2001-07-18 13:22作者：出處：yesky責(zé)任編輯：
WORD中的郵件合并功能想必大家不會陌生，它強(qiáng)大的實用性曾給我們帶來了莫大的方便。但是WORD在操作的方便及本土化方面還存在著一定的欠缺，那么有沒有一款國產(chǎn)的辦公軟件能實現(xiàn)這個功能呢？答案是肯定的，這就是新近在流行的一款通用辦公軟件－－辦公之星這個軟件不大，但就是這么一個不足大的軟件不僅可實現(xiàn)文字處理、表格制作、圖文混排，更獨創(chuàng)了系統(tǒng)定制、特大打印等實用的功能。下面我們就來看看它如何進(jìn)行“郵件合并”：
一、調(diào)用數(shù)據(jù)庫
“郵件合并”是這樣：樣式固定，樣式中內(nèi)容變化。在打印或顯示的時候，設(shè)定好之后便可得到樣式不變，內(nèi)容每次變化的結(jié)果。樣式可通過排版確定，象辦公之星這方面的功能很強(qiáng)，尤其是表格套打功能（《電腦報》曾有過介紹）。而內(nèi)容則要調(diào)用數(shù)據(jù)庫了。
單擊數(shù)據(jù)庫工具條中的建立新數(shù)據(jù)庫按鈕“
，如果您的文件現(xiàn)在還沒有存盤，那么系統(tǒng)會提示您存盤。之所以這樣，是因為如果是新建數(shù)據(jù)庫，它是存在當(dāng)前辦公之星所在目錄中以您正在編輯的文件名加上“為名稱的目錄下。
此時彈出一對話框，如圖所示。圖1"所示
在此對話框中不僅可以導(dǎo)入原有的數(shù)據(jù)庫還可以新建數(shù)據(jù)庫，下面分別進(jìn)行介紹：
1、導(dǎo)入原有數(shù)據(jù)庫
選擇對話框中右邊按鈕“導(dǎo)入其它數(shù)據(jù)庫”，從彈出的菜單中選擇“選擇數(shù)據(jù)源”選項，此時又彈出一對話框，如下圖所示:
在對話框中有兩個選項卡：文件數(shù)據(jù)源和機(jī)器數(shù)據(jù)源。文件數(shù)據(jù)源，它描述了要鏈接的驅(qū)動程序，可以使用任何引用了該機(jī)器上安裝的驅(qū)動程序的文件數(shù)據(jù)源。機(jī)器數(shù)據(jù)源，指當(dāng)前機(jī)器專用，不能共享。它按類型分為用戶數(shù)據(jù)源和系統(tǒng)數(shù)據(jù)源。用戶數(shù)據(jù)源指定為這臺機(jī)器上的一個用戶專用。系統(tǒng)數(shù)據(jù)源可以被這臺機(jī)器的所有用戶或系統(tǒng)級服務(wù)使用。
在這里我們打開一個格式的數(shù)據(jù)庫，選擇“機(jī)器數(shù)據(jù)源”選項卡里的“Microsoft Access Database"后彈出一對話框如下圖所示：
在這對話框中點擊“確定按鈕或“數(shù)據(jù)庫后彈出選取數(shù)據(jù)庫對話框，選取您所需要的數(shù)據(jù)庫即可。需要注意的是，選取不同格式的數(shù)據(jù)庫，彈出的選取數(shù)據(jù)庫對話框是不同的。
選取完后的數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容便出現(xiàn)在圖1對話框中。如果該數(shù)據(jù)庫有多個數(shù)據(jù)表，那么右邊“選擇數(shù)據(jù)表”的選項是活動的。單擊其中的向下按鈕可進(jìn)行選取。
2、建立新數(shù)據(jù)庫
