要了解項(xiàng)目管理，最重要的是：理清項(xiàng)目管理全流程中需要面對的問題、解決的策略和新工具的高效使用方法。
一般來說項(xiàng)目全流程通常都分為這五個(gè)階段——啟動(dòng)、規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)控、收尾。
本文節(jié)選自《2023伙伴云項(xiàng)目管理實(shí)操手冊》，感興趣領(lǐng)取看置頂評論。
所以無論是什么項(xiàng)目，有很多是可以提前設(shè)計(jì)和規(guī)劃好的；好的規(guī)劃是成功的一半，而沒有規(guī)劃、沒有協(xié)作則是項(xiàng)目失敗的主要原因。
那么，具體在什么階段要做什么事?
在項(xiàng)目啟動(dòng)階段，主要靠項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員間的溝通達(dá)成思想統(tǒng)一。如果想要項(xiàng)目成功，往往背后是有穩(wěn)定和高質(zhì)量的團(tuán)隊(duì)、思維和工具在支持。
新時(shí)代需要好的項(xiàng)目思維！
要警惕“先干起來”的誘惑。
在大家都能看見機(jī)會的情況下，能否抓住機(jī)會，不取決于誰先看到，而取決于誰能真正抓住機(jī)會。
實(shí)踐中，為了完美地啟動(dòng)項(xiàng)目，建議用結(jié)構(gòu)化方法實(shí)施項(xiàng)目啟動(dòng)。
項(xiàng)目的目標(biāo)制定要符合 SMART 原則，即：要清楚工作的量有多少、怎么測量、如何實(shí)現(xiàn)、何時(shí)完成。
項(xiàng)目管理中，人是寶貴的資源，也是最難以把握的資源。
表明項(xiàng)目及其團(tuán)隊(duì)已經(jīng)得到了管理層的支持；并告知項(xiàng)目的存在，明確每個(gè)人的職責(zé)和權(quán)利。
將項(xiàng)目的相關(guān)人員召集到一起舉行一次啟動(dòng)會議是非常有必要的，項(xiàng)目啟動(dòng)儀式要盡可能正式化。
著名的布里斯定理說，“用較多時(shí)間為一項(xiàng)工作做計(jì)劃，做這項(xiàng)工作總用時(shí)會減少。”
就像一輛車的背后是千萬個(gè)不同零件，每個(gè)零件都符合標(biāo)準(zhǔn)才能組裝成一輛車，多維度拆任務(wù)可以提前預(yù)知難點(diǎn)，保證項(xiàng)目的各個(gè)執(zhí)行階段符合標(biāo)準(zhǔn)不卡頓。
創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）的主要目的就是把大項(xiàng)目拆成小任務(wù)，讓每個(gè)人和每個(gè)團(tuán)隊(duì)都能更快速地理解自己要做的事。拆出的任務(wù)需要符合SMART原則。
在實(shí)際的項(xiàng)目管理中，如果前面計(jì)劃排得好，后面的項(xiàng)目如期率、質(zhì)量都能得到保障。
關(guān)鍵路徑法用于在進(jìn)度模型中估算項(xiàng)目最短工期，確定邏輯網(wǎng)絡(luò)路徑的進(jìn)度靈活性大小，如圖所示。
關(guān)鍵路徑是項(xiàng)目中時(shí)間最長的活動(dòng)順序，決定著可能的項(xiàng)目最短工期。最長路徑的總浮動(dòng)時(shí)間最少，通常為零。
每個(gè)參與者都要從其專業(yè)角度指導(dǎo)拆解項(xiàng)目任務(wù)的合理方式。
從開始到 A 到 C 到 F 到 G ，從 A 到 D 到 F 到 G ，從 B 到 D 到 F 到 G ，從 E 到 F 到 G 總共有四條關(guān)鍵路徑
B.把關(guān)鍵路徑的各項(xiàng)任務(wù)排進(jìn)伙伴云甘特圖
任務(wù)在排到伙伴云甘特圖后，可建立依賴關(guān)系，且一個(gè)任務(wù)改變其他項(xiàng)目參與者都能收到及時(shí)的通知，可以大大提高項(xiàng)目協(xié)作效率。
這就是項(xiàng)目協(xié)作里最重要的“有圖有真相”的過程。
確定了項(xiàng)目模板，可以根據(jù)WBS結(jié)構(gòu)確定具體活動(dòng)，之后確定活動(dòng)持續(xù)時(shí)間并對活動(dòng)排序和計(jì)劃。過程中，需要隨時(shí)監(jiān)控不同環(huán)節(jié)和團(tuán)隊(duì)的執(zhí)行效率和問題，可以隨時(shí)對進(jìn)度計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化。
