3.2.1 建立和打開文檔
在Word下輸入的內容稱為文檔，存到盤上則稱為文檔文件，擴展名為.doc。用戶可以建立新文檔或者打開已有的文檔，然后向其中輸入內容和進行編輯，完成之后應將文檔存盤。
1. 建立新文檔
操作步驟如下：
第一步：單擊文件“菜單”中的“新建”命令，或者直接單擊“常用”工具欄的按鈕 ，則會彈出“新建”對話框，如下圖3.3所示；
圖3.3 “新建”對話框
第二步：如果要建立一個新的空白文檔，單擊“常用”標簽下面的“空文檔”圖標；
第三步：最后，單擊“確定”按鈕，就可以建立新文檔。
2. 打開舊文檔
如果要對磁盤上的某個文檔進行修改，應該首先打開它，下面給出三種打開方法。
方法一、
第一步：單擊“文件”菜單中的“打開”命令，彈出“打開”對話框，。如圖3.4所示；
圖3.4 “打開”對話框
第二步：通過該對話框中的“查找范圍”下拉列表和“查找范圍”下面的列表框選擇文件所在驅動器、文件夾以及文件名，在“文件類型”框中指定文件類型，默認為“Word文檔”類型；
第三步：單擊“確定”按鈕，就可以打開指定的文檔。
方法二、
第一步：單擊“常用”工具欄的按鈕 ，會彈出“打開”對話框（如方法一所示）；
第二步：通過該對話框中的“查找范圍”下拉列表和“查找范圍”下面的列表框選擇文件所在驅動器、文件夾以及文件名，在“文件類型”框中指定文件類型，默認為“Word文檔”類型；
第三步：單擊“確定”按鈕，就可以打開指定的文檔。
方法三、
第一步：單擊“文件”菜單，在菜單底部列出最近使用過的文檔名稱；
第二步：單擊你所需文檔名稱，就可以打開該文檔。
在Word 2000中如果要想在查看文檔時不修改文檔，Word允許以只讀方式打開文檔。只要在“打開”對話框中選中要打開的文檔，單擊“打開”按鈕右邊的下三角按鈕，從彈出的菜單中選擇“以只讀方式打開”命令即可。要以副本方式打開文檔，選擇“以副本方式打開”命令。以副本方式打開時，對副本所做的修改不會影響它的源文檔。
在打開或者建立新文檔之后，就可以輸入文本和插入表格、圖片了。文本區(qū)的插入點是信息的輸入位置。輸入文字時，若超過邊界則自動換行，無需按回車鍵；只有在開始新段落、建立空行或短行時才需要按回車鍵。如果輸入有錯，就按Backspace或者Delete鍵來分別刪除插入點兩邊的字符。
1. 插入和改寫
Word 2000中有兩種鍵入模式：
· 插入模式：鍵入的文字從插入點插入到文本中，插入點后面的文字隨之向后移動。
· 改寫模式：插入點隨鍵入的文字向后移動，并且覆蓋掉后面已有的文字。
設定鍵入模式的方法
· 反復按Ins 鍵，可在兩種模式間切換。
· 用鼠標反復雙擊狀態(tài)欄(窗口底部狀態(tài)欄右側)上的“改寫”兩字，可以轉換鍵入模式，當“改寫”兩字呈黑色時，表示處于改寫狀態(tài)。
· 選擇“工具”菜單的“選項”命令，打開“選項”對話框，選定“編輯”標簽（圖3.5所示）。選定或清除“改寫模式”選項，單擊確定按鈕。
圖3.5
2. 輸入中英文
輸入中文要在中文輸入模式下進行。進入中文輸入模式的方法是：
第一步：單擊屏幕右下角的輸入法指示器 ，屏幕上會出現選擇輸入法的菜單(如圖3.6所示)。
第二步：單擊所用輸入法，就會出現輸入法用戶界面。比如選擇“全拼輸入法”，就會出現 “全拼”輸入法用戶界面 。
當然輸入英文要在英文模式下進行。在輸入法用戶界面中，從左邊數第一個按鈕為中英文切換按鈕。單擊該按鈕，可以實現中英文之間的切換。也可以用Ctrl ＋ Space 鍵實現中英文切換。
圖3.6 輸入法菜單
輸入的文本應以文件形式存到磁盤上。
1. 要存盤的文檔是沒有存過盤的新文檔
第一步：單擊“文件”菜單的“保存”或者“另存為”，或者單擊“常用”工具欄的按鈕 ，將會彈出“另存為”對話框（如下圖3.7所示）
圖3.7 “另存為”對話框
第二步：通過“保存位置”列表中選擇文件將要保存到哪個驅動器、文件夾；
第三步：在“文件名”文本框中輸入文件名；在“保存類型”框中指定文件格式為“Word文檔”格式。
第四步：單擊“保存”按鈕，就可以將文檔保存。
2. 要存盤的文檔是已存過盤的舊文檔，且希望以舊文件名存盤時，
則需要執(zhí)行“文件”菜單的“保存”命令（或者單擊 ），這時，新的文件內容就覆蓋舊文件內容。
3. 設置密碼。
如果所編輯的文檔是機密文件，不希望無關人員查看，則可以給文檔設置“打開權限密碼”；如果所編輯的文檔允許別人查看，但禁止修改，可以給文檔加一個“修改權限密碼”。
（1）設置密碼
第一步：單擊菜單欄的“工具”。
第二步：單擊“選項”命令。
第三步：選擇“保存”標簽。
第四步：輸入“打開權限密碼”或“修改權限密碼”。
第五步：單擊“確定”按鈕。
第六步：再次輸入相同的密碼。
第七步：單擊“確定”。
第八步：單擊“保存”按鈕后，密碼生效。
（2）取消密碼
第一步：打開文檔，輸入正確的密碼。
第二步：按上述操作打開“選項”對話框。
第三步：刪除密碼欄中代表密碼的“*”號。
第四步：單擊“確定”。
第五步：單擊“保存”按鈕。
1. 選定文本
對文本進行編輯或排版操作之前，應首先選定施加操作的文本，操作僅對選定文本有效。
（1）使用鼠標
若要選定一英文單詞，則雙擊該單詞。
若要選定一行，則單擊該行的選定欄。
若要選定連續(xù)多行，則在選定欄從起始選定行開始拖動鼠標到結尾行。
若要選定一個句子，則按住Ctrl 鍵，單擊該句任一位置。
若要選定一個段落，則雙擊該段落的選定欄，或者在該段落任一位置三擊鼠標。
若要選定多個相鄰段落，則在選定欄雙擊起始段落并拖動鼠標到結尾段落。
若要選定任意數量相鄰文本，則從要選定的文本起始位置開始拖動鼠標到要選定的文本結尾。或者，單擊要選定內容起始位置，按住Shift 鍵后，再單擊要選定位置的結尾處。
若要選定整個文本，則在選定欄任一位置三擊鼠標，或執(zhí)行“編輯”菜單的“全選”命令。
若要選定一豎列文本塊，則按住Alt 鍵，然后向下拖動鼠標，拖過的部分被選中。
（2）使用鍵盤
首先將插入點移至要選定文本的起始位置，然后按住Shift、Ctrl 和方向鍵確定要選至何處。
Shift ＋ → 向右選定一個字符。
Shift ＋ ← 向左選定一個字符。
Shift ＋ ↑ 選定至上一行相應位置。
Shift ＋ ↓ 選定至下一行相應位置。
Shift ＋ Home 選定至行首。
Shift ＋ End 選定至行尾。
Shift ＋ PageUp 選定至上屏。
Shift ＋ PageDown 選定至下屏。
Ctrl ＋ Shift ＋ ↑ 選定至段首。
Ctrl ＋ Shift ＋ ↓ 選定至段尾。
Ctrl ＋ Shift ＋ Home 選定至整個文本首處。
Ctrl ＋ Shift ＋ End 選定至整個文本尾處。
（3）取消選定
方法一、若取消部分選定，則單擊選定文本之外任一位置；若取消全部選定，則單擊選定文本內任意位置。
方法二、按鍵盤的任何方向鍵。
2. 移動和復制文本
（1）使用鼠標移動和復制
選定要移動或復制的文本，然后將鼠標移到選定文本之內，鼠標指針變成搬移形狀。按住鼠標左鍵，拖動到新位置，放開鼠標，則將選定文本移到新位置。如果按住Ctrl鍵后再拖動鼠標，則將選定文本復制到新位置。
（2）使用剪貼板移動和復制
操作步驟如下：
第一步：選定要移動或復制的文本后，在選定文本上擊右鍵，彈出“文本快捷”菜單。
第二步：單擊菜單中的“剪切”和“復制”命令（單擊“常用”工具欄中的“剪切”和“復制”按鈕）。如果要移動文本，則執(zhí)行剪切操作，將選定文本在剪貼板中作備份，并刪除選定文本；如果要復制文本，則執(zhí)行復制操作，將選定文本在剪貼板作備份。
第三步：移動插入點到所需位置。執(zhí)行“編輯”菜單或“文本快捷”菜單的“粘貼”命令，或單擊“常用”工具欄的“粘貼”按鈕，將剪貼板中的內容插入到插入點處，實現文本移動或復制。
3. 刪除文本
①若要刪除插入點前面的一個字符，則按Backspace 鍵。
②若要刪除插入點后面的一個字符，則按Delete 鍵。
③若要刪除插入點前面的單詞，則按Ctrl＋Backspace 組合鍵。
④若要刪除插入點后面的單詞，則按Ctrl＋Delete 組合鍵。
⑤若要刪除選定文本，則按Delete 鍵或執(zhí)行“編輯”菜單的“清除”命令。
4. 撤消和重復操作
撤消和重復是兩個相反的動作。
單擊“常用”工具欄的“撤消”按鈕 ，或執(zhí)行“編輯”菜單的“撤消”命令，都可以取消上一步操作。
單擊“常用”工具欄的“恢復”按鈕 ，或執(zhí)行“編輯”菜單的“重復”命令，都可以恢復到執(zhí)行撤消操作前的狀態(tài)，即取消已做的撤消操作。
“編輯”菜單中的“撤消”命令與用戶最近完成的操作有關。如果剛剛刪除了文本，則“編輯”菜單上會出現“撤消清除”命令，選擇該命令可以恢復剛被刪除的文本。
在Word 2000中，不但可以撤消和恢復上一次的操作，還可以撤消和恢復最近進行的多次操作。
5. 查找文本
查找是從文本中找出指定的內容，操作步驟如下：
第一步：執(zhí)行“編輯”菜單的“查找”命令，彈出“查找和替換”對話框，如圖3.8所示。并打開“查找”選項卡。
圖3.8 “查找”對話框
第二步：在“查找內容”中輸入要查找的內容，或者單擊列表箭頭，從Word保存的最近做過的四個查找內容中選擇。
第三步：單擊“搜索范圍”框的列表箭頭，選擇搜索范圍。有以下三種搜索范圍。
“向上”從插入點位置開始向前搜索到文本開頭。如果已選定了文本，則在選定文本中從后向前搜索。
“向下”從插入點開始向后搜索到文本末尾。如果已選定了文本，則在選定文本中從前向后搜索。
“全部”搜索整個文本。
第四步：單擊“查找下一個”按鈕，開始查找指定內容出現的第一個位置，找到的內容反顯。如果要繼續(xù)查找指定內容出現的第二個位置，再次單擊“查找下一個”按鈕，依次類推。
重復以上各步可查找其它內容。
單擊“取消”按鈕退出查找。
根據需要選擇以下復選框：
“同音”查找出發(fā)音相同的所有單詞。例如，要查找SUN，可查找到SUN和SON。
“查找單詞的各種形式”查找單詞的所有形式（復數、過去時、現在時等）。
“區(qū)分大小寫”認為大寫和小寫字母不同。例如認為WORD與word不同，否則認為相同。
“區(qū)分全半角”認為全角字符與半角字符不同。否則，不考慮全角和半角問題。
“全字匹配”將查找內容當作一個獨立的單詞查找。否則，只要在文本中出現所查內容即算找到。
“模式匹配”可以在“查找內容”框中使用操作符和表達式以進行高級搜索。如在“查找內容”文本框內鍵入“天*學”，表示查找以“天”字開頭，以“學”字結尾的任何文本。再如查找內容為“天？學”，表示查找以“天”開頭、中間為任一字符、以“學”結尾的文本。
6. 替換文本
替換文本是把文本中某些內容替換成另外內容，操作步驟如下：
第一步：執(zhí)行“編輯”菜單的“替換”命令，或在“查找”對話框中單擊“替換”按鈕，彈出“替換”對話框(如圖3.9所示)；
圖3.9 “替換”對話框
第二步：在“查找內容”文本框中鍵入要替換的內容；
