人力資源部門要面對大量的員工管理工作，其中一項是員工的合同管理。經(jīng)常會遇到的問題是員工的合同都過期了，才想起來續(xù)簽或解聘，這就不可避免帶來各種糾紛和麻煩。如果要在最后一分鐘才處理所有要到期的合同，忙亂程度是可想而知的。
為了不遺漏每個員工的合同，為員工提供良好的人力資源服務(wù)，就有必要建立合理的合同管理機制和手段。借助Excel能夠便利地以多種方法實現(xiàn)合同到期日的先期預(yù)告。
在Excel中建立員工信息表，其中一列要包含員工合同的到期日。如果能在合同到期前一個月改變?nèi)掌陬伾?，就能非常突出地顯示即將到期的合同了，便于快速有效地查找，并提早進(jìn)行準(zhǔn)備工作。另外，對于過期的合同，用另一種顏色突出顯示日期，以示警告。
在Excel工作表中，選中合同截止日期列的數(shù)據(jù)，如圖1所示。
圖1 選中“合同截止日期”列的數(shù)據(jù)
從菜單選擇【格式】|【條件格式】命令，顯示“條件格式”對話框，如圖2所示。設(shè)置比較條件為“小于或等于”，并在輸入框輸入“=today()”。其中，today()是一個日期函數(shù)，用于返回當(dāng)天的日期。注意“=”不能省略，它表示引用一個函數(shù)。這個條件的意思是：“如果單元格中的日期小于或等于今天的日期”。
圖2 添加第1個條件
單擊【格式】按鈕，顯示“單元格格式”對話框，如圖3所示。選擇“圖案”選項卡，并選擇填充顏色為紅色。單擊【確定】按鈕完成設(shè)置。
圖3 設(shè)置單元格的填充顏色
這樣，第1個條件就設(shè)置好了，它表示：“如果單元格中的日期（合同截止日期）小于或等于今天的日期，則用紅色填充單元格”。例如，如果今天的日期是2004-9-14，而某個合同的截止日期是2004-9-1，則會用紅色填充該單元格，提示該合同已過期。
接下來可以設(shè)置第2個條件。在圖2中單擊【添加】按鈕，添加第2個條件，如圖4所示。設(shè)置比較條件為“小于或等于”，并在輸入框輸入“=today()+30”。Today()+30表示用今天的日期加30天，得到1個月后的某個日期。
圖4 添加第2個條件
參照圖3的方法，設(shè)置填充顏色為淡黃色。
第2個條件設(shè)置表示：如果單元格中的日期（合同截止日期）小于或等于未來的1個月后的某天，說明該日期將在1個月內(nèi)到期，則用淡黃色填充單元格。例如，如果今天的日期是2004-9-14，而某個合同的截止日期是2004-10-13，今天加30天為2004-10-14，合同截止日期顯然小于2004-10-14，則會用淡黃色填充該單元格，提示該合同將在1個月內(nèi)到期。
全部設(shè)置完畢，單擊【確定】按鈕，即可在工作表中看到結(jié)果，如圖5所示。
在設(shè)置條件時，可能會先設(shè)置上例的第2個條件“≤today()+30”，然后再設(shè)置上例的第1個條件“≤today()”，如圖6所示。這時，將會得到錯誤的結(jié)果。Excel在執(zhí)行條件格式時，會按照順序依次執(zhí)行，當(dāng)遇到滿足的條件后，就不再執(zhí)行余下的其他條件了。例如，如果今天的日期是2004-9-14，而某個合同的截止日期是2004-9-1，按照圖6的條件，會先判斷單元格是否小于或等于2004年10月14日，顯然，是滿足這一條件的，則會將單元格填充為淡黃色，并且不再判斷下一個條件了。所以，在設(shè)置條件時一定要注意條件的順序，避免同時滿足多個條件的數(shù)據(jù)被錯誤地更改格式。
圖5 用條件格式突出顯示的合同截止日期
圖6 條件的順序可能導(dǎo)致不同的結(jié)果
有了Excel條件格式的幫助，管理員工的合同就不再忙亂了，所有即將到期的合同都會自動根據(jù)每天日期的變化突出顯示，不僅一目了然，還有充分的時間好整以暇地提早做好準(zhǔn)備。
