創(chuàng)業(yè)團(tuán)隊(duì)在快速進(jìn)步的同時(shí)，總是需要來(lái)組織進(jìn)行各種各樣的會(huì)議。通常情況下，如果企業(yè)已經(jīng)具備10名員工，那么就需要安排有議程的會(huì)議了。
然而，我們大多都有在3個(gè)小時(shí)的會(huì)議中掙扎著保持清醒的經(jīng)歷。在工作中難免會(huì)遇到很多冗長(zhǎng)的會(huì)議。但令人驚訝的是，數(shù)據(jù)顯示我們每月在低效率會(huì)議中浪費(fèi)大約31個(gè)小時(shí)，為此美國(guó)浪費(fèi)了高達(dá)370億美元的工資。
所以，作為初創(chuàng)企業(yè)，你需要做的是擺脫大公司會(huì)議的官僚成分，并創(chuàng)造初創(chuàng)企業(yè)獨(dú)有的風(fēng)格。因?yàn)椋覀兌挤浅Ｃ靼祝?strong>員工的時(shí)間是創(chuàng)業(yè)公司最寶貴的資產(chǎn)。沒(méi)有效率的開會(huì)，除了浪費(fèi)大家的時(shí)間，也起不到凝聚團(tuán)隊(duì)的作用。
這里有10個(gè)提高會(huì)議效率的小技巧，可以幫助你避免那些不必要的時(shí)間浪費(fèi)。
1.制定會(huì)議目標(biāo)
有多少次，你曾帶著模糊的議程表去參與會(huì)議，并在討論后沒(méi)有得到任何實(shí)質(zhì)性的解決方案？提高會(huì)議效率最快捷的方式就是制定會(huì)議目標(biāo)，這樣你可以將原本1小時(shí)的會(huì)議縮短17分鐘左右。同時(shí)，在開會(huì)前將會(huì)議議程和相關(guān)文件發(fā)送給每個(gè)人，這樣無(wú)疑可以保證會(huì)議的高效性。
2. 邀請(qǐng)基本人員與會(huì)
當(dāng)我收到會(huì)議邀請(qǐng)時(shí)，我通常會(huì)禮貌地問(wèn)一下我是否真的需要參與會(huì)議，因?yàn)橛袝r(shí)候辦公室政治會(huì)妨礙真正需要與會(huì)的人。谷歌(Google)和亞馬遜(Amazon)都有“兩個(gè)披薩”原則：并非開會(huì)參與人數(shù)越多越好，人數(shù)越多的會(huì)議將不利于決策的形成，且會(huì)導(dǎo)致與會(huì)人員的人云亦云。
這一切只有一個(gè)目的：只邀請(qǐng)基本的人參與會(huì)議，提高會(huì)議效率。如果不是必須要出席會(huì)議的，可以在發(fā)送會(huì)議邀請(qǐng)時(shí)，把他們添加在可選名單里（Optional）。
3.規(guī)定會(huì)議時(shí)間
我經(jīng)常聽到22分鐘會(huì)議的說(shuō)法，這個(gè)想法來(lái)自于Nicole Steinbok的一個(gè)TED演講。這也許聽起來(lái)有點(diǎn)傻，但我發(fā)現(xiàn)這是一個(gè)非常有效的方法，讓每個(gè)人都意識(shí)到時(shí)間的重要性。
人們通常會(huì)用完所有預(yù)定的會(huì)議時(shí)間后才結(jié)束會(huì)議，因此，我通常規(guī)定在22分鐘內(nèi)完成所有的事宜。37 Signals則規(guī)定員工開會(huì)時(shí)使用定時(shí)器來(lái)限制會(huì)議時(shí)長(zhǎng)，提高與會(huì)效率。另外，聯(lián)想開會(huì)杜絕遲到，遲到的員工會(huì)被罰站一分鐘。
4.放棄PPT
在亞馬遜，杰夫·貝佐斯（Jeff Bezos）禁止使用PPT。因?yàn)槲覀兺ǔ?huì)聽演講者逐字逐句地讀PPT。雖然說(shuō)視覺(jué)效果是個(gè)很好的輔助工具，但是如果你把PPT當(dāng)成重點(diǎn)，那么會(huì)議就會(huì)變得耗時(shí)低效。
