在做好施工籌備的同時(shí)，開業(yè)籌備同期緊張鋪開。若想做好任何工作，“人”是第一要素。因此，在進(jìn)入開業(yè)籌備前，各核心部門的部門經(jīng)理應(yīng)至少在試營業(yè)前六個(gè)月到位。這些部門是人力資源部、財(cái)務(wù)部、房務(wù)部、餐飲部、工程部、安全部。核心部門經(jīng)理到位后，籌備工作多方位、分部門、全面、交叉、同時(shí)鋪開。
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開業(yè)籌備大致分為一線經(jīng)營部門籌備和二線支持部門籌備兩方面。( J/ x$ y, E4 q8 D0 o" w
首先來看一線經(jīng)營部門籌備。
1、 整體經(jīng)營理念、VI系統(tǒng)和策劃方案的確定。
_在完成酒店整體定位后，應(yīng)著手確定整個(gè)酒店的核心服務(wù)理念、經(jīng)營理念、企業(yè)愿景，制定完整的VI視覺識(shí)別系統(tǒng)；由企劃部和市場(chǎng)開發(fā)部制定酒店開業(yè)前宣傳策劃方案。試營業(yè)前3個(gè)月完成。
2、 確定核心產(chǎn)品，制定價(jià)格體系。
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結(jié)合各個(gè)經(jīng)營部門的經(jīng)營范圍，確定我們核心產(chǎn)品內(nèi)容，即經(jīng)營什么；同時(shí)確定產(chǎn)品的價(jià)格體系、各種協(xié)議折扣定價(jià)體系等，這里應(yīng)注意各運(yùn)營部門同類商品的價(jià)格協(xié)調(diào)。! ^) ^" 試營業(yè)前3個(gè)月完成。
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3、 由先期確定的各經(jīng)營部門經(jīng)理制定本部門的籌備計(jì)劃，以試營業(yè)時(shí)間為準(zhǔn)，倒排時(shí)間表；
4、 各運(yùn)營部門制定本部門運(yùn)營政策、制度和標(biāo)準(zhǔn)操作流程，報(bào)總辦室匯總、審批；: Y/ T9 m* b. S" y: y1 Y( P" c|. u試營業(yè)前2個(gè)月完成。
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5、 宣傳與客戶儲(chǔ)備0 F8 I8 R4 w6 R# G5 s
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制定酒店整體宣傳策劃方案，報(bào)批后，于試營業(yè)前2—3個(gè)月實(shí)施。# N! h7 Z0 l( ?9 n# y3 @% E
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市場(chǎng)開發(fā)部和餐飲部訂餐處不晚于試營業(yè)前3個(gè)月開始進(jìn)行客戶儲(chǔ)備；市場(chǎng)開發(fā)部開始著手進(jìn)行市內(nèi)各個(gè)單位的入住協(xié)議簽署、外埠重點(diǎn)城市旅行社的溝通和簽署意向協(xié)議，訂餐處開始著手進(jìn)行餐飲目標(biāo)客戶的拜訪、宣傳和客戶積累。6 f1 d7 k2 H. ^( }2 O
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6、 按照酒店整體定位和4星級(jí)酒店的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，各運(yùn)營部門提交采購計(jì)劃，經(jīng)審批后實(shí)施采購；
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7、 特色部門。
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結(jié)合酒店實(shí)際情況，餐飲部和沐浴部先期設(shè)定功能特色比較突出，可設(shè)立餐飲部總監(jiān)和沐浴部總監(jiān)。餐飲部由餐飲部總監(jiān)和行政總廚制定石家莊餐飲市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、未來營業(yè)菜系和籌備方案。（個(gè)人認(rèn)為餐飲包房不足，總計(jì)11套，會(huì)成為將來接待瓶頸；若在未開業(yè)前能夠減少目前豪華包房設(shè)置，降至中檔餐飲包房，將包房的總數(shù)量增至30—40間的總量，即可滿足將來的接待需求）8 沐浴部則需要結(jié)合資方的資源背景，確定核心產(chǎn)品，確定是否設(shè)置特色按摩服務(wù)（大活按摩）。若資方資源豐富，可自營；否則，可考慮外包，以規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。按照公司提供的資料，自營的可能性比較大，這時(shí)，應(yīng)考慮提前儲(chǔ)備招聘專業(yè)人才、團(tuán)隊(duì)（主要是按摩技師），同時(shí)，細(xì)化技師的管理并統(tǒng)一手法。此外，沐浴部可考慮增設(shè)部分健身、娛樂設(shè)施，如健身器械、桌球室等，投資不大，但在將來星級(jí)評(píng)定中會(huì)有相應(yīng)的加分。1 k# u- B% v* M9 f
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8、 人員
