一、什么是文件筐測(cè)驗(yàn)
文件筐測(cè)驗(yàn)，通常又叫公文處理測(cè)驗(yàn)，是評(píng)價(jià)中心最常用和最核心的技術(shù)之一。文件筐測(cè)驗(yàn)是情景模擬測(cè)試的一種，通常用于管理人員的選拔，考察授權(quán)、計(jì)劃、組織、控制和判斷等項(xiàng)能力素質(zhì)。一般做法是讓考生在限定時(shí)間(通常為1～3小時(shí))內(nèi)處理事務(wù)記錄、函電、報(bào)告、聲明、請(qǐng)示及有關(guān)材料等文件，內(nèi)容涉及人事、資金、財(cái)務(wù)、工作程序等方面。一般只給日歷、背景介紹、測(cè)驗(yàn)提示和紙筆，考生在沒有旁人協(xié)助的情況下回復(fù)函電，擬寫指示，作出決定，以及安排會(huì)議。評(píng)分除了看書面結(jié)果外，還要求考生對(duì)其問(wèn)題處理方式做出解釋，根據(jù)其思維過(guò)程予以評(píng)分。
文件筐測(cè)驗(yàn)具有考察內(nèi)容范圍廣、表面效度高的特點(diǎn)，因而非常受歡迎。1990年國(guó)外的一項(xiàng)調(diào)查表明，81%的評(píng)價(jià)中心都要采用文件筐測(cè)驗(yàn)選拔管理人員，使用頻率居各種情景模擬測(cè)試之首。
二、文件筐測(cè)驗(yàn)的優(yōu)缺點(diǎn)
文件筐測(cè)驗(yàn)有兩個(gè)突出的優(yōu)點(diǎn)：一是考察的內(nèi)容范圍廣。作為紙筆形式的文件筐測(cè)驗(yàn)，測(cè)評(píng)考生的依據(jù)是文件處理的方式及理由，是靜態(tài)的思維結(jié)果。因此，除了必須通過(guò)實(shí)際操作的動(dòng)態(tài)過(guò)程才能體現(xiàn)的要素外，任何背景知識(shí)、業(yè)務(wù)知識(shí)、操作經(jīng)驗(yàn)以及能力要素都可以寓涵于文件之中，通過(guò)考生對(duì)文件的處理實(shí)現(xiàn)對(duì)考生素質(zhì)的考察。第二個(gè)優(yōu)點(diǎn)是它的表面效度高。由于文件筐測(cè)驗(yàn)所采用的文件，十分類似于考生應(yīng)聘職位上常見的文件，有時(shí)就是完全真實(shí)的文件，因此，若考生能妥善處理測(cè)驗(yàn)文件，就理所當(dāng)然地被認(rèn)為具備職位所需的素質(zhì)?！ ∏耙粋€(gè)優(yōu)點(diǎn)使得文件筐測(cè)驗(yàn)具有廣泛的適用性，而后一個(gè)優(yōu)點(diǎn)使之易為人所理解和接受。因此文件筐測(cè)驗(yàn)在眾多情境模擬測(cè)驗(yàn)手段中，屬于最普遍使用的一種。
文件筐測(cè)驗(yàn)在實(shí)施中也有兩個(gè)缺點(diǎn)：一是評(píng)分比較困難。一份文件的處理，除了個(gè)人素質(zhì)的原因外，機(jī)構(gòu)、氛圍、管理觀念等不同的組織，具有不同的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。顯然政府機(jī)關(guān)與公司企業(yè)、私營(yíng)企業(yè)與國(guó)有企業(yè)對(duì)有關(guān)文件的處理是大相徑庭的。在我國(guó)，從事實(shí)際工作的人們往往缺乏對(duì)招聘單位管理或經(jīng)營(yíng)狀況的深入了解，因而文件如何處理才能充分表明考生具備招聘職位所需素質(zhì)，專業(yè)人員與實(shí)際工作者往往存在理解上的差異。因此，評(píng)分不容易把握。二是不夠經(jīng)濟(jì)。測(cè)驗(yàn)的設(shè)計(jì)、實(shí)施、評(píng)分都需要較長(zhǎng)的時(shí)間，投入的精力和費(fèi)用比較大。
