會(huì)議已經(jīng)成為項(xiàng)目經(jīng)理的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容，它提供交換和分享信息與觀點(diǎn)的手段。項(xiàng)目經(jīng)理和團(tuán)隊(duì)成員在項(xiàng)目會(huì)議上花費(fèi)了大量時(shí)間。在項(xiàng)目環(huán)境中，會(huì)議作為管理溝通的一種方式是否經(jīng)濟(jì)和有效，常因項(xiàng)目經(jīng)理的溝通技能不同而有差異。會(huì)議需要許多時(shí)間和精力，因而只有必需時(shí)才召集會(huì)議。然而，許多會(huì)議并非富有成效，這些會(huì)議準(zhǔn)備得不夠充分，主持得也毫無章法。因此，懂得召開什么類型的項(xiàng)目會(huì)議，什么時(shí)候需要召開會(huì)議和召開多少次會(huì)議，以及如何有效地主持項(xiàng)目會(huì)議是非常重要的。項(xiàng)目會(huì)議的類型及其目標(biāo)項(xiàng)目經(jīng)理可能需要召集許多不同類型的會(huì)議。這些會(huì)議包括：項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議、項(xiàng)目計(jì)劃會(huì)議、項(xiàng)目狀態(tài)/評(píng)審會(huì)議和問題解決會(huì)議等。每一種會(huì)議需要達(dá)到特定的目標(biāo)，因而要有相應(yīng)的會(huì)議內(nèi)容。下面就每一類項(xiàng)目會(huì)議分別論述其目標(biāo)和內(nèi)容。
1．項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議
根據(jù)項(xiàng)目的來源，項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議又可分為內(nèi)部項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議和外部項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議。
(1)內(nèi)部項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議是指承包商的項(xiàng)目經(jīng)理在承包合同簽署后召開的項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議。一般由內(nèi)部項(xiàng)目發(fā)起人(來自管理層)、客戶經(jīng)理、項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員參加。
內(nèi)部項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議的主要目的是：
1、定義項(xiàng)目及其主要團(tuán)隊(duì)成員；
2、使團(tuán)隊(duì)成員明確他們?cè)陧?xiàng)目中的職責(zé)和角色；
3、概要地討論項(xiàng)目的相關(guān)內(nèi)容。
在內(nèi)部項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議上主要討論的內(nèi)容有：
1、項(xiàng)目概述；
2、項(xiàng)目的范圍和可交付成果；
3、項(xiàng)目的總體計(jì)劃及項(xiàng)目的進(jìn)度規(guī)劃；
4、項(xiàng)目的組織結(jié)構(gòu)；
5、項(xiàng)目假設(shè)及風(fēng)險(xiǎn)；
6、項(xiàng)目文件保存、存檔要求。
(2)外部項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議是由承包商的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和客戶的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)共同參加的項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議。一般由承包商的項(xiàng)目經(jīng)理召集和主持。啟動(dòng)會(huì)議后，承包商項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)將著手編制詳細(xì)的項(xiàng)目計(jì)劃。
外部項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議的主要目的是：
1、明確雙方對(duì)項(xiàng)目的期望；
2、確定客戶和團(tuán)隊(duì)成員的角色和職責(zé)；
3、在進(jìn)入計(jì)劃階段前，再次確認(rèn)客戶的項(xiàng)目需求，并確保雙方對(duì)項(xiàng)目需求理解一致；
4、將承包商的團(tuán)隊(duì)成員介紹給客戶，以便在項(xiàng)目中更好地合作。
這個(gè)會(huì)議使客戶成為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的成員，從而增加客戶對(duì)項(xiàng)目的承諾。這對(duì)項(xiàng)目成功來說是至關(guān)重要的。
在外部項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議上，項(xiàng)目經(jīng)理向客戶介紹的主要內(nèi)容包括：
