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Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 為文檔管理任務(wù)奠定了核心基礎(chǔ)，包括版本控制功能、描述性元數(shù)據(jù)功能、工作流功能、內(nèi)容類型、審核以及文檔庫、文件夾和單個文檔級別的基于角色的訪問控制。

Office SharePoint Server 2007 對這些功能進(jìn)行了擴(kuò)展，可提供高級創(chuàng)作、業(yè)務(wù)文檔處理、Web 內(nèi)容管理和發(fā)布、記錄管理、策略管理以及對多語言發(fā)布的支持。

文檔管理

文 檔管理控制組織中文檔的生命周期，即創(chuàng)建、審閱、發(fā)布和訪問這些文檔的過程。無論您在哪工作，都不可避免地會遇到文檔管理問題。請考慮文檔的平均生命周 期：首先是創(chuàng)建文檔，將其保存，然后可能會與其他用戶共享，最后可能會由其他用戶進(jìn)行修改。在開發(fā)新版本時，必須對文檔進(jìn)行跟蹤和組織。利用  Office SharePoint Server 2007，組織可以在文檔生命周期的每一階段啟用適當(dāng)?shù)牟呗?，使用集中庫存儲、管理和訪問文檔并使 用標(biāo)簽和條碼有效地跟蹤文檔。

Office SharePoint Server 2007 提供了下列支持文檔管理的功能。

文檔中心網(wǎng)站模板  利用文檔中心網(wǎng)站模板，組織可以創(chuàng)建支持高度結(jié)構(gòu)化文檔管理方案的大型文檔管理網(wǎng)站。文檔中心網(wǎng)站模板的默認(rèn)設(shè)置支持以下強(qiáng)大的內(nèi)容控制功能：在編輯之前必需執(zhí)行簽出，啟用主要和次要版本，啟用對多種內(nèi)容類型的支持及啟用審核以按時間跟蹤內(nèi)容更改。

翻譯管理庫  翻譯管理庫通過提供簡化手動文檔翻譯過程的視圖和功能，幫助組織創(chuàng)建、存儲和管理翻譯的文檔。該庫提供了按源文檔對翻譯的文檔進(jìn)行分組的自定義視圖，它還提供了可用于管理手動翻譯過程的翻譯管理工作流。

文檔轉(zhuǎn)換框架  Office SharePoint Server 2007 支持文檔從一種文件格式到另一種文件格式的服務(wù)器端轉(zhuǎn)換。

2007 Microsoft Office System 客戶端程序集成  Office SharePoint Server 2007 中的許多文檔管理功能通過與 2007 Office 發(fā)布版 客戶端程序緊密集成，得到了充分地擴(kuò)展。在 Office 2007 客戶端程序中，用戶可以執(zhí)行下列操作：

• 啟動和完成工作流任務(wù) 
• 使用文檔信息面板更新服務(wù)器文檔的屬性 
• 在消息欄中查看服務(wù)器文檔的信息管理策略聲明 
• 對 Microsoft Office Word 中的服務(wù)器文檔版本進(jìn)行比較 
• 將條碼或標(biāo)簽插入服務(wù)器文檔 

記錄管理

記錄管理是根據(jù)公司策略用統(tǒng)一方式收集、管理和處置公司記錄（被視 為對公司歷史、知識或法律保護(hù)十分重的信息）的過程。這些策略是根據(jù)組織所從事的工作類型、所面臨的法律風(fēng)險及所遵守的法律規(guī)章制度制定的。 Office SharePoint Server 2007 為在組織中創(chuàng)建和支持正規(guī)記錄管理功能引入了一組新的功能。

信息管理策略   組織可以在 Office SharePoint Server 2007 網(wǎng)站中定義和使用信息管理策略，以遵守公司業(yè)務(wù)流程或有關(guān)管理信息的法律或政 府規(guī)定。通過使用信息管理策略，網(wǎng)站管理員或列表管理者可以控制管理內(nèi)容的方式。Office SharePoint Server 2007 提供了多 種預(yù)定義的策略功能，組織可以單獨或組合使用這些功能來為其網(wǎng)站定義信息管理策略。可以為整個網(wǎng)站集、特定列表、庫或內(nèi)容類型定義這些策略功能，其中包 括：審核、條碼、標(biāo)簽、轉(zhuǎn)換表單以供存檔以及到期。此外，組織還可以開發(fā)自定義信息管理策略。