第三步：在“替換為”文本框中鍵入替換內容，或從列表中選擇替換內容；
第四步：設置“搜索范圍”；
第五步：設置格式；
第六步：設置四個復選框；
第七步：如果要將所有指定內容用新內容替換，則單擊“全部替換”按鈕，如果要邊查邊替換，則單擊“查找下一個”按鈕，找到后，若需要替換，則單擊“替換”按鈕；
第八步：重復以上步驟可繼續(xù)新的查找與替換；
單擊“取消”按鈕結束替換操作。
7. 使用自動更正功能
在輸入文本時，如果經常輸錯某些文本，可使用自動更正功能，讓 Word改錯。設置自動更正方法如下：
第一步：執(zhí)行“工具”菜單的“自動更正”命令，打開“自動更正”對話框(如圖3.10所示)，
圖3.10 “自動更正”對話框
第二步：在“鍵入”文本框中輸入錯誤內容，在“替換為”文本框中輸入正確內容。
第三步：單擊“添加”按鈕，把新設置的更正詞條添加到自動更正詞條列表中。
第四步：根據需要選擇以下復選框。
“鍵入時自動替換”：根據自動更正中的詞條列表自動替換錯誤。
“更正連續(xù)兩個大寫字母”：當輸入前兩個字母均為大寫的單詞時，只保留第1個為大寫，其余改為小寫。
“日期大寫”將輸入的小寫星期改為首字母大寫。例如，將sunday改成Sunday。
“句首字母大寫”：將一個英語句子的第一個字母改為大寫。
“更正誤按Caps lock 鍵產生的大小寫錯誤”：改變由于錯誤地使用了Caps lock 鍵而造成的鍵入錯誤。
第五步：單擊“確定”按鈕。
利用這一方法還可以把經常輸入的長文本用短文本代替。使用自動更正的方法是首先輸入自動更正詞條，然后按空格鍵，Word則用詞條的替換內容代替輸入內容。
8. 多窗口編輯
單擊“窗口”選擇“拆分”命令可以將一個文檔窗口拆分為上下2個窗口。對于較大的文檔使用此技術進行編輯比較方便。
9. 顯示非打印字符
非打印字符是專用的格式化字符，只能顯示不能打印，用于顯示文檔內不可見字符，如段落標記、空格和制表符等。通過單擊“常用”工具欄中的“顯示/隱藏”按鈕 可以顯示或者隱藏所有的非打印字符。顯示非打印字符可以幫助用戶查看是否存在多余的空格，或者是否用空格代替了制表符等。
如果需要指定Word 2000顯示或隱藏非打印字符，則執(zhí)行下列操作：
第一步：單擊“工具”菜單的“選項”命令，打開“選項”對話框。
第二步：單擊“視圖”標簽，顯示“視圖”對話框。
第三步：選擇或清除“格式標記”欄中要顯示或隱藏的字符。
輸入、編輯文檔后，要對文檔的格式進行設計。文檔格式包括字符格式、段落格式和頁面格式等。
1. 字符格式
字符是漢字、字母、空格、標點符號和其它符號的總稱。Word將字符分成中文、英文、國際通用符號三類。字符格式是指字符的外觀，包括字體、大小、間距、字形及顏色等。Word中有默認的字符格式，用戶也可以根據需要設計字符格式。
（1）字體 字體是字符的形狀。Word中字體分中文字體、英文字體和國際通用字體。中文Windows提供的中文字體有宋體、黑體、楷體、仿宋、隸書和幼圓等，用戶除了可以直接使用這些字體以外，也可以使用任何外掛字體。
（2）字體大小 同一字體有多種大小。字體大小有磅和號兩種單位。中文Windows提供的中文字體大小按號分為八號、七號、小六、六號、小五、五號、小四、四號、小三、三號、小二、二號、小一、一號和初號。也可以按磅值指定字體大小，磅值從1到1638。表3.1給出磅與號的對應關系。
表3.1 中文字號與磅值對照表
號 | 初號 | 小初 | 一號 | 小一 | 二號 | 小二 | 三號 | 小三 | 四號 | 小四 | 五號 | 小五 | 六號 | 小六 | 七號 | 八號 |
磅值 | 42 | 36 | 26 | 24 | 22 | 18 | 16 | 15 | 14 | 12 | 10.5 | 9 | 7.5 | 6.5 | 5.5 | 5 |
（3）字形 同一字體有不同的字形。字形有常規(guī)、斜體、粗體、粗斜體，默認是常規(guī)字形。
（4）字符修飾 文字的修飾功能包括添加下劃線、設置顏色、上標、下標、陰影等效果。
2. 使用格式工具欄編排字符格式
圖3.11為“格式”工具欄中用于設置字符格式的按鈕。圖3.12為“其他格式”工具欄。單擊“格式”工具欄最右邊的按鈕，可以打開或關閉“其它格式”工具欄。
圖3.11 字符格式按鈕
圖3.12 “其他格式”工具欄
使用這兩個工具欄對文檔進行格式設置，應遵守先選后做的原則。首先選定待編排的文本，然后單擊所需按鈕，下面說明圖3.11和圖3.12中標出的下拉列表框和按鈕的功能和使用方法。
（1）“字體”框 單擊右側向下箭頭，出現字體列表，從中選擇所需字體。
(2)“字號”框 用于按中文字號或磅值設置字體大小。單擊列表箭頭，出現字體大小列表，從中選擇一種，或者直接鍵入磅值。
（3）“粗體”按鈕 將字符設置為粗體。
（4）“斜體”按鈕 將字符設置為斜體。
（5）“下劃線”按鈕 給字符加下畫線。
（6）“字符邊框”按鈕 給字符加邊框。
（7）“字符底紋”按鈕 給字符加底紋。
（8）“字符縮放”按鈕 用來放大或縮小字符。單擊它，Word自動按事先選定的比例縮放文字寬度，默認比例是200%，也可以單擊它的列表箭頭，從列出的縮放比例中選擇。
（9）“突出顯示”按鈕 用來改變字符的背景顏色。單擊它，則自動按事先選定的背景色顯示選定文字，默認色為黑色。也可以單擊它的列表箭頭，出現顏色列表，從中選擇。
（10）“著重號”按鈕 用來在字符下方加圓點以示強調。
（11）“雙刪除線”按鈕 用來在字符上加雙刪除線。
（12）“拼音指南”按鈕 可給選定的文本添加拼音。
（13）“合并字符”按鈕 可將選定的多個字或字符（最多為6個漢字）組合成為一個字符。
（14）“帶圈字符”按鈕 可給輸入的字符添加圈號。
“格式”工具欄各按鈕均為開關按鈕。單擊某按鈕，則字符設置成相應格式；再單擊該按鈕，則取消相應格式。
3. 使用命令編排字符格式
使用“格式”工具欄可以進行一般格式設置，使用命令可以進行更細致的格式設置，待選定要編排格式的文本后，執(zhí)行“格式”菜單的“字體”命令，彈出“字體”對話框，如圖3.13所示。
圖3.13“字體”對話框
“字體”標簽用于指定字體、字體大小、字形、顏色等?！白址g距”標簽用于指定字符間距、字符位置等，下面分別說明。
（1）“字體”標簽
“字體”標簽如圖3.13所示。
l 分別在“中文字體”、“英文字體”、“國際通用字體”框中為選定文本中的中文、英文和國際通用符號選擇字體。字體名稱左側帶有雙T字母為True Type字體；帶有打印機圖標的字體為打印機字體；不帶任何圖標的字體為屏幕字體。True Type字體可以在任何圖形打印機上打印，使用該字體可確保屏幕顯示的與打印在紙上的一樣，即所見即所得。打印機字體供打印機使用。屏幕字體只為屏幕顯示使用，打印時需用打印機字體，只有當兩種字體完全一樣時，才能實現所見即所得。
l 在“字形”列表框中選擇字形。
l 在“大小”框中選擇字體大小或直接鍵入磅值，也可以鍵入以厘米、線、英寸等為單位的字體，這時應鍵入單位，例如0.8厘米或0.8cm。
l 在“下劃線”框內選擇下劃線類型，若選擇“無”，表示不加下劃線或取消原有下劃線。
l 在“效果”各復選框內可選中或取消以下項目。
“刪除線”在字符中部畫一條線，表示刪除該字符。
“上標”將字符作為上標。
“下標”將字符作為下標。
“隱藏”將字符隱藏。被隱藏的字符下有虛線，這些字符既不顯示也不打印。
“小型大寫字母”將小寫字母轉換成小的大寫字母。
“全部大寫字母”將小寫字母轉換成大寫字母。
l 在“著重號”框中選擇著重號種類。若選擇“無”，表示無著重號或取消原有著重號。
l 在“顏色”框中選擇字符顏色，默認是黑色。若選擇“自動”類型，則使用Windows設置的窗口文本顏色，默認也為黑色。
設置完成后，單擊“確定”按鈕。
（2）“字符間距”標簽
“字符間距”標簽如圖3.14所示。
圖3.14 “字符間距”標簽
l 在“字符間距”框中選擇字符間距類型，然后，在“磅值”框中指定字距。供選擇的字間距類型有以下幾種：
“標準”根據打印機決定字距，這是默認字距類型。
“加寬”給定字距磅值越大，字符之間離得越遠，默認字距為3磅。
“緊縮”給定字距磅值越大，字符之間離得越近，默認字距為1.75磅。
l 在“位置”框中選擇字符位置類型，當選擇“提升”或“降低”時，需在“磅值”框內指定升、降具體值，“標準”類型表示字符出現在標準位置上。
l 在“縮放”框內指定字符的橫向縮放比例。
設置完畢后，單擊“確定”按鈕。
（3）“文字效果”標簽
“文字效果”標簽如圖3.15所示
圖3.15 “文字效果”標簽
在制作演示文檔或交互式文檔時經常需要加入動態(tài)效果，以引人注目。設置動態(tài)文字效果時在“動態(tài)效果”列表框中有7個選項，單擊所需的選項，便可在“預覽”區(qū)中看到設置的動態(tài)效果。單擊“確定”按鈕即可。
4. 首字下沉
在報紙雜志上經?？吹揭欢挝淖珠_頭的第一個字被放大并占據2行或3行，其他字符在它的右方。這就是首字下沉的例子。要創(chuàng)建首字下沉，其操作步驟如下：
第一步：將插入點放到要設置首字下沉的段落中。
第二步：選擇“格式”菜單的“首字下沉”命令，會出現如圖3.16所示的“首字下沉”對話框。
圖3.16 “首字下沉”對話框
第三步：在“位置”選項組中選擇所需的格式類型：“下沉”或“懸掛”。
第四步：在“字體”下拉列表中指定首字的字體。
第五步：在“下沉行數”文本框中指定首字的高度占多少行。
第六步：在“距正文”文本框中指定首字的高度占多少行。
第七步：單擊“確定”按鈕，即可按照所需的要求設置段落首字。
5. 復制或刪除字符格式
（1）復制字符格式
文本中許多字符的格式都要求一致。使用字符格式復制功能可將某一部分文字的格式復制給其它字符。如果上一步操作是字符格式設置時，使用“編輯”菜單中的“重復”命令（Ctrl +Y ）可以立刻將剛設置的格式復制到所選文本。也可以使用格式刷，其操作步驟如下：
第一步：選定已編排好字符格式的源文字塊；
第二步：單擊“常用”工具欄的“格式刷”按鈕 ，鼠標指針變成刷子形狀，拖動鼠標選定要復制格式的目標文字塊，放開鼠標完成復制；
第三步：若將選定格式復制到多處文字塊上，則雙擊“格式刷”按鈕，拖動鼠標選定第一個要復制格式的目標文字塊，放開鼠標，再拖動鼠標選定第二個目標文字塊，以此類推；
第四步：再單擊“格式刷”按鈕或者按Esc 鍵，可退出字符格式復制狀態(tài)，鼠標指針恢復成原狀。
（2）刪除字符格式
只刪除格式不刪除文本是常用操作，Word2000的格式化命令、按鈕和快捷鍵都有打開和關閉格式的作用。例如選定字符并單擊“加粗”按鈕，可使字符變成加粗格式；再次選定該字符并單擊“加粗”按鈕，可取消字符的加粗格式。如果用戶對某些文字進行多種格式的設置，要想一次刪除設置的所有字符格式，可以先選定這些文本，然后按Ctrl +Shift +Z 鍵即可。
6. 顯示格式信息
若要了解某字符的格式，操作步驟如下：
