時(shí)間管理的四重境界
時(shí)間：2010-07-01 15:26:52 來源: KMCenter 作者：孫志鋼
GTD幫助我們將所有的事情都從腦子里面清空出來，整理后按照場景分類，通過對場景、時(shí)間、精力和重要性的判斷，讓你迅速知道馬上能夠動(dòng)手做的事情，并在這一段時(shí)間內(nèi)專注于手頭上的事情，One by One的執(zhí)行To Do list。這樣不容易忘事，而且執(zhí)行效率非常之高。
筆者實(shí)踐GTD時(shí)間管理已經(jīng)有7個(gè)月了，期間對GTD的體系有了一些新的理解，也接觸了時(shí)間管理的一些其他方法，總結(jié)一下，可以劃分成為四個(gè)方面，感覺上是有個(gè)順序的，每一個(gè)層次都會更加有效率，所以美其名曰“時(shí)間管理的四重境界”。
一．用GTD建立時(shí)間管理的基礎(chǔ)體系
很多朋友說自己的時(shí)間管理的不好，老是忘事，主要是因?yàn)樽约旱臅r(shí)間管理沒有系統(tǒng)。
“好腦子不如爛筆頭”，GTD幫助我們將所有的事情都從腦子里面清空出來，整理后按照場景分類，通過對場景、時(shí)間、精力和重要性的判斷，讓你迅速知道馬上能夠動(dòng)手做的事情，并在這一段時(shí)間內(nèi)專注于手頭上的事情，One by One的執(zhí)行To Do list。這樣不容易忘事，而且執(zhí)行效率非常之高。
首先，GTD幫助我們構(gòu)建了一個(gè)時(shí)間管理的執(zhí)行閉環(huán)。如下圖。在執(zhí)行的過程中，關(guān)鍵是：（1）事情的完全收集，收集的越全面，系統(tǒng)越可信；（2）To Do list時(shí)間的合理劃分，一定要讓list中的項(xiàng)目是一旦想做就能動(dòng)手并能在一個(gè)小時(shí)內(nèi)完成的；（3）執(zhí)行的過程中要專注手中事情，盡快的完成；（4）每周的檢視是回顧前期的工作情況，以便改進(jìn)；（5）更新是產(chǎn)生新的to do list，最終成為閉環(huán)
圖 1 GTD的五個(gè)步驟
其次，GTD提供了處理事情的一般流程。這張圖很有用，我就不再贅述。
圖 2 GTD處理事情的一般流程
再次，GTD提供給我們決定“馬上能做什么？”的標(biāo)準(zhǔn)。首要因素是場合是否合適，次要因素是時(shí)間夠不夠和精力是否足夠，最后是事情的重要性。這里的關(guān)鍵是，接下來的時(shí)間馬上能夠做什么，這個(gè)主要取決于客觀的條件。重要性是一個(gè)主觀的提交，應(yīng)當(dāng)放在更高的層次上考慮，GTD沒有給我們答案，這也是GTD的一個(gè)局限性。
《GTD時(shí)間管理原理與實(shí)踐分享——原理篇》和《GTD時(shí)間管理原理與實(shí)踐分享——實(shí)踐篇》關(guān)于GTD的詳細(xì)內(nèi)容可以參考之前我寫的。
二．不斷的找出自己的時(shí)間黑洞
如果，已經(jīng)有了時(shí)間管理的系統(tǒng)了，但還是感覺時(shí)間被浪費(fèi)掉了（如果不是工作狂的話），那么這找出浪費(fèi)時(shí)間的“黑洞”是要做的第二個(gè)層次的管理方法。
下圖是摘自蕭秋水的博客，用導(dǎo)圖列出了各種自己有意或無意掉進(jìn)去的時(shí)間黑洞。每個(gè)人的時(shí)間黑洞不盡相同，要想避開時(shí)間黑洞，就是要找出他們，面對他們，消滅他們。這一點(diǎn)跟減肥很相似，要想減肥，就是要找出自己嗜吃并且高熱量的食物，然后降低這種（些）食物的攝入量。
下
圖 3 時(shí)間黑洞思維導(dǎo)圖 三．分清事情的輕重緩急
《時(shí)間投資法》。GTD讓我們有了系統(tǒng)，時(shí)間黑洞讓我們排除了時(shí)間的浪費(fèi)，以上兩點(diǎn)都實(shí)現(xiàn)了，還只能做一個(gè)比較充實(shí)的人或高效率的人；要想成為一個(gè)高效能的人，還需要處理好時(shí)間的分配。針對這一點(diǎn)，推薦大家看勝間和代的