信息權(quán)限管理 (IRM)   在 Office SharePoint Server 2007 中，組織可以使用 IRM 限制用戶可對已從 SharePoint 列表或庫中下載 的文件執(zhí)行的操作。IRM 會對這些下載的文件進(jìn)行加密并對可加密這些文件的用戶和程序組加以限制。此外，IRM 還可以對可讀取文件的用戶的權(quán)限加以限 制，使他們不能執(zhí)行打印文件副本或從中復(fù)制文本之類的操作。

記錄中心網(wǎng)站模板  Office SharePoint Server 2007 中的記錄中心網(wǎng)站模板設(shè)計用于幫助組織實現(xiàn)其記錄管理和保留程序。該網(wǎng)站模板通過增加具有以下功能的記錄管理功能，擴(kuò)展了 Office SharePoint Server 2007 功能：

• Vault 功能  記錄中心網(wǎng)站模板具有多種功能，可確保存儲在其中 的記錄的完整性。系統(tǒng)從不會自動修改記錄，這意味著上載到該網(wǎng)站的記錄和以后下載的記錄總是相同的。此外，記錄中心網(wǎng)站的默認(rèn)設(shè)置還可以對文檔內(nèi)容所做的 任何更改執(zhí)行版本控制并對更改類型進(jìn)行審核，從而防止記錄被直接篡改。記錄管理者可以獨立于記錄的元數(shù)據(jù)對項目中的元數(shù)據(jù)進(jìn)行添加和維護(hù)。對元數(shù)據(jù)的更改 也會進(jìn)行版本控制。 
• 記錄傳送  組織可以定義記錄傳送列表，以便自動將提交給記錄中心的記錄傳送給相應(yīng)的庫。 
• 信息管理策略執(zhí)行  Office SharePoint Server 2007 中提供的審核、到期和條碼策略功能對于記錄管理十分有用。 
• 待定  Office SharePoint Server 2007 通過使組織將記錄置于待定狀態(tài)，提供對管理合法查詢流程的支持?？梢詫⒁辉V訟或調(diào)查的記錄添加到“待定”列表中，以便管理策略和過期功能暫停這些記錄。項目可以同時置于多個待定狀態(tài)。 
• 記錄收集接口  用戶和自動化系統(tǒng)無需具有對記錄中心網(wǎng)站內(nèi)容的訪問權(quán)限就可以輕松地將內(nèi)容提交到該網(wǎng)站?？梢允褂?nbsp;SOAP 協(xié)議通過 Web 服務(wù)或使用 SMTP 協(xié)議通過電子郵件提交內(nèi)容。 

與 Microsoft Exchange 2007 集成  Office SharePoint Server 2007  與 Exchange 2007 緊密集成。該集成使組織可以在 Exchange 中創(chuàng)建向 Office Outlook 2007 中的用戶公開的 托管電子郵件文件夾。組織可以為這些文件夾定義指定諸如保留期限或配額等設(shè)置的信息管理策略。用戶也可以使用這些文件夾向已在  Office SharePoint Server 2007 中實施的記錄中心網(wǎng)站發(fā)送電子郵件。用戶可以將電子郵件記錄從其收件箱拖到適當(dāng)?shù)耐泄茈?子郵件文件夾。

Web 內(nèi)容管理

Office SharePoint Server 2007  附帶了許多功能，可用于設(shè)計、部署及管理企業(yè) Intranet 門戶、公司 Internet 展示網(wǎng)站和部門門戶網(wǎng)站。利用這些功能，您可以及時創(chuàng)作 并發(fā)布 Web 內(nèi)容，從而降低管理多個網(wǎng)站的成本和開銷。

基于模板的網(wǎng)頁  通過使用 Office SharePoint Server 2007 中的 Web 內(nèi)容管理功能，您可以創(chuàng)建、編輯及管理基于模板的網(wǎng)頁。若要實現(xiàn)此目的，您需要創(chuàng)建頁面布局，然后通過確定作者如何創(chuàng)建內(nèi)容及讀者如何查看內(nèi)容來為網(wǎng)頁創(chuàng)建和管理“模板”。