第一步：單擊“常用”工具欄中的“幫助”按鈕，或按Shift ＋ F1 組合鍵，此時，鼠標指針變成帶問號形狀；
第二步：單擊要顯示格式的字符，該字符的格式信息和所在段落的格式信息被顯示出來；
第三步：重復第二步，可顯示其它字符的格式信息；
第四步：再次單擊“幫助”按鈕或按Esc 鍵結束格式顯示狀態(tài)。
1. 段落與段落標記
段落是由任意數量的文字、圖形、對象和其它項目構成的自然段，以回車鍵結束。
當輸入文本時，按一次回車鍵便生成一個段落標記，產生一個新段落。在整個文本的結尾處也有一個段落標記。單擊“常用”工具欄的“顯示／隱藏”按鈕 ，可以顯示或隱藏段落標記等不可打印的標記字符。
段落標記不僅標志一個段落的結尾，而且保存著該段落的格式信息。如果刪除某段的段落標記，則該段落和下個段落合并為一個段落。
2. 段落格式
段落格式是段落的外觀，包括行距、段落間距、段落的對齊格式、段落縮進、段落換行與分頁、制表位、段落修飾等。說明如下：
（1）行間距與段落間距
行間距是指段落中各行文字之間的距離。段間距是指段落與它前后相鄰段落之間的距離。
（2）段落縮進
在紙上書寫文字時，往往在紙的四周留出一空白距離，稱為頁邊距，它是正文與紙張邊緣的距離。段落縮進是段落文字的邊界相對于左、右頁邊距的距離，利用縮進，可以使文本中某一段落相對于其它段落偏移一定的距離。段落縮進有以下四種格式：
l “左縮進” 段落左邊界與左頁邊距保持一定距離。
l “右縮進” 段落右邊界與右頁邊距保持一定距離。
l “首行縮進” 段落第一行第一個字符縮進一定距離。習慣上縮進一至二個字。
l “懸掛縮進” 將段落中第一行以后的各行（除第一行以外）逐一按指定距離右移，使段落左邊界形成階梯形狀。
（3）段落對齊
段落對齊是指段落中的文字按照什么方式排列。有以下5種對齊格式：
l “左對齊” 將段落每行左端對齊，右端可能參差不齊。
l “右對齊” 將段落每行右端對齊。
l “居中對齊” 將段落的每一行放在段落寬度的中心位置，一般用于標題。
l “兩端對齊” 使段落中除最后一行文本外，其他行文本的左右兩端分別向左右邊界對齊。這是Word默認的對齊格式。
l “分布對齊” 使段落每行的文字均勻分布在每行中。分布對齊也稱分散對齊。
（4）制表位
Word中的每個段落可以設置和調整制表位。利用制表位可以將文字或數據對齊。
（5）段落格式的其它修飾
可以在段落前加上項目符號或編號，使文章結構清晰，還可以使段落首字下沉，對段落進行分欄編排，為段落添加框線與底紋等。
可以利用工具欄、標尺和命令設置段落格式。設置的段落格式僅對選定的段落起作用。如果沒有選定段落，設置的段落格式將對插入點所在的段落起作用。
3. 使用工具欄編排段落格式
“格式”工具欄
上圖標出“格式”工具欄中與段落格式相關的工具按鈕。它們的功能和使用方法如下：
（1）“兩端對齊”按鈕 將選定段落設置成兩端對齊。
（2）“居中”按鈕 設置居中對齊格式。
（3）“右對齊”按鈕 設置右對齊格式。
（4）“分散對齊”按鈕 設置分布對齊。
（5）“編號”按鈕 在選定段落前面自動加上編號或取消編號。
（6）“項目符號”按鈕 在選定段落前面加上某種符號或取消符號。
（7）“減小縮進量”按鈕 將選定段落的左縮進量減少到前一個制表位位置。
（8）“增加縮迸量”按鈕 將選定段落的左縮進量增加到下一個制表位位置。
4. 使用命令編排段落格式
使用工具欄只能粗略地編排段落格式，使用命令可以細致地編排段落格式。
（1）編排段落縮進和間距
執(zhí)行“格式”菜單“段落”命令，彈出“段落”對話框，選擇“縮進和間距”標簽，如圖3.17所示。
圖3.17 “段落”對話框
設置步驟如下：
第一步：設置段落縮進。在“縮進”欄的“左”和“右”文本框內選擇或鍵入縮進量，默認單位是厘米，也可以是英寸（in）、磅（pt）等。例如，設置左縮進為2cm，右縮迸為1英寸。
第二步：可以在“左”文本框內鍵入“2”、“2厘米”或“2cm”，在“右”文本框內鍵入“1英寸”或“1in”。
第三步：設置首行縮進或懸掛式縮進。在“特殊格式”下拉列表中進行選擇。若選擇“無”，表示取消已設置的縮進格式；若選擇“首行縮進”或“懸掛縮進”，要在“磅值”框內鍵入或選擇縮進量。默認單位是磅。
第四步：設置段間距。在“間距”欄的“段前”和“段后”框內選擇或鍵入段落之前和段落之后的空白距離。
第五步：設置行間距。在“行距”框內鍵入或選擇行距類型。
“單倍行距” 以行內最大字體的高度為行距。這是默認行距。
“1.5倍行距” 行距為單倍行距的1.5倍。
“2倍行距” 行距為單倍行距的2倍。
“最小值” 以可容納行內最大字體或圖形的最小距離為行距。
“固定值” 行距為固定值，由用戶決定，所有行距都相等。
“多倍行距” 行距為單倍行距的倍數，默認倍數是3。
說明：使用后三種行距類型還需在“設置值”框內指定具體數值。
第六步：設置對齊方式。在“對齊方式”框內選擇或鍵入所需的對齊方式，具體有“兩端對齊”、“左對齊”、“居中”、“右對齊”、“分布”5種。
（2）換行與分頁
該項內容用于對正文排列做更細致的要求。選擇“段落”對話框中的“換行與分頁”標簽（如圖3.18所示），根據需要設置以下復選框。
圖3.18 “換行與分頁”標簽
l “孤行控制” 段落的最后一行不要打印在頁的頂端，段落的第一行不要打印在頁的底端。Word將把把上一頁的最后一行移到下一頁，或把下一頁的第一行移到上一頁。
l “段中不分頁” 選中該復選框，可以避免在段中分頁。這樣如果一個段落在一頁顯示不下，則會自動全部移到下一頁。
l “與下段同頁” 選定的段落與它的下個段落打印在同一頁中，中間不換頁，以防止標題被單獨放在一頁的底部。
l “段前分頁” 在段落前插入一個分頁符，即該段打印在新的頁上。
l “取消行號” 指定是保留原來的行號，還是取消原來行號，以便重新編號。
l “取消斷字” 設置或取消行未自動斷字功能。
（3）編排段落體裁
①用“格式”菜單中的“段落”命令
該項內容用于設置換行規(guī)則、字符行間距、文字豎向對齊格式。在“段落”對話框中選擇“中文版式”標簽，如圖3.19所示。
圖3.19 “其他”標簽
編排步驟如下:
第一步：在“換行”框中設置換行規(guī)則。
第二步：在“字符間距”欄中設置字符間距。
第三步：在“文字對齊方式”框中設置每行文字在垂直方向的對齊格式。
②用鼠標托動標尺上的縮進標記
在普通視圖和頁面視圖下，文檔窗口中顯示一水平標尺。拖動標尺上的縮進標記可調整段落格式。如圖所示。
（1）首行縮進標記：控制段落第一行第一個字符的起始位置。拖動它可以設置首行縮進的格式。
（2）懸掛縮進標記：控制除段落第一行外的其余各行起始位置，且不影響第一行。拖動它可實現懸掛縮進。
（3）左縮進標記：控制整個段落的左縮進位置。拖動它可以設置段落的左邊界，托動時首行縮進標記和懸掛縮進標記一起拖動。
（4）右縮進標記：控制整個段落的右縮進位置。拖動它可以設置段落的右邊界。
設置步驟如下:
第一步：選定要設置左右邊界的段落。
第二步：拖動首行縮進標記到所需的位置，設定首行縮進。
第三步：拖動左縮進標記到所需的位置，設定左邊界。
第四步：拖動右縮進標記到所需的位置，設定右邊界。
第五步：拖動左縮進標記到所需的位置，設定左邊界。
（4）編排制表位
①使用標尺設置制表位
在水平標尺左端有一制表位對齊方式按鈕，不斷單擊它可以循環(huán)出現：左對齊、居中對齊、右對齊、小數點對齊和豎線等5個制表符，可以單擊選中它。
操作步驟如下：
第一步：將插入點置于要編排制表位的段落。
第二步：單擊水平標尺左端的制表位對齊方式按鈕，選定一種制表符。
第三步：單擊水平標尺上要設置制表位的地方。此時在該位置上出現選定的制表符圖標。
第四步：重復第二、三步可以完成制表位設置工作。
第五步：可以拖動水平標尺上的制表符標并調整其位置。如果拖動的同時按住Alt鍵，則可以看到精確的位置數據。
設置好制表符位置后，當按Tab 鍵時插入點都將移到所設置的下一制表位上。如果想取消制表位的設置，只要往下拖動水平標尺上的制表符圖標離開水平標尺即可。
②使用“格式”菜單中的“制表位”命令設置制表位
操作步驟如下：
第一步：將插入點置于要編排制表位的段落。
第二步：執(zhí)行“格式”菜單的“制表位”命令，或者在“段落”對話框中單擊“制表位”按鈕，或者雙擊水平標尺上的任意制表位標記，都可打開“制表位”對話框，如圖3.20所示。
圖3.20 “制表位”對話框
第三步：在“制表位位置”列表框中列出了段落原有自定義制表位。若要修改選定制表位的位置，則在“制表位位置”文本框內鍵入新的位置值。若要刪除選定制表位，單擊“清除”按鈕，若要刪除所有制表位，則單擊“全部刪除”按鈕。若要增加制表位，直接在“制表位位置”文本框內鍵入要設置制表位的位置值。
第四步：單擊“對齊方式”欄中某個按鈕，可為選中或增加的制表位選擇對齊方式。
第五步：單擊“前導字符”欄中的按鈕，可為選中或增加的制表位確定要添加的前導字符?？梢赃x擇無前導字符，也可以選擇點畫線、連字號畫線或下畫線作為前導字符。
如果增加了新的制表位，需單擊“設置”按鈕，將新制表位加入到制表位列表框中。
重復上述步驟，可以增加多個制表位，也可以修改多個制表位。
如果要改變默認制表位的間距，在“默認制表位”框中鍵人或選擇新的間距，對于沒有重新編排制表位的段落，按照“默認制表位”框中指定的間隔設置制表位。
第六步：單擊“確定”按鈕退出。
圖3.21帶前導符的制表位應用示例
（5）編排段落編號和項目符號
在文檔中，為了使相關的內容醒目并且有序，經常要用到項目符號列表和編號列表，項目符號列表用于強調一些特別重要的觀點或條目；編號列表用于逐步展開一個文檔的內容，這種方式常用在書的目錄或文檔索引格式上。操作步驟如下：
第一步：選定要添加編號或符號的段落。
第二步：執(zhí)行“格式”菜單的“項目符號和編號”命令，彈出“項目符號和編號”對話框，如圖3.22所示。
圖3.22 “項目符號和編號”對話框
第三步：在“項目符號”標簽和“編號”標簽中各顯示6種標準格式，可單擊進行選擇。如果要自行設計格式，單擊“更改”按鈕，在更改對話框中設計。
第四步：單擊“確定”按鈕退出對話框。
（6）編排邊框和底紋
有時，為了增加效果，需要對文檔中的某段或某幾段添加邊框和底紋，將它們與文檔的其它內容區(qū)分開來。操作步驟如下：
第一步：選定要設置邊框和底紋的段落。
第二步：執(zhí)行“格式”菜單的“邊框和底紋”命令，彈出“邊框和底紋”對話框；若編排邊框，選擇“邊框”標簽，如圖3.23所示。
圖3.23 “邊框”標簽
第三步：單擊“設置”框中某個按鈕，選擇邊框類型，“無”表示刪去邊框，“方框”表示添加矩形邊框，“陰影”表示添加帶陰影的邊框；“三維”表示添加有三維效果的邊框；若在“應用范圍”下拉列表中選擇“段落”，則“選項”按鈕變?yōu)榭蛇x，單擊“選項”按鈕，出現“邊框和底紋選項”對話框，用戶可以在相應的文本框中輸入正文與邊框之間的距離。
第四步：在“線型”框和“顏色”框中分別選擇框線類型和顏色。