1、項(xiàng)目概述；
2、項(xiàng)目對(duì)客戶的價(jià)值；
3、項(xiàng)目范圍和可交付成果；
4、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)；
5、項(xiàng)目時(shí)間表；
6、項(xiàng)目實(shí)施方法(風(fēng)險(xiǎn)及假設(shè))；
7、項(xiàng)目所應(yīng)達(dá)到的質(zhì)量；
8、結(jié)論。
2．項(xiàng)目計(jì)劃會(huì)議
項(xiàng)目計(jì)劃會(huì)議是由項(xiàng)目經(jīng)理召集和主持，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員參加的項(xiàng)目會(huì)議。項(xiàng)目經(jīng)理要根據(jù)項(xiàng)目的大小及項(xiàng)目對(duì)組織的重要性來決定項(xiàng)目計(jì)劃的詳細(xì)程度。項(xiàng)目計(jì)劃會(huì)議主要目的是：
1、編制詳細(xì)的項(xiàng)目計(jì)劃；
2、項(xiàng)目任務(wù)分配：將工作任務(wù)明確分配給特定的團(tuán)隊(duì)成員。對(duì)于每一項(xiàng)任務(wù)，必須注明負(fù)責(zé)人及預(yù)
3、計(jì)完工的日期，并要求負(fù)責(zé)人當(dāng)面做出承諾；
4、使團(tuán)隊(duì)成員對(duì)項(xiàng)目有一個(gè)整體的了解。
項(xiàng)目計(jì)劃會(huì)議的主要內(nèi)容包括：
1、根據(jù)WBS確定里程碑，進(jìn)一步定義項(xiàng)目活動(dòng)和任務(wù)；
2、預(yù)測(cè)完成活動(dòng)和任務(wù)的歷時(shí)，將活動(dòng)和任務(wù)分派給團(tuán)隊(duì)成員；
3、討論完成活動(dòng)和任務(wù)的方法；
4、確定活動(dòng)和任務(wù)的相互關(guān)系和順序，并根據(jù)項(xiàng)目時(shí)間表制定項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃；
5、制定項(xiàng)目成本計(jì)劃、項(xiàng)目質(zhì)量計(jì)劃、項(xiàng)目溝通計(jì)劃、風(fēng)險(xiǎn)控制計(jì)劃和項(xiàng)目采購計(jì)劃等。
3．項(xiàng)目狀態(tài)/評(píng)審會(huì)議
項(xiàng)目狀態(tài)/評(píng)審會(huì)議通常由項(xiàng)目經(jīng)理召集和主持。參加會(huì)議的成員一般包括全部或部分項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員、客戶和來自高層的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。項(xiàng)目狀態(tài)/評(píng)審會(huì)議應(yīng)定期召開。例如，內(nèi)部項(xiàng)目狀態(tài)/評(píng)審會(huì)議可每周召開一次。與客戶進(jìn)行的項(xiàng)目狀態(tài)/評(píng)審會(huì)議可長一些，如每月或每季度召開一次。這應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目的持續(xù)時(shí)間和合同要求而定。
項(xiàng)目狀態(tài)／評(píng)審會(huì)議的主要目的是：
1、介紹項(xiàng)目進(jìn)展情況；
2、項(xiàng)目是否偏離進(jìn)度計(jì)劃，若偏離，應(yīng)采取什么樣的措施；
3、說明造成進(jìn)度偏離計(jì)劃的原因和如何在今后的工作中防止偏差；
4、匯報(bào)在項(xiàng)目執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)的問題及潛在的問題，如何解決所發(fā)現(xiàn)的問題及如何防止?jié)撛诘膯栴}發(fā)生；
5、應(yīng)引起客戶或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人注意的事項(xiàng)，如客戶可能尚未簽署某一文件等。
在項(xiàng)目狀態(tài)／評(píng)審會(huì)議上，需要討論的主題有：
1、自上次會(huì)議以來所完成的工作，明確已實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵項(xiàng)目里程碑；
2、項(xiàng)目成本、進(jìn)度和范圍情況：
▲進(jìn)展情況：將工作完成情況與基準(zhǔn)計(jì)劃加以比較，工作完成情況必須是最新的；
▲預(yù)測(cè)：根據(jù)目前的進(jìn)展情況和需要完成的項(xiàng)目任務(wù)，預(yù)測(cè)項(xiàng)目完工日期和項(xiàng)目完工成本，并將它們與項(xiàng)目目標(biāo)和基準(zhǔn)計(jì)劃進(jìn)行比較；
▲差異：明確項(xiàng)目成本和進(jìn)度的實(shí)際情況與基準(zhǔn)計(jì)劃的差異，差異可能是正的——如提前完成計(jì)劃，也可能是負(fù)的——如沒能按時(shí)完成計(jì)劃或超過預(yù)算，要找出造成負(fù)面差異的問題。糾正措施：有些情況下，可以在項(xiàng)目狀態(tài)／評(píng)審會(huì)上提出糾正措施以獲得客戶或管理層的批準(zhǔn)，如獲得加班的授權(quán)，以便使項(xiàng)目趕上進(jìn)度。在另外一些情況下，項(xiàng)目經(jīng)理要求單獨(dú)召開解決問題的會(huì)議，專門探討糾正措施。
