要輸入表格形式的數(shù)據(jù)，最方便的工具莫過(guò)于我們熟悉的老朋友Word和Excel了。兩者都適合輸入數(shù)據(jù)關(guān)系簡(jiǎn)單的表格，但如果要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)雜的處理，那就要用到Office中數(shù)據(jù)處理的重型武器——Acess。
本文的主角是Word的數(shù)據(jù)表單工具。掌握了這個(gè)工具，我們就可以通過(guò)一個(gè)方便的對(duì)話框窗體將表格形式的數(shù)據(jù)快速輸入Word文檔，避免編寫大型表格時(shí)經(jīng)常會(huì)遇到的問(wèn)題，例如超寬表格的水平滾動(dòng)等。
一、數(shù)據(jù)表單簡(jiǎn)介 Word的數(shù)據(jù)表單工具實(shí)際上屬于郵件合并功能。如果你曾經(jīng)在郵件合并操作中輸入過(guò)收件人姓名和Email地址的清單，可能已經(jīng)遇到過(guò)它了。但可能你還不知道，這個(gè)表單工具還可以單獨(dú)使用，可用來(lái)創(chuàng)建任何表格，并不局限于郵件合并。通過(guò)這個(gè)表單工具，我們可以創(chuàng)建和管理數(shù)據(jù)清單，對(duì)數(shù)據(jù)清單進(jìn)行排序，甚至還可以查找符合特定條件的數(shù)據(jù)。
首先我們準(zhǔn)備好試驗(yàn)用的數(shù)據(jù)。新建一個(gè)Word文件，創(chuàng)建一個(gè)表格。為簡(jiǎn)單計(jì)，我們只創(chuàng)建一個(gè)簡(jiǎn)單的郵件和電話號(hào)碼表，包括職工姓名、部門、電話分機(jī)號(hào)碼、Email地址這幾列內(nèi)容。初始的表格如圖一所示。
數(shù)據(jù)表單最好通過(guò)“數(shù)據(jù)庫(kù)”工具欄訪問(wèn)?！皵?shù)據(jù)庫(kù)”工具欄默認(rèn)是不顯示的，現(xiàn)在我們先要顯示出這個(gè)工具欄：選擇Word菜單“視圖”→“工具欄”→“數(shù)據(jù)庫(kù)”。如圖二，將鼠標(biāo)移到按鈕上面，稍作停留，就可以看到簡(jiǎn)短的說(shuō)明，其中就有調(diào)用數(shù)據(jù)表單、排序和查找記錄的按鈕——這里已經(jīng)提供了管理一個(gè)簡(jiǎn)單列表需要的所有功能，根本不必離開Word去尋找“外援”。
圖二
要從通訊錄表格創(chuàng)建數(shù)據(jù)表單，先點(diǎn)擊表格內(nèi)的任意位置，然后點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)庫(kù)”工具欄最左邊的“數(shù)據(jù)表單”按鈕。Word分析表格的結(jié)構(gòu)，將表格的列標(biāo)題作為數(shù)據(jù)表單輸入項(xiàng)目的標(biāo)簽。例如，表格的第一個(gè)列標(biāo)題“部門”成為輸入表單第一項(xiàng)的標(biāo)簽，第二列標(biāo)題“姓名”成為輸入表單第二項(xiàng)的標(biāo)簽，等等，如圖三所示。如果標(biāo)簽的兩個(gè)字之間有空格，例如“部 門”，Word會(huì)自動(dòng)加上下劃線，變成“部_門”。