第五步：若編排底紋，選擇“底紋”標簽，如圖3.24所示。
圖3.24 “底紋”標簽
若取消底紋，則選擇“無填充色”單選項，若添加底紋，則選擇“圖案”單選項，然后選擇底紋類型和顏色；
頁面格式包括紙張大小、頁面方向、紙張來源、頁邊距、頁眉和頁腳等。
經常使用的紙張有A4、A3、B5和16開等規(guī)格；
頁面方向有縱向和橫向兩種?？v向是指紙張長度大于寬度，橫向指長度小于寬度。
紙張來源是指手動送紙、送紙盒送紙還是自動。Word默認的紙張大小是A4，頁面方向是縱向，紙張來源根據打印機不同而不同。
頁邊距是指頁面中的文本與紙張邊緣的距離，它決定頁面上整個正文區(qū)域的高度和寬度。頁面4個方向的頁邊距分別稱為左、右、上、下邊距。
頁眉是打印在每頁上頁邊距中的說明性信息，一般為文章標題、日期等；頁腳是打印在每頁下頁邊距中的說明性信息，一般為書名、頁碼等。頁眉和頁腳可以是文字，也可以是圖形，或者兩者都有。
Word有默認的頁面格式，用戶也可以根據需要編排頁面格式。
1. 設置紙型和頁面方向
默認情況下，紙型是標準的A4紙，其寬度是210mm，高度是297mm，頁面方向為縱向。通過“頁面設置”對話框可以改變紙型和方向，其操作步驟如下：
第一步：選定要設置紙張大小及頁面方向的文本；
第二步：執(zhí)行“文件”菜單的“頁面設置”命令，彈出“頁面設置”對話框；
第三步：選擇“紙型”標簽，如圖3.25所示；
圖3.25“紙張大小”對話框
第四步：在“紙型”框中指定某種標準紙張尺寸。若自定義紙張大小，可在“寬度”和“高度”框中指定紙張尺寸；
第五步：在“方向”框中選擇頁面方向；
第六步：在“應用于”框中指定使用上述設置的文本范圍；
第七步：單擊“確定”按鈕退出。
2. 設置紙張來源
操作步驟如下：
第一步：選定文本或定位插入點后，打開“頁面設置”對話框，選擇“紙張來源”標簽（如圖3.26所示）；
圖3.26 “紙張來源”對話框
第二步：分別在對話框中的“首頁”和“其他頁”兩框中為第一頁和其余各頁指定紙張來源；
第三步：在“應用于”框中指定設置的應用范圍；
第四步：單擊“確定”按鈕即可。
3. 設置頁邊距
打開一個新文檔時，Word默認的設置為：左右頁邊距為3.17cm，上下頁邊距為2.54cm，無裝訂線。要精確設置頁過距可以使用命令或標尺設置頁邊距。
（1）使用命令設置頁邊距
操作步驟如下：
第一步：選定文本或定位插入點后，打開“頁面設置”對話框，選擇“頁邊距”標簽，如圖3.27所。
圖3.27 “頁邊距”對話框
第二步：在“上”、“下”、“左”、“右”四個文本框中指定頁邊距尺寸。
第三步：如果要在紙張兩面打印文件，首先應選擇“對稱頁邊距”復選框。這時“左”、“右”文本框變成“內側”、“外側”文本框。四個文本框分別對應上頁邊距、下頁邊距、內側頁邊距和外側頁邊距。紙張正反兩面同一方向頁邊距相等。
第四步：如果要預留裝訂空間，應在“裝訂位置”文本框內選擇或鍵入裝訂預留尺寸，并在“裝訂位置”框中選擇裝訂位置是在紙張頂部還是在左側。這時，帶有裝訂線的頁邊距為原有頁邊距加上裝訂預留尺寸。
第五步：如果頁面上需包含頁眉和頁腳，可在“頁眉”和“頁腳”框中指定頁眉頂端距上頁邊界的距離和頁腳底部距下頁邊界的距離。
第六步：在“應用于”框中指定上述設置的應用范圍。
第七步：單擊“確定”按鈕。
（2）使用標尺設置頁邊距
標尺上灰色顯示和白色顯示的交界處表示頁邊距線。拖動水平標尺上的左頁邊距線和右頁邊距線可以快速調整左、右頁邊距。同樣，拖動垂直標尺上的上頁邊距線和下頁邊距線可以快速調整上、下頁邊距。
4. 設置頁眉和頁腳
在文檔中應將每一頁都出現的相同內容置于頁眉、頁腳中。例如，公司信簽上的公司名、公司的標志圖形、頁號和文檔作者名等就可以放在頁眉或頁腳中。無論當前處于哪種顯示視圖，只要選擇了有關頁眉、頁腳的命令，Word2000就會自動將視圖切換到頁面視圖。
設置頁眉和頁腳主要包括頁眉和頁腳的創(chuàng)建、編輯、定位及刪除等操作。一般使用“視圖”菜單的“頁眉和頁腳”命令進行設置。
方法是：執(zhí)行“視圖”菜單的“頁眉和頁腳”命令，Word自動切換到頁面視圖方式，并進入如圖3.28頁眉和頁腳編輯窗口。
圖3.28 頁眉和頁腳編輯窗口
“頁眉/頁腳”工具欄顯示在該編輯窗口中。頁眉區(qū)和頁腳區(qū)分別由虛線包圍，頁眉和頁腳區(qū)中有插入點?？梢灾苯釉陧撁紖^(qū)輸入頁眉，在頁腳區(qū)輸入頁腳，也可以利用頁眉和頁腳工具欄編排頁眉和頁腳。
（1）頁眉/頁腳工具欄
圖4.26中的各按鈕功能和使用方法如下:
l “切換頁眉和頁腳”按鈕
頁眉區(qū)和頁腳區(qū)不能同時出現，每次只出現一個，單擊該按鈕可進行切換。
l “前一個頁眉/頁腳”按鈕
如果已將文本分成多節(jié)，單擊該按鈕，可以顯示前一節(jié)的頁眉或頁腳。
l “下一個頁眉和頁腳”按鈕
單擊該按鈕，顯示下一節(jié)的頁眉或頁腳。
l “插入頁碼”按鈕
用于在插入點所在的頁眉區(qū)或頁腳區(qū)中插入頁碼，即在每頁寫上頁碼。
l “插入日期”按鈕
用于在插入點所在頁眉區(qū)或頁腳區(qū)中插入計算機設置的日期。
l “插入時間”按鈕
用于在頁眉區(qū)或頁腳區(qū)插入計算機設置的時間。
l “頁面設置”按鈕
用于彈出“頁面設置”對話框，該按鈕功能與執(zhí)行“文件”菜單的“頁面設置”命令相同。
l “顯示／隱藏文檔正文”按鈕
這是開關按鈕，用于隱藏或弱亮度顯示正文。
l “關閉”按鈕
用于關閉頁眉和頁腳編輯窗口，并隱藏“頁眉/頁腳”工具欄。
（2）編排頁眉和頁腳的字符格式
可以像編排正文的字符格式一樣，對頁眉和頁腳的字符格式進行編排，如編排字體、字體大小、粗體、斜體和下畫線等字符格式。在編排之前，首先選定要編排的內容，然后，使用“格式”工具欄或“字體”命令進行編排。
（3）調整頁腳和頁眉的位置
調整頁眉和頁腳的位置包括調整水平位置和垂直位置。
頁眉和頁腳的水平位置有3種。一是置于頁眉或頁腳區(qū)的中間位置；二是在頁眉區(qū)或頁腳區(qū)靠右頁邊距線對齊或靠左頁邊距線對齊；三是置于頁邊距線與頁邊緣之間。
頁眉的垂直位置是由頁眉到頁的上邊緣距離決定的，頁腳的垂直位置是由頁腳到頁的下邊緣的距離決定的。調整這兩個距離，便可調整頁眉和頁腳的垂直位置。
①調整頁眉和頁腳水平位置
操作步驟如下：
第一步：進入頁眉和頁腳編輯窗口；
第二步：通過“頁眉頁腳”工具欄中的“切換頁眉和頁腳”按鈕、“前一個頁眉頁腳”按鈕、“下一個頁眉頁腳”按鈕找到要調整位置的頁眉或頁腳；
第三步：單擊“格式”工具欄上的對齊按鈕，可將頁眉或頁腳調整為左對齊、右對齊、居中對齊或兩端對齊；
第四步：若使頁眉或頁腳位于左或右頁邊距線的外側，例如使頁眉或頁腳位于左頁邊距線左側1厘米，則需要設置負縮進，方法是執(zhí)行“格式”菜單的“段落”命令，彈出“段落”對話框，選擇“縮進和間距”標簽，在“縮進”欄下面的“左L”框中鍵入“-1”；
第五步：調整完畢后，單擊“關閉”按鈕。退出頁眉和頁腳編輯窗口。
②調整頁眉或頁腳垂直位置
操作步驟如下：
第一步：通過“頁眉/頁腳”工具欄或垂直滾動條找到需調整位置的頁眉和頁腳；
第二步：單擊“頁眉和頁腳”工具欄中的“頁面設置”按鈕，彈出“頁面設置”對話框，選擇“頁邊距”標簽；
第三步：在“距邊界”欄下的“頁眉”文本框指定頁眉頂端與頁上邊緣的距離，在“頁腳”文本框中指定頁腳底端與頁下邊緣的距離。
另外，進入頁眉和頁腳編輯窗口后，在垂直標尺上顯示頁眉頂端和底端邊界線以及頁腳頂端和底端邊界線，拖動它們也可以調整頁眉和頁腳的垂直位置。
（4）刪除頁眉和頁腳
操作步驟如下：
第一步：將插入點移到要刪除頁眉和頁腳的節(jié)中；
第二步：進入頁眉和頁腳編輯窗口；
第三步：選擇要刪除的頁眉和頁腳，然后按Delete 鍵；
第四步：單擊“頁眉頁腳”工具欄的“關閉”按鈕。
（5）創(chuàng)建奇偶頁不同的頁眉和頁腳
在Word中，可以給同一節(jié)各頁插入相同的頁眉和頁腳，也可以給第一頁插入不同于其它頁的頁眉和頁腳，還可以給奇數頁和偶數頁插入不同的頁眉和頁腳。例如，在奇數頁的頁眉插入書名和頁碼，在偶數頁的頁眉插入章名和頁碼。
操作步驟如下：
第一步：執(zhí)行“視圖”菜單的“頁眉和頁腳”命令，出現“頁眉/頁腳”工具欄；
第二步：單擊“頁眉/頁腳”工具欄的“頁面設置”按鈕，彈出“頁面設置”對話框，選擇“版式”標簽（圖3.29）；
圖3.29“版式”標簽
第三步：根據需要選擇“奇偶頁不同”復選框和“首頁不同”復選框；
第四步：單擊“確定”按鈕，返回到頁眉和頁腳編輯窗口；
第五步：將插入點移到文件第一頁的頁眉區(qū)或頁腳區(qū)，頁眉區(qū)和頁腳區(qū)左上角顯示“首頁不同”字樣。如果希望首頁沒有頁眉或頁腳，則不輸入任何內容，使頁眉區(qū)或頁腳區(qū)為空即可；
第六步：給偶數頁創(chuàng)建頁眉或頁腳，將插入點移到偶數頁的頁眉區(qū)或頁腳區(qū)，在頁眉區(qū)和頁腳區(qū)左上角分別顯示“偶數頁頁眉”和“偶數頁頁腳”字樣，然后輸入頁眉或頁腳，奇數頁的設置方法與此相同；
第七步：設置完畢后，單擊“頁眉頁腳”工具欄的“關閉”按鈕。
應注意，建立奇偶頁不同頁眉和頁腳時，如果不斷開節(jié)與節(jié)之間的頁眉和頁腳的鏈接關系，Word將整個文件應用“奇偶頁不同”設置。
5. 添加頁碼
如果只想在每頁中添加頁碼，則不必處理頁眉和頁腳，Word提供了一種非常簡便的方法，操作方法如下：
第一步：執(zhí)行“插入”菜單的“頁碼”命令，彈出“頁碼”對話框（如圖3.30所示）；
圖3.30 頁碼對話框
第二步：在“位置”框中指定頁碼放在頁面頂端還是頁面底端；
第三步：在“對齊方式”框中指定頁碼放在頁面頂端或頁面底端的什么位置，可以選擇“左”、“居中”、“右”、“內側”或“外側”，其中“內側”和“外側”位置用于設置位置不同的奇、偶頁的頁碼；
第四步：如果首頁不打印頁碼，應清除“首頁顯示頁碼”復選框；
第五步：如果要改變頁碼格式，單擊“格式”按鈕，彈出“頁碼格式”對話框，在此指定頁碼格式，默認頁碼的格式是1、2、3、……；
圖3.31 分欄效果圖
如圖3.31所示是將文本排成二欄的效果。在普通視圖下，文本按單欄顯示。只有在頁面視圖下才能查看分欄效果。
1. 創(chuàng)建分欄
在Word2000中，可以利用“其它格式”工具欄中的“分欄”按鈕 來快速建立寬度相同的欄。其操作步驟如下：
第一步：選擇“視圖”菜單中的“頁面”命令，切換到頁面視圖下。
第二步：將插入點定位在需要進行分欄的節(jié)中，或者選定需要進行分欄的正文或節(jié)。
第三步：選擇“視圖”菜單中的“工具欄”命令，從出現的級聯菜單中選擇“其他格式”命令，以顯示“其他格式”工具欄。
第四步：單擊“其他格式”工具欄中的“分欄”按鈕 ，在該按鈕的下方顯示出一個含有4個欄的示意窗口，如圖3.32所示。
圖 3.32 拖動鼠標指針選定欄數
