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——以下為正文——
一、前言
每個(gè)人的工作必須是有效的，否則這個(gè)人對(duì)于組織就毫無意義。
實(shí)現(xiàn)工作有效性的三個(gè)步驟：記錄時(shí)間；管理時(shí)間；統(tǒng)一安排時(shí)間。
有效的管理者與其他人最大的區(qū)別就是他們非常珍惜自己的時(shí)間。他們提前制定每天的工作計(jì)劃，知道每段時(shí)間應(yīng)該干什么，他們首先按提前制定的日工作計(jì)劃開展工作，不會(huì)被事情、別別人拖著走。
有效的管理者知道，如果要管理好自己的時(shí)間，首先應(yīng)該了解自己的時(shí)間實(shí)際上是怎么耗用的。所以，他們會(huì)記錄時(shí)間。
二、時(shí)間的壓力
時(shí)間對(duì)所有管理者都是挑戰(zhàn)，都是壓力。這是因?yàn)椋?/p>
1、管理者要想工作有效，就必須運(yùn)用整塊的時(shí)間，如果將時(shí)間分割開來零星使用，縱然時(shí)間總和相同，但其效果與整塊運(yùn)用時(shí)間的效果卻差距很大。這無疑增加了管理者的壓力。
2、管理者只能自己制定工作方向，所以他必須了解別人期望他做出的貢獻(xiàn)是什么及為什么，對(duì)必須使用其知識(shí)成果的人的工作情況，他也要有足夠的了解。但這需要占用管理者的時(shí)間。
誰是“使用其知識(shí)成果的人”？舉例來說：副總經(jīng)理就是需要使用總經(jīng)理知識(shí)成果的人，因?yàn)楦笨偨?jīng)理經(jīng)常需要請(qǐng)示總經(jīng)理后才能開展工作，所以副總經(jīng)理的工作，非常依賴總經(jīng)理的知識(shí)成果。
3、在大型組織中，如果管理者的績(jī)效表現(xiàn)不錯(cuò)，往往是因?yàn)楸人麄兏呒?jí)的管理者能定期地抽出時(shí)間來與他們進(jìn)行交流，甚至與一些資歷較淺的管理者交流：
你認(rèn)為我們組織的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)你的工作應(yīng)該了解些什么？
你對(duì)我們這個(gè)組織有什么看法？
你覺得我們還有哪些尚未開拓的機(jī)會(huì)？
你覺得我們有哪些尚未覺察的危機(jī)？
你希望從我這里了解些關(guān)于組織的什么情況？
如果沒有這樣的交流，管理者就容易喪失熱情，成為得過且過的人，變成時(shí)間的奴隸，或者只關(guān)注自己的專業(yè)領(lǐng)域，看不到整個(gè)組織的機(jī)會(huì)和需要。
但這會(huì)占用管理者的時(shí)間。
4、任何組織都少不了人際關(guān)系和工作關(guān)系的協(xié)調(diào)，但這些協(xié)調(diào)確實(shí)很浪費(fèi)時(shí)間。如果太匆忙，恐怕反而會(huì)造成摩擦。人數(shù)越多，協(xié)調(diào)這種相互關(guān)系所需要的時(shí)間就越長(zhǎng)，而真正用于工作成果和績(jī)效的時(shí)間便相對(duì)減少了。
組織規(guī)模越大，管理者實(shí)際可掌握的時(shí)間就越少。身為管理者，也因此更應(yīng)該知道自己的時(shí)間用在什么地方，并且更應(yīng)該妥善地運(yùn)用那些可自由支配的少量時(shí)間。
組織的人數(shù)越多，有關(guān)人事的決策也肯定越多。對(duì)人事問題決策的太快，就很容易鑄成錯(cuò)誤。人事決策往往需要大量的時(shí)間，因?yàn)闆Q策所涉及的一些問題，只有在反復(fù)考慮多次之后才能看清楚。
5、即使在發(fā)達(dá)國(guó)家，管理者的工作時(shí)間也越來越長(zhǎng)，他們也越來越感覺到時(shí)間總是不那么夠用。這種趨勢(shì)還將日益加劇。形成這種趨勢(shì)的一個(gè)重要原因是：今天的生活水平之所以會(huì)提高是以不斷創(chuàng)新和變革的經(jīng)濟(jì)為前提的，但是，創(chuàng)新和變革形成了對(duì)管理者時(shí)間的過度需要。
三、如何診斷自己有沒有節(jié)約時(shí)間的空間？
第一步：記錄自己時(shí)間耗用的實(shí)際情況。
