對(duì)大型文檔來(lái)說(shuō)，目錄是不可或缺的組成部分。它是文檔中若干級(jí)別標(biāo)題的列表，用戶可以通過(guò)目錄查閱文檔主題和標(biāo)題的頁(yè)碼，Word文檔還可以通過(guò)目錄實(shí)現(xiàn)文檔的快速瀏覽。在Word中，我們可以利用域來(lái)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)編制和管理目錄。
(1)設(shè)置標(biāo)題級(jí)別
樣式是應(yīng)用于文本的一系列格式(字體、字號(hào)和標(biāo)題級(jí)別等)的集合，它是快速設(shè)置文本格式和生成目錄必不可少的工具，設(shè)置標(biāo)題的大綱級(jí)別使用“樣式”最為快捷。如果文檔中以一、二等編號(hào)開頭的是一級(jí)標(biāo)題，1、2等編號(hào)開頭的是二級(jí)標(biāo)題，則設(shè)置標(biāo)題樣式(級(jí)別)的方法有以下幾種：
把光標(biāo)放入一、二等編號(hào)開頭的標(biāo)題，打開“格式”工具欄中的“樣式”下拉菜單，選中其中的“標(biāo)題1”選項(xiàng)。重復(fù)上述操作，將其他一級(jí)標(biāo)題全部設(shè)置為“標(biāo)題1”。接著按相同方法，給文檔中的二級(jí)標(biāo)題應(yīng)用“標(biāo)題2”樣式，以此類推。全部標(biāo)題的樣式設(shè)置完成后，你就可以看到每個(gè)標(biāo)題前面有一個(gè)小黑點(diǎn)。只有這樣，Word提供的目錄編制功能才能生效。
如果你經(jīng)常使用幾種固定的標(biāo)題樣式，但是模板中的樣式又不符合要求，可以對(duì)模板或正在使用的樣式進(jìn)行修改。最簡(jiǎn)單的方法是單擊“格式”工具欄中的“樣式和格式”按鈕，在打開的“樣式”任務(wù)窗口中選中某種標(biāo)題樣式，單擊其右邊的下拉按鈕打開菜單，選擇“修改”命令，就可以打開“修改樣式”對(duì)話框進(jìn)行修改，修改完畢，存為模板文件即可。限于篇幅，這里就不介紹具體操作方法。
(2)建立目錄
建立目錄前，你需要將光標(biāo)插入建立目錄的位置(一般位于文檔大標(biāo)題之后)。然后單擊“插入→引用→索引和目錄”菜單命令，打開“索引和目錄”對(duì)話框，單擊“目錄”選項(xiàng)卡，單擊“格式”下拉列表，從中選擇內(nèi)置的目錄樣式，然后設(shè)置目錄編制的級(jí)別。假如編制的目錄需要顯示出三級(jí)標(biāo)題，則應(yīng)在“顯示級(jí)別”框中輸入或選擇“3”。設(shè)置完成，單擊“確定”按鈕，Word即會(huì)在指定地方建立灰色的目錄。如圖2所示。
上述對(duì)話框中，“顯示頁(yè)碼”選項(xiàng)可以顯示目錄中各級(jí)標(biāo)題所在的頁(yè)碼；“頁(yè)碼右對(duì)齊”選項(xiàng)可以使頁(yè)碼與右頁(yè)邊距對(duì)齊；“制表符前導(dǎo)符”選項(xiàng)可以選擇連接標(biāo)題文字與頁(yè)碼的圓點(diǎn)、實(shí)線或虛線；“使用超鏈接而不使用頁(yè)碼”選項(xiàng)，則為目錄中的每一個(gè)標(biāo)題創(chuàng)建超鏈接，用戶按住Ctrl鍵單擊標(biāo)題即可跳轉(zhuǎn)到文檔中的相應(yīng)位置。
(3)更新目錄
如果目錄建立之后文檔的結(jié)構(gòu)發(fā)生了變化，這就需要用戶更新目錄。單擊“視圖→工具欄→大綱”菜單命令，打開“大綱”工具欄，單擊其中的“更新目錄”按鈕即可?；蛘咧苯影聪翭9鍵也可對(duì)目錄進(jìn)行更新。
(4)刪除目錄
如果你想刪除已經(jīng)建立的全部目錄，可以按上面介紹的方法打開“大綱”工具欄，單擊“轉(zhuǎn)到目錄”按鈕。則目錄中的所有標(biāo)題都會(huì)被選中，此時(shí)只要按下Delete鍵就可以將目錄全部刪除。假如你要?jiǎng)h除目錄中的部分標(biāo)題，只要把這些標(biāo)題選中即可按相同方法刪除。
5.編制索引
索引是按照一定分類標(biāo)準(zhǔn)和需要，把文檔中的主要概念或名詞術(shù)語(yǔ)摘錄下來(lái)，標(biāo)明它們的出處(即頁(yè)碼)，并且按一定順序排列供讀者查閱的資料。Word提供了為文檔編制索引的功能。
(1)標(biāo)記索引項(xiàng)