第五步：按住鼠標左鍵向右拖動選定所需的欄數，鼠標指針所經過的欄被加亮顯示，表示要創(chuàng)建的欄數。如所需的欄數多于4欄，應按住鼠標左鍵繼續(xù)向右拖動鼠標。
第六步：松開鼠標左鍵，Word完成分欄。
2. 創(chuàng)建寬度不同的欄
可以利用“分欄”對話框來建立寬度不同的欄，其操作步驟如下：
第一步：切換到頁面視圖方式；
第二步：全部文本分欄執(zhí)行“編輯”菜單的“全選”命令選定全部文本；部分文本分欄選定部分文本；
第三步：執(zhí)行“格式”菜單的“分欄”命令，彈出“分欄”對話框（如圖3.33所示）
圖3.33 “分欄”對話框
第四步：在“欄數”文本框中鍵入或選擇欄數；
第五步：要使各欄寬度不等，應清除“欄寬相等”復選框；
第六步：在“欄寬”和“間距”文本框中鍵入或選擇各欄的寬度和間距；
如果要在各欄之間插入縱向分隔線，則選擇“分隔線”復選框；
如果要快速設置分欄格式，可單擊“預設”框中的某個按鈕，其中第一個按鈕用于取消分欄；
Word允許用“普通”、“頁面”、“大綱”、“web版式”、“主控”、“全屏顯示”以及“打印預覽”視圖查看文檔。
1. 普通視圖
單擊“普通視圖”按鈕 ，或執(zhí)行“視圖”菜單的“普通”命令都可以切換到“普通視圖”下。普通視圖是Word的默認視圖模式。在此模式下，用戶可以看到字體、字號、字形及行距等格式，可以進行輸入、編輯和排版操作，但沒有頁眉和頁腳的顯示，不能看到文檔的實際打印效果。
2. 頁面視圖
單擊“頁面視圖”按鈕 ，或者執(zhí)行“視圖”菜單的“頁面”命令，都可進入頁面視圖方式。在此方式下，顯示的效果與打印效果相同?？梢钥吹巾撁孢吔纭D文框、頁眉、頁腳、腳注等的正確位置，可以對文檔進行編輯和排版，可以用鼠標改變圖文框的大小和位置，可以在屏幕上直接編輯頁眉和頁腳。
3. 大綱視圖
寫文章總要寫一個大綱，目的是組織思路和構造文章的結構。在Word中，用戶可以創(chuàng)建一個大綱，然后將文本內容填入其中。想看文本內容時，切換到普通視圖；想看文本結構時，切換到大綱視圖。
4. Web版式視圖
Web版式視圖是專門用來創(chuàng)作Web頁的視圖形式。在此視圖中，文檔的顯示就像在Web瀏覽器中看到的一樣。在Web版式視圖中，用戶可以看到Web文檔的背景，而且文檔將自動換行以適應窗口的大小。在默認情況下，Web版式視圖包括一個可調的查找窗口，稱為“文檔結構圖”，可以顯示文檔結構的大綱視圖。如果一開始沒有出現“文檔結構圖”，到“視圖”菜單中將“文檔結構圖”選中即可。單擊文檔的任意一個大綱主題，即可顯示文檔的相應部分。
5. 全屏顯示視圖
執(zhí)行“視圖”菜單的“全屏顯示”命令，便進入全屏幕顯示視圖。在該視圖下，整個屏幕為顯示編輯文檔所用，工具欄、菜單欄、滾動條、標尺、狀態(tài)欄等屏幕構件都被隱藏起來，僅保留“全屏”工具按鈕，用于退出全屏顯示視圖。
在該視圖下，用戶可以輸入和編輯文本，也可以通過按鍵執(zhí)行命令，例如，按A1t ＋F 鍵可以將“文件”下拉菜單打開。
如果要退出全屏顯示視圖，返回到原來的視圖狀態(tài)，可單擊“全屏”工具按鈕，也可以按A1t ＋V 鍵打開“視圖”菜單，從中選擇“全屏顯示”命令。
6. 縮放顯示文檔
在Word中，可以放大顯示文檔，也可以縮小顯示文檔?？墒褂谩俺Ｓ谩惫ぞ邫诘摹帮@示比例”按鈕或者執(zhí)行“視圖”菜單的“顯示比例”命令進行縮放。
（1）使用工具按鈕
單擊“常用”工具欄“顯示比例”的列表箭頭，從下拉列表選擇顯示比例。下拉列表中顯示比例的多少和內容取決于當前處在什么視圖方式下。在普通視圖或大綱視圖方式下，顯示比例有10％、25％、50％、75％、100％、150％、200％以及“頁寬”。在頁面視圖下，列出的顯示比例還增加了“整頁”和“雙頁”。
（2）使用命令
執(zhí)行“視圖”菜單的“顯示比例”命令，出現“顯示比例”對話框，如圖3.34所示。
圖3.34 “顯示比例”對話框
“顯示比例”中有六個選項。在普通視圖和大綱視圖下，“整頁”和“多頁”不可選，如果該欄給出的三個顯示比例中沒有所需要的，可以在“百分比”文本框中指定10％～200％之間任一縮放比例。
“頁寬”用于縮小或放大顯示內容，以使頁面左右邊界能在屏幕上顯示出來。
“整頁”用于縮小或放大顯示的內容，以確保整頁完全落在文檔窗口之內。如果文檔為橫向打印，為了看到頁面上所有內容，可以選擇此項。該選項必須處于頁面視圖方式或打印預覽方式下才可選。
“多頁”用于在屏幕上顯示多頁文檔，利用該選項下面的顯示器圖標可確定顯示的頁數。單擊顯示器目標，便出現網格，可以單擊并拖動這個網格確認顯示的頁數。
選擇某種顯示比例后，可在“預覽”框中看到實際顯示效果。
7. 打印預覽
（1）預覽文檔打印效果
其操作步驟如下：
第一步：執(zhí)行“文件”菜單的“打印預覽”命令，或者單擊“常用”工具欄的“打印預覽”按鈕 ，便進入打印預覽視圖，同時屏幕顯示“打印預覽”工具欄，如圖3.35所示；
圖3.35 ＂打印預覽＂對話框
第二步：通過“打印預覽”工具欄選擇不同的格式預覽打印效果；
第三步：預覽完畢后，單擊“關閉”按鈕。
（2）“打印預覽”工具欄各按鈕功能和使用方法
說明如下:
“打印”按鈕 將正在預覽的文檔打印出未。
“放大鏡”按鈕 為了能顯示出打印頁面的全貌，可將頁面中的內容縮小顯示，縮小的比例顯示在“顯示比例”按鈕上.為了看清顯示內容或者對它修改，需將縮小的顯示內容放大。放大方法是單擊該按鈕后，把鼠標指針移到預覽頁上，這時鼠標指針變成放大鏡形狀，在要放大的文本上單擊鼠標左鍵,該位置內容被放大，可通過滾動條查看未顯示的內容。在文本上再單擊鼠標左鍵又恢復到原來的顯示比例。
“單頁顯示”按鈕 使窗口中僅顯示一頁內容。
“多頁顯示”按鈕 單擊它，會出現表示預覽頁排列結構的網格選擇框，用鼠標指針在網格上拖動，以選擇一屏顯示的頁數和各頁的排列方式。例如選擇的結果是2×3，則在窗口中顯示二行，每行顯示三頁。
“顯示比例”框 指定頁面內容的顯示比例。
“標尺”按鈕 使水平、垂直標尺在窗口中顯示或隱藏。通過水平或垂直標尺可調整頁面的頁邊距及段落縮進。
“縮至整頁”按鈕 如果最后一頁的內容較少，單擊該按鈕，可將最后一頁內容加入到上一頁中。
“全屏顯示”按鈕 進入全屏顯示狀態(tài)，將屏幕上的標題欄、菜單欄、狀態(tài)欄、滾動條隱藏，增大頁面顯示范圍，按Esc鍵又返回原來的顯示狀態(tài)。
“關閉”按鈕 退出預覽狀態(tài)。
“幫助”按鈕 單擊它，鼠標指針變成帶問號“？”形狀，如果不了解“打印預覽”工具欄某按鈕的功能，在需要了解的按鈕上單擊，則出現說明該按鈕的信息框，再單擊“幫助”按鈕，信息框消失，鼠標指針又恢復成原狀。
如果僅打印一份文檔，可單擊“常用”工具欄或“打印預覽”工具欄的“打印”按鈕 ，則將正在編輯或預覽的文檔整個內容打印出來。如果要打印多份文檔或打印文檔的部分內容，要通過“文件”菜單的“打印”命令實現。
使用打印命令的操作步驟如下：
第一步：執(zhí)行“文件”菜單的“打印”命令，出現“打印”對話框，如圖3.36所示。
圖3.36 “打印”對話框
第二步：在“打印機”欄中的“名稱”框中顯示了一種打印機型號，如果該型號與使用的打印機型號不符，則單擊“名稱”框的下拉箭頭，從下拉列表中選擇所需要的打印機型號。
第三步：若要設置打印機的某些參數，如打印模式、打印質量、字體等，可單擊“選項”按鈕，進入“選項”對話框進行設置，完成后再返回“打印”對話框。
第四步：在“頁面范圍”欄中指定打印的范圍?！叭俊北硎敬蛴≌麄€文檔；“當前頁”表示打印插入點所在的頁；“選定范圍”表示打印已選定的文本；“頁碼范圍”表示由用戶在“頁碼范圍”的文本框中指定打印的頁碼。各頁號用半角逗號“，”隔開，連字符“一”表示兩個頁號之間的所有頁。例如輸入“1，3，6”，則表示打印第1頁、第3頁和第6頁?！?一3，6”表示打印1至3頁和第6頁。
第五步：在“打印”框中進一步指定從“頁面范圍”中抽取偶數頁、奇數頁還是全部頁進行打印。例如，要在紙張的兩面打印文檔，一般應將奇數頁和偶數頁分別打印，這時，可先選擇奇數頁，將奇數頁打完之后，再將紙張翻過來，選擇打印偶數頁。
第六步：在“副本”欄中指定打印份數。如果要打印多份，可直接在“份數”框中輸入份數。打印多份時，如果選擇了“逐份打印”復選框，則將所指定的打印范圍整個打印完后，再打印第二份，免去人工整理頁序的麻煩；如果不選擇“逐份打印”項，則將第一頁按指定的份數打印完后，再打印第二頁。
第七步：在“打印內容”框中指定打印內容。不僅可以打印文件內容（文件中的文本、圖形和表格），還可以打印文件的摘要信息、批注、樣式、自動圖文集詞條等相關信息。默認選擇是打印文件內容。如果選擇打印文件的某個相關信息，則只打印該信息，而不打印文件內容。
第八步：如果用戶的計算機沒有連接打印機，此時可選擇“打印到文件”復選項，以便將文件的打印結果輸出保留到一個磁盤文件中。當選擇了“打印到文件”后，將出現“打印到文件”對話框，讓用戶指定存放打印結果的驅動器、文件夾和文件名，單擊“確定”按鈕返回“打印”對話框。
第九步：單擊“確定”按鈕，則開始在打印機上打印文檔或者向磁盤輸出結果。
Word文檔不僅包含文字，還可以插入圖片庫中的圖形文件，或使用繪圖工具繪制圖形，形成圖文并茂的文檔。
1. 插入圖片
（1）插入剪貼畫
在Word2000的剪輯庫中包含了大量的剪貼畫圖片，從人物到動物，從辦公室到運動，其內容和形式可謂豐富多彩，存放在Clipart文件夾中。用戶可以根據不同的需要方便的將其插入到文檔中。其操作步驟如下。
第一步：將插人點移到插入位置。
第二步：執(zhí)行“插入”菜單的“圖片”命令中的“剪貼畫”命令，可彈出“剪輯庫”對話框（如圖3.37所示）。
圖3.37 “剪輯庫”對話框
第三步：用戶在此對話框中選擇剪貼畫類別，對話框中將顯示該類別的剪貼畫。
第四步：用鼠標單擊其中一張剪貼畫，會彈出如圖所示菜單，其中有4個可選項，自上而下依次是：
l 插入剪輯 單擊此按鈕，可以將選中的剪貼畫插入文檔中。
l 預覽剪輯 單擊該按鈕，可以彈出圖片的預覽窗口，通過對此窗口的操作可以調整剪貼畫的顯示縮放比例。
l 將剪輯添加到收藏夾或其他類別 單擊該按鈕，出現如下圖所示的對話框，用戶可以通過該對話框將選中的剪貼畫添加到其他類別中。
l 查找類似剪輯 單擊該按鈕，出現如下圖所示對話框，用戶通過該對話框可以在Word2000所提供的剪貼畫集中查找類似主題的剪貼畫。
第五步：執(zhí)行“插入剪輯”命令，文檔中光標閃動的地方便會出現所選中的剪貼畫，此時關閉“插入剪貼畫”窗口，剪貼畫便成功地插入到文檔中了。
（2）插入文件中圖片
用戶也可以執(zhí)行“插入”菜單的“圖片”命令中的“來自文件”命令，打開“插入圖片”對話框（如圖3.38所示）
圖3.38“插入圖片”對話框
第三步：在“名稱”列表框中單擊所需圖形文件。
第四步：單擊對話框右下角“插入”按鈕旁邊的下三角按鈕，會彈出一個下拉列表，其中包括：
l 插入 可將選定的圖形文件直接插入到文檔中，成為文檔的一部分。當圖形文件發(fā)生變化時，文檔不會自動更新。
