作者：嵇國光管理視界
摘要：公司很多問題的發(fā)生大多因為缺乏溝通或溝通不善所致。因此建立內(nèi)部溝通制度以使溝通常態(tài)化、規(guī)范化、高效化非常必要。其中會議管理制度格外重要。從公司日常管理來看，總經(jīng)理月度例會是神經(jīng)中樞系統(tǒng)，是總經(jīng)理月度管理決策機制，也是總經(jīng)理日常工作主要抓手?？偨?jīng)理月度例會具有不可替代的三大作用：一是年度目標(biāo)計劃管理滾動實施、落地、保證；二是建立并完善日常管理模式，真正做到五個有：有計劃、有檢查、有總結(jié)、有考評、有改善；三是建立并完善日常績效考評和激勵機制。月度目標(biāo)計劃和績效管理必須借助總經(jīng)理月度例會這個抓手進(jìn)行總結(jié)、檢查、考評、計劃和推進(jìn)。
總經(jīng)理日常管理的核心抓手是什么?總經(jīng)理月度例會！
但是目前企業(yè)總經(jīng)理月度例會問題多多，主要有：
（1）只有總經(jīng)理周例會，沒有總經(jīng)理月度例會。這樣的總經(jīng)理通常是一個事務(wù)性管理為主的總經(jīng)理；
（2）沒有總經(jīng)理月度例會，總經(jīng)理想開就開，帶有較大的隨機性，開會主題不固定。這樣的總經(jīng)理通常是一個靈活有余、規(guī)范不足的總經(jīng)理；
（3）總經(jīng)理主持的日常會議太多，分不清哪個是總經(jīng)理月度例會。這樣的總經(jīng)理通常屬于事必躬親、缺乏角色認(rèn)知和工作重點的總經(jīng)理；
（4）每月有總經(jīng)理月度例會，但是以各個部門匯報為主，缺乏公司級工作安排、部署，會議結(jié)束前總經(jīng)理通常發(fā)言時，提了一堆要求，這堆要求即興且不夠清晰，零亂且難以落實。這樣的總經(jīng)理通常是一個缺乏工作思路和計劃的總經(jīng)理；
（5）總經(jīng)理非常重視總經(jīng)理月度例會，每月都能準(zhǔn)時舉行，但是整個會議都是總經(jīng)理在講話，一會兒批評這個，一會兒點評那個，一會兒一個要求，要求太多太雜?？傊?，總經(jīng)理很不滿意，這是一個典型的“一言堂”會議。這樣的總經(jīng)理通常是一個能力很強、業(yè)務(wù)很精、比較霸道的總經(jīng)理；
（6）總經(jīng)理月度例會變成一個討論會，一個“馬拉松式”的會議，經(jīng)常跑題，經(jīng)常議而不決,決而不行,行而不實。這樣的總經(jīng)理通常是一個缺乏決策能力、優(yōu)柔寡斷的總經(jīng)理；
（7）總經(jīng)理月度例會會議議題太多，總想一次會議解決N多問題。一次會議時間不夠，經(jīng)常時間延后，其結(jié)果常常是虎頭蛇尾，前緊后松，草草決策，草草收場。一次會議下來，與會人員都被弄得疲憊不堪。這樣的總經(jīng)理通常是一個缺乏時間管理理念和角色定位的總經(jīng)理；
（8）總經(jīng)理一有問題就開會，公司運作正常不會開會。正因為缺乏正常的總經(jīng)理月度例會，公司日常管理問題層出不窮，于是乎隔三差五開會，而且經(jīng)常利用下班后時間開會，弄得與會人員患上“會議恐懼癥”。這樣的總經(jīng)理通常是一個喜歡開會解決問題的“會議狂魔”。
總經(jīng)理月度例會是公司日常管理的“中樞神經(jīng)系統(tǒng)”,其主要作用是：
(1) 總經(jīng)理月度管理決策機制；
(2) 總經(jīng)理日常工作主要抓手；
(3) 總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)不可替代的三大作用
① 年度目標(biāo)計劃管理滾動實施、落地、保證；
② 建立并完善日常管理模式，真正做到五個有：有計劃、有檢查、有總結(jié)、有考評、有改善；
③ 建立并完善日常激勵機制。
因此總經(jīng)理月度例會是一個：
(1) 月度重點工作部署的會議！
(2) 月度重大事項決策會議！
(3) 月度跨部門工作協(xié)同作戰(zhàn)的會議！
為此總經(jīng)理月度例會應(yīng)成為：
① 匯報會；
② 檢查會；
③ 考評會；
④ 決策會；
⑤ 計劃會。
總經(jīng)理月度例會不應(yīng)成為：
① 討論會；
② 分析會；
③ 辯解會；
④ “一言堂”會；
⑤ 日常事務(wù)會。