三、文件筐測(cè)驗(yàn)的設(shè)計(jì)
文件筐測(cè)驗(yàn)的設(shè)計(jì)必須緊緊抓住三個(gè)環(huán)節(jié)：
第一，工作分析。深入分析職位工作的特點(diǎn)，確定勝任該職位必需具備哪些知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)和能力。工作分析的方法可以是面談、現(xiàn)場(chǎng)觀察或問(wèn)卷。通過(guò)工作分析，要確定文件筐測(cè)驗(yàn)要測(cè)評(píng)什么要素，哪些要素可以得到充分測(cè)評(píng)，各個(gè)要素應(yīng)占多大權(quán)重。
文件筐測(cè)驗(yàn)一般可以考察以下要素：
①書面表達(dá)及其理解；②統(tǒng)籌計(jì)劃能力；③組織協(xié)調(diào)能力；④洞察問(wèn)題和判斷、決策能力；⑤任用授權(quán)能力；⑥指導(dǎo)控制能力；⑦崗位特殊素質(zhì)，如法規(guī)條例知識(shí)。
表7-8是一個(gè)應(yīng)用實(shí)例。
表7-8文件筐測(cè)驗(yàn)評(píng)分表(高級(jí)管理人員選拔)
序號(hào)姓名性別年齡文化程度報(bào)考職位測(cè)評(píng)要素觀測(cè)要素滿分得分備注問(wèn)題解決洞察
問(wèn)題覺察問(wèn)題的起因，把握相關(guān)問(wèn)題的聯(lián)系，歸納綜合，形成正確判斷，預(yù)見問(wèn)題的可能后果10X解決
問(wèn)題提出解剖問(wèn)題的有效措施并付諸實(shí)施，即使在情況不明朗時(shí)也能及時(shí)決策10Y計(jì)劃
統(tǒng)籌確定正確、現(xiàn)實(shí)、富于前瞻性的目標(biāo)安排和實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的有效舉措及行動(dòng)步驟，制定正確可靠的行動(dòng)時(shí)間表10Z日常管理任用
授權(quán)給部屬分派與其職責(zé)、專長(zhǎng)相適應(yīng)的任務(wù)，給部屬提供完成任務(wù)必需的人、財(cái)、物支持，調(diào)動(dòng)使用部屬的力量，發(fā)揮部屬的特長(zhǎng)和潛能10U指導(dǎo)
控制給部屬指明行動(dòng)和努力的方向，適時(shí)地發(fā)起、促進(jìn)或終止有關(guān)工作，維護(hù)組織機(jī)構(gòu)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，監(jiān)督、控制活動(dòng)經(jīng)費(fèi)的開支及其他資源的消耗10V組織
協(xié)調(diào)協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作和部屬的行動(dòng)，使之成為有機(jī)整體，按一定的原則要求，調(diào)節(jié)不同利益方面的矛盾沖突10W團(tuán)結(jié)
部屬理解部屬的苦衷，在力所能及的范圍內(nèi)解決部屬的困難，尊重部屬，傾聽部屬的意見，愛護(hù)部屬的積極性，幫助部屬適應(yīng)新的工作要求，重視并在條件可能的情況下促進(jìn)部屬的個(gè)人發(fā)展10R個(gè)人
效能個(gè)人
效能注重實(shí)干、效率和行動(dòng)，合理有效地使用、分配、控制自己的時(shí)間10S考官評(píng)語(yǔ)