如果所需要的數(shù)據(jù)庫以前并沒有，那么通過圖1對話框也可以直接進(jìn)行建立。
按一下圖1對話框的右邊“增加行”按鈕，如果事先沒有選中數(shù)據(jù)庫中表元，那么自動在數(shù)據(jù)庫末尾增加一行，如果事先選中，則在表元上方增加一行。
“增加列”按鈕會叫您先輸入一名稱作為字段，爾后生成的列的行數(shù)與以前的行數(shù)保持一致。如果以前沒有任何內(nèi)容，則生成的列只有一行。
選中數(shù)據(jù)表的表元，這時可對表元內(nèi)容進(jìn)行輸入、刪除等編輯操作。
二、編輯文檔;
應(yīng)用“郵件合并”功能大多在套打場合。在辦公之星中提供了大量的范例、模板，有表格、辦公系統(tǒng)。也許沒有您所需的模板，這時候就得重新設(shè)計。關(guān)于這方面的操作《電腦報》曾有過介紹。
三、數(shù)據(jù)合并
在這里，我們以辦公之星已有的模板――信封來進(jìn)行介紹。
1、建立數(shù)據(jù)連接
打開信封模板，雙擊收信人郵編所在表元，此時光標(biāo)停留在此表元中。單擊“數(shù)據(jù)庫工具”工具條中“設(shè)置字段名稱”按鈕“
，此時彈出一下拉對話框，里面顯了您剛才導(dǎo)入或者建立的數(shù)據(jù)表的字段名稱。從中選擇“郵編”字段。此時，收信人郵編所在表元以灰色字體顯示剛才選中的字段名稱。按照以上的操作依次在收信人地址和姓名對應(yīng)的表元填入相應(yīng)的字段。
2、顯示修改字段內(nèi)容
首記錄按鈕“
”：顯示文檔中相應(yīng)表元中字段內(nèi)容首記錄；
前一記錄按鈕“
”：顯示文檔中相應(yīng)表元中字段內(nèi)容上一記錄；
定位到記錄框“
”：顯示文檔中相應(yīng)表元中字段內(nèi)容指定記錄；
當(dāng)操作首記錄、前記錄等按鈕時，該記錄框中數(shù)字顯示字段內(nèi)容在整個數(shù)據(jù)表中的序號。如果在該框中直接輸入指定記錄序號再回 車，也能使文檔中相應(yīng)表元顯示指定序號字段內(nèi)容；
后一記錄按鈕“
”：顯示文檔中相應(yīng)表元中字段內(nèi)容下一記錄；
尾記錄按鈕“
”：顯示文檔中相應(yīng)表元中字段內(nèi)容尾記錄；
增加新記錄按鈕“
”：通過此按鈕可在文檔中對數(shù)據(jù)表的內(nèi)容進(jìn)行增加；
保存當(dāng)前記錄按鈕“
”：將增加好的記錄內(nèi)容保存，完成對數(shù)據(jù)表內(nèi)容的增加；
刪除當(dāng)前記錄按鈕“
”：將當(dāng)前記錄刪除；
圖3是進(jìn)行字段內(nèi)容顯示的信封：
3、輸出到新工作表
顯示修改無誤后，我們需要將它打印出來，這時首先需要將它生成一個新的工作表。在新工作表里，辦公之星將生成許多頁面，每個頁面的框架就是您編輯好的套打的框架，而變化的就是剛才您合并的數(shù)據(jù)表中的表元內(nèi)容。有多少個記錄，就會生成多少個頁面。當(dāng)然，您也可以對記錄進(jìn)行選擇生成打印頁面。
點擊“數(shù)據(jù)庫工具”工具條“輸出到新工作表”按鈕，彈出“輸入選項”對話框。在這里，您可對要輸出的記錄進(jìn)行選擇：是全部還是從XX至XX單擊確定后便生成一個新的工作表。如果您瀏覽無誤后，便可以打印出來了。
怎么樣，挺簡單的吧！有興趣不妨試試，希望能為您的工作帶來更大的方便！