發(fā)布網(wǎng)站模板   創(chuàng)建新的 Office SharePoint Server 2007 網(wǎng)站時，首先可以從多種不同類型的網(wǎng)站模板中選擇一種支持公司可能需要的特定內(nèi) 容發(fā)布的模板。通過使用“發(fā)布”組中的網(wǎng)站模板，組織可以設(shè)計、部署及管理企業(yè) Intranet 門戶、公司 Internet 展示網(wǎng)站和部門門戶網(wǎng) 站?！鞍l(fā)布”組中的網(wǎng)站模板都支持發(fā)布功能，其中包括頁面編輯工具欄、內(nèi)容編輯器和簽出。

• 新聞網(wǎng)站  如果您要創(chuàng)建一個網(wǎng)站，以方便快捷地傳遞新聞文章并鏈接到 新聞文章，請選擇此網(wǎng)站模板。該網(wǎng)站提供了示例新聞頁面布局和用于存儲舊新聞項目的歸檔。同時為讀者和新聞提供商提供了簡單易用的布局。此外，該網(wǎng)站模板 還提供了以下兩個 Web 部件，可實現(xiàn)新聞的高效傳遞：RSS 查看器和本周圖片。 
• 使用工作流發(fā)布網(wǎng)站  如果您要創(chuàng)建一個使用審批工作流按計劃發(fā)布網(wǎng)頁的網(wǎng)站，請選擇此網(wǎng)站模板。該網(wǎng)站模板包含用于存儲 Web 發(fā)布資產(chǎn)的文檔和圖像庫。例如，您可以創(chuàng)建一個網(wǎng)站，用于顯示必須經(jīng)主題內(nèi)容方面的專家審閱后才能發(fā)布的技術(shù)文章。 
• 協(xié)作門戶   如果您要為 Intranet 部門創(chuàng)建門戶，請選擇此網(wǎng)站。該網(wǎng)站包含一個主頁、一個新聞網(wǎng)站、一個網(wǎng)站目錄及一個帶選項卡的搜索中心。通常情況下，此 網(wǎng)站的參與者和讀者數(shù)幾乎相等，用于承載工作組網(wǎng)站。如果您要創(chuàng)建一個部門門戶，使員工能夠在其中進(jìn)行協(xié)作并發(fā)布文檔和網(wǎng)頁，則這種類型的模板可能十分有 用。僅當(dāng)您在管理中心中創(chuàng)建網(wǎng)站集合時此網(wǎng)站模板才可用。 
• 發(fā)布門戶   如果您要為面向 Internet 的網(wǎng)站或大型 Intranet 門戶創(chuàng)建一個入門網(wǎng)站層次結(jié)構(gòu)，請選擇此模板。該網(wǎng)站可使用各具特色的標(biāo)識輕松進(jìn)行 自定義。該網(wǎng)站包含一個主頁、一個示例新聞發(fā)布子網(wǎng)站、一個搜索中心和一個登錄頁面。通常情況下，該網(wǎng)站的讀者數(shù)要多于參與者數(shù)，用于通過審批工作流發(fā)布 網(wǎng)頁。默認(rèn)情況下，使用此網(wǎng)站模板只能創(chuàng)建使用所創(chuàng)建網(wǎng)站下的工作流的發(fā)布子網(wǎng)站。僅當(dāng)您在管理中心中創(chuàng)建網(wǎng)站集合時此網(wǎng)站模板才可用。 

與 Office SharePoint Designer 2007 集成  Office SharePoint Designer 2007  是一種新型產(chǎn)品，用于根據(jù) SharePoint 技術(shù)創(chuàng)建和自定義 Office SharePoint Server 2007 網(wǎng)站并構(gòu)建啟用工作 流的應(yīng)用程序。您可以使用 Office SharePoint Designer 2007 自定義  Office SharePoint Server 2007 網(wǎng)站。這使您能夠以比以往更大的靈活性和更強(qiáng)大的功能設(shè)計和擴(kuò)展門戶網(wǎng)站或門戶頁面。例 如，您可以使用最新的編輯工具來編輯 SharePoint 網(wǎng)站的級聯(lián)樣式表 (CSS) 文件。

根據(jù)上下文創(chuàng)作網(wǎng)頁  您可以通過使用 Office SharePoint Server 2007 附帶的格式文本編輯器創(chuàng)建網(wǎng)頁。在文本編輯模式下，可以使用瀏覽器鍵入和編輯頁面內(nèi)容。在 HTML 源編輯模式下，可以使用標(biāo)準(zhǔn) HTML 鍵入并編輯頁面內(nèi)容。其他功能包括：

