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完整的管理過程,是一個永無休止、螺旋上升的PDCA循環(huán)

全面質(zhì)量管理是企業(yè)管理中的一個重要概念,指的是:以產(chǎn)品質(zhì)量為核心,建立起一套科學(xué)嚴(yán)密高效的質(zhì)量體系,以提供滿足用戶需要的產(chǎn)品的全部活動。

美國質(zhì)量管理專家休哈特博士曾提出:全面質(zhì)量管理活動的全部過程,就是質(zhì)量計劃的制訂和組織實現(xiàn)的過程,而這個過程,一直在螺旋上升、周而復(fù)始地不停運轉(zhuǎn)著。這個循環(huán),就是“PDCA循環(huán)”,在后期的傳播與發(fā)展中,由美國質(zhì)量管理專家戴明采納、宣傳,獲得普及,從而也被稱為“戴明環(huán)”。

這個循環(huán)對管理的過程進行了分解,具體來說分為四個步驟,分別用四個不同的字母來表示:P即計劃(plan)、D即執(zhí)行(Do)、C即檢查(Check)、A即處理(Action)。PDCA則構(gòu)成了一個完整的管理過程,是一個無休止進行的科學(xué)程序。這種循環(huán)存在于每一個管理層級之中,不同層級之間大環(huán)套小環(huán),同一層級之間一環(huán)套一環(huán),以這種方式形成一個環(huán)環(huán)相扣的有機體。

PDCA循環(huán)如今被大量的企業(yè)廣泛運用在日常的管理活動中,用于解決產(chǎn)品質(zhì)量問題、提升企業(yè)管理質(zhì)量。

在實際的應(yīng)用過程中,PDCA循環(huán)具體呈現(xiàn)為八個步驟,其中P階段包括四步:第一,對現(xiàn)有狀況進行分析,找出問題所在;第二,對其中的各方面因素進行分析歸納;第三,并且找出其中的主要因素;第四,就主要原因制定5W1H的具體措施(為什么制定、達到何種目標(biāo)、在何處執(zhí)行、計劃負責(zé)人是誰、完成期限是多久、如何具體操作)。

確定計劃之后,則開始按照計劃要求嚴(yán)格執(zhí)行,事后檢查。處理階段可以細化成兩個方面:一個是對成功的經(jīng)驗進行詳細總結(jié),通過多次的檢驗之后,可以固化為具體的操作標(biāo)準(zhǔn);另一個則是對這個過程中出現(xiàn)的新問題或者沒有成功解決的舊問題記錄下來,然后重新制定相應(yīng)的解決計劃。

最后這一步是整個循環(huán)的關(guān)鍵,它決定著這一個循環(huán)最終的結(jié)果是否有意義,并且對下一次的計劃有著很重要的決定意義。

以提升產(chǎn)品質(zhì)量,減少不合格產(chǎn)品為例:提出改進計劃是第一步目標(biāo),具體可以細化到產(chǎn)品要符合什么樣的指標(biāo),可以列出具體的參考數(shù)據(jù);接下來便是執(zhí)行,生產(chǎn)者需要嚴(yán)格按照計劃中的標(biāo)準(zhǔn)進行生產(chǎn)制作;執(zhí)行完畢之后,就要對完成的產(chǎn)品進行質(zhì)量檢查,用檢查的結(jié)果對比最初的預(yù)期效果;最后,如果成功達成目標(biāo),則可以將整個生產(chǎn)計劃作為今后的生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn),否則,則要對產(chǎn)品生產(chǎn)過程或者最初目標(biāo)設(shè)定的合理性進行檢驗。

需要特別強調(diào)的是,一個完整的PDCA循環(huán)一定呈現(xiàn)出螺旋上升的態(tài)勢,完成一環(huán),則解決了一定量的問題,然后以一個更高的起點,以沒有解決的問題為起點,重新開始新的一環(huán)。在這樣的一個過程中,企業(yè)不斷地進行著“全面質(zhì)量管理”,整體也以螺旋上升的方式,不斷地進行著“PDCA”循環(huán),促使企業(yè)的管理能力和水平向上發(fā)展。任何一項工作都符合這樣的工作邏輯。

螺旋上升的管理模式,不僅能夠有效提高企業(yè)的績效業(yè)績,還能提高企業(yè)員工的整體工作水平,而在諸多公司推廣的績效管理就是PDCA循環(huán)管理模式的最直觀體現(xiàn)。企業(yè)實行績效管理的初衷就是對現(xiàn)有的管理狀況進行突破,充分調(diào)動員工的工作積極性,讓員工在工作的過程中不斷發(fā)現(xiàn)問題、不斷創(chuàng)新,通過不斷疊加企業(yè)組織績效的方式,讓企業(yè)整體能夠達到一個更高的目標(biāo)。

績效管理本身也是一個連續(xù)發(fā)展前進的過程,套用PDCA循環(huán)管理模式,績效管理計劃的設(shè)定就是整個管理流程的第一環(huán)。

就一個全新的績效管理計劃而言,績效管理計劃的主要參考標(biāo)準(zhǔn)主要來自于具體的職工職位說明、公司年度經(jīng)營計劃、公司預(yù)期達到的戰(zhàn)略目標(biāo)。除了客觀的標(biāo)準(zhǔn)之外,還需要管理者與被管理者在績效管理方面達成共識,這是確保整個績效管理最終能夠有效實施的重要基礎(chǔ)。