4．解決問題會(huì)議
當(dāng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員在項(xiàng)目中發(fā)現(xiàn)問題或潛在問題時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目之初設(shè)立的準(zhǔn)則(根據(jù)問題的大小、可能對(duì)項(xiàng)目造成的影響等)來決定是否召集相關(guān)人員開一個(gè)問題解決會(huì)議。如需召開，項(xiàng)目經(jīng)理要決定會(huì)議應(yīng)由哪些人參加。這些問題不應(yīng)等到下一次項(xiàng)目狀態(tài)/評(píng)審會(huì)議解決。盡早地發(fā)現(xiàn)和解決問題對(duì)于項(xiàng)目的成功非常關(guān)鍵。
解決問題會(huì)議的內(nèi)容主要涉及采用一個(gè)好的解決問題的方法。
解決問題的方法包括以下幾個(gè)步驟：
1、描述問題；
2、找出并確定產(chǎn)生問題的原因；
3、找出可能解決的方案；
4、評(píng)價(jià)各個(gè)可行方案；
5、確定最佳解決方案；
6、修訂項(xiàng)目計(jì)劃，要注意解決
7、方案對(duì)項(xiàng)目其他領(lǐng)域的影響；
8、實(shí)施解決方案；
9、確定問題是否得以解決。
除了每一種會(huì)議可以達(dá)到其特定目的外，通過這些會(huì)議，項(xiàng)目經(jīng)理還可以達(dá)到以下目的：
1、提供機(jī)會(huì)改正、更新和增加項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的知識(shí)，從而制定出更為準(zhǔn)確的成本和進(jìn)度計(jì)劃及績(jī)效狀態(tài)報(bào)告。
2、幫助團(tuán)隊(duì)成員識(shí)別他們的個(gè)人努力方向，如何使他們的個(gè)人努力成為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)的一部分，并了解他們的個(gè)人成功將如何增加團(tuán)隊(duì)的成功。
3、增加團(tuán)隊(duì)成員對(duì)項(xiàng)目的承諾。當(dāng)團(tuán)隊(duì)成員在會(huì)議中參與決策時(shí)，他們更有可能接受這些決定，并為之而努力。通常，人們反對(duì)某一決定，并非是因?yàn)闆Q定內(nèi)容本身，而是因?yàn)樗麄儧]有被征詢有關(guān)決定的意見。此外，比起個(gè)人所做的決定，團(tuán)隊(duì)決定更不容易被質(zhì)疑。木增加團(tuán)隊(duì)的凝聚力，使人們感受到項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的存在，并確實(shí)作為團(tuán)隊(duì)一起工作。
4、使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)意識(shí)到，在管理當(dāng)前項(xiàng)目中，項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)作用的存在。
5、在特定環(huán)境下，為團(tuán)隊(duì)成員提供一個(gè)展示他們?cè)诮鉀Q項(xiàng)目問題時(shí)的創(chuàng)造性。
在召開會(huì)議之前，項(xiàng)目經(jīng)理必須要定義會(huì)議目標(biāo)。這些目標(biāo)要具體、可測(cè)量、可實(shí)現(xiàn)和以結(jié)果為導(dǎo)向。項(xiàng)目經(jīng)理要明確所有項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員在會(huì)議中的角色，甚至輪換這些角色，以便每個(gè)成員都有機(jī)會(huì)得到鍛煉和獲得主持會(huì)議的經(jīng)驗(yàn)。
5、項(xiàng)目會(huì)議的頻率
在項(xiàng)目會(huì)議的頻率與其潛在的利益之間，應(yīng)保持合理的平衡。會(huì)議的頻率與項(xiàng)目的生命周期相關(guān)。在概念和可行性階段，應(yīng)召開更多的計(jì)劃會(huì)議，以便在原則上就最終目標(biāo)和達(dá)到這些目標(biāo)的方法達(dá)成共識(shí)。在這一階段，客戶的需求要得到充分滿足。但是，概念一旦被最后確定，團(tuán)隊(duì)成員便進(jìn)行詳細(xì)設(shè)計(jì)，實(shí)施計(jì)劃和開發(fā)產(chǎn)品，會(huì)議的數(shù)量要減少。然而，狀態(tài)/評(píng)審會(huì)議的頻率可能在實(shí)施計(jì)劃、開發(fā)產(chǎn)品和項(xiàng)目接近收尾時(shí)增加，因?yàn)榇藭r(shí)有許多事情需要協(xié)調(diào)。通常，評(píng)審會(huì)議有益于在項(xiàng)目實(shí)施和后期工作中避免使用過多的時(shí)間和資源。
下面是一些減少會(huì)議數(shù)量的實(shí)用指南。
在召集會(huì)議之前，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)先回答下面問題：
1、需要召開會(huì)議的主要事項(xiàng)(問題或機(jī)會(huì))是什么?