編制索引的第一步是標(biāo)記文檔中的名詞、短語(yǔ)和符號(hào)之類的索引項(xiàng)，以便為標(biāo)記索引提供對(duì)象。索引標(biāo)記可以是文檔中的一處，也可以是文檔中相同內(nèi)容的全部。如果標(biāo)記了文檔中同一內(nèi)容的所有索引項(xiàng)，可選擇一種索引格式并編制完成。此后Word將會(huì)自動(dòng)收集索引項(xiàng)，按照字母順序排序和引用頁(yè)碼，并自動(dòng)查找或刪除同一頁(yè)中的相同項(xiàng)，然后在文檔中顯示索引。
這里以標(biāo)記本文中的“域代碼”為例。首先用鼠標(biāo)選中文檔內(nèi)的“域代碼”三個(gè)字，然后單擊“插入→引用→索引和目錄”菜單命令，在出現(xiàn)的對(duì)話框中單擊“索引”選項(xiàng)卡。單擊“標(biāo)記索引項(xiàng)”按鈕，在出現(xiàn)的對(duì)話框中單擊“標(biāo)記”按鈕。此時(shí)，文中的“域代碼”后將出現(xiàn)“{XE "域代碼"}”標(biāo)記，單擊工具欄中的“顯示/隱藏編輯標(biāo)記”按鈕，可以隱藏或顯示“XE "域代碼"”標(biāo)記。假如需要標(biāo)記文中出現(xiàn)“域代碼”三個(gè)字的所有位置，可以單擊“標(biāo)記索引項(xiàng)”對(duì)話框中的“標(biāo)記全部”按鈕，這樣文中出現(xiàn)“域代碼”的位置都會(huì)出現(xiàn)“XE "域代碼"”標(biāo)記。
(2)提取標(biāo)記索引
當(dāng)文檔中的名詞、短語(yǔ)等索引項(xiàng)被標(biāo)記之后，就可以提取所標(biāo)記的索引了。把光標(biāo)插入文檔最后的一個(gè)空白行位置，單擊“插入→引用→索引和目錄”命令，一個(gè)索引就出現(xiàn)在光標(biāo)位置。如果單擊了對(duì)話框中的“標(biāo)記全部”按鈕，則會(huì)標(biāo)記出索引的名詞或短語(yǔ)出現(xiàn)的頁(yè)碼，并且按照索引項(xiàng)的筆畫或拼音進(jìn)行排序，便于讀者按照索引的提示查找相關(guān)內(nèi)容。
(3)更改索引格式
當(dāng)文檔中的索引被提取出來(lái)以后，如果要對(duì)已經(jīng)生成的索引格式進(jìn)行更改，可以把光標(biāo)放入索引所在的行或其下面一行。單擊“插入→引用→索引和目錄”命令，打開對(duì)話框以后在“索引”選項(xiàng)卡中選擇以下內(nèi)容：
“頁(yè)碼右對(duì)齊”選項(xiàng)可以使頁(yè)碼與右頁(yè)邊距對(duì)齊；“制表符前導(dǎo)符”選項(xiàng)可以選擇索引項(xiàng)和頁(yè)碼之間的實(shí)線、虛線等符號(hào)；“縮進(jìn)式”選項(xiàng)可以在主索引項(xiàng)下方列出次索引項(xiàng)，“接排式”選項(xiàng)則將次索引項(xiàng)與主索引項(xiàng)置于同一行；“欄數(shù)”選項(xiàng)將索引設(shè)置為用戶輸入數(shù)字所確定的欄數(shù)，如果想使索引的欄數(shù)與文檔中的欄數(shù)相同，可以選擇“自動(dòng)”；“語(yǔ)言(國(guó)家/地區(qū))”選項(xiàng)供用戶選擇用于索引的語(yǔ)言，你只需打開列表進(jìn)行選擇即可；單擊“修改”按鈕，可以打開“樣式”對(duì)話框修改索引使用的樣式。
(4)更新索引
為避免重復(fù)勞動(dòng)，建議用戶在文檔編輯完成之后進(jìn)行索引。如果此后對(duì)文檔進(jìn)行了修改，原索引就不準(zhǔn)確了，這就需要更新索引。用鼠標(biāo)單擊要更新的索引，按下F9鍵進(jìn)行更新。但是整個(gè)索引更新之后，將會(huì)丟失更新前完成的索引或添加的格式。
(5)標(biāo)記特殊符號(hào)
假如你需要把$、@、*之類的符號(hào)標(biāo)記為索引項(xiàng)。首先需要選中該符號(hào)，然后按上面介紹的方法打開“標(biāo)記索引項(xiàng)”對(duì)話框，所選中的符號(hào)就會(huì)出現(xiàn)在“主索引項(xiàng)”框中，你只要緊接該符號(hào)輸入“;#”，最后單擊“標(biāo)記”按鈕即可。
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