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結(jié)合目前服務(wù)行業(yè)整體面臨的服務(wù)人員缺乏的現(xiàn)狀，運(yùn)營部門的服務(wù)員應(yīng)提前一年著手儲(chǔ)備招聘，在試營業(yè)時(shí)間之前6個(gè)月應(yīng)到位編制人員的50%左右，在試營業(yè)時(shí)間之前的3個(gè)月，應(yīng)達(dá)到80%左右。同時(shí)安排至少2個(gè)月的實(shí)操實(shí)習(xí)和培訓(xùn)，統(tǒng)一服務(wù)流程和技巧。
9、 服裝
試營業(yè)前6個(gè)月選樣定制，尤其以一線部門為重，區(qū)分大中小號(hào)，按照定編的60%-70%訂制，其余服裝暫以實(shí)習(xí)生服裝配備（黑褲子、白襯衣即可，佩戴實(shí)習(xí)生胸卡），試營業(yè)后，對(duì)于骨干員工進(jìn)行量體裁衣。
10、 開荒. i9 @5 }! t; a& J# P; K9 c
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試營業(yè)前一個(gè)月，隨著施工工程的交付驗(yàn)收，運(yùn)營部門著手進(jìn)行開荒工作。標(biāo)準(zhǔn)只有一個(gè)，目之所及，一塵不染。這里應(yīng)注意，由PA部門管理人員對(duì)各個(gè)開荒單位進(jìn)行專業(yè)的保潔開荒培訓(xùn)，避免因業(yè)務(wù)知識(shí)不熟悉，導(dǎo)致設(shè)施設(shè)備的損傷。2 O2 g- C# f" A" S; i; X$ ]
11、 進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收和設(shè)施試用/ b1 E2 \; _6 `" x$ {. `
試營業(yè)前，隨著工程驗(yàn)收，運(yùn)營部門進(jìn)駐，檢驗(yàn)設(shè)施設(shè)備，發(fā)現(xiàn)上報(bào)各種跑冒滴漏隱患；房務(wù)部和沐浴部應(yīng)對(duì)各項(xiàng)服務(wù)設(shè)施進(jìn)行體驗(yàn)式試用，重點(diǎn)是各種電器設(shè)備和沐浴休閑設(shè)施，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)報(bào)修。& E4 j% M) ~+ Y: P/ ?% B
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以上就是運(yùn)營部門開業(yè)籌備的工作要點(diǎn)，與之同時(shí)展開的，還有二線支持部門的籌備工作。
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支持部門的籌備工作在酒店籌備前期顯得尤為重要，尤其是總辦室和人力資源部，前面所述的運(yùn)營部門的很多籌備工作都離不開這兩個(gè)部門的參與和支持，有很多工作都是交叉進(jìn)行的。
1、 人力資源部門的籌備工作；
（1）確立酒店核心價(jià)值觀、核心服務(wù)理念，并矢志不渝的傳輸、培訓(xùn)；
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（2）人才招聘配備：1 e) a9 t# X5 `8 J- z1 F$ Z
1） 核心經(jīng)理在試營業(yè)前六個(gè)月到位；
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2） 運(yùn)營部門的服務(wù)員應(yīng)提前一年著手儲(chǔ)備招聘，在試營業(yè)時(shí)間之前6個(gè)月應(yīng)到位編制人員的50%左右，在試營業(yè)時(shí)間之前的3個(gè)月，應(yīng)達(dá)到80%左右；8 [
3） 招聘旅游院校實(shí)習(xí)生；
（3）工資福利：制定員工編制、員工工資層級(jí)體系及福利制度；應(yīng)在試營業(yè)前一個(gè)月完成。
（4）制定各種制度流程；
1） 制定組織結(jié)構(gòu)圖；% b8 H+ D6 d0 x) G: T6 |* g
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2） 制定崗位說明書；
3） 制定人事管理程序；
4） 制定員工手冊(cè)；
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應(yīng)在試營業(yè)前一個(gè)月完成。# s2 ?6 C/ x8 W* L
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（5）培訓(xùn)
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1） 制定培訓(xùn)計(jì)劃，并組織培訓(xùn)；1 N* }! o p6 p" j* b, G6 J( x" L7 u9 b
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2） 注重理論、企業(yè)文化培訓(xùn)和實(shí)際操作培訓(xùn)相結(jié)合；1 |- g0 ~8 g0 h' F5 i9 J
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3） 培訓(xùn)一定要有考核；# O& }, B, x( J0 J
（6）組織實(shí)習(xí)
1） 最晚不晚于試營業(yè)前6個(gè)月，組織一線核心部門員工赴同等以上企業(yè)參加實(shí)習(xí)，人數(shù)不少于定編人數(shù)的50%；+ k0 r# g' o- i5 X9 f. ?