考官簽字第二，文件設(shè)計(jì)。包括選擇什么文件種類，如信函、報(bào)表、備忘錄、批示等；確定每個(gè)文件的內(nèi)容，選定文件預(yù)設(shè)的情境等等。文件數(shù)量較多，時(shí)間以2～3小時(shí)為宜。文件的簽發(fā)方式及其行文規(guī)定可以忽略，但文件的行文方向(對(duì)上與對(duì)下，對(duì)內(nèi)與對(duì)外等)應(yīng)有所區(qū)別。特別要注意各個(gè)文件測(cè)評(píng)要素的設(shè)計(jì)。常常一個(gè)文件不同的處理可以體現(xiàn)不同的要素，設(shè)計(jì)的對(duì)文件的處理方式要有所控制，確定好計(jì)分規(guī)則或計(jì)分標(biāo)準(zhǔn)，盡量避免每個(gè)要素同時(shí)得分和無(wú)法歸于某一要素的情況出現(xiàn)。
第三，測(cè)驗(yàn)評(píng)分。實(shí)施文件筐測(cè)驗(yàn)之后，評(píng)分一般由專家和具備該職位工作經(jīng)驗(yàn)的人(一般是選拔職位的上級(jí)主管及人事組織部門的領(lǐng)導(dǎo))進(jìn)行，除了前面設(shè)計(jì)時(shí)要制訂好評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)外，更重要的是對(duì)評(píng)分者要進(jìn)行培訓(xùn)，使評(píng)分者根據(jù)評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)而不是個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)評(píng)分。評(píng)分的程序也要特別注意，可以考慮各自獨(dú)立評(píng)分，然后交流評(píng)分結(jié)果，對(duì)評(píng)分差異各自申述理由后，再獨(dú)立第二次評(píng)分。最后將評(píng)分結(jié)果進(jìn)行統(tǒng)計(jì)平均(評(píng)分者比較多時(shí)，可以去掉最高分和最低分)，以平均分作為最后得分。有時(shí)，在考生答案不明確的情況下，需要質(zhì)詢應(yīng)聘考生，根據(jù)其對(duì)處理方式的解釋確定得分。
整個(gè)文件筐測(cè)驗(yàn)的設(shè)計(jì)要特別注意兩點(diǎn)：
一是測(cè)驗(yàn)材料難度的把握。目前國(guó)內(nèi)對(duì)各個(gè)職位應(yīng)具備何種程度的知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)和能力缺乏客觀可靠的依據(jù)，難度的把握比較困難。把握不準(zhǔn)，材料過(guò)難，固然作為選拔測(cè)驗(yàn)有時(shí)可以選拔到很好的人才，但大材小用，很難設(shè)想這人會(huì)安心本職位工作，且導(dǎo)致人力資源的浪費(fèi)。材料過(guò)于容易，測(cè)驗(yàn)會(huì)出現(xiàn)“天花板效應(yīng)”，大家都得高分，區(qū)分不出應(yīng)聘考生的能力大小。
二是要注意材料真實(shí)性程度的把握。完全杜撰的材料，應(yīng)聘考生可以根據(jù)一般知識(shí)推理，處理的結(jié)果沒有針對(duì)性，看不出應(yīng)聘考生的水平差異，考生被錄取后需要經(jīng)過(guò)較長(zhǎng)時(shí)間的培訓(xùn)和適應(yīng)才能勝任工作。完全真實(shí)的材料，過(guò)于偏重經(jīng)驗(yàn)的考察，忽視潛能的考察，最后選拔到的人無(wú)疑是完全與招聘單位文化氣氛相同的人，違背了引入外來(lái)人才，給單位輸入新鮮血液的本來(lái)目的。同時(shí)完全真實(shí)的材料，使招聘考試本身對(duì)單位內(nèi)部考生和單位外部考生不公平，同樣的能力水平內(nèi)部考生被錄取的可能性更大，結(jié)果給人留下“一切都是內(nèi)定，考試不過(guò)是走形式”的印象，這對(duì)真正想引進(jìn)外部人才的單位尤其不利。
