文/古爾浪洼
很多在職場(chǎng)牛人之所以效率高，不僅僅是他懂得珍惜時(shí)間，對(duì)時(shí)間進(jìn)行了科學(xué)的分配，更重要的一點(diǎn)，是他會(huì)對(duì)別人看起來(lái)不重要或者不太在意的部分，進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化和體系化，從而大幅度提高了時(shí)間應(yīng)用的效率。
為什么要標(biāo)準(zhǔn)化和體系化？原因很簡(jiǎn)單，如果不標(biāo)準(zhǔn)化，每次操作都有差異，就容易在上面花費(fèi)額外的時(shí)間去思考。與其每次都浪費(fèi)時(shí)間，不如把在操作中高效的部分固下來(lái)，在以后操作的時(shí)候，不費(fèi)時(shí)間去思考和琢磨，不必去依賴記憶力、意志力和能力去做事，可以使很多平日里需要耗費(fèi)很多精力去做的事，進(jìn)入到自動(dòng)化的狀態(tài)去完成，這樣的過(guò)程既能保證質(zhì)量，有可以節(jié)省時(shí)間。
那么，在日常的工作中，哪些類型的工作可以標(biāo)準(zhǔn)化呢？如下：
l 作息時(shí)間
比如我的每日24小時(shí)的時(shí)間分配為三段，也就是我在《人生多贏的黃金時(shí)間分配法》提到的工作、生活、興趣部分。當(dāng)大模塊定下來(lái)之后，我并不是就這樣粗粗劃了一下，就隨意去發(fā)揮，而是給每段時(shí)間規(guī)定了具體的工作內(nèi)容和量。
興趣
4:30-8點(diǎn)，閱讀約一個(gè)半小時(shí)，讀完半本到一本書(shū)；寫(xiě)作約一個(gè)半小時(shí)，完成約2000~300字的文章。7點(diǎn)半到8點(diǎn)則是早餐時(shí)間，之所以算到興趣時(shí)間段，是當(dāng)做對(duì)從閱讀寫(xiě)作到工作之間的調(diào)劑和轉(zhuǎn)換。
工作
8-17點(diǎn)，完成公司所有的事情，盡量不帶工作回家。實(shí)際上，我真正開(kāi)始工作是9但我一般都是8點(diǎn)鐘離開(kāi)家去上班，一是順道會(huì)送小孩去幼兒園，然后提前到達(dá)辦公室，準(zhǔn)備并開(kāi)始工作。
生活
17-22點(diǎn)，實(shí)際上接小孩，路上走走玩玩，到家是6點(diǎn)。6點(diǎn)之后，我盡量陪家人，基本不做與工作有關(guān)的事情，一直到10點(diǎn)孩子上床。
l 工作內(nèi)容
工作內(nèi)容有很多，但是很多人并沒(méi)有意識(shí)去做一些具體內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)化，這樣，每次處理的時(shí)候就會(huì)浪費(fèi)很多時(shí)間。實(shí)際上，在工作的過(guò)程中，標(biāo)準(zhǔn)化程度越高，處理的效率就越高，質(zhì)量就越好。以下是我認(rèn)為，在工作中，大家雖然每天做，但未必有意識(shí)做到標(biāo)準(zhǔn)化的部分：
郵件
郵件是我認(rèn)為很多人每天會(huì)接觸，但卻最沒(méi)有做到標(biāo)準(zhǔn)化的工作內(nèi)容之一。當(dāng)我自己發(fā)現(xiàn)我為郵件花了很多時(shí)間之后，我對(duì)我的郵件處理方式建立了一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)模式。
·所有郵件當(dāng)場(chǎng)回復(fù)：多看一次，就會(huì)多浪費(fèi)一次時(shí)間。任何郵件，無(wú)非包含三個(gè)信息：發(fā)來(lái)的時(shí)間，談的內(nèi)容，要求回復(fù)的時(shí)間。因此，處理時(shí)，只要關(guān)注內(nèi)容即可。立即回復(fù)，相當(dāng)于省掉了三分之二的時(shí)間。
·判斷郵件時(shí)間5~10秒:90%的郵件是傳遞信息用的，只需要了解，或者回應(yīng)即可，時(shí)間5秒足矣，超過(guò)10秒的思考統(tǒng)統(tǒng)都是浪費(fèi)。
·一封郵件只談一件事情：便于清晰傳達(dá)，也便于追蹤和關(guān)閉。
·寫(xiě)或回復(fù)郵件不超過(guò)半屏：想高效溝通，一定要簡(jiǎn)潔明了。20行還講不清楚你表達(dá)的意思，要么是你寫(xiě)太多事情了，干脆分開(kāi)另發(fā)一封，要么是你太啰嗦了，要精簡(jiǎn)。20行大約是辦屏，不用數(shù)，瞄一眼就知道了。
·郵件每段不超過(guò)3行：超過(guò)三行的段落表達(dá)，一定啰嗦，學(xué)會(huì)用短句子表達(dá)。簡(jiǎn)單，清晰，明了，少歧義。
·郵件內(nèi)容不要詢問(wèn)，應(yīng)提供選項(xiàng)：不管是給上司、同事、下屬的郵件，溝通的內(nèi)容盡量不要詢問(wèn)，而是提供選項(xiàng)，讓對(duì)方選即可，這樣效率最高。比如，開(kāi)會(huì)時(shí)間，不要詢問(wèn)對(duì)方什么時(shí)候合適，二而是直接給2-3個(gè)選項(xiàng)，讓對(duì)方勾選即可。這樣，你只要尋求最大公約數(shù)即可。簡(jiǎn)單而又高效。
l 文書(shū)處理
此處的文書(shū)處理不是指公司那些已經(jīng)標(biāo)準(zhǔn)化了的文件和表格，而是指那些未標(biāo)準(zhǔn)化的往來(lái)文書(shū)，比如報(bào)告，方案，建議，等等。任何文字類的東西，憑空創(chuàng)造，都很費(fèi)功夫。所以我的建議時(shí)，平時(shí)看到優(yōu)秀的案例，就直接拷貝下來(lái)，存成范本，當(dāng)你有需要的時(shí)候，只要按照優(yōu)秀案例套用就可以了。這樣你不需要思考諸如架構(gòu)、遣詞造句、功能模塊分類之類的復(fù)雜問(wèn)題，只要填入要表達(dá)的內(nèi)容或者數(shù)字就可以了
雖然我喜歡在工作之余寫(xiě)些文章，但在這類文字工作上，我從不費(fèi)腦筋，我統(tǒng)統(tǒng)套用優(yōu)秀范本直接應(yīng)用。效率非常高。
當(dāng)然，可以標(biāo)準(zhǔn)化的不止這些，具體哪些工作模塊和內(nèi)容需要標(biāo)準(zhǔn)化，可以根據(jù)自己的實(shí)際情況來(lái)處理。
當(dāng)標(biāo)準(zhǔn)化完成之后，持續(xù)執(zhí)行，這些項(xiàng)目就會(huì)逐步轉(zhuǎn)換成自動(dòng)化，反過(guò)來(lái)，它們會(huì)推動(dòng)你更加高效去工作。
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