如何對Word文檔進行修訂
首先打開審閱過的word文件，點擊“工具”欄下拉菜單，進入“修訂”，會看見“接受或拒絕修訂”項目。操作過程是：依次點擊“工具”——“修訂”——“接受或拒絕修訂”進入。進入后，將出現(xiàn)“接受或拒絕修訂”對話框，右邊表示的是 “審閱”選框，即審閱時的狀態(tài)。在文件格式上，有三種方案可供選擇：選擇“突出顯示所做的修訂”，則所作修訂與原文不同格式顯示；如果選擇“不突出顯示所做修訂”，則修訂與原文同一格式顯示；選擇“原始狀態(tài)”，則保持原文，所作的修改都不顯示。在文件內(nèi)容方面，也有三種方案供學(xué)習(xí)者選擇：如果學(xué)習(xí)者想逐一查看，則點擊“查找”按鈕，查找到第一處修改：“過”的刪除，點擊“接受”按鈕，則“過”字消失。光標(biāo)自動查找到下一修訂處，即“綠” 字，點擊“接受”，則“綠”字顯示格式與原文相同?？梢杂?#8220;←”或“→”逐一進行向上查找和向下查找至全文結(jié)束。如果學(xué)生將文件全部審閱完畢，感覺對修改很滿意，則可以直接點擊“全部接受”，則全文格式不變，內(nèi)容是修改過后的內(nèi)容。當(dāng)然，學(xué)習(xí)者如果感覺全文修改的不好，想全部保留自己原來的觀點，可以選擇“全部拒絕”，則全文不做任何修改。在共享文檔提交審閱時，Word 能跟蹤每個用戶所作的修訂，并在每個用戶都保存之后將所有的修訂記錄起來。如果不止一個人對文檔中的同一個區(qū)域進行了操作，Word 會分辨有沖突的修訂，詢問用戶是否接受前面用戶所作的修訂。修訂標(biāo)記能夠讓作者跟蹤多位審閱者對文檔所做的修改，這樣作者可以一個接一個地復(fù)審這些修改并用約定的原則來接受或者拒絕所做的修訂。10.3.1 使用修訂標(biāo)記使用修訂標(biāo)記，即是對文檔進行插入、刪除、替換以及移動等編輯操作時，使用一種特殊的標(biāo)記來記錄所做的修改，以便于其他用戶或者原作者知道文檔所做的修改，這樣作者還可以根據(jù)實際情況決定是否接受這些修訂。使用修訂標(biāo)記來記錄對文檔的修改，需要設(shè)置文檔使其進入修訂狀態(tài)，可以按照如下方法進行：（1）打開要做修訂的文檔。（2）選擇【工具】菜單項中的【修訂】菜單項，再從級聯(lián)菜單中選擇【突出顯示修訂】菜單項，打開如圖10-7 所示的【突出顯示修訂】對話框。（3）單擊選中【編輯時標(biāo)記修訂】復(fù)選框。同時選中【在屏幕上突出顯示修訂】復(fù)選框，可以在修改處顯示修訂標(biāo)記。如果選中了【在打印出的文檔中突出顯示修訂】復(fù)選框，可以在打印文檔的同時打印文檔的修訂標(biāo)記。（4）單擊【確定】按鈕。用戶也可以在狀態(tài)欄中雙擊標(biāo)記，使該標(biāo)記激活為，此時文檔也進入修訂狀態(tài)。進入修訂狀態(tài)的文檔，當(dāng)對文檔進行編輯操作時，會以修訂標(biāo)記來顯示，如圖10-8 所示。10.3.2 設(shè)置修訂標(biāo)記選項默認(rèn)情況下，Word 用單下劃線編輯添加的部分，用刪除線標(biāo)記刪除的部分。用戶也可以根據(jù)需要來自定義修訂標(biāo)記。如果是多位審閱者在審閱一篇文檔，更需要使用不同的標(biāo)記顏色以互相區(qū)分，所以用戶有時需要對修訂標(biāo)記進行設(shè)置，設(shè)置修訂標(biāo)記選項步驟如下：（1）單擊【突出顯示修訂】對話框的【選項】按鈕，或者單擊【工具】菜單中的【選項】菜單項，在彈出的【選項】對話框中選擇【修訂】選項卡，如圖10-9 所示。（2）根據(jù)用戶的需要，分別對【插入的文字】、【刪除的文字】、【修改過的格式】和【修改過的行】選擇標(biāo)記和顏色。（3）單擊【確定】按鈕。10.3.3 接受或者拒絕修訂文檔進行了修訂后，可以決定是否接受這些修改，步驟如下：（1）單擊【工具】菜單中的【修訂】菜單項，再從級聯(lián)菜單中選擇【接受或拒絕修訂】菜單項，出現(xiàn)如圖10-10 所示的【接受或拒絕修訂】對話框。（2）如果接受當(dāng)前的修訂，單擊【接受】按鈕。如果接受全部的修訂，則單擊【全部接受】按鈕。（3）如果不接受當(dāng)前的修訂，單擊【拒絕】按鈕，如果不接受全部的修訂，則單擊【全部拒絕】按鈕即可。（4）要按順序把修訂的地方逐項審閱，單擊按鈕可以向前查找前一處修訂，單擊按鈕可以向后查找下一處修訂。10.3.4 比較審閱后的文檔如果審閱者直接修改了文檔，而沒有讓W(xué)ord 加上修訂標(biāo)記，此時可以用原來的文檔對修改后的文檔進行比較，以查看哪些地方進行了修改。步驟如下：（1）選擇【工具】菜單中的【修訂】菜單項，然后從其級聯(lián)菜單中選擇【比較文檔】。（2）在彈出的【選擇與當(dāng)前文檔比較的文件】對話框中選擇比較的文件。（3）如果Word 發(fā)現(xiàn)兩個文檔有差異，Word 會在原文檔中作出修訂標(biāo)記，用戶可以根據(jù)需要接受或拒絕這些修改