2、引起問題的事實(shí)或假定是什么?可能的機(jī)遇是什么?
3、潛在的備選方案是什么?他們的成本和收益如何?
4、可以給與會(huì)者提供什么樣的建議來處理眼前的問題?
5、如果不召集會(huì)議，可能的結(jié)果會(huì)怎樣?
回答上述問題，可能使你意識(shí)到根本就沒有必要召開會(huì)議。
6、如何管理項(xiàng)目會(huì)議
管理會(huì)改是一項(xiàng)很重要的管理功能。這包括計(jì)劃、組織、指導(dǎo)和控制。一個(gè)管理良好的會(huì)議是分享信息、明確方向和消除模糊的有效方式。它有益于協(xié)調(diào)團(tuán)隊(duì)成員的努力和對(duì)項(xiàng)目事項(xiàng)獲得即時(shí)反饋，提供了一種集體解決項(xiàng)目問題和獲得機(jī)遇的方式。會(huì)議主持人通過計(jì)劃、主持和引領(lǐng)會(huì)議，創(chuàng)造適當(dāng)?shù)膱F(tuán)隊(duì)氣氛。他／她必須明確對(duì)會(huì)議的期望。依據(jù)項(xiàng)目要達(dá)到的目標(biāo)，主持人必須指導(dǎo)、闡明、控制、總結(jié)和評(píng)估會(huì)議結(jié)果。如果主持人在會(huì)上講得過多，會(huì)議可能會(huì)低效。主持人的影響取決于與會(huì)者對(duì)他／她要達(dá)到會(huì)議目標(biāo)努力的認(rèn)可度和他／她幫助與會(huì)者達(dá)到這些目標(biāo)的技能和效率。
會(huì)議可能是低效的或完全是浪費(fèi)時(shí)間的，特別是項(xiàng)目經(jīng)理犯下面一些常見的錯(cuò)誤時(shí)：
1、召集太多或太少的會(huì)議；
2、在會(huì)前忽視分發(fā)會(huì)議日程；
3、沒能邀請(qǐng)有決策權(quán)的管理人員；
4、沒能與在會(huì)上做主要發(fā)言的人員協(xié)調(diào)；
5、在瑣碎的事情上花費(fèi)太多的時(shí)間；
6、沒能將活動(dòng)任務(wù)分配給具體人員。
項(xiàng)目會(huì)議是否成功依賴干各種不同因素。這包括會(huì)議類型(嚴(yán)肅的還是自由的)、會(huì)議形式(正式的還是非正式的)、提前計(jì)劃的程度和主持人表現(xiàn)的權(quán)力水平。項(xiàng)目經(jīng)理必須意識(shí)到達(dá)些因素，并恰當(dāng)?shù)乩眠@些因素，以便有效地管理會(huì)議。
下面就如何有效管理會(huì)議提供一些實(shí)用性指南。
充分計(jì)劃和良好管理的項(xiàng)目會(huì)議，可能會(huì)非常富有成效。就像下面將要討論的那樣，有效的會(huì)議管理發(fā)生在會(huì)議之前、會(huì)議期間和會(huì)議之后。
(1) 會(huì)議前。
按前面所論述的問答程序，決定會(huì)議是否確實(shí)需要。如需要，那么就要：
1、確定會(huì)議目標(biāo)，要把項(xiàng)目進(jìn)展或狀態(tài)評(píng)審會(huì)議與問題解決會(huì)議分開舉行；
2、為會(huì)議討論設(shè)定基本規(guī)則；
3、確定誰確實(shí)要參加，并只邀請(qǐng)這些人員；
4、盡早通知與會(huì)者會(huì)議的目標(biāo)、地點(diǎn)和時(shí)間；
5、事先分發(fā)會(huì)議日程；
6、列出要在會(huì)上涉及到的事項(xiàng)，并預(yù)演會(huì)上的發(fā)言；
7、按時(shí)開始和結(jié)束會(huì)議。
(2)會(huì)議期間。
為了使會(huì)議盡量簡(jiǎn)短，且富有成效，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：
1、制定具體時(shí)間限制，并堅(jiān)持這一時(shí)限；
2、會(huì)議一開始，就要明確會(huì)議的具體目標(biāo)；
3、多從與會(huì)者處了解情況(聽?wèi)?yīng)多于講)；
