也許你擁有一臺以上的打印機(jī)，或者，偶爾要把Word文檔“打印”到傳真機(jī)、email，甚至PDF文件；也許你只有一臺打印機(jī)，但經(jīng)常要按照多種不同的方式打印Word文檔，例如，有時候要手動雙面打印，有時要打印整個文檔，有時只希望打印文檔中選中的一部分。不管怎樣，每次打印時都要修改打印配置是一件很麻煩的事情。好在Word有著幾乎無所不能的定制能力，我們可以將這些繁瑣的操作簡化成鼠標(biāo)的輕輕一擊。
如圖一所示，把各種常用的打印配置分別定義成一個Word菜單或快捷鍵，不僅可以提高打印操作的速度，而且有效地避免了設(shè)置過程中可能出現(xiàn)的誤操作。要將打印配置定義成Word菜單，可以按照兩個步驟進(jìn)行設(shè)置：第一，為每一種打印配置創(chuàng)建一個Word宏；第二，為每個宏創(chuàng)建相應(yīng)的Word菜單。下面我們就來看看具體的操作過程。注意，本文的說明以Word 2002（Word XP）為準(zhǔn)，但其一般原理適用于從Word 2002到Word 95的各個版本。當(dāng)然根據(jù)Word版本的不同，具體的設(shè)置細(xì)節(jié)可能有出入。
一、錄制宏
在創(chuàng)建宏之前，務(wù)必檢查一下每一種輸出設(shè)備都已經(jīng)準(zhǔn)備就緒（如果是打印機(jī)，檢查電源是否開啟、是否已經(jīng)進(jìn)紙）。最好能夠先試著操作一下，在不記錄宏的情況下按正常的操作步驟做一遍。在正式創(chuàng)建宏的時候，我們希望只記錄那些確實必要的操作步驟，避免在記錄宏的過程中出現(xiàn)錯誤，因為Word的宏記錄器會記錄用戶的每一個操作——包括誤操作。例如，錄制宏的時候如果出現(xiàn)打印機(jī)缺紙的錯誤提示，會讓正在記錄的宏失效。
做好準(zhǔn)備工作之后就可以開始錄制宏。選擇Word菜單“工具”→“宏”→“錄制新宏”。在“錄制宏”對話框中，如圖二，輸入宏的名稱。宏的名稱應(yīng)當(dāng)簡短、便于記憶。Word對宏的名稱有著嚴(yán)格的限制，最長不得超過255個字符，必須以字母開頭，不得包含空格、句點和特殊字符，例如!、 @、 &、$或#。
點擊圖二中的“確定”按鈕，出現(xiàn)圖三所示的小工具欄。它的作用是：如果在錄制宏的過程中，需要臨時停止一下錄制過程，點擊工具欄右邊的按鈕；當(dāng)宏錄制完畢之后，點擊左邊的按鈕。
現(xiàn)在開始錄制宏。按照正常的步驟進(jìn)行打印操作，Word自動記錄用戶的操作過程。完成后，不要忘記點擊圖三工具欄左邊的按鈕。如有必要，測試一下剛才錄制的宏是否有效：選擇菜單“工具”→“宏”→“宏...”，選擇要測試的宏，然后點擊“運行”。這時，Word應(yīng)當(dāng)以預(yù)定的配置把文檔打印到預(yù)定的打印機(jī)上。如果出現(xiàn)錯誤，就必須重新錄制宏。
針對每一種打印配置，重復(fù)上述錄制宏的過程。
二、創(chuàng)建菜單
選擇Word菜單“工具”→“自定義”，選擇“命令”，如圖四。在左邊“類別”列表的最后找到“新菜單”并選中它，右邊列表中出現(xiàn)“新菜單”命令。把這個“新菜單”命令拖到Word菜單條上的適當(dāng)位置，參考圖一。
現(xiàn)在要把Word主菜單上的“新菜單”改成“打印”。右擊Word菜單條上的“新菜單”（注意，不要關(guān)閉圖四的“自定義”對話框），在“命名”一欄輸入“打印”。如果你希望用快捷鍵Alt+P來打開這個菜單，則把名字改成“打印(&P)”
接下來把前面創(chuàng)建的各個宏加入到“打印”菜單。在圖四對話框中，從左邊的列表選擇“宏”，從右邊的“命令”列表找到一個前面創(chuàng)建的宏，把它拖到“打印”菜單的下方。這時，“打印”菜單的下方會出現(xiàn)一個新的菜單項。右鍵點擊菜單項的名稱，如圖五，為該打印配置取一個合適的名稱，一般與打印機(jī)名稱和其配置特點對應(yīng)，例如HP_OfficeJet。如果要為當(dāng)前的打印配置設(shè)置快捷鍵，只要在字母前面加上一個“&”符號即可。
重復(fù)上述過程，為每一個打印宏設(shè)置合適的菜單項。全部完成后，關(guān)閉圖四的“自定義”對話框。
以后，如果要調(diào)整“打印”菜單的內(nèi)容，只需打開圖四的對話框，然后就可以方便地更改菜單的文字標(biāo)簽、圖標(biāo)、菜單項次序，或者刪除某個菜單項。