這可通過提前制定計(jì)劃，并在計(jì)劃表上隨手記錄，然后總結(jié)（總結(jié)需要當(dāng)天完成）的方式來完成。管理時(shí)間必須持之以恒，才能避免回到浪費(fèi)時(shí)間的狀態(tài)上來。
第二步：要做有系統(tǒng)的時(shí)間管理。
要將非用于本職工作和浪費(fèi)時(shí)間的活動(dòng)找出來，盡可能將這類活動(dòng)從時(shí)間表上排除出去。要做到這一步，可以試問自己下列幾個(gè)診斷性的問題：
（1）將時(shí)間記錄或者工作計(jì)劃拿出來，逐項(xiàng)地問：“這件事如果不做會(huì)是什么后果？”，如果認(rèn)為“不會(huì)有任何后果”，那么這件事便該立即取消。
任何一個(gè)管理者無論他的級(jí)別和地位怎樣，在沒有別人注意到的時(shí)候，他都可以把占用其1/4時(shí)間的事情“扔到垃圾箱”而置之不理。
（2）接下來再問：“哪些事情可以由別人代為處理，即使不能做到更好，也不會(huì)影響其效果？”
授權(quán)的意義是“把可以由別人做的事情，交付別人，這樣才能做真正應(yīng)由自己做的事情”。這是有效性的一大進(jìn)步。
（3）再問：“我有沒有浪費(fèi)別人的時(shí)間？”
這可通過系統(tǒng)而誠懇地問他的下屬“我常做哪些浪費(fèi)你的時(shí)間而又沒有效果的事情？”來獲得，而且問得對(duì)方敢說真話。這才是真正的有效管理者的特質(zhì)。
四、如何管理好自己的時(shí)間，以提高自己工作的有效性？
1、努力消除自己浪費(fèi)時(shí)間的現(xiàn)象
（1）提前書面制定年度、月度、周、日工作計(jì)劃，剔除可以不做的事情，并明確什么是非要自己親自處理的事情；
（2）將“那些由別人代為處理，即使不能做到更好，也不會(huì)影響其效果”的事情，交給別人處理；
（3）避免浪費(fèi)別人的時(shí)間：浪費(fèi)別人的時(shí)間，做得就是無用的事情，也就是在浪費(fèi)自己的時(shí)間。
2、努力消除其他浪費(fèi)時(shí)間的因素
（1）是不是由于缺乏制度或遠(yuǎn)見而產(chǎn)生了時(shí)間的浪費(fèi)？
一個(gè)管理上了軌道的組織，常是一個(gè)令人覺得興趣索然的組織。
（2）是不是人員過多造成了時(shí)間的浪費(fèi)？
判斷人數(shù)是否過多，有一個(gè)靠得住的標(biāo)準(zhǔn)：如果一個(gè)高級(jí)管理人員，尤其是總經(jīng)理，不得不將他工作時(shí)間的1/10花在處理所謂“人際關(guān)系”、糾紛與摩擦、爭(zhēng)執(zhí)和合作等問題上，那么這個(gè)單位的人數(shù)就過多了。
（3）是不是組織不健全造成了時(shí)間的浪費(fèi)？
其表現(xiàn)就是會(huì)議太多。會(huì)議（集會(huì)來商議）是組織缺陷的一種補(bǔ)救措施。
兩種會(huì)議是有意義的：一是因?yàn)楦饔懈鞯墓ぷ?，而某一特定任?wù)需要彼此合作才能完成；二是某項(xiàng)任務(wù)需要更多的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，需要將具有不同知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的人聚集起來，即需要集思廣益。
如果開會(huì)時(shí)間占總時(shí)間的1/4以上，那么這個(gè)組織一定是一個(gè)浪費(fèi)時(shí)間的組織。
會(huì)議太多，說明職位結(jié)構(gòu)不合理，說明單位設(shè)置不當(dāng)；會(huì)議太多，說明本應(yīng)由一個(gè)職位或一個(gè)單位做的工作，分散到幾個(gè)職位或幾個(gè)單位去了；會(huì)議太多，表明職責(zé)混亂以及未能將信息傳送給需要信息的人員。
（4）是不是信息功能不健全？
內(nèi)部信息功能不健全的主要表現(xiàn)是，信息不能及時(shí)傳遞到需要者手里，從而導(dǎo)致許多事情出現(xiàn)意外，不得不靠管理者出面協(xié)調(diào)。
3、統(tǒng)一安排可以自己自由支配的時(shí)間
管理時(shí)間的最后一步，是將管理者自行支配的零碎時(shí)間集中起來，以便于管理者有效處理自己該做的事情。
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