l 鏈接文件 可以將圖形文件以鏈接的方式插入文檔中。當圖形文件發(fā)生變化時，文檔會自動更新；保存文檔時，圖形文件仍然保存在原來保存的位置，這樣不會增加文檔的長度。
l 插入和鏈接 將圖形以鏈接的方式插入到文檔中。當圖形文件發(fā)生變化時，文檔自動更新；保存文檔時，圖形文件連同文檔一同保存，文檔長度明顯增加。
第五步：單擊“插入”按鈕，即可插入所需的文件。
2. 編輯圖片
“圖片”工具欄上各按鈕的功能如下：
l “插入圖片”按鈕 ：插入來自文件的圖片。
l “圖像控制”按鈕 ：控制圖像的色彩，有“自動”、“灰度”、“黑白”和“水印”四個選項。
l “增加對比度”按鈕 ：增加圖片的對比度。
l “降低對比度”按鈕 ：降低圖片的對比度。
l “裁剪”按鈕 ：裁剪圖片。單擊該按鈕，鼠標指針變?yōu)榧^形光標與按鈕圖標的組合。將鼠標光標置于圖片邊框上的八個控點中的任一個，按住鼠標并拖動鼠標，當松開鼠標時，圖片被裁剪，要想恢復原圖片，可反向使用裁剪操作。
l “線型”按鈕 ：用于設置圖片邊框的類型。單擊該按鈕，即會彈出“線型”列表。
l “文字環(huán)繞”按鈕 ：用于設置圖片的各種文字環(huán)繞形式。單擊該按鈕，即會彈出“文字環(huán)繞”。
l “圖片格式”按鈕 ：用于設置圖片的格式。單擊該按鈕打開“設置圖片格式”對話框。如下圖：
l “圖片”標簽：在“設置圖片格式”對話框里的一頁標簽。有“裁剪”和“圖像控制”兩個選項組?！安眉簟边x項組的功能是將圖片剪掉與鍵入值大小相當的一部分?！皥D像控制”選項組可用于更改所選圖片對象的顏色、亮度和對比度。
l “顏色和線條”標簽：在“設置圖片格式”對話框里的一頁標簽?！疤畛洹边x項組：用于設置圖片背景填充色，或半透明?！熬€條”選項組：用于設置圖片邊框的顏色?！凹^”選項組：用于設置箭頭形狀和大小。
l “大小”標簽：有“尺寸和旋轉”、“縮放”和“原始尺寸”三個選項組。“原始尺寸”指的是插入剪貼畫或來自文件或掃描儀的圖片的尺寸。“縮放”選項組中有兩個選項。選定“鎖定縱橫比”時，圖片的寬、高比例固定。選中選項時，當前的尺寸和原圖的尺寸相關。
l “位置”標簽：在“設置圖片格式”對話框里的一頁標簽。設定圖片位置的“度量依據”，即相對頁面、頁邊距或欄的準確位置?！按怪薄蔽谋究騼鹊闹凳菆D像上邊與頁面、頁邊距或段落的上邊之間的距離。當選中“鎖定標記”選項時，Word會將選定的圖片與其定位的文字保持在同一頁中，當選中“浮于文字上方”選項時，圖片為浮動圖片，否則為嵌入式圖片。
l “環(huán)繞”標簽：“環(huán)繞方式”選項組：該選項組提供了“四周型”、“緊密型”等五種文字環(huán)繞方式；“環(huán)繞位置”選項組：設置文字出現在圖片的兩邊、左邊、右邊還是圖片到頁邊距邊上?！熬嗾摹边x項組：用于設置圖片四周文字到圖片邊框之間的距離。
l “設置透明色”按鈕：設置透明色的圖片，單擊“圖片”工具欄上的光標變?yōu)楣P形。用筆形光標單擊圖片上想高為透明色的區(qū)域。
l “重設圖片”按鈕：將圖片恢復到原始形狀。
3. 縮放和裁剪圖片
利用縮放手柄縮放或裁剪圖片，操作步驟如下：
第一步：單擊圖片內部選定圖片。選中的圖片周圍出現八個小方塊，它們是圖片的縮放手柄，用于手動縮放或裁剪圖片。
第二步：拖動上下兩邊中間的縮放手柄，可縮放圖片高度。拖動左右兩邊中間的縮放手柄，可縮放圖片寬度。拖動四角的控點，可同時縮放圖片的高度和寬度。
第三步：若要裁剪圖片，則需按住Shift 鍵，然后向圖片里面拖動縮放手柄即可；若要把裁剪下去的圖形再顯示出來，則需按住Shift 鍵，然后向圖片外面拖動縮放手柄即可；若要將裁剪下的圖形全部再顯示出來，則需按住Ctrl 鍵，雙擊圖片即可。
4. 給圖片加題注
為圖片添加編號和說明的操作步驟如下：
第一步：單擊要添加題注的圖片；
第二步：執(zhí)行“插入”菜單的“題注”命令，彈出“題注”對話框，如圖3.39所示。
圖3.39＂題注＂對話框
第三步：在“題注”文本框中選擇或鍵入題注；
第四步：從“標簽”下拉列表中選擇題注類型；
第五步：從“位置”下拉列表中選擇題注的位置；
第六步：單擊“編號”按鈕，出現“題注自動編號”對話框，在對話框中指定編號格式；
1. 什么是圖形對象
利用Word提供的“繪圖”工具欄繪制的圖形稱為圖形對象。說明如下:
（1）一般認為Word文檔分為文本層、文本前層和文本后層。圖形對象處在文本前層或文本后層，即它附在文本的前面或后面，并沒有插入到文本層之中?？梢詥为殞D形對象進行移動、調整大小、編排格式等操作，不影響文本層。
（2）插入到文檔中的圖片不是圖形對象，它們是直接插入到文本層之中的。若要把它們變成圖形對象，應將它們放到文本框中。反過來，也可以把圖形對象轉換為圖片，插入到文本層之中。詳細說明見下述“繪圖”工具欄的“文本框”按鈕和“創(chuàng)建圖片”按鈕。
（3）圖形對象只有在頁面視圖下才是可見的。
（4）圖形對象的使用方法是，首先利用“繪圖”工具欄建立圖形對象，然后根據需要調整圖形對象的大小并將它移到所需位置。
2. “繪圖”工具欄
單擊“常用”工具欄上的“繪圖”按鈕 ，或者單擊“視圖”菜單的“工具欄”中的“繪圖”命令，便會顯示出“繪圖”工具欄，
同時視圖模式自動切換到頁面視圖方式。
“繪圖”工具欄各按鈕的功能和使用方法說明如下。
“選擇圖形對象”按鈕 ， 單擊該按鈕后，將視圖切換到頁面視圖，拖動鼠標畫出一個方框，方框內的所有圖形對象被選定。另一種選定多個圖形對象的方法是，按住Shift 鍵，然后分別單擊要選定的圖形對象。選定的圖形對象被含有縮放手柄的黑框包圍。
“直線”按鈕 ， 單擊該按鈕后，可以在文檔中拖動鼠標畫出直線。
“箭頭”按鈕 ， 單擊該按鈕后，可以在文檔中拖動鼠標畫出箭頭長短，再單擊“箭頭樣式”按鈕 ，來選擇箭頭的樣式。
“矩形”按鈕 ， 單擊此按鈕后，可以在文檔中拖動鼠標畫出矩形。如果要畫正方形，應在拖動鼠標的同時按住Shift 鍵。如果要給所畫矩形加上陰影，則應在選擇所畫矩形之后，單擊“陰影”按鈕 ，從中選擇所需陰影圖形即可；如果要給所畫矩形加上三維效果，則應在選擇所畫矩形之后，單擊“三維效果”按鈕 ，從中選擇所需三維效果圖形即可。
“橢圓”按鈕 ， 單擊該按鈕后，可以在文檔中拖動鼠標畫出橢圓。如果要畫圓，應在拖動鼠標的同時按住Shift 鍵。
“文本框”按鈕 ，單擊該按鈕，鼠標指針變成“十”形狀，拖動鼠標可畫了一個方框，稱為文本框，文本框的大小隨拖動而定，用戶可以向文本框中輸入文本、圖形或表格等內容。被文本框包圍的內容是圖形對象。文本框不會隨輸入的內容自動調整大小。如果文本框不能容納輸入的內容，有一部分內容將無法看到，用戶可以利用文本框縮放手柄改變文本框的大小以看到全部內容，另外，還可以先建立空白文本框，然后向之輸入文本或圖片，并且可以對輸入的文本進行排版。
“垂直文本框”按鈕 ，單擊該按鈕后，拖動鼠標可畫出一個所需大小的垂直文本框，用戶可以向之輸入縱向排列的文本。垂直文本框也是圖形對象，與文本框具有同樣的特性。
“插入藝術字”按鈕 ，單擊該按鈕后，將彈出““藝術字”庫”對話框，用戶可以從中選擇所需藝術字體模式。
“填充顏色”按鈕 ，用于為選定的圖形對象選擇填充顏色或者設置默認的填充色。
“線條顏色”按鈕 ，用于為選定的圖形對象選擇線條顏色或者設置默認的線條顏色。
“字體顏色”按鈕 ，用于為選中字體設置顏色。
“線形”按鈕 ，用于為選中線條設置形狀（如粗、細等）。
“虛線線形”按鈕 ，用于為選中線條設置成為虛線的各種形狀。
3. 層管理
每次在文檔中創(chuàng)建或插入圖形時，圖形總是被置于一個位于文字上方的、單獨且透明的層中，因此一篇含有圖片的文檔也就相當于含有多個層的堆棧。有了這樣一個概念用戶就可以通過改變堆棧中層的疊放次序來指定某個圖形的疊放優(yōu)先級，從而可以改變圖形和文字的相對位置。
（1）重新安排圖形層的疊放次序：
第一步：選中所要改變層次的圖形。
第二步：單擊“繪圖”工具欄中“繪圖”按鈕，選擇“疊放次序”命令，彈出如圖所示的級聯菜單。菜單中各命令左方的圖標表示疊放的效果。
（2）組合與取消組合
當用戶需要將疊放好的多個圖形組合成一個圖形時，首先選定所有的圖形，然后單擊“繪圖”工具欄中的“繪圖”按鈕，從彈出的菜單中選擇“組合”命令即可。組合前每個圖形都有各自的控制點，組合后多個圖形組合成一個復雜圖形，這時它只有一個圖形所應有的8個控制點。
如果用戶對所組合的圖形并不滿意，可以取消組合，重新編排。方法是：在選定圖形后，在“繪圖”工具欄中單擊“繪圖”按鈕，在彈出菜單中選擇“取消組合”命令。
在Word中文本框可以看成是一個存放文字或圖片的容器。用文本框可將文本和圖形組合在一起，將某些文字排列在其他文字或圖形周圍，或在文檔的邊緣打印側標題和附注，為圖形或表格添加題注等。
1. 插入文本框
在文檔中插入文本框有3種操作方法，下面逐一介紹。
方法一、操作步驟如下：
第一步：選擇“插入”菜單中的“文本框”命令，出現級聯菜單，如下圖所示。在級聯菜單中選擇“橫排”或“豎排”命令。
第二步：將鼠標指針移到需要插入文本框的起始處，按住鼠標左鍵并拖動鼠標到需要的位置，松開鼠標左鍵，這樣就可在所選位置插入文本框。在文本框中輸入文字。
方法二、操作步驟如下：
第一步：單擊“繪圖”工具欄中“文本框”按鈕。
第二步：同方法1中的第二步。
方法三、操作步驟如下：
第一步：單擊“繪圖”工具欄中“自選圖形”按鈕，出現下拉菜單。
第二步：單擊下拉菜單中“標注”級聯菜單中合適的圖形按鈕。
第三步：同方法1中的第2步。
2. 使用鼠標調整文本框
文本框上有8個控制點，用戶可以通過鼠標來調整文本框的大小。文本框4個角上的控制點用于同時調整文本框的寬度和高度，文本框左右兩邊中間的控制點用于調整文本框的寬度，文本框上下兩邊中間的控制點用于調整文本框的高度。
將鼠標指針放在文本框邊框控制點以外的區(qū)域時，指針變?yōu)槭中渭^形狀。此時按住鼠標左鍵不放并拖動鼠標指針，出現一虛線框表示文本框的新位置，拖動到所需位置，松開鼠標左鍵，即可將文本框調整到新的位置。
3. 使用“圖片”工具欄設置文本框
如果屏幕上沒有顯示“圖片”工具欄，用戶可以執(zhí)行“視圖”菜單中的“工具欄”命令，在彈出的級聯菜單中選擇“圖片”命令，打開所示的“圖片”工具箱。對文本框進行操作時，“圖片”工具欄只有“線型”、“文字環(huán)繞”和“設置文本框格式”3個按鈕生效。其功能同圖片設置時相同。
簡單地說，表格是由橫線和豎線組成的方框排列而成，每個方框稱為單元格。用戶可在表格中輸入文字、數據或圖形。一個單元格可以包含多個段落信息，按Enter鍵另起一個新段落。單元格的高度可隨其中文字的多少而自動調整，最高可達一頁，增刪文字時列寬不受影響。在制作表格時，單元格的邊界為虛線，以使用戶看清單元格的大小。若要將顯示的表格虛線去掉，可執(zhí)行“表格”菜單的“虛框”命令。打印機不打印單元格的虛線邊界，若要打印出帶線的表格，需給表格加上實邊框。