數(shù)據(jù)表單是點(diǎn)擊按鈕時(shí)動(dòng)態(tài)創(chuàng)建的。因此，通訊錄表格可以隨時(shí)增、減列，下次點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)表單”按鈕時(shí)數(shù)據(jù)表單也會(huì)自動(dòng)作出相應(yīng)的調(diào)整。另外，通過(guò)前面的例子還可以看出，數(shù)據(jù)表單可以在任意時(shí)刻使用，如果通訊錄表格已經(jīng)輸入了一部分內(nèi)容，數(shù)據(jù)表單會(huì)自動(dòng)提取已輸入的內(nèi)容，方便了修改、刪除。
二、使用數(shù)據(jù)表單
接下來(lái)就可以用數(shù)據(jù)表單輸入數(shù)據(jù)了。點(diǎn)擊圖三數(shù)據(jù)表單窗口的“新增”按鈕，再點(diǎn)擊第一個(gè)數(shù)據(jù)輸入框，輸入數(shù)據(jù)后按Enter鍵將光標(biāo)移到下一個(gè)輸入框。填寫好所有輸入框后按Enter（或者點(diǎn)擊“新增”按鈕）開始輸入下一個(gè)記錄?？梢钥吹?，這種輸入模式非常適合于輸入大量數(shù)據(jù)，主要原因有兩個(gè)：第一，轉(zhuǎn)換表格單元不再用Tab鍵，而是用Enter鍵；第二，可以用Enter鍵來(lái)新增記錄，不必再用Word的“表格”菜單。
輸入數(shù)據(jù)時(shí)通訊錄表格中不會(huì)立即出現(xiàn)剛才輸入的數(shù)據(jù)，這部分?jǐn)?shù)據(jù)緩沖在數(shù)據(jù)表單窗口中。當(dāng)用戶點(diǎn)擊“查看數(shù)據(jù)源”或“關(guān)閉”按鈕時(shí)，通訊錄表格中就會(huì)插入剛才輸入的數(shù)據(jù)。
當(dāng)數(shù)據(jù)表單包含多個(gè)記錄時(shí)，利用窗口底部的導(dǎo)航工具可以瀏覽各個(gè)記錄。導(dǎo)航工具由四個(gè)按鈕和一個(gè)輸入框構(gòu)成，四個(gè)按鈕從左到右分別用于：跳轉(zhuǎn)到第一記錄、前一記錄、后一記錄、最后記錄，輸入框的數(shù)字表示當(dāng)前的記錄編號(hào)，在這里輸入記錄號(hào)然后按Enter就可以直接轉(zhuǎn)到指定的記錄。
輸入好數(shù)據(jù)之后，點(diǎn)擊“關(guān)閉”按鈕關(guān)閉表單窗口。點(diǎn)擊表格中的任意一個(gè)列，然后點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)庫(kù)”工具欄上的“升序排序”或“降序排序”就可以將表格的內(nèi)容按照當(dāng)前列的值排序。Word默認(rèn)第一行的內(nèi)容是列的標(biāo)題，所以這一行內(nèi)容不參與排序。
點(diǎn)擊數(shù)據(jù)表單窗口上的“查找”，Word顯示出一個(gè)“在域中查找”對(duì)話框，如圖四。假設(shè)要查找分機(jī)號(hào)碼為11的記錄，先在“查找內(nèi)容”輸入框輸入查找條件11，“域”這一欄選擇相應(yīng)的列名稱“分機(jī)號(hào)碼”，最后點(diǎn)擊“查找第一個(gè)”按鈕。
“數(shù)據(jù)庫(kù)”工具欄還提供了管理域（即表格的列）的工具。首先點(diǎn)擊表格的任意位置，再點(diǎn)擊“管理域”按鈕（第二個(gè)）。Word顯示出圖五的對(duì)話框，在這里可以添加、刪除或者重新命名表格的列。新添加的域總是作為表格的最后一列。
三、用于郵件合并