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2） 做好實(shí)習(xí)生的帶隊(duì)管理工作，選派得力基層管理者，全程監(jiān)控實(shí)習(xí)生的日常工作和生活；
3） 做好實(shí)習(xí)生的實(shí)習(xí)鑒定和考核工作；
4） 實(shí)習(xí)結(jié)束，返回酒店，定崗分配；組織理論培訓(xùn)（不超過一周），進(jìn)入開荒階段。* Q1 R2 y5 ?* _1 A
2、 總辦室的籌備工作
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（1）施工進(jìn)度的監(jiān)督、協(xié)調(diào)；
4 _% ]) g2 P/ ^: T- Y6 M- G9 m4 [3 a+ J8 N（2）各種標(biāo)準(zhǔn)流程的匯總、審批、發(fā)布；
6 f6 @9 q5 M0 A1 Y+ B* r \6 W" `8 s% u4 N) H2 ?4 u（3）定價(jià)（含價(jià)格體系、各種折扣體系，協(xié)議折扣比例等）、各種表格的印制（酒水單、火柴、客房服務(wù)夾、信紙、便簽、人力部表格、財(cái)務(wù)用各種記賬賬簿、表格等，結(jié)合VI系統(tǒng)完善印制）
( z2 _6 I2 D8 n4 U8 _3 Y6 i, V4 V7 e, _1 W! \8 J（4）各種證照的跑辦：工商營業(yè)執(zhí)照、衛(wèi)生許可證、稅務(wù)登記證、特服行業(yè)經(jīng)營許可證、自來水公司特行水價(jià)的確定、消防手續(xù)、垃圾傾倒手續(xù)、煙草專賣手續(xù)、物價(jià)局價(jià)格備案和價(jià)簽申購、熱力公司用氣手續(xù)、涉外衛(wèi)星天線安裝手續(xù)、電話號(hào)碼申辦等等；
F% G" w（5）各種合同、協(xié)議、圖紙等原始資料的存檔；
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3、 財(cái)務(wù)部門的籌備；
（1）收銀系統(tǒng)及財(cái)務(wù)軟件的確定、調(diào)試，相關(guān)人員的軟件使用培訓(xùn)；
8 G9 u) @6 h/ j: H2 o& I! `, z（2）賬目設(shè)置；在酒店試營業(yè)前后應(yīng)同時(shí)使用電腦記賬和手工記賬，待酒店運(yùn)行2—3年步入正軌后，逐漸脫離手工記賬，增強(qiáng)安全系數(shù)同時(shí)方便應(yīng)對(duì)稅務(wù)部門檢查；
/ c4 H2 Q! {9 {/ W$ b! m" t9 o" R0 [（3）制定現(xiàn)金流程、營運(yùn)設(shè)計(jì)制度、會(huì)計(jì)制度、成本制度以及現(xiàn)金制度等；
（4）為決策層提供營業(yè)收入測(cè)算等數(shù)據(jù)，為決策提供依據(jù)；
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4、 安全部的籌備工作；
（1）防火、防盜及施工現(xiàn)場(chǎng)的管理；
（2）酒店及周邊安全管理，出入酒店身份驗(yàn)證和驗(yàn)包；
2 s+ k/ W1 W& r- M* i6 R, u" A+ Z; r! x+ M8 ]% G（3）消防設(shè)施驗(yàn)收、實(shí)驗(yàn)；
1 N" w2 I- l8 V6 E2 \（4）組織酒店整體的消防演練；
2 j1 R g+ }4 t- }! q; X（5）監(jiān)控設(shè)施驗(yàn)收；
- Z3 k% y! F2 T* m（6）對(duì)講機(jī)的選購配備；
