長(zhǎng)傳達(dá)審核側(cè)重點(diǎn)和解決審核遇到實(shí)際問(wèn)題并把握審核方向,這是審核效果中比較重要環(huán)節(jié)。
3、現(xiàn)場(chǎng)審核 
現(xiàn)場(chǎng)審是核整個(gè)審核工作關(guān)鍵性環(huán)節(jié)和重要的接口,是整個(gè)審核工作靈魂。在現(xiàn)場(chǎng)審核中,審核人員不僅要有強(qiáng)烈的責(zé)任心,嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)要求,更需要正確掌握并運(yùn)用好審核的技巧和策略。審核必須掌握好切入點(diǎn),選擇好審核的路徑,運(yùn)用好審核方法,發(fā)揮好專業(yè)判斷。審核必須以事實(shí)為依據(jù),以標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)繩判斷理念。
在今年審核中存在問(wèn)題主要是對(duì)審核目的理解錯(cuò)誤,作為審核不是去找某一個(gè)過(guò)程存在問(wèn)題,而是找證明體系按照標(biāo)準(zhǔn)運(yùn)行證據(jù)。在今年審核技巧上主要是多采用了問(wèn)答式方式,這種方式弊端在于審核員的能力和標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用把握上,所以審核效果直接受到影響。總結(jié)今年得與失,今后在現(xiàn)場(chǎng)審核中可以從以下幾個(gè)方面入手:首先可請(qǐng)受審方介紹他在體系中的作用及如何應(yīng)用體系知識(shí),這樣使審核員有了一個(gè)大概了解可杜絕審核盲目性。其次,查看本崗位工作標(biāo)準(zhǔn),看是否與程序文件一直,工作標(biāo)準(zhǔn)是實(shí)施體系最直接的依據(jù),若依據(jù)錯(cuò)誤后續(xù)工作可想而知。這樣可提高審核效率,對(duì)改進(jìn)體系工作是一個(gè)有效手段。最后,對(duì)照工作標(biāo)準(zhǔn)查看記錄,總結(jié)問(wèn)題給予指導(dǎo)。記錄是體系實(shí)施載體,直接反映體系是否實(shí)施最主要證據(jù)。作為內(nèi)部審核目的主要是查漏補(bǔ)缺,自查自改,審核員在審核中相當(dāng)于“法官”、“教官”作用,主要是進(jìn)行判斷和教導(dǎo)。
4、報(bào)告編寫
審核報(bào)告是整個(gè)審核工作的外在體現(xiàn),是在對(duì)客觀證據(jù)及審核記錄進(jìn)行認(rèn)真統(tǒng)計(jì)、分析、歸納和評(píng)價(jià)基礎(chǔ)上形成的審核總結(jié)。審核報(bào)告既要掌握足夠的客觀證據(jù)和審核發(fā)現(xiàn),要能看到事情本質(zhì)和全局,用事實(shí)、數(shù)據(jù)說(shuō)話。不符合項(xiàng)糾正和預(yù)防措施,提出合理可行的措施意見(jiàn),保持持續(xù)改進(jìn)思想。
今年審核報(bào)告中,報(bào)告只是簡(jiǎn)單提出問(wèn)題,對(duì)解決問(wèn)題可行的措施意見(jiàn)上不完整,這是今后審核報(bào)告編寫的側(cè)重點(diǎn)。
四、加強(qiáng)對(duì)不合格項(xiàng)整改追蹤
ISO/TS 質(zhì)量體系核心之一持續(xù)改進(jìn),改進(jìn)是一個(gè)長(zhǎng)期堅(jiān)持不屑的工作,只有通過(guò)不斷完善和改進(jìn),質(zhì)量體系才能得到維護(hù)和發(fā)展。內(nèi)部審核的目的不在于追究過(guò)錯(cuò),而是一發(fā)現(xiàn)問(wèn)題促進(jìn)職能部門剖析分析產(chǎn)生的根源找到徹底解決的辦法,而后續(xù)跟蹤對(duì)整改是監(jiān)督和驗(yàn)證,是質(zhì)量體系實(shí)施提供保障。在今年不合格項(xiàng)整改追蹤上,還是犯了與審核目的不符現(xiàn)象,過(guò)分終究錯(cuò)誤對(duì)發(fā)生問(wèn)題沒(méi)有深入分析,這樣及時(shí)整改完畢難保會(huì)發(fā)生同樣的錯(cuò)誤,所以在今后對(duì)不合格項(xiàng)整改追蹤上需要重視。
總結(jié):內(nèi)部審核對(duì)ISO/TS質(zhì)量體系維護(hù)和運(yùn)行起到“保駕護(hù)航”作用,針對(duì)今后審核工作必須在審核員選擇、審核過(guò)程關(guān)鍵環(huán)節(jié)、不合格追蹤方面進(jìn)行改進(jìn)。

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