4、使會(huì)議按日程進(jìn)行，防止與會(huì)者“跑題”；
5、利用直觀教具幫助說明你的觀點(diǎn)，鼓勵(lì)其他與會(huì)者效仿；
6、就是否達(dá)成一致意見或仍然存在分歧，定時(shí)總結(jié)討論結(jié)果；
7、當(dāng)工作需要進(jìn)一步完成時(shí)，將工作分配給團(tuán)隊(duì)成員。
(3)會(huì)議后。
當(dāng)然，絕大多數(shù)工作要在會(huì)議之外完成。因此，要跟蹤團(tuán)隊(duì)成員所分配的工作和分發(fā)準(zhǔn)確的會(huì)議記錄，并在下次會(huì)議上使用會(huì)議記錄，檢查工作結(jié)果。
要保留會(huì)議記錄，特別是項(xiàng)目計(jì)劃、組織和評(píng)估會(huì)議的記錄。這些記錄要簡(jiǎn)潔、清楚和具體。會(huì)議記錄可以包括下面內(nèi)容：
1、下次會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)和說明；
2、這次會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)，與會(huì)者名單及其在項(xiàng)目中擔(dān)任的角色；
3、討論的會(huì)議事項(xiàng)；
4、已達(dá)成一致的決定和需要進(jìn)一步研究的問題；
5、活動(dòng)事項(xiàng)和負(fù)責(zé)跟蹤及在下一次會(huì)議上向團(tuán)隊(duì)匯報(bào)的人員。
美國的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)表明，一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理一生中，平均大約用8年的時(shí)間開會(huì)。在項(xiàng)目環(huán)境中，時(shí)間通常是很緊迫的，因此使用一些能使會(huì)議重點(diǎn)突出和富有成果的特殊方法是重要的。這可以通過確保主持人和與會(huì)者都能很好地扮演其角色來實(shí)現(xiàn)。下面是一些能使團(tuán)隊(duì)會(huì)議更富有成效的建議：
1、主持人的角色是設(shè)定期望，確保團(tuán)隊(duì)集中討論會(huì)議主題和避免偏離主題，并鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員積極參與。參與會(huì)增加團(tuán)隊(duì)成員對(duì)項(xiàng)目的接受和承諾。
2、與會(huì)者的角色是做好準(zhǔn)備，表現(xiàn)出自信和興趣，發(fā)言時(shí)不要“壟斷”討論。
幽默的角色是活躍會(huì)議氣氛，并可提升和指明團(tuán)隊(duì)的道德水準(zhǔn)。幽默要健康，即不要諷刺和指向任何團(tuán)隊(duì)成員。任何時(shí)候都要避免使用種族和性別偏見的幽默。中國的讀者和美國讀者文摘上的幽默是為大眾廣泛接受的，可供參考。
如果要參加由別人召集的會(huì)議，項(xiàng)目經(jīng)理和職能經(jīng)理一樣可能都不喜歡這類會(huì)議。毫無疑問，良好組織的項(xiàng)目會(huì)議為項(xiàng)目成功提供了有效工具。但是，項(xiàng)目經(jīng)理有時(shí)可以利用電話，與團(tuán)隊(duì)成員私下討論或召開簡(jiǎn)短的特別會(huì)議來解決一些很重要的問題。
項(xiàng)目經(jīng)理必須記住，好的項(xiàng)目會(huì)議本身并不是溝通的終點(diǎn)。項(xiàng)目經(jīng)理必須通過增加他們對(duì)結(jié)果的承諾水平，使團(tuán)隊(duì)成員遵從他們的承諾?？梢酝ㄟ^下表中所介紹的技巧來激勵(lì)這樣的承諾，以便能召開GREAT會(huì)議，即會(huì)議能使團(tuán)隊(duì)成員更有效和更富有成果。
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