四、文件筐測(cè)驗(yàn)實(shí)施程序
文件筐測(cè)驗(yàn)可以集體施測(cè)，實(shí)施過(guò)程分準(zhǔn)備、測(cè)試和評(píng)分三個(gè)步驟。
1準(zhǔn)備
主要指測(cè)驗(yàn)材料和測(cè)試場(chǎng)所的準(zhǔn)備。給每個(gè)考生的測(cè)驗(yàn)材料事前要編上序號(hào)，答卷紙也要有相應(yīng)序號(hào)，實(shí)施前要注意清點(diǎn)核對(duì)。答卷紙主要由三部分內(nèi)容構(gòu)成：一是考生姓名(或編號(hào))、應(yīng)聘單位和職位、文件序號(hào)等；二是處理意見(或處理措施)、簽名及處理時(shí)間，三是處理的理由(參見表7-9示例)。文件序號(hào)只是文件的標(biāo)識(shí)順序，不代表處理的順序，應(yīng)允許考生根據(jù)輕重緩急調(diào)整順序，但給所有考生的文件順序必須相同，以示公正。測(cè)試的場(chǎng)所要求比較寬敞、安靜，每個(gè)人一桌一椅，相互之間無(wú)干擾。為了保密，最好所有考生在同一時(shí)間完成。如果文件內(nèi)容涉及到招聘單位內(nèi)部的一些情況，測(cè)試前應(yīng)對(duì)所有考生提供培訓(xùn)，介紹相關(guān)情況，縮小內(nèi)部考生和外部考生對(duì)職位熟悉程度的差別。
2測(cè)試
主試要對(duì)測(cè)驗(yàn)要求作一簡(jiǎn)單介紹，說(shuō)明注意事項(xiàng)。然后發(fā)給考生測(cè)試指導(dǎo)語(yǔ)和答卷紙，回答考生的提問(wèn)，當(dāng)考生覺得沒有問(wèn)題后再發(fā)測(cè)試用的文件。考生人數(shù)比較少時(shí)，也可以一次將材料發(fā)給考生，但要求考生嚴(yán)格遵從主試的要求，先看指導(dǎo)語(yǔ)再看文件。測(cè)試指導(dǎo)語(yǔ)是測(cè)試情境、考生扮演的角色、考生任務(wù)和測(cè)試要求的說(shuō)明，必須明確、具體，一目了然(參見表7-10示例)。有時(shí)在初級(jí)人員的文件筐測(cè)試中，發(fā)給考生指導(dǎo)語(yǔ)后，讓考生完成一個(gè)指導(dǎo)語(yǔ)的測(cè)試(參見表7-11示例)，強(qiáng)迫考生熟悉理解指導(dǎo)語(yǔ)，這在文化水平低的群體中有時(shí)十分有用。在考生正式進(jìn)入文件處理后，一般不允許考生提問(wèn)，除非是測(cè)試材料本身有問(wèn)題。
表7-9文件筐測(cè)驗(yàn)答卷紙示例
文件筐測(cè)驗(yàn)答卷紙
考生編號(hào)選拔職位文件序號(hào)處理意見：
簽名：
月日處理理由：
表7-10文件筐測(cè)試指導(dǎo)語(yǔ)示例(供選拔秘書用)
指導(dǎo)語(yǔ)
這是一些辦公室工作的模擬練習(xí)。目的是了解您在辦公室事務(wù)處理方面的經(jīng)驗(yàn)與能力。
以下是有關(guān)的背景情況，請(qǐng)您務(wù)必仔細(xì)閱讀并牢記于心。
您是局辦公室秘書之一，大家都稱您小A。此辦公室是直接協(xié)助幾位局領(lǐng)導(dǎo)工作的職能部門，目前由田主任一人負(fù)責(zé)。
今天是1996年5月24日，星期五。局里在遠(yuǎn)郊召開一個(gè)重要會(huì)議，田主任和辦公室所有其他同事都去辦理會(huì)務(wù)，只有您一個(gè)留守。所有局領(lǐng)導(dǎo)都在出席重要會(huì)議。您不能找他們請(qǐng)示，局里其他同事也都因種種原因不能給您幫忙。最不巧的是，由于那里電信線路出現(xiàn)故障，您無(wú)法和在郊區(qū)開會(huì)的田主任及其他同事聯(lián)系。
田主任昨晚輾轉(zhuǎn)托人給您一張便條：
小A：