要把剛才創(chuàng)建的通訊錄文檔直接用于郵件合并很困難，因?yàn)檫@個(gè)文檔包含了通訊錄清單之外的數(shù)據(jù)，如標(biāo)題等，Word不承認(rèn)該文檔是合法的郵件合并數(shù)據(jù)源。另一方面，我們可以肯定表格確實(shí)包含了郵件合并所需的數(shù)據(jù)，因此我們只要利用現(xiàn)有文檔的數(shù)據(jù)創(chuàng)建第二個(gè)文檔（稱為數(shù)據(jù)源文檔），使第二個(gè)文檔只包含表格數(shù)據(jù)，就可以將它用于郵件合并。
這種方法有一個(gè)缺點(diǎn)，每當(dāng)我們?cè)谠嘉臋n的表格中修改或添加了新的資料，第二個(gè)文檔也必須修改，不僅不方便，而且容易出錯(cuò)。但我們可以另想一種更好的辦法，那就是使用鏈接。在數(shù)據(jù)源文檔中插入一個(gè)鏈接，使鏈接指向原始文檔的表格，當(dāng)原始文檔的數(shù)據(jù)改變時(shí)，只要打開數(shù)據(jù)源文檔執(zhí)行郵件合并，Word就會(huì)自動(dòng)應(yīng)用新的數(shù)據(jù)。
下面介紹一下具體的操作步驟。打開原始文檔，再新建一個(gè)文檔作為數(shù)據(jù)源文檔。在原始文檔中選中包含郵件合并數(shù)據(jù)的表格，按Ctrl+C復(fù)制。轉(zhuǎn)到數(shù)據(jù)源文檔，選擇菜單“編輯”→“選擇性粘貼”，如圖六。
圖六對(duì)話框中，選擇“粘貼鏈接”選項(xiàng)，從列表選擇HTML格式（一般是默認(rèn)選擇），然后點(diǎn)擊“確定”。如果對(duì)話框中的“粘貼鏈接”選項(xiàng)被禁用，很可能是由于復(fù)制原始文檔的內(nèi)容之前沒有保存，只要保存一下原始文檔，然后重新復(fù)制一下就可以了。接下來(lái)將數(shù)據(jù)源文檔保存到“我的文檔”里面的“我的數(shù)據(jù)源”文件夾（如果沒有就新建一個(gè)）。完成后關(guān)閉數(shù)據(jù)源文檔。
為了驗(yàn)證鏈接是否有效，現(xiàn)在改動(dòng)一下原始文檔的表格，或者新增一個(gè)記錄，然后保存并關(guān)閉原始文檔。接下來(lái)打開數(shù)據(jù)源文檔，可以看到表格的內(nèi)容也已經(jīng)自動(dòng)更新。由于我們用鏈接代替了實(shí)際的數(shù)據(jù)，所以現(xiàn)在只需要管好原始文檔的一批數(shù)據(jù)，再也不必做同一個(gè)數(shù)據(jù)改二次的笨事了。
再來(lái)看看郵件合并操作怎樣利用剛才創(chuàng)建的數(shù)據(jù)源文件。啟動(dòng)Word 2002，選擇“工具”→“信函與郵件”→“郵件合并向?qū)А薄＿x擇文檔類型“電子郵件”，點(diǎn)擊“下一步：正在啟動(dòng)文檔”。選擇“使用當(dāng)前文檔”，再點(diǎn)擊“下一步：選取收件人”。選擇“使用現(xiàn)有列表”，點(diǎn)擊“瀏覽”，找到剛才保存在“我的數(shù)據(jù)源”文件夾的數(shù)據(jù)源文件，點(diǎn)擊“確定”。這時(shí)，Word顯示出收件人選擇對(duì)話框。從這里開始，剩余的操作就跟平常執(zhí)行郵件合并時(shí)完全一樣了。
丁香姐姐提示：不要去修改保存在“我的數(shù)據(jù)源”里面的數(shù)據(jù)源文件，即使你改動(dòng)了表格的內(nèi)容且強(qiáng)行保存，改動(dòng)結(jié)果也會(huì)不“穩(wěn)定”，下次改動(dòng)原始文檔之后，再次打開數(shù)據(jù)源文件時(shí)仍會(huì)出現(xiàn)原始文檔的數(shù)據(jù)，因?yàn)檎嬲４嬖跀?shù)據(jù)源文件里的只是一個(gè)鏈接。
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