1. 建立表格
（1）使用工具欄建立表格
操作步驟如下：
第一步:將插人點移到要插入表格的位置；
第二步:單擊“常用”工具欄的“插入表格”按鈕 ，彈出表格圖框，如圖3.40所示；
圖3.40 單擊“插入表格”按鈕
第三步:把鼠標移到圖框左上角，在圖框上拖動鼠標選定表格的行數和列數，拖過的圖框反顯，釋放鼠標后，在插入點位置生成指定行數和列數的一張空表，表格的行、列框線由虛線構成，并且列寬、行高相等。
（2）使用插入表格命令建立表格
操作步驟如下：
第一步:將插入點移到要插入表格的位置；
第二步:執(zhí)行“表格”的“插入表格”命令，彈出“插入表格”對話框，如圖3.41所示；
圖3.41 “插入表格”對話框
第三步:在“列數”和“行數”文本框中鍵入或選擇行數和列數；
第四步:單擊“確定”按鈕。
2. 向表格輸入信息
表格創(chuàng)建后，便可向表格輸入信息。輸入方法與輸入普通文本大致相同。將插入點移到單元格內，可以直接鍵入信息，也可以粘貼文本和圖形，當信息超過列寬時，自動調整行高，將超出的信息輸入到該單元格的下一行，列寬保持不變。
插入點所在的單元格是接收輸入的單元格。單擊某個單元格，可將插入點移至該單元格。也可使用鍵盤在表格內移動插入點，按鍵如下：
(1) Tab 右移一個單元格。
(2) Shift ＋ Tab 左移一個單元格。
(3) A1t ＋ Home 移到當前行的第一個單元格。
(4) A1t ＋ End 移到當前行的最后一個單元格。
(5) A1t ＋ PgUp 移到當前列的最頂部單元格。
可以對表格進行編排，如進行單元格的插入、刪除、移動、合并和拆分等。編排表格中的內容與編排普通文本的方法相同。編排表格使用“表格”菜單命令。另外，還可利用“自由表格…工具欄快速編排表格。
1. 選定表格
“先選后做”是Word遵循的基本原則，在對表格進行編排前，應先選定操作對象，方法如下：
（1）選定單元格時，雙擊單元格，或者將鼠標移到單元格首字符左側位置（這時，鼠標指針變成向右箭頭），單擊該單元格；
（2）選定某行時，將鼠標指針移到行外左側位置（此時鼠標指針變?yōu)橄蛴壹^），單擊鼠標，或將插入點移至該行任一單元格，執(zhí)行“表格”菜單的“選定行命令”；
（3）選定某列時，將鼠標指針移至某列最頂端的行線上（此時鼠標變成豎直向下箭頭），單擊鼠標，或將插入點置于該列的任一單元格中，執(zhí)行“表格”菜單的“選定列”命令；
（4）選定整個表時，將鼠標指針移至表格外左側任意位置三擊鼠標，或者將插入點移至表格內任一位置，執(zhí)行“表格”菜單的“選定表格”命令；
（5）選定連續(xù)單元格時，按住鼠標左鍵拖動，拖過的單元格被選中。
2. 使用“自由表格”工具欄編排表格
單擊“常用”工具欄的“表格與邊框”按鈕 ，或者執(zhí)行“表格”菜單的“繪制表格”命令，彈出“表格與邊框”工具欄，如圖3.42所示，下面說明各按鈕的功能和使用方法。
圖3.42 “表格與邊框”工具欄
(1)“繪制表格”按鈕 用于手工繪制表格。單擊該按鈕，鼠標指針變成一支畫筆，可以在文檔中繪制一個方框，然后在方框中繪制表格的行、列或斜線。利用該按鈕，也可以給已建立的表格添加行、列或斜線，完成操作后，再單擊該按鈕，鼠標指針恢復成正常形狀。
(2)“擦除”按鈕 用于擦除單元格之間的分格線。與“繪制表格”按鈕互為逆操作。單擊該按鈕后，鼠標指針變成橡皮擦，在表格的框線或斜線上拖動鼠標，拖過的線段被紅色粗線包圍，表示要將它刪除，松開鼠標左鍵，刪除被包圍線段。如果要使鼠標指針恢復原狀，再單擊該按鈕。
(3)“線型”框 它與“邊框”工具欄的“線型”框作用相同。用于指定框線的粗細和形狀，另外，在利用“繪制表格”按鈕繪制表格前，可通過該框選擇畫筆所畫線型。
(4)“底紋顏色”框 用于為段落、表格添加底紋或修改原有底紋。
(5)“合并單元格”按鈕 它與“表格”菜單的“合并單元格”命令作用相同。用于將選定的多個單元格合并為一個單元格。例如，將圖3.43選定的單元格合并為一個單元格
圖 3.43 選定要進行合并的多個單元格
結果如圖3.44所示。
圖 3.44 合并單元格之后的結果
(6)“拆分單元格”按鈕 它與“表格”菜單的“拆分單元格”命令作用相同。選定要拆分的某個單元格后，單擊該按鈕，彈出“拆分單元格”對話框，在“行數”和“列數”兩框中指定要拆分的行列數后，單擊“確定”按鈕。
(7)“頂端對齊”按鈕 用于使單元格內容沿頂端對齊。該按鈕和以下二個按鈕都用于調整單元格內容在單元格的垂直位置。
(8)“居中對齊”按鈕 用于使單元格內容位于單元格中央。
(9)“底端對齊”按鈕 用于使單元格內容沿底端對齊。
(10)“平均分布各行”按鈕 用于調整行間距。單擊該按鈕，出現行距類型列表，從中選擇所需行距。
(11)“平均分布各列”按鈕 用于將選定的數個列寬不等的相鄰單元格均分成相等列寬。
(12)“表格自動套用格式”按鈕 系統提供一些表格的格式，用戶單擊此按鈕（或者執(zhí)行“表格”菜單中的“表格自動套用格式”命令），就可以從中選擇自己所需格式。
(13)“刪除行”按鈕它與“表格”菜單的“刪除”命令作用相同，用于將已選定的行刪除。
(14)“顯示虛框”按鈕 用于決定是否顯示表格虛框。
3. 使用命令編排表格
編排表格的命令排列在“表格”菜單中，其中“插人”、“刪除”、“合并單元格”和“拆分單元格”等命令，下面說明該菜單的功能。
（1）“插入”命令
用于行、列或單元格的插入。插入之前要定位插入點或選定插入行（列）數。
①“插入行”命令
將光標置于需要插入的單元格中，單擊“表格”菜單里“插入”級聯菜單中的“行（在上方）”或“行（在下方）”命令即可。
②“插入列”命令
將光標置于需要插入列的單元格中，單擊“表格”菜單里“插入”級聯菜單中的“列（在右側）”或“列（在左側）”命令即可。
③“插入單元格”命令
操作步驟如下：
第一步:在插入位置選定插入單元格的數目；
第二步:執(zhí)行“表格”菜單的“插入單元格”或單擊“常用”工具欄的“插入單元格”按鈕，彈出“插入單元格”對話框；
第三步:選擇“左側單元格右移”或“活動單元格下移”，以指定插入單元格后原位置單元格的去向；
第四步:單擊“確定”按鈕。
（2）“刪除”命令
對表格的刪除操作，有刪除單元格、刪除行、刪除列、刪除整個表格和刪除表格內容等。
①刪除行
選定需要刪除的一行或者將光標置于此行的任一單元格中，可以選擇以下的3種方式之一進行刪除操作：
l 單擊“表格”菜單里“刪除”級聯菜單中的“行”命令。
l 在光標位置所在處右擊，在出現的快捷菜單中選擇“刪除單元格”命令，出現“刪除單元格”對話框，再選擇“整行刪除”命令，單擊“確定”按鈕。
l 選擇“表格”菜單“刪除”級聯菜單中的“單元格”命令，在出現的對話框中選擇其中的“整行刪除”命令，再單擊“確定”按鈕。
②刪除列
同“刪除行”方法相同。只不過把“行”改為“列”。
③刪除單元格
操作步驟如下：
第一步：選定要刪除的單元格；
第二步：執(zhí)行“表格”菜單的“刪除單元格”命令，彈出“刪除單元格”對話框；
第三步：如果希望被刪除單元格右側的單元格左移補充刪除位置，則選擇“右側單元格左移”，同理，可選擇“下方單元格上移”；
第四步：如果要刪除選定單元格所在的整行或整列，則選擇“整行刪除”或“整列刪除”；
第五步：單擊“確定”按鈕。
說明：如果僅刪除選定單元、行或列的內容，應按De1ete 鍵，單元格位置仍保留。
（3）調整列寬
操作步驟如下：
第一步：選定要調整寬度的列；
第二步：執(zhí)行“表格”菜單的“表格屬性”命令，在彈出的對話框中選擇“列”標簽，屏幕如圖3.45所示：
圖3.45“列”標簽
第三步：在框中指定列寬：
第四步：如果要改變其它列的寬度，可單擊“上一列”或“下一列”按鈕，然后在寬度框中輸入列寬值。
第五步：單擊“確定”按鈕。
另外，利用鼠標也可粗略地調整列寬。方法是，將鼠標指針移到要調整列寬的列框線上，當鼠標指針變成水平的雙向箭頭時，按下鼠標左鍵拖動鼠標，可看到有一垂直虛線隨鼠標移動，松開鼠標，列框線自動移至虛線處，即修改了列寬。
若僅修改某個或某幾個單元格的列寬，可先選定這些單元格，然后拖動這些單元格的列框線。
（4）調整行高
默認情況下，Word可根據單元格的內容自動調整行高。若要人為調整行高，操作步驟如下：
第一步：選定要調整的行。
第二步：打開“表格屬性”對話框后，選擇“行”標簽。如圖3.46所示
圖3.46“單元格高度和寬度”對話框的“行”標簽
第三步：在“行高值是”框中指定行高類型。有以下類型。
“自動設置” 為一行或多行中的最高單元格進行調整。
“最小值” 指定最小行高。如果單元格內容超出指定的最小高度值。Word會自動調節(jié)行高以容納內容。
“固定值” 指定固定行高。如果單元格內容超出了指定的高度，Word將只打印單元格所能容納的內容。
第四步：如果要調整上一行或下一行的高度，可單擊“上一行”或“下一行”按鈕。
第五步：設置“允許跨頁斷行”復選框。如果不希望表格中某行內的數據被分頁符分為兩部分，則不選此復選框，那么Word自動將跨越分頁符的行全部移至下頁表格開始位置。
第六步：完成設置后，單擊“確定”按鈕。
（5）為表格添加邊框和底紋
使用邊框和底紋是為了對創(chuàng)建的表格進行修飾，以便增強其效果。Word2000提供了豐富的邊框和底紋樣式以供選擇。下面具體介紹設置步驟。
①使用表格自動套用格式命令
操作步驟如下：
第一步：將插入點放在表格的任一單元格中；
第二步：執(zhí)行“表格”菜單的“表格自動套用格式”命令，彈出“表格自動套用格式”對話框，如圖3.47所示；
圖3.47 “表格自動套用格式”對話框
第三步：在“格式”列表框中選擇一種表格格式：
第四步：如果要為表格添加框線，則選擇“要應用的格式”框中的“邊框”
第五步：單擊“確定”按鈕。
②使用邊框和底紋命令
第一步：選定需要進行設置的部分單元格或者整個表格。
第二步：單擊“格式”菜單中“邊框和底紋”命令，或者在選定單元格處右擊，在出現的快捷菜單中選擇“邊框和底紋”命令，出現“邊框和底紋”對話框。
第三步：選擇“邊框”標簽，出現如圖3.48所示的“邊框”選項卡。在“設置”選項組中，可以選擇“無”、“方框”和“網絡”等，若對邊框的格式進行其他設置，此時，選擇“自定義”即可。當需要將部分表格的設置擴充到整個表格時，選擇“全部”即可。
圖 3.48 “邊框”選項卡
第四步：在線型的設置中，可以選擇“單線”、“點線”、“虛線”、“雙線”和“三線”等不同形式的邊框。
第五步：對于水平線的形狀，Word2000還專門提供了多種設置方式。單擊“橫線”按鈕會出現“水平線”對話框，如圖3.49所示。在此對話框內進行合適的選擇即可。
圖3.49 “水平線”對話框
第六步：若要設置顏色，單擊“顏色”下拉列表框右邊的下三角按鈕，即可選擇合適的顏色。
第七步：使用“預覽”項旁邊的小按鈕進行表格的單邊邊框設置。
第八步：進行邊框的綜合設置后，單擊“確定”按鈕，即完成表格邊框的設置。
（6）拆分表格
操作步驟如下：