績效的溝通與輔導(dǎo)是第二環(huán)。

這一 階段主要是幫助企業(yè)員工厘清工作思路,并對其完成工作提供相應(yīng)的資源支持與能力培訓(xùn)。條件允許的情況下,還可以建立員工的業(yè)績檔案,對員工的考核情況進行詳細記錄,消除在績效反饋過程中,因“事實不清”而造成員工對績效考評不認可的尷尬。

第三環(huán)是績效考核與反饋。

考核的過程并不是僅僅依靠一個簡單的打分就夠了,這一環(huán)節(jié)的重心在反饋信息的收集上,管理者需要對自身的員工進行一次有針對性的、深入的面談。

一方面為了讓員工了解自身的績效狀況,對優(yōu)秀方面予以認可,對不足方面進行記錄;另一方面是能夠從員工的口中得到對績效考評本身的一個反饋,這有助于對績效考評系統(tǒng)自身的完善與進化,使之充分發(fā)揮考評的初衷。需要強調(diào)的是,在這一階段里,管理者應(yīng)該始終站在“被考評者”“考評標(biāo)準(zhǔn)”之外的第三方,從中立客觀的角度來對員工進行評價,否則考評的結(jié)果就會產(chǎn)生很大的偏差。

第四環(huán)就是績效的診斷與提高了,這也是整個績效管理體系中最重要的一環(huán)。

在這個過程中,管理者需要站在企業(yè)的角度對員工的績效考評結(jié)果進行診斷,并根據(jù)診斷的結(jié)果制定新一輪PDCA績效考核計劃,對現(xiàn)有的問題進行改進或者對新問題進行研究,與此同時,還要對“被考評者”進行調(diào)查詢問,對績效考核中可能存在的問題進行改善。

在實際的操作中,PDCA管理法對于企業(yè)的組織管控與任務(wù)執(zhí)行都有很好的效果,海爾就是一個很好的例子。

海爾會對當(dāng)年的集團商流、年度部門銷售額完成情況、產(chǎn)品未來的發(fā)展趨勢、同行競爭對手動向等一系列因素進行分析,制定出第二年的銷售總計劃,并將這一計劃進一步拆分,細化到各個銷售事業(yè)部分別要完成多少,下屬的各級管理者再負責(zé)將這一目標(biāo)進一步細化拆分,使得每一個層級的勞動者都清楚自身的工作職責(zé),以最大限度地保證分工明確,減少重復(fù)勞動。

這種拆分除了層級之外,還有時間上的拆分。整個年度的計劃任務(wù)拆分成十二個月,每個月的任務(wù)再細化到具體的每一天,這樣就能將出現(xiàn)問題的可能性降低,并且保證能夠?qū)ぷ鞯倪M度進行實時監(jiān)督。

海爾集團運用PDCA模式建立的管理方法,有效地形成了一個“人人都管事,事事有人管”的管理系統(tǒng),這也就是頗具海爾特色的OEC日清體系。定崗定責(zé)定指標(biāo),海爾要求員工每天工作結(jié)束之后,對當(dāng)日的工作進行總結(jié),找出潛在的問題和方法,然后在第二天予以解決。通過多個這樣的“螺旋”完成對工作的改善。海爾對于參與日清體系考評的人只有一個要求:“堅持兩個原則,最大限度地對待兩種人”。

兩個原則指的是閉環(huán)原則和優(yōu)化原則。閉環(huán)原則指的是做所有的工作,都必須按照PDCA的循環(huán)來做,而且一定要善始善終,這樣才能實現(xiàn)螺旋上升。優(yōu)化原則指的是運用木桶理論,找出自身的短板,用補缺的方式促成整體水平的提升。

兩種人則分別指的是企業(yè)的員工和公司的客戶,對員工的生活要高度關(guān)心,因為他們是企業(yè)利潤的生產(chǎn)者;對客戶的需求要盡力滿足,因為他們是企業(yè)利潤的實現(xiàn)者。把握好這兩個原則,處理好這兩個人群,就能在不增加現(xiàn)有投入的基礎(chǔ)上實現(xiàn)利潤的提升,令管理的效果事半功倍。

如今,世界經(jīng)濟一體化進程的步伐越來越快,企業(yè)在未來遭遇的情形必然比過去要更加復(fù)雜,不管是出于企業(yè)自身的成長還是社會環(huán)境的要求,企業(yè)都必須向前發(fā)展。不斷更新的狀況也要求管理水平的不斷進步,只要企業(yè)沒有倒閉,管理就不能停止。

實現(xiàn)這種發(fā)展,并不是徹底推翻,重新打造,而是在成長的過程中對小小的轉(zhuǎn)變進行積累,以量變到質(zhì)變的方式促成對企業(yè)的持久改善,呈現(xiàn)出一個螺旋式的進步軌跡。

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