明天(24日)有這么幾件事情要偏勞你：
1)主管分房的李局長(zhǎng)要了解職工對(duì)分房辦法第五稿的意見。請(qǐng)你看一下職工的意見材料，代我起草一份500字左右的報(bào)告。
2)實(shí)習(xí)生鄭蘭說(shuō)是寫了一份信息，你給看一下。最近局里上報(bào)的信息比較少，被采用的更少。看這份信息能否上報(bào)或經(jīng)修改后上報(bào)。
3)請(qǐng)你給楊菁去封信，告訴她我們已經(jīng)錄取了新秘書。
4)請(qǐng)你根據(jù)李局長(zhǎng)給馬林副局長(zhǎng)來(lái)信的批示，把馬副局長(zhǎng)的信處理一下。
以上幾件事情都不能再拖了，明天上午無(wú)論如何要完成。下午1：00局里有車來(lái)會(huì)場(chǎng)，你搭車來(lái)會(huì)場(chǎng)，這里實(shí)在忙不過(guò)來(lái)。
明天上午辦公室若有什么事，你相機(jī)處理。辦公室不要因?yàn)槲也辉诰陀绊懻＿\(yùn)轉(zhuǎn)。
謝謝!
田523
現(xiàn)在是早晨8：30，您一上班就得到上述指示和有關(guān)材料，您的任務(wù)是遵照指示完成所有工作。
以下是您在完成工作中必須遵守的程序和規(guī)定：
1首先請(qǐng)您完成《指導(dǎo)語(yǔ)自測(cè)題》，回答結(jié)果構(gòu)成評(píng)分的重要內(nèi)容。
2其次請(qǐng)?jiān)凇度粘逃?jì)劃表》上擬訂一份今天的日程安排，若情況變化，日程安排可以更改，但必須在《日程計(jì)劃表》上予以注明。
3一切任務(wù)請(qǐng)按您本人對(duì)秘書工作的理解和相應(yīng)的指示獨(dú)立完成，并一定要說(shuō)明這么處理的理由，否則要倒扣分。
現(xiàn)在請(qǐng)開始!表7-11指導(dǎo)語(yǔ)測(cè)試示例(供選拔秘書用)
考生編號(hào)應(yīng)聘職位指導(dǎo)語(yǔ)測(cè)試題
請(qǐng)您判斷以下陳述是否正確，選擇“是”或“否”。
1局里只有你一人上班。
A是B否
2有什么不清楚的事情，您可以打電話請(qǐng)示田主任。
A是B否
3能處理完最好，處理不完向田主任好好解釋一下，他會(huì)諒解的。
A是B否
4變動(dòng)日程安排是允許的。
A是B否
5一件事情怎么處理有時(shí)候憑直覺，不一定非要說(shuō)出理由。
A是B否
(答案：B，B，B，A，B)
(如自己的回答與答案不符，請(qǐng)對(duì)照指導(dǎo)語(yǔ)檢查)
3評(píng)分
宜在考生做完后立即進(jìn)行，當(dāng)有質(zhì)詢考生的設(shè)計(jì)時(shí)，特別應(yīng)該如此。為求客觀，可將考生編號(hào)，由一個(gè)人將考生的處理意見和處理理由念給所有評(píng)分者聽，由各位評(píng)分者獨(dú)立評(píng)分。為了保證評(píng)分的一致性，事前的評(píng)分者培訓(xùn)很重要，可以考慮對(duì)一部分考生(或者模擬考生)進(jìn)行試評(píng)分，考察各個(gè)評(píng)分者對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的掌握及評(píng)分過(guò)程中存在的問(wèn)題，待取得一致意見后再往下進(jìn)行。評(píng)分時(shí)，可按號(hào)序逐一評(píng)定，也可按文件內(nèi)容分類評(píng)定。前一種辦法可以對(duì)考生的素質(zhì)形成整體印象，后一種辦法容易達(dá)成評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)的一致性。
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