第一步：將光標置于表格內需要拆分的單元格中。
第二步：選擇“表格”菜單中的“拆分單元格”命令，或者在光標所在處單擊鼠標右鍵，在出現的快捷菜單中，選擇其中的“拆分單元格”命令，打開如圖3.50所示的“拆分單元格”對話框。
圖3.50 “拆分單元格”對話框
第三步：在“列數”和“行數”文本框中分別輸入需要拆分的列數和行數。
第四步：單擊“確定”按鈕，所選的單元格就會按照要求進行拆分。
（7）合并單元格
將拆分的單元格重新合并為一個單元格，操作步驟如下：
第一步：選中需要合并的單元格（將鼠標置于表格的相應位置，移動鼠標，當其指針變成一個豎條狀時，按下鼠標左鍵，并拖動鼠標）。
第二步：選擇“表格”菜單中的“合并單元格”命令，即可將所選的幾個單元格合并成一個單元格。
與Word97相比，Word2000中的表格計算（如表格中的加、減、乘、除等運算）與表格的排序處理更加完善。下面分別對表格中的運算和表格排序加以介紹。
1. 表格的計算
使用Word表格中的“公式”對話框進行求和運算，其具體操作步驟如下：
第一步：將光標置于要存放求和結果的單元格中。
第二步：執(zhí)行“表格”菜單中的“公式”命令，出現“公式”對話框，如圖3.51所示。在“公式”對話框中輸入等號，單擊“粘貼函數”下拉按鈕，從列表中選擇SUM（求和函數），然后在括號里輸入要進行計算的單元格范圍。也可在“公式”欄中直接輸入要求和的各項目的位置，如“=b1+b2”，其計算結果是相同的。
圖 3.51 公式“對話框”
第三步：單擊“確定”按鈕，則在光標所在處就會出現求和的結果。
依照上述方法，可以在公式欄中輸入減法、乘法或除法公式，來計算相應的值。
2. 表格排序
對表格進行排序，其具體操作步驟如下：
第一步：將光標置于需要排序的表格中。
第二步：執(zhí)行“表格”菜單中的“排序”命令，打開“排序”對話框。如圖3.52所示。
圖 3.52 “排序”對話框
第三步：在“排序依據”下拉列表中列出第一行中每個單元格的內容。
第四步：在“類型”下拉列表中選擇“數字”，并選擇“遞增”或“遞減”方式。
第五步：單擊“確定”按鈕，即可將表格按照要求排序。
3. 表格的修飾
創(chuàng)建完成一個表格后，在不同的情況下，往往還需要對表格進行一些特殊的操作以滿足特殊的要求。例如，表格的形式不能太單一化，表格中某些行和列需要有特殊的寬度和高度，表格不要分成兩頁顯示，表格周圍的文字位置要靠右排放等。
為了使表格形式豐富多樣，可以使用Word中提供的“表格自動套用格式”功能。要應用“表格自動套用格式”功能，其具體操作步驟如下：
第一步：創(chuàng)建表格，將光標置于表格中或者選定該表格。
第二步：選擇“表格”菜單中的“表格自動套用格式”命令，出現“表格自動套用格式”對話框，如圖3.53所示。在此對話框中進行適當的設置。此外，所套用的格式還為標題行、首列、末行和末列等提供特殊的內部格式。
圖 3.53 “表格自動套用格式”對話框
第三步：單擊“確定”按鈕。
1. 將表格轉變成普通文本
操作步驟如下：
第一步：選定要轉換的表格；
第二步：執(zhí)行“表格”菜單的“轉換”下的“將表格轉換成文本”命令，彈出“將表格轉換成文本”對話框，如圖 3.54所示；
圖 3.54“將表格轉換成文本”對話框
第三步：在“文本分隔符”選項框中選擇分隔不同單元格內容的文本分隔符；
第四步：單擊“確定”按鈕。
文本分隔符有多種。如果選擇“段落標記”，則轉換后使每個單元格內容成為獨立的文本段落。如果選擇“制表符”、“逗號”分隔符，則以選擇的分隔符分隔每行各單元格內容，且每行成為一個段落。如果要由用戶指定分隔符，選擇“其它字符”后，在旁邊的文本框鍵入所需的分隔符。
2. 將文本轉換成表格
要轉換為表格的文本必須滿足下述要求：在輸入或編輯文本過程中，必須保證要轉換為表格的各列間只含有一個分隔符，分隔符可以是逗號、空格、制表符、段落標記或其它符號。每行文本輸入完畢，必須按回車鍵。符合上述要求的文本可以轉換為表格，操作步驟如下：
第一步：選定要轉換的文本；
第二步：執(zhí)行“表格”菜單的“轉換”下的“將文本轉換成表格”命令，彈出對話框，如圖3.55所示；
圖3.55 “將文本轉換成表格”對話框
第三步：在“列數”框中鍵入或選擇要轉換成表格的列數；
第四步：在“分隔文字的位置”選項框中選擇原文本使用的分隔符，以便將該分隔符轉換成表格列框線；
第五步：單擊“確定”
在Word97的基礎上，Word2000增添了許多更為強大的網絡功能。因為在Office 2000中集成了Microsoft Internet Explorer5.0，所以它就具有了網絡瀏覽器的許多功能。在使用Word2000時，用戶既可以實現與其他文檔或網頁的超級鏈接，也可以在Internet上傳遞文檔。
Web工具欄是Word2000進行網絡操作的基礎。在“視圖”菜單中選擇“工具欄”命令，然后在彈出的級聯菜單中單擊Web選項，便會出現Web工具欄，如圖3.56所示。
圖3.56 Web工具欄
第一行的按鈕從左到右依次為：“返回”、“向前”、“停止當前跳轉”、“刷新當前頁”、“開始頁”、“搜索Web”、“收藏夾”、“前往”和“只顯示‘Web’工具欄”。在第二行就是“地址”欄。
其中單擊“前往”按鈕，打開下拉菜單，選擇“設置‘開始頁’”命令，出現如圖3.57所示對話框。根據自己的需要并依提示單擊“是”或“否”按鈕，就可指定起始頁，Web起始頁是指打開Web瀏覽器時的首頁，上面包括了一些超級鏈接。通過此鏈接可以直接轉到其他網頁上。
圖3.57 “設置‘開始頁’”對話框
在Word中可以記錄10個最近被瀏覽過的文檔，這樣，用戶就可以很方便地再次瀏覽它們。如果要瀏覽前一個文檔，只需單擊Web工具欄上的“返回”按鈕。如果瀏覽后一個文檔，只需單擊Web工具欄上的“向前”按鈕。在Web工具欄的“地址”欄的列表中會記錄下剛剛打開過的文檔地址，只需在下拉列表中直接點選剛打開過的文檔地址即可打開該文檔。如果在打開文檔期間對網頁進行了修改，那么此時如果需要更新網頁，只需單擊Web工具欄上的“刷新”按鈕就可以了。
收藏夾是用來保存常用Internet上的網頁或文檔地址的快捷方式。用戶可以方便地向收藏夾中添加網頁或文檔的地址，也可以通過收藏夾方便的打開經常訪問的文檔或網頁。
超級鏈接在網絡中是一個非?；镜母拍?，通過超級鏈接可以輕易實現同一個文檔或網頁中的跳轉，也可以在不同的文檔或網頁間跳轉。跳轉的目標位置可以是在本地計算機上，也可以是在Internet上。
在Word 2000的文檔中，超級鏈接通常以帶下劃線的藍色字體顯示，單擊后就可實現跳轉。
1. 建立跳轉到其他文檔或網頁的超級鏈接
欲建立一個跳轉到其他文檔或網頁的超級鏈接，具體操作步驟如下：
第一步：選擇文本或圖像以作為超級鏈接存在的載體。
第二步：單擊“插入”菜單中的“超級鏈接”命令，打開如圖3.58所示對話框。
圖 3.58 “插入超級鏈接”對話框
第三步：要鏈接到已有的文檔或Web頁，就在“鏈接到”項目列表框內單擊“原有文件或Web頁”按鈕。
第四步：在“要顯示的文字”文本框內輸入要作為超級鏈接載體的文字。
第五步：如果想使超級鏈接鏈接在鼠標指向某處時能有相關的提示信息，單擊“屏幕提示”按鈕，在出現如圖3.59所示的對話框中，輸入想要提示的內容后單擊“確定”按鈕結束。
圖3.59 “設置超級鏈接屏幕提示”對話框
第六步：指定超級鏈接的跳轉的目標有以下幾種方式：
l 在“請鍵入文件名稱或Web頁名稱”文本框中輸入目標文檔或網頁的路徑。
l 如果要跳轉到的目標為一個文件，單擊“文件”按鈕，打開如圖3.60所示對話框。在此選定一個本地磁盤或網絡上的文件，然后單擊“確定”按鈕結束。
圖 3.60 “鏈接到文件”對話框
l 如果要跳轉到的目標為一個網頁，單擊“Web頁”按鈕啟動Internet Explorer5.0。在此窗口打開一個網頁。然后將窗口最小化或者直接切換到Word窗口。可以看到剛打開的網頁名稱已經被自動添加到了“插入超級鏈接”對話框中的“請鍵入文件名稱或Web頁名稱”的文本框中。
l 如果要跳轉到的目標是一個文檔或網頁中的書簽，首先應將此文檔或網頁的名稱添加到“請鍵入文件名稱或Web頁名稱”文本框中，然后單擊“書簽”按鈕，打開如圖3.61所示對話框。在此對話框中選擇所要跳轉的書簽，單擊“確定”按鈕。
圖 3.61 選擇所要跳轉的書簽
l 如果要跳轉到的目標是最近訪問過的網頁，可以單擊“插入鏈接”按鈕，然后在右邊列出的網頁中選擇。
第七步：單擊“確定”按鈕后，文檔或網頁中就會插入一個超級鏈接，用帶下劃線的藍色字體表示
2. 建立跳轉到電子郵件地址的超級鏈接
要建立一個跳轉到電子郵件地址的超級鏈接，其具體步驟如下：
第一步：選擇作為超級鏈接載體的文本或圖像。
第二步：在“插入超級鏈接”對話框中，單擊“鏈接到”項目列表框中的“電子郵件地址”按鈕，則對話框變成如圖3.62所示。
圖 3.62 單擊“電子郵件地址”按鈕后的“插入超級鏈接”對話框
第三步：在“電子郵件地址”文本框內輸入一個電子郵件地址，也可以在“最近用過的電子郵件地址”列表框中選擇一個。
第四步：在“主題”文本框中輸入電子郵件的主題。
第五步：在“要顯示的文字”文本框內輸入要作為超級鏈接載體的文字，若要添加屏幕提示，單擊“屏幕提示”按鈕，在打開的對話框內輸入提示內容。
第六步：單擊“確定”按鈕結束。
Word 2000可以將Word用作電子郵件編輯器，并可以實現通過電子郵件進行Word協作。Word電子郵件將HTML作為郵件格式，因此擁有兼容HTML的電子郵件閱讀程序的任何人都可以看到具有完全保真度的郵件。與HTML兼容的電子郵件閱讀程序包括Microsoft Outlook、Outlook Express、Eudora、若干Lotus客戶端和若干Netscape客戶端等。
當然，這些功能的實現必須建立在用戶計算機有正常的網絡功能基礎上。
1. 直接將文件作為電子郵件發(fā)送
如果要直接將文件作為電子郵件發(fā)送，可以單擊“常用”工具欄中的“電子郵件”按鈕 ，或者選擇“文件”菜單中的“發(fā)送”命令，從出現的級聯菜單中選擇“郵件收件人”命令，出現如圖3.63所示的畫面。Word 2000允許用戶在其電子郵件中創(chuàng)建個性化的信紙，即用戶可以設置背景圖形和顏色、字體顏色和樣式，甚至可以應用“主題”文本框來自定義電子郵件。
圖 3.63 直接將文件作為電子郵件發(fā)送
在“收信人”文本框中輸入收信人的電子郵件地址，在“主題”文本框中輸入該郵件的主題，然后單擊“發(fā)送副本”按鈕。
如果收信人安裝了Outlook和Word 2000,受到郵件后就能立刻顯示內容。
2. 將文件作為電子郵件的附件發(fā)送
如果要將文件作為電子郵件的附件發(fā)送，可以選擇“文件”菜單中的“發(fā)送”命令，
從出現的級聯菜單中選擇“郵件收件人（以附件形式）”命令，出現如圖3.64所示的畫面。將文件以附件方式發(fā)出，收件人可以用Word 2000將其打開。