• 用于快速創(chuàng)建、組織和格式化鏈接的功能。 
• 用于從網(wǎng)站上卷內(nèi)容的 Web 部件。 
• 對創(chuàng)作的內(nèi)容進(jìn)行拼寫檢查的功能。 
• 在單個位置管理和編輯可反復(fù)套用內(nèi)容（如版權(quán)聲明）的功能。 

客戶端創(chuàng)作  Office SharePoint Server 2007  還提供了通過轉(zhuǎn)換使用其他程序創(chuàng)建的文檔來創(chuàng)建網(wǎng)頁的功能。該功能具有許多優(yōu)勢，具體取決于用于創(chuàng)建原始文檔的程序。例如，您可以使用  Office Word 2007 文檔為您的網(wǎng)站集創(chuàng)建網(wǎng)頁。這種方法具有下列優(yōu)勢：

• 提高創(chuàng)建速度  您可以將白皮書或狀態(tài)報告等重要 Office Word 2007 文檔直接轉(zhuǎn)換為網(wǎng)頁，而不是重新創(chuàng)建它們才能在網(wǎng)絡(luò)上使用。 
• 脫機(jī)工作  通過使用 Office Word 2007 創(chuàng)建網(wǎng)頁，您在連接或未連接 Internet 的情況下都能夠處理內(nèi)容。 
• 更豐富的創(chuàng)作功能集   Office Word 2007 與單獨 Office SharePoint Server 2007 相比可提供更多文字處理功能。 
• 提高文檔靈活性  您可以將 Office Word 2007 文檔用于其他用途。例如，您可以使用 Word 創(chuàng)建新產(chǎn)品發(fā)布，然后通過電子郵件和在網(wǎng)站上分發(fā)該發(fā)布。 

網(wǎng)站變體   網(wǎng)站的訪問群體可能會因許多方面而有所不同，這些方面包括語言、地理區(qū)域、瀏覽設(shè)備或公司關(guān)系。制作和維護(hù)網(wǎng)站變體是一項既困難又耗時的工作。在  Office SharePoint Server 2007 中，變體功能使網(wǎng)站管理員可以在每個目標(biāo)網(wǎng)站中維護(hù)源網(wǎng)站中的自定義內(nèi)容副本，從而簡化 了管理變體的過程。此功能對于發(fā)布多語言網(wǎng)站尤為有用。例如，您可以標(biāo)識一個源網(wǎng)站（例如，新聞發(fā)布 – 英語）和多個目標(biāo)網(wǎng)站（例如，新聞發(fā)布 – 法 語、新聞發(fā)布 – 日語），Office SharePoint Server 2007 會使這些目標(biāo)網(wǎng)站與源網(wǎng)站保持同步。

網(wǎng)站導(dǎo)航  Office SharePoint Server 2007 提供了使您可以輕松地創(chuàng)建和管理網(wǎng)站導(dǎo)航結(jié)構(gòu)的功能。

“網(wǎng)站內(nèi)容和結(jié)構(gòu)”頁   使用“網(wǎng)站內(nèi)容和結(jié)構(gòu)”頁可以管理 SharePoint 網(wǎng)站集的內(nèi)容和結(jié)構(gòu)。在 Office SharePoint Server 2007 中， 導(dǎo)航是從網(wǎng)站集層次結(jié)構(gòu)中動態(tài)生成的。這意味著在更改網(wǎng)站的結(jié)構(gòu)（例如，移動子網(wǎng)站）時，此更改會在網(wǎng)站導(dǎo)航中體現(xiàn)出來。項目現(xiàn)在顯示在網(wǎng)站導(dǎo)航中的位置 反映了基礎(chǔ)子網(wǎng)站的新位置。在該頁上可以執(zhí)行的操作不僅僅包括更改網(wǎng)站結(jié)構(gòu)。可以通過對列表和列表項執(zhí)行其他操作來管理內(nèi)容。例如，簽出或簽入項目、發(fā)布 項目以及復(fù)制項目。

為確?！熬W(wǎng)站內(nèi)容和結(jié)構(gòu)”頁的界面使您感到很熟悉，該界面設(shè)計為與 Windows 資源管理器很相似。在“網(wǎng)站內(nèi)容和結(jié)構(gòu)”頁左側(cè)的導(dǎo)航窗格中可以查看樹視圖形式的網(wǎng)站集層次結(jié)構(gòu)。右側(cè)的列表窗格中列出了各個項目。