我曾經(jīng)感嘆時(shí)間管理之難在于影響他人，因?yàn)閷?duì)于我來(lái)說(shuō)自我管理早已有良好習(xí)慣，而如何讓他人配合自己進(jìn)行有效管理，是能否真正踐行時(shí)間管理的關(guān)鍵。工作第二年，在如何影響他人方面有了更深的體會(huì)，與大家分享。
首先，你有自己的原則嗎？你讓他人了解了你的原則和習(xí)慣了嗎？
比如說(shuō)我自己的原則就是：
- 基本不用MSN和QQ即時(shí)聊天，有時(shí)候會(huì)用QQ群聊功能
- 大部分情況下，非緊急事情，給我發(fā)郵件是最好的溝通方式
- 不是任何指派給我的任務(wù)，我都會(huì)馬上處理執(zhí)行
- Amy很nice，Amy樂(lè)意幫忙，但是Amy很講原則，需要互相尊重彼此的時(shí)間
如果我們自己都沒(méi)有自己遵循的原則，就很難清晰地告訴別人，那么也很難真正進(jìn)行良好的協(xié)作。所以，如果你還沒(méi)有想過(guò)這個(gè)問(wèn)題，可以先想一想你自己的習(xí)慣是什么？
其次，如何讓他人了解你的原則和溝通方式？如何避免他人打擾？
我發(fā)現(xiàn)，這個(gè)問(wèn)題的關(guān)鍵，其實(shí)不在于如何HOW,而在于，敢于，有勇氣讓他人了解，尤其是，當(dāng)面對(duì)管理自己的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和老板、同級(jí)的同事的時(shí)候。
在這個(gè)方面其實(shí)我也有過(guò)擔(dān)心的，但是，最終我還是在忙得要崩潰之后非常堅(jiān)定地開(kāi)始擺出自己的原則，大膽拒絕——即使面對(duì)我的老板。
只要通過(guò)合適的溝通，其實(shí)沒(méi)有什么后果，反而是老板越來(lái)越體諒我的工作，甚至到了后來(lái)給我指派任務(wù)的時(shí)候會(huì)主動(dòng)說(shuō)：“我知道你很忙，這個(gè)不急，你XX時(shí)候完成就可以了。”
現(xiàn)在，我即將要離開(kāi)現(xiàn)在的公司，老板和幾乎所有同事都對(duì)我大加贊賞，所以，其實(shí)，學(xué)會(huì)說(shuō)NO真的沒(méi)有什么后果。希望我的例子可以給大家一點(diǎn)say no的信心。
那么，如何有效地讓他人了解我們的溝通習(xí)慣和工作狀態(tài)從而避免他人打擾呢？
對(duì)經(jīng)常要協(xié)作的上級(jí)、同事和朋友，可以一開(kāi)始就通過(guò)郵件、面談等方式說(shuō)明自己的原則習(xí)慣等。當(dāng)然，我們還有更多突發(fā)的情況，或者這種過(guò)于正式的說(shuō)明不是特別適宜，我們還可以在日常的協(xié)作與溝通中潛移默化地影響他人，比如：
- 發(fā)郵件的時(shí)候在郵件主題標(biāo)明優(yōu)先級(jí)序號(hào)（A1,A2,A3,B1,B2,B3,C1……），郵件主題要清晰完整，讓人知道這到底是關(guān)于什么的郵件，對(duì)方應(yīng)該如何處理。（當(dāng)然，選用發(fā)郵件的方式，就是再怎么重要也不是非常緊急的事情。當(dāng)然有的時(shí)候很緊急的事情也還是要有書(shū)面郵件說(shuō)明，那么會(huì)同時(shí)配合電話或者短信溝通）
- 接到任務(wù)指派或者請(qǐng)求的時(shí)候，主動(dòng)詢問(wèn)重要性和緊急性，明確最后期限。這里會(huì)出現(xiàn)的情況是：有的人自己也分不清輕重緩急，或者是對(duì)于對(duì)方來(lái)說(shuō)確實(shí)是重要但是對(duì)于我們自己來(lái)說(shuō)，并非對(duì)核心目標(biāo)起到關(guān)鍵作用，并非很重要，我們就要向?qū)Ψ?span style="TEXT-DECORATION: underline">詢問(wèn)該任務(wù)具體的意義和可能的影響，然后結(jié)合自己的情況去判斷。
- 同理，除了郵件溝通，我們向其他人指派任務(wù)和提出請(qǐng)求的時(shí)候，也要主動(dòng)說(shuō)明事情的輕重緩急和最后期限。
- 遇到自己正在做重要的事情，上級(jí)和同事出現(xiàn)在面前提出其他要求，如果不是在講電話，我會(huì)先說(shuō)請(qǐng)稍等一兩分鐘，我先對(duì)正在做的事情做個(gè)記錄；如果我正在講電話或者有其他事情難以分神，我會(huì)眼神和手勢(shì)示意表示正有其他需先處理的事情請(qǐng)稍等。如果真的遇到有的人無(wú)論我在做什么還是只顧自己硬是說(shuō)話影響我，我會(huì)比較不客氣地回絕，再找時(shí)間解釋溝通。
- 經(jīng)常遇到手上已經(jīng)有N個(gè)任務(wù)，還不斷接到各種任務(wù)，實(shí)在不堪重負(fù)的時(shí)候我會(huì)非常明確說(shuō)明自己的工作情況，并詢問(wèn)老板哪個(gè)任務(wù)更重要更緊急？他希望我優(yōu)先處理哪個(gè)。不過(guò)一般對(duì)公司和工作熟悉以后，自己都能判斷出什么更重要更緊急，那么我需要的只是說(shuō)明情況，向老板反饋說(shuō)優(yōu)先處理哪個(gè)任務(wù)，另外的預(yù)計(jì)會(huì)在什么時(shí)候完成，或者是否有其他人可以委派。
在這個(gè)過(guò)程中，我體會(huì)最深的就是——一定要詢問(wèn)事情的重要性和最后期限，這樣才能決定是否接受，以及接受后可以在什么時(shí)間完成。
我曾經(jīng)有過(guò)的失誤就是沒(méi)有詢問(wèn)一個(gè)任務(wù)的緊急性，后來(lái)老板親自跟我談話說(shuō)明他為什么要我做某件事情，因?yàn)樗詾槲也幌胱觥?/p>
誤解的產(chǎn)生通常都是因?yàn)闆](méi)有主動(dòng)溝通和反復(fù)確認(rèn)。
拒絕他人并非是一件很難的事情。人們也并非會(huì)因?yàn)槟銜?huì)在某些時(shí)候拒絕他們或者沒(méi)有立刻處理他們的請(qǐng)求就對(duì)你產(chǎn)生恨意。
事實(shí)上，大部分的人都很能尊重他人的習(xí)慣。
這看起來(lái)跟平常說(shuō)的時(shí)間管理不一樣，但我就是這樣，為自己爭(zhēng)取到不少可以自己主動(dòng)安排的時(shí)間，特別是，非常非常難得的不能被打擾的可以用于書(shū)寫(xiě)重要文書(shū)報(bào)告的整塊時(shí)間的。
