幾位辦公自動(dòng)化軟件高手聯(lián)合編寫的，干貨挺多。結(jié)構(gòu)稍微有一點(diǎn)點(diǎn)亂，部分章節(jié)內(nèi)容有少量重疊，但是不妨礙它作為一本好的工具書。這里了一些值得注意的Tips。

基礎(chǔ)素材篇

字體打包存盤?！斑x項(xiàng)-僅嵌入文稿中使用的字符”?？梢詼p少PPT文件大小，便于分享、展示、編輯和修改。若版權(quán)限制不能嵌入，則可以保存為圖片，劣勢是不能修改。

展示用的PPT使用圖片，注意分辨率，需盡量和電腦一致，以免模糊。

使用圖片/字體，注意一下版權(quán)問題。區(qū)分Royalty Free 免版稅和Royalty Management版權(quán)管理。

搜索圖片：缺什么搜什么，中文不行試英文。要學(xué)會(huì)使用發(fā)散思維，形象化思維，使用聯(lián)想詞搜圖而不是關(guān)鍵詞搜圖。

在尋找和使用圖標(biāo)時(shí)，注意巧用央視Style選項(xiàng)，找到同一系列。

可以利用搜索引擎的Filetype屬性直接找到某類別的文件  如“6 sigma Filetype:PDF”

研究PPT動(dòng)畫設(shè)置，可以從動(dòng)畫動(dòng)作、時(shí)間軸、效果選項(xiàng)三部分進(jìn)行觀察。注意可以把別人的動(dòng)畫組合逐個(gè)刪除看變化，學(xué)習(xí)研究。

選擇PPT背景音樂的關(guān)鍵是思維的可可視化和可聽化。配合PPT的內(nèi)容和音樂的內(nèi)涵。

基礎(chǔ)排版篇：

通過主題可以批量改變 顏色、字體、效果以及背景樣式，形成統(tǒng)一風(fēng)格。

主題“應(yīng)用于相應(yīng)幻燈片”地功能，可以使得部分使用當(dāng)前主題的相關(guān)頁面一鍵換成新的主題。注意選擇多個(gè)頁面使用"應(yīng)用于選定幻燈片"功能時(shí)候，使用縮略圖，便于多選。

在“設(shè)計(jì)-變體”中可以自定義主題

微軟中國官方網(wǎng)站，可以下載例如剪貼畫和主題等等。下載和解壓后的主題可以在“設(shè)計(jì)-瀏覽主題”的命令來打開并應(yīng)用

可以設(shè)置“偏移”來讓背景圖片顯示合適的區(qū)域。

注意在制作PPT之前就事先設(shè)置好頁面尺寸。“設(shè)計(jì)-幻燈片大小”。PPT不僅可以用于展示，更可以用于制作簡歷（頁面設(shè)置成A4即可）、信封頁面、橫幅等等。

如需要打印，注意可以設(shè)置成根據(jù)紙張調(diào)整大?。蝗粜枰獙?dǎo)出為圖片， 但是不夠清晰，注意通過自定義幻燈片頁面大小，等比例放大后，再行另存操作。

一個(gè)完整你的自提方案包括西文中文標(biāo)題和正文自雷字體類型的組合。

若使用占位符來進(jìn)行編輯，則可以用大綱視圖批量設(shè)置一頁或者多頁幻燈片的字體。右擊升級(jí)/降級(jí)命令。

查找替換，可以替換字體

另存為-工具-保存選項(xiàng)-將字體嵌入文件-嵌入所有字符

實(shí)現(xiàn)可以對主體顏色進(jìn)行設(shè)置，那么之后創(chuàng)建的形狀、圖表、主體顏色會(huì)相應(yīng)改變

HSL設(shè)置顏色的模式，色調(diào)Hue、飽和度Saturation、亮度Lightness，通過這三種分量的數(shù)值比例來描述具體的顏色。

主題效果會(huì)影響樣式效果。主題-效果；對象-格式-形狀樣式；設(shè)計(jì)-樣式

開始-重置 按鈕，可以恢復(fù)當(dāng)前幻燈片中的占位符。

默認(rèn)的板式一般修改后才能直接使用。注意一般兩個(gè)層級(jí)就足夠了。

復(fù)制-粘貼（保留源格式）這樣的方法可以把喜歡的幻燈片復(fù)制到自己的PPT上，包括母版。

段落設(shè)置中：首行縮進(jìn)VS懸掛縮進(jìn)