可以直接先把所有任務(wù)大致所需時(shí)間排出來即可。
伙伴云甘特圖
之后操作的每個(gè)變化，其他的同事、項(xiàng)目成員都能在電腦上實(shí)時(shí)看到；而且任務(wù)安排是否沖突，時(shí)間分配是否合理，都能在界面上完整呈現(xiàn)?？吹巾撁妫q如看到項(xiàng)目中不同團(tuán)隊(duì)通過辛勤工作達(dá)成一個(gè)又一個(gè)里程碑。
估算任務(wù)的持續(xù)時(shí)間，制定進(jìn)度計(jì)劃，利用甘特圖將所有任務(wù)和截止日期以時(shí)間軸的格式直觀地展示出來，在重要的時(shí)間節(jié)點(diǎn)設(shè)置里程碑與交付物。
新時(shí)代下，項(xiàng)目管理者要積極尋取新的工具賦能整個(gè)項(xiàng)目管理，但任何一個(gè)工具都不能代替管理思維上的變化。
需要一個(gè)好的工具，來建立并完善我們的跟蹤工作，如看板視圖。
項(xiàng)目的總體進(jìn)度可以由工具自動(dòng)生成（完成的百分比）。此外，還應(yīng)該有對工作量的估計(jì)，包括整個(gè)項(xiàng)目的工作量，各個(gè)任務(wù)的工作量等。
不同的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)可能同時(shí)存在于同一個(gè)公司，一個(gè)好的項(xiàng)目管理工具要能支撐不同組織、不同組成形式的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)目標(biāo)有效達(dá)成。
因此需要不同的工具集去實(shí)現(xiàn)整體項(xiàng)目的有效交付。
控制范圍是監(jiān)督項(xiàng)目和產(chǎn)品的范圍狀態(tài)，管理范圍基準(zhǔn)變更的過程。
監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)可以分為采數(shù)據(jù)、分析數(shù)據(jù)、發(fā)現(xiàn)問題三個(gè)階段?？梢圆杉暾捻?xiàng)目數(shù)據(jù)，采集后通過儀表盤圖表的形式分析，便于復(fù)盤時(shí)有效地找出項(xiàng)目發(fā)展過程中的問題。
首先要明確要采什么數(shù)據(jù)，要采的數(shù)據(jù)即監(jiān)控對象。監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)的主要對象是人和項(xiàng)目，即誰在什么時(shí)間和地點(diǎn)，如何做了什么的數(shù)據(jù)化呈現(xiàn)。
一樣可以通過數(shù)據(jù)監(jiān)控完成，比如控制費(fèi)用數(shù)據(jù)、采購數(shù)據(jù)等，根據(jù)差值來使項(xiàng)目資源和進(jìn)度相匹配。
整體的項(xiàng)目監(jiān)控思維的提升與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的成長有關(guān)，要通過持續(xù)不斷地監(jiān)控、留底優(yōu)化項(xiàng)目，以獲得良好的成果。
比如：項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成長的有4 層階段
一些成熟的項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)里有 CCB（change control board ）。
CCB 是否經(jīng)過審批，過程中客戶側(cè)和我方是否有完整的書面留檔，需要管理和控制。
進(jìn)行多個(gè)項(xiàng)目時(shí)需要復(fù)用模板，橫向?qū)Ρ取⒔徊娣治霾煌?xiàng)目情況。
要講過程中做的努力，還要講業(yè)務(wù)的具體交付成果，包括過程和結(jié)果上的成果。
不管是面對客戶、甲乙方還是內(nèi)部團(tuán)隊(duì)，講一個(gè)好故事非常重要。通過講一個(gè)好故事可以使努力獲得認(rèn)可，同時(shí)展現(xiàn)實(shí)現(xiàn)的成果。
