淺談數(shù)碼照片的歸檔整理
許昌市檔案局 田紅敏
[內(nèi)容提要] 本文針對目前數(shù)碼照片歸檔整理中存在的突出問題,緊密結合基層工作實際,從具體操作的層面,明確提出了數(shù)碼照片的歸檔范圍和基本要求,詳細指出了市縣級機關單位做好拍攝數(shù)碼照片歸檔整理各環(huán)節(jié)工作,包括收集積累、鑒定、分類編號、編制目錄、刻制光盤、裝盒保存等的方法與措施。
隨著計算機、數(shù)碼相機的普及和應用,各單位形成了大量的數(shù)碼照片。但是,如何整理這些數(shù)碼照片,國家尚沒有出臺明確的規(guī)范要求。就筆者所在的市、縣級機關單位來看,數(shù)碼照片的歸檔整理工作存在較多問題。大多單位只是沖洗出紙質(zhì)照片,按照傳統(tǒng)照片的整理方法進行了簡單的整理(沒有底片)。而對數(shù)碼照片,有的單位只是在拍攝完畢后將其轉(zhuǎn)存于計算機上,也有的單位為防止電腦故障,及時刻盤備用,但普遍沒有進行篩選整理,缺少必要的照片說明和目錄索引,不能有效保管和方便利用。筆者試根據(jù)個人的工作實踐,就市、縣級機關單位如何做好拍照數(shù)碼照片的歸檔整理工作,談一些粗淺的認識和具體的方法措施,敬請各位專家和同行批評指正。
整理數(shù)碼照片,既要考慮其照片的特性,必須有簡明準確的文字說明,讓后來人也能看得明白,還要考慮其電子數(shù)據(jù)的特性,保證數(shù)碼照片檔案的原始性、真實性、完整性、有效性,有利于保管和提供利用。為保證數(shù)碼照片歸檔整理工作的順利開展,必須落實有關部門和人員包括攝影者、形成部門、檔案部門等的責任,明確數(shù)碼照片的歸檔范圍和要求,分工協(xié)作,相互配合支持。根據(jù)攝影者和形成部門熟悉數(shù)碼照片的內(nèi)容、檔案部門熟悉檔案工作的原則與方法,以及市、縣以下基層機關單位普遍是檔案員承擔立卷歸檔任務的實際,宜由攝影者和形成部門負責數(shù)碼照片的收集積累、初步篩選、編寫文字說明和及時向本單位檔案部門移交的工作,檔案部門和檔案員負責數(shù)碼照片的鑒定、分類編號、編制照片文件目錄和光盤目錄、刻制光盤、裝盒保存等整理歸檔工作。
一、要明確數(shù)碼照片的歸檔范圍和基本要求
凡是反映本單位工作活動、具有查考利用價值的數(shù)碼照片均屬歸檔范圍。主要有:反映本單位主要職能活動、工作成果和榮譽的數(shù)碼照片;上級領導人和著名人物參加與本單位有關重大公務活動的數(shù)碼照片;本單位組織或參加的重大活動、重要接待、重大事件處理的數(shù)碼照片;本單位召開的重要會議的數(shù)碼照片;反映本單位工程項目奠基儀式、竣工典禮的數(shù)碼照片等等。
對歸檔數(shù)碼照片的基本要求主要有:
1、對歸檔的數(shù)碼照片,拍攝時,數(shù)碼圖像尺寸“宜大不宜小”,像素數(shù)應在300萬以上,確保數(shù)碼照片圖像的清晰度。
2、歸檔的數(shù)碼照片應是原件,不得對應歸檔的數(shù)碼圖像進行技術修改,剪切版和修改版不能作為檔案保存。同時,數(shù)碼照片歸檔時,應統(tǒng)一將其轉(zhuǎn)換成通用格式JPEG(拍攝數(shù)碼照片)、TIFF(掃描照片)。應確保數(shù)碼照片的原始性、真實性、完整性、有效性。
3、對歸檔的數(shù)碼照片,每一組、每一張都應有簡明概括、準確反映照片基本內(nèi)容的文字說明。文字說明要盡可能體現(xiàn)時間、地點、人物、事由,保證后來人查閱利用時都能明白照片圖像的基本內(nèi)容,不在重走“尋找老照片背后故事”的老路。
4、對重要的數(shù)碼照片,應同時沖洗出紙質(zhì)照片歸檔。歸檔的紙質(zhì)數(shù)碼照片與傳統(tǒng)照片檔案合并整理,應標明其對應數(shù)碼照片的檔號,格式為:全宗號 — 光盤號 --數(shù)碼照片號。
二、攝影者和形成部門要認真做好應歸檔數(shù)碼照片的收集積累和初步整理工作,保證數(shù)碼照片的原始性、真實性、完整性、有效性。每次活動拍攝的數(shù)碼照片,應在活動結束 2周以內(nèi)按要求向本單位檔案部門移交。具體可采取以下方法:
1、每次拍攝結束存入電腦時,都新建一個以本次拍攝照片基本內(nèi)容為名稱的文件夾來存放本次活動拍攝的照片,名稱要簡明、概括。如許昌市檔案局2006年2月24日召開全市檔案工作會議時拍攝的數(shù)碼照片,應存放在許昌市檔案局全宗“20060224全市檔案工作會議照片”的文件夾內(nèi)。
2、初步篩選,剔除多余重復的照片。一般來說,對重要的人物、場面,攝影者普遍是要多拍幾張,特別是用數(shù)碼相機拍攝時更是如此,以留下選擇的余地。數(shù)碼照片存入電腦后,要認真比較同一場景、人物的多張照片,如連續(xù)多次拍攝的同一集體合影,留下一張最好的,其余的全部刪除。,以免魚目混珠。這樣,利用起來更快捷、準確。
3、為留存的照片添加文字說明??刹扇≈孛姆绞?,編寫出簡明概括、準確反映照片基本內(nèi)容的文字說明作為每張照片的名稱,或者用照片所在文件夾名稱基礎上的補充說明(能夠簡要說明照片內(nèi)容)作為每張照片的文件名。
4、按要求及時向本單位檔案部門移交。每次活動拍攝的數(shù)碼照片,應在本次活動拍攝結束2周以內(nèi)完成初步篩選和文字說明的編寫工作,并向本單位檔案部門移交。移交可通過網(wǎng)絡或拷貝的方式進行,它不改變形成部門原先保存數(shù)碼照片的位置。這樣,既不影響形成部門當前的使用,也便于檔案部門及早進一步整理歸檔。
三、檔案部門應對數(shù)碼照片的形成積累過程進行指導和幫助,按照《照片檔案管理規(guī)范》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等國家標準的要求,切實做好數(shù)碼照片檔案的鑒定、分類編號、編制照片文件目錄和光盤目錄、刻制光盤、打印目錄等整理歸檔工作。
1、對本單位碼照片的形成積累過程進行指導、幫助、監(jiān)督、檢查。數(shù)碼照片的形成積累是數(shù)碼照片歸檔整理和照片檔案管理的基礎。檔案部門要主動與攝影者和形成部門聯(lián)系,及時提供幫助,盡可能詳盡地說明數(shù)碼照片收集歸檔的要求和編制照片說明的方法,為數(shù)碼照片的歸檔整理打下堅實的基礎。
2、鑒定。檔案部門在接收數(shù)碼照片之前,應進一步核實數(shù)碼照片的原始性、真實性、完整性、有效性。接收后,應通過鑒別數(shù)碼照片的價值,進一步確定數(shù)碼照片的取舍和保管期限。對反映同一內(nèi)容的若干張照片,應選擇其主要的歸檔。主要照片應具有主題鮮明、影像清晰、畫面完整等特點。一定要克服那種“數(shù)碼照片不用底片、不必沖洗即可觀看,已經(jīng)拍下了,多留些也不需多花錢,還是都留下吧!”的片面認識,對那些沒有歸檔價值或重復的照片要堅決刪除掉,避免造成有利用價值的照片檔案淹沒在無用的照片之中,不方便查找利用,降低查準率。歸檔的每一張數(shù)碼照片都要確定保管期限,保管期限的劃分參照文書檔案。
3、分類編號。數(shù)碼照片應在全宗內(nèi)按其形成年度分類,不同年度的數(shù)碼照片應分別整理。可在每年年初或每年第一次收到數(shù)碼照片時,建立一個以“全宗名稱+年度名稱+數(shù)碼照片文件”為名稱的文件夾,在這個文件夾里存放本年度的數(shù)碼照片文件。每一年度的數(shù)碼照片文件按形成時間的先后順序排列,同一次活動的照片應排列在一起。數(shù)碼照片文件的編號,按其所在文件夾中的排列順序每年從“1”開始,流水順延,不重、不漏(即同一年度數(shù)碼照片排列后,從“1”開始的順序編號)。
4、編制數(shù)碼照片文件目錄。 數(shù)碼照片文件目錄應逐張照片編制,最好使用檔案行政管理部門認定的計算機檔案管理系統(tǒng)進行目錄的編制、管理。數(shù)碼照片文件目錄項目包括:全宗號(同級檔案館給立檔單位編制的代號)、保管期限(一般分永久、長期、短期)、光盤號(在同一全宗內(nèi)按光盤檔案的形成時間從“ 1”開始統(tǒng)一編制的流水號)、照片號(同一全宗同一年度內(nèi)數(shù)碼照片的排列從“1”開始的順序編號)、文件題名(概括反映數(shù)碼照片具體內(nèi)容的文字說明,包括時間、地點、人物、事由、背景等要素。同 數(shù)碼照片的文件名 )、責任者(形成數(shù)碼照片單位的全稱或通用簡稱)、形成時間(數(shù)碼照片的拍攝時間,用 8位阿拉伯數(shù)字表示,如20060416)、攝影者(數(shù)碼照片的拍攝人)、備注(注釋需要補充和說明的情況)。同一活動主題的一組聯(lián)系密切的照片,也可以使用組合照片題名,組合照片題名應概括揭示本組照片所反映的全部信息內(nèi)容(可以同存放本次活動照片的文件夾名)。采用組合照片題名時,照片號應標注本組照片的起止號碼,形成時間應標注本組照片的起止時間,攝影者可以標注多人。