可以在調(diào)整完線條后，右擊設(shè)置默認(rèn)為默認(rèn)線條，簡化后續(xù)操作。

一套標(biāo)注按模板包含以下元素：主題色、主題字體、封面版式、封底板式、目錄版式和正文版式。

材料導(dǎo)入篇

通過大綱功能編排Word后，可以快速把Word轉(zhuǎn)為PPT

在PPT中嵌入表格可以像在EXCEL中編輯表格那樣對表格進(jìn)行操作，包括使用函數(shù)公式等等。

選擇性粘貼表格可以連接到源Excel文件。數(shù)據(jù)更新在源文件中進(jìn)行。

高手是先定版，再排版。

“文件-新建幻燈片-重用幻燈片”功能能夠在不打開演示文檔的情況下，直接導(dǎo)入所需的幻燈片頁面。

“審閱-比較-選擇合并文件”可以把另一個(gè)PPT中所有頁面全部添加到當(dāng)前PPT中。

“插入-相冊-相冊版式：選擇多張圖片并且勾選適應(yīng)幻燈片尺寸”就能夠多張圖同時(shí)導(dǎo)入，在不同頁面，并且等比放大適應(yīng)頁面大小。同時(shí)注意還可以相冊版式選擇幾張圖片同一頁面。

AmartArt可以轉(zhuǎn)換成圖片、文本和形狀（需要取消組合后才能繼續(xù)使用）。

“插入-音頻”里有錄音功能。

快速排版篇

可以使用網(wǎng)格、參考線、智能參考線等等來輔助排版，便于對齊、裁剪、畫線。

毒氣你工嗯呢可以用來拼合圖標(biāo)，做成新的標(biāo)志。（創(chuàng)意Boom）

“對齊幻燈片” VS “對齊所選對象”

不僅僅文字可以使用格式刷，圖片等也可以。

2013版本還有動(dòng)畫刷功能，可以巧做例如倒計(jì)時(shí)。

Shift加上畫圖可以畫出角度為水平、豎直和45度的線，還有各種“正”N邊形。

對于線條和形狀，可以點(diǎn)擊右下角的箭頭“設(shè)置形狀格式”，對大小、位置、粗細(xì)、角度進(jìn)行設(shè)置。

幻燈片可以按照章節(jié)瀏覽。“視圖-幻燈片瀏覽”

在 “選項(xiàng)-自定義功能區(qū)”可以加入不再功能區(qū)版內(nèi)的命令，比如朗讀、挑選樣式、應(yīng)用樣式。

美觀設(shè)計(jì)篇

值得努力的方向：做一個(gè)PPT做得很好的業(yè)務(wù)高手。甩掉模板，啟動(dòng)大腦。思考1：什么形式表達(dá)最符合主題；現(xiàn)有的材料是不是符合形式；大家認(rèn)為哪一個(gè)方案更合理。

PPT最初的用途：題詞稿！測試一個(gè)人的業(yè)務(wù)能力：拔電源！

文子不是問題，沒有重點(diǎn)才是問題。修飾千萬不要嘩眾取寵，觀點(diǎn)才是最重要的。

修飾文字的最佳武器是文字本身。文案上提煉，排版上突出。

關(guān)于字體，微軟雅黑最常用，兼容性也最好。

文字的色彩主要五種：黑白、暖色、冷色、漸變、灰色。

如果要通過字號(hào)來強(qiáng)調(diào)，那么被強(qiáng)調(diào)的文字字號(hào)至少要加大四磅。

文字的方向也有文章可做，橫豎斜交叉等等。甚至段落間距字間距等等。

把文字保存為圖片，旋轉(zhuǎn)，自由裁剪（旋轉(zhuǎn)后要再粘貼）/裁剪為形狀，化字為圖再用拖欠的處理方法，可以創(chuàng)造出很奇妙的文字殘缺效果。另一種巧妙方法是，先寫文字，再畫一個(gè)形狀，設(shè)置為幻燈片背景填充，借以遮擋文字，形成殘缺的文字效果。注意移動(dòng)之前先組合。

標(biāo)點(diǎn)也可以美化文字。

線條雖小，作用很多

線條有一些修飾元素常被我們忽略，如肘連接形狀，箭頭端點(diǎn)狀態(tài)等等。還有凹凸，陰影，漸變等等。

線條的繪制工具可以實(shí)現(xiàn)各種曲線；任意多邊形。搭配形狀可以靈活使用。

在線條劃分閱讀區(qū)域方面，有以下建議

線條美化的口訣：化橫為豎、化單為雙、化直為曲、化實(shí)為虛、化單調(diào)為漸變、畫黑白為彩色。

形狀美化的六招：換邊角形狀、改變邊框透明度&形狀陰影的手工設(shè)置（添加一形狀，其顏色在HSL模式中加深，以作為陰影）、漸變色填充（漸變和光圈設(shè)置可研究一下）、改變線框、增加各式效果。