按照事情的重要性和緊急性可以劃分如下的矩陣，可以將要做的事情分別放到矩陣中，進(jìn)而決定時(shí)間的分配。
圖 4 事情的重要性與緊急性矩陣
首先，界定一下，所謂重要，是指該事情在中長期對自己或公司有深刻的意義，更多指的是長遠(yuǎn)效益；所謂緊急，是指在近期就要截止的事物。
（1）“消費(fèi)”象限的事情，很重要，需要馬上就做。這類事情，多是指工作中的事情，賴以謀生，關(guān)乎生計(jì)。這些時(shí)間的付出，類似時(shí)間的正常“消費(fèi)”，用來做“正事”，沒有被虛度和浪費(fèi)。但這些時(shí)間，未必與自身未來的成長完全相關(guān)。
（2）“浪費(fèi)”象限的事情，不重要，但很緊急，必須要做。這些是指必須參加的但意義不大的一些事情。最典型的是上下班的通勤時(shí)間，沒法避免。
（3）“投資”象限的事情，很重要，但不緊急。這些事情一般是指在中長期規(guī)劃中的事情。這些事情，通常涉及個(gè)人的長期發(fā)展，與自己長期發(fā)展相關(guān)。所以，應(yīng)當(dāng)格外重視這個(gè)區(qū)域的投入。
（4）“閑耗”象限的事情是最“沒意義”。當(dāng)然，也可以理解成為生活的休閑區(qū)域。但一定要控制好時(shí)間的投入量，如果大部分時(shí)間都在閑耗，那么就是在虛度光陰。
在比例的分配上，理想的比例應(yīng)當(dāng)是：消費(fèi)最好占50%，投資占30%，浪費(fèi)占10%，閑耗占10%。這樣，重要和不重要的比為8：2，會使時(shí)間的效能比較高；同時(shí)，緊急與不緊急的比例為6:4，生活的節(jié)奏不會特別的緊張。
當(dāng)然，沒有達(dá)到這個(gè)比例的童鞋，可以考慮適當(dāng)?shù)恼{(diào)整每個(gè)象限時(shí)間的分部。盡可能的降低“閑耗”和“浪費(fèi)”的區(qū)間的時(shí)間，分配給“投資”區(qū)間。此外，投資區(qū)間的投入的提高，會倒動(dòng)自身能力的提升，最終使“消費(fèi)”區(qū)間的事情更加游刃有余，進(jìn)而增加“投資”和其他區(qū)間的分配。
在實(shí)踐中，通常我會把這四個(gè)象限作為我GTD的四個(gè)主分類，用來記錄待辦的項(xiàng)目（完成需要很多的步驟的事情），進(jìn)而從中產(chǎn)生to do list的條目。這樣，解決了從總體上把握時(shí)間的輕重緩急的分配。如下圖
圖 5 GTD中的事件分類
四．做最有生產(chǎn)力的事情
時(shí)間管理的最高境界，正如陳安之所說，“每一分、每一秒都要做最有生產(chǎn)力的事情”。
這要建立在對個(gè)人事物的高超的掌控藝術(shù)，通過對工作的分割、分派和自身優(yōu)勢的總結(jié)，而自己只做能夠產(chǎn)生最大效能的事情，將其余的事情統(tǒng)統(tǒng)分配給其他人來做。
舉個(gè)簡單的例子，如果洗一桶衣服需要5塊錢，你自己洗這桶衣服需要半個(gè)小時(shí)，而你的時(shí)薪是20元，那么成本就是10塊錢。這樣一算，10大于5，還是自己工作，讓洗衣店洗比較劃算。這是個(gè)典型的花錢買別人時(shí)間的例子。如果在生活中，只要成本有效，那么，就要盡可能的花錢買別人的時(shí)間，為自己所用，這個(gè)有個(gè)詞匯叫UOT——Use other’s time。當(dāng)然，如果你很喜歡洗衣服，洗衣服會給你帶來快樂，就另當(dāng)別論了。
要想做到這一點(diǎn)，就要不斷的總結(jié)自己的優(yōu)勢和特長，建立同他人的合作，最終將精力集中在核心的自己最擅長的事情上。
圖 6 時(shí)間的生產(chǎn)力
當(dāng)然，上面的總結(jié)只是一己之見，拋磚引玉，歡迎大家把自己的時(shí)間管理經(jīng)驗(yàn)寫下來，共同討論提高。