5、刻制光盤,裝盒保存。比較 國家標準推薦的電子檔案存儲載體,數(shù)碼照片檔案宜選用只讀光盤作為存儲載體。一個歸檔年度的數(shù)碼照片應拷貝至一張或多張光盤中,不同歸檔年度的數(shù)碼照片不應混存在一張光盤中。數(shù)碼照片檔案光盤應一式 3套,一套封存保管,一套供提供利用,一套異地保存。數(shù)碼照片光盤刻制內(nèi)容包括數(shù)碼照片文件夾(即存放數(shù)碼照片的文件夾)、數(shù)碼照片文件目錄(目錄內(nèi)容與數(shù)碼照片文件夾中存放的數(shù)碼照片文件相對應)、光盤說明文件(說明本光盤的各類信息)。光盤說明文件的內(nèi)容應包括全宗名稱(立檔單位的全稱或通用簡稱)、全宗號、光盤號、套別(可填寫 1、2、3。其中1表示封存,2表示利用,3表示異地保存)、題名(可采用“全宗名稱+年度名稱+的數(shù)碼照片檔案”的結構形式)、起止時間(光盤內(nèi)數(shù)碼照片的起始年月---終止年月,年月用6位阿拉伯數(shù)字表示,如200501---200512。)、保管期限、照片張數(shù)(光盤內(nèi)數(shù)碼照片的張數(shù))、光盤類型(如CD-R、VCD、DVD等)、文件類型(數(shù)碼照片光盤填寫JPEG或TIFF)、制作時間(制作數(shù)碼照片光盤的時間,用8位阿拉伯數(shù)字表示)、制作人(制作數(shù)碼照片光盤人員的姓名)、審核人(負責檢查數(shù)碼照片光盤質(zhì)量人員的姓名)等。光盤刻制完畢應裝入光盤盒,并編制、粘貼光盤盒封面。光盤盒封面內(nèi)容與光盤說明文件內(nèi)容相同,應逐一填寫。為避免光盤利用中出現(xiàn)裝錯盒的現(xiàn)象,最好在光盤封面上設置盤貼。盤貼上設置的內(nèi)容可與光盤說明文件一致,也可以是光盤說明文件中的全宗名稱、全宗號、光盤號、套別、題名、照片張數(shù)等部分項目,盤貼內(nèi)容填好后用壓盤器把其粘貼在光盤封面上。光盤刻制完成以后歸檔保存和提供利用之前,應進行一次全面檢驗。檢驗項目包括刻制內(nèi)容是否齊全完整、真實有效,光盤有無劃痕、是否清潔等,合格率應達到 100%。
6、編制數(shù)碼照片光盤目錄。光盤目錄應逐張光盤進行編制,最好使用經(jīng)過檔案行政管理部門認定的計算機檔案管理軟件進行編制。光盤目錄(與其它內(nèi)容的光盤檔案目錄通用)項目包括全宗號、光盤號、題名(概括說明本張光盤內(nèi)的照片內(nèi)容,數(shù)碼照片光盤的題名可采用“全宗名稱+年度名稱+的數(shù)碼照片檔案”的結構形式)、形成時間、總張數(shù)(時長)、文件類型、備注等。
7、打印檢索目錄。為了使數(shù)碼照片的管理和檢索利用有更多的途徑和便利,應在保存數(shù)碼照片文件目錄和光盤目錄數(shù)據(jù)形式的同時,打印出紙質(zhì)目錄形式裝訂成冊,數(shù)碼照片光盤目錄還應與全宗內(nèi)其它內(nèi)容光盤檔案的光盤目錄裝訂在一起。檔案部門對數(shù)碼照片進行歸檔整理,可采取平時分次整理和年底集中整理相結合的辦法。歸檔數(shù)碼照片的鑒定、分類編號、編制照片文件目錄,宜在平時逐次進行。每次從形成部門接收過來以后,就當即開始對其進行鑒定、分類編號、著錄照片文件目錄(平時著目時光盤號還沒確定,光盤號項可先空著),以便及時向形成部門查詢澄清不夠準確的照片內(nèi)容,避免時間長了回憶不起來。到年底,在進一步檢查完善上述平時整理工作的基礎上,集中完成刻盤保存、打印目錄及各項相關的歸檔整理工作,確保照片檔案的整理質(zhì)量符合國家有關的規(guī)范要求 ,為照片檔案的管理和利用奠定良好的基礎.
2006 年 4 月 16 日