注意使用曲線的編輯頂點(diǎn)和關(guān)閉路徑功能畫圖。注意使用多邊形功能的編輯頂點(diǎn)和平滑頂點(diǎn)的功能畫圖。

2013版新提供的合并形狀用途廣泛。

表格的本質(zhì)是矩陣化的思維，可以應(yīng)用到的絕不僅僅在設(shè)計(jì)。令人意外的是，用好表格是提升PPT設(shè)計(jì)質(zhì)量和效率的最佳途徑之一。

表格的美化除了底色外，最重要是利用線型變化。

表格中，加大、變色、標(biāo)識(shí)、底色、反襯都可以用來強(qiáng)調(diào)。但是用得太多會(huì)失去強(qiáng)調(diào)作用。

表格可以實(shí)現(xiàn)快速排版和對齊。一些用表格來輔助設(shè)計(jì)美化的思路：全屏式表格、開放是表格、豎排式表格。并且表格可以和圖片結(jié)合在一起：內(nèi)容圖標(biāo)化、圖文表格化、表格圖片畫。

柵格設(shè)計(jì)系統(tǒng)。柵格是保障元素有效組合的基礎(chǔ)。針對柵格，有各種板式。

在PPT中放置圖片。對于圖片的選擇，應(yīng)該有有創(chuàng)意的關(guān)聯(lián)、有真實(shí)的形象、有內(nèi)涵的故事。

圖片裁剪功能的遺憾是會(huì)出現(xiàn)變形，可以用圖片的形狀填充來達(dá)到理想效果。

漸變形狀配合圖片可以極大擴(kuò)展文字的排版空間。

圖片顏色菜單里面“設(shè)置透明色”功能可以幫助去掉背景顏色?！皠h除背景”則提供了簡單的摳圖功能。

別忘了可以用SmartArt排版圖片?？梢远噙x圖片后，“格式-圖片版式”

2013版 切換選項(xiàng)卡可以實(shí)現(xiàn)豐富的動(dòng)作?！靶Чx項(xiàng)”還允許進(jìn)行更加詳細(xì)的設(shè)置。文字也可以添加動(dòng)畫，如“縮放-效果選項(xiàng)（按字母）”。圖片可以使用該功能制作過場動(dòng)畫。同時(shí)圖表例如餅圖也可以使用“輪子”+“效果選項(xiàng)-圖標(biāo)動(dòng)畫-組合圖表-按分類”來構(gòu)造效果；柱形圖“向上擦除”，甚至如果要洗情調(diào)的化，可以刪除其他柱體的動(dòng)畫。

保護(hù)分享篇

“文件-信息-文檔屬性”看到基本情況；“文件-信息-相關(guān)文檔”可以看到哪些相關(guān)文檔哪些已經(jīng)被修改了，可以選擇刷新。

“文件保護(hù)演示文稿-標(biāo)記為最終狀態(tài)” 可以告訴其他用戶不要再編輯了。

“文件-選項(xiàng)-保存”可以設(shè)置文檔自動(dòng)保存

“文件-信息-管理版本”每次自動(dòng)保存都是一個(gè)單獨(dú)的臨時(shí)文檔，提供了比撤銷操作個(gè)大的回退選擇。

Onedrive可以實(shí)現(xiàn)分享、寫作和在線簡單編輯。

PPT問價(jià)你可以另存為PDF（可以在IOS系統(tǒng)上播放了）、圖片（字體效果保存）、視頻（動(dòng)畫效果完美保存）、模板。

“幻燈片放映-演講者視圖”對于做Pre很有用

“幻燈片放映-設(shè)置放映方式-觀眾自行瀏覽”

展臺(tái)放映功能。一方面“幻燈片放映-設(shè)置放映方式-展臺(tái)瀏覽&監(jiān)視器設(shè)置”，另一方面“母版-切換-設(shè)置自動(dòng)換片時(shí)間”，如果需要旁白，注意可以“幻燈片放映-樂至幻燈片演示”

注冊Windows Live ID后還可以“幻燈片放映-廣播幻燈片-啟動(dòng)廣播”，可以通過公共連接分享給別人。

PPT控、Airslides可以用來演講時(shí)手機(jī)遙控PPT。

若要打印講義，可以選擇“視圖-講義母版” 可以加入企業(yè)LOGO等設(shè)置，每頁打印三張Slide以上可以顯示筆記留空。

“視圖--灰度” 可以選擇打印時(shí)候按照哪一種灰度顯示。打印時(shí)候“文件-灰度”選擇好即可。

常用伴侶篇

“圖片藝術(shù)效果-淺色屏幕”可以實(shí)現(xiàn)十字繡效果

巧用刪除背景功能排版雜志封面。