5.換個(gè)環(huán)境
雖然說(shuō)會(huì)議室是首選的開會(huì)地點(diǎn)，但是如果你一對(duì)一，或者邊走邊聊的話會(huì)更好。步行會(huì)議深受很多大思想家喜愛，其中也包括史蒂夫·喬布斯。斯坦福大學(xué)最近的一項(xiàng)研究表明，開放式的辦公環(huán)境不僅可以幫助企業(yè)建立良好工作氛圍，而且還可以激發(fā)員工的創(chuàng)造潛能。作為目前全球最狂炫酷拽的“獨(dú)角獸”——Airbnb的會(huì)議室風(fēng)格各異，有樹屋、酒屋、星球屋等，幫助員工在開會(huì)時(shí)發(fā)散思維。
6.不使用筆記本電腦
研究發(fā)現(xiàn)，使用筆記本電腦的學(xué)生很難記住他們?cè)谡n堂上學(xué)到的東西，也不太能理解復(fù)雜的想法，同樣的道理也適用于辦公室。當(dāng)你在開會(huì)時(shí)收到郵件或者其他信息時(shí)，你的注意力很容易被吸引走。所以，在開會(huì)的時(shí)候關(guān)掉筆記本，全神貫注地投入到會(huì)議中。
7.面對(duì)面溝通
你有多少次在電話會(huì)議的時(shí)候思緒游蕩？我對(duì)此有強(qiáng)烈的負(fù)罪感。一項(xiàng)研究發(fā)現(xiàn)，65%的員工在電話會(huì)議上做其他的工作(甚至有47%的人在電話會(huì)議時(shí)去了洗手間)。一個(gè)好的會(huì)議是要把思想和想法連貫起來(lái)，顯然面對(duì)面溝通是最好的方法。雖然并不是總有機(jī)會(huì)可以當(dāng)面溝通，但是沒(méi)有什么可以替代當(dāng)面會(huì)議。
8.會(huì)議主題不應(yīng)超過(guò)3個(gè)
你希望給團(tuán)隊(duì)灌輸會(huì)議是短暫的、甜蜜的、專注的且重要的思想。但是如果你將會(huì)議主題制定得過(guò)于繁多，那么你已經(jīng)踏入了所謂的“大公司”的墳?zāi)?/strong>。所以，創(chuàng)建企業(yè)文化，建設(shè)良好的官僚機(jī)構(gòu)，實(shí)行高效會(huì)議對(duì)于初創(chuàng)企業(yè)來(lái)說(shuō)是非常重要的。
9.開會(huì)前與會(huì)人員會(huì)面
當(dāng)你的公司超過(guò)20人的時(shí)候，你就需要在開會(huì)前跟與部分會(huì)人員單獨(dú)會(huì)面，這是創(chuàng)始人和CEO能做的最重要的事情，可以創(chuàng)造一種高效的會(huì)議文化。這就是為什么每個(gè)高管都想被傾聽，卻在團(tuán)隊(duì)中聽不到大家對(duì)他或她的建議。作為創(chuàng)始人或CEO，你需要傾聽每個(gè)人的意見，所以每個(gè)員工都知道他或她的意見被看重。
10.讓每個(gè)人負(fù)責(zé)部分會(huì)議
成功的500強(qiáng)企業(yè)，像蘋果和谷歌等，都會(huì)在指定的會(huì)議上為每個(gè)員工分配責(zé)任。《蘋果內(nèi)幕:美國(guó)最受人尊敬的秘密公司》一書的作者亞當(dāng)·拉辛斯基(Adam Lashinsky)發(fā)現(xiàn)，蘋果公司在會(huì)議過(guò)程中通過(guò)創(chuàng)造“直接負(fù)責(zé)人”來(lái)建立問(wèn)責(zé)機(jī)制。會(huì)議主席應(yīng)該要求員工報(bào)告他們一周的成就。這樣，每個(gè)員工都可以參與其中，對(duì)自己的工作負(fù)責(zé)。
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