根據(jù)總經(jīng)理月度例會定性、定位要求，其主要議題是：
(1) 上月工作總結(jié)；
(2) 上月工作考評；
(3) 下月工作計劃和重點；
(4) 特定事項快速決策。
所謂特定事項快速決策是指該事項能在10分鐘內(nèi)討論就能決定的事項。如果不能，另行指定部門或?qū)ｎ}會議討論決策。
為此重要的事說三遍，這里特別要重申總經(jīng)理月度例會：
不是一個研討會議！
不僅僅是一個總結(jié)會議！
不僅僅是一個匯報會議！
圖1 某集團(tuán)公司總裁月度例會流程和要點（示例）
總經(jīng)理月度例會發(fā)言順序具有前后邏輯關(guān)系，不能重復(fù)，依次展開，通常匯報發(fā)言從市場端開始到財務(wù)端結(jié)束，流程兩端以公司為主，實例見圖2所示。
圖2 某集團(tuán)公司總裁月度例會流程
總經(jīng)理月度例會會前準(zhǔn)備工作是否到位是例會成功舉行的關(guān)鍵前提。會前準(zhǔn)備工作必須標(biāo)準(zhǔn)化，所謂標(biāo)準(zhǔn)化是指匯報格式標(biāo)準(zhǔn)化，匯報內(nèi)容價值化，匯報證據(jù)鏈接化。
開好總經(jīng)理月度例會主要準(zhǔn)備事項：
(1) 各個系統(tǒng)、部門每月3日前根據(jù)要求提交會議PPT、鏈接表和支持證據(jù)；
(2) 辦公室收集并審核會議準(zhǔn)備資料，不符合要求者退回并提出考核意見；
(3) 辦公室會前草擬公司三大計劃以便會上討論決策；
(4) 辦公室負(fù)責(zé)會前通知、會議室和音響設(shè)備準(zhǔn)備，請假者需經(jīng)總經(jīng)理同意。
“認(rèn)真”兩字是做好任何工作的基本“前提”。同樣，開好總經(jīng)理月度例會必須做到五個認(rèn)真：
(1) 會前認(rèn)真準(zhǔn)備；
(2) 資料認(rèn)真審核；
(3) 會中認(rèn)真匯報；
(4) 匯報認(rèn)真追溯；
(5) 會后認(rèn)真管理。
總經(jīng)理月度例會必須紀(jì)律嚴(yán)明，雷打不動！
① 常規(guī)工作不要匯報；
② 正常工作簡要匯報；
③ 重要工作詳細(xì)匯報；
④ 問題工作帶著解決方案匯報；
⑤ 創(chuàng)新工作多多匯報；
⑥ 改善工作主動匯報；
⑦ 提醒工作及時匯報。
⑧ 匯報不要報喜不報憂；
⑨ 匯報不要掩蓋真相；
⑩ 匯報不要避重就輕；
11 匯報不要不分輕重緩急；
12 匯報不要羅里吧嗦,簡明扼最歡迎；
13 匯報不要走形式；
14 匯報不要不分層次。
一標(biāo)：嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)模板準(zhǔn)備、匯報并推進(jìn)；
三抓：抓重點、抓要點、抓分析（異常必分析，分析必對策，對策必落實，落實必閉環(huán)）；
四提：提問題、提建議、提計劃、提質(zhì)詢；
四控：控節(jié)奏（主持人把控）、控時間（≦10分鐘）、控閉環(huán)（工作計劃和問題解決必須閉環(huán)）、控決策（會上決策必須果斷）；
四不：不展開、不研討、不轉(zhuǎn)移、不避重就輕。
總經(jīng)理月度例會不可回避會上決策，對各個部門提到會上的問題和事項必須馬上回應(yīng)并進(jìn)行決策。會上決策方式有：直接決定；指定部門或?qū)Ｈ私鉀Q；指定專題會議討論，限期提出解決方案。對于簡單清晰的問題和事項應(yīng)該直接決定，毫不猶豫；對于會上一時無法定奪且涉及面不廣的問題或事項可以采用指定部門或?qū)Ｈ私鉀Q；對于比較復(fù)雜、系統(tǒng)的重要問題和事項可以指定專題會議討論，限期提出解決方案。后兩者選擇會后決策、解決，因為這需要較長時間，較為深入討論才能決策，不能占用總經(jīng)理例會寶貴時間。
一次會議是否成功取決于三個要素，即：一個中心（會議議程）兩個基本點（會前準(zhǔn)備；會后跟進(jìn)），判斷會議成功的三個基準(zhǔn)是：交流匯報；制定決策；解決問題。
一次卓有成效的總經(jīng)理月度例會，必須能夠形成六大高質(zhì)量的會議成果，六大成果的質(zhì)量和時效是衡量總經(jīng)理月度例會成功的基本尺度，見圖3所示。
圖3 總經(jīng)理月度例會六大成果是檢驗成敗的尺度
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