, L' C1 n5 c& \) Y# r* |& g% e1 V9 @1 f# M2 R（7）應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的演練（盜搶、傷害、火災(zāi)、水澇等），并制定相應(yīng)的預(yù)案；
: E. Y, u* ^& M# @/ [$ q: a. T5 G, R n0 s5、 房務(wù)部的洗衣房、工服房、PA保潔；
6 Q7 I# [, @! s7 J3 L: ?（1）洗衣房大型洗衣、烘干、熨燙設(shè)備的選購、安裝及調(diào)試；
（2）PA地毯清洗設(shè)備、大理石拋光打蠟設(shè)備的選購、安裝和調(diào)試；
, [$ v0 E（3）工服房的選址；
* k, M. G: ^/ x" Y（4）PA操作工具間的選址；
6、 職工事務(wù)部的籌備；
（1）員工食堂的設(shè)立、選址，用餐桌椅、廚房設(shè)備的選購，人員的配置；' `) P" N4 ~- M3 n) f8 F" x" P
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（2）員工更衣室和浴室的設(shè)立、選址和使用規(guī)定；
（3）員工宿舍的設(shè)立、選址和管理規(guī)定；- @5 `2 ^1 D4 T* D( g
（4）員工存車處的設(shè)立、選址和管理辦法； _ f: G/ C$ N* b* l; J+ i& g! I' e
7、 庫房：
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（1）庫房庫容的提前預(yù)備；+ h# F5 U! x! T7 w' U( o; _
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（2）防火、防盜、放損耗管理；4 c0 }7 x6 h! ^+ r$ \$ S
（3）科學(xué)合理庫存，既要保證運(yùn)營需要又要盡量減少資金占押；
8、 總機(jī)（電話）；6 I, A+ S0 V/ x8 p6 ]3 Q. z
（1）總機(jī)房的選址確立；: N8 f7 i& V4 Y- x
（2）防靜電裝修；
（3）電話總程控系統(tǒng)的安裝調(diào)試；/ O" w; H/ Q! W) e1 ^9 e" q
（4）與工程部弱電分組合署辦公； r+ h; B5 u+ i+ o' I/ ?3 i
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后勤行政部門的籌備，以各部門主要負(fù)責(zé)人為主，盯對(duì)落實(shí)。通過每周例會(huì)，使運(yùn)營部門和行政部門當(dāng)面溝通，了解各部門籌備情況，及時(shí)審閱、簽批、調(diào)整、部署，推進(jìn)各項(xiàng)籌備工作有條不紊的進(jìn)行。8 E+ q" }3 E0 \7 D P
以上是酒店籌備階段所要開展工作的一個(gè)提綱、草案，進(jìn)入試營業(yè)階段，則主要是前期設(shè)定的各個(gè)環(huán)節(jié)的磨合階段，包括以下幾個(gè)方面。3 f( a$ U9 T1 E# |6 `3 |& V
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1、 一線部門待客服務(wù)的磨合（一線和客人的磨合）；通過待客服務(wù)，檢驗(yàn)前期籌備工作，環(huán)節(jié)流程出現(xiàn)問題，及時(shí)修正，并添加到工作流程之中；) Q9 k9 z3 u' j
2、 一線部門之間服務(wù)交叉的磨合；如禮賓部和房務(wù)部運(yùn)送行李的磨合，如餐飲送餐和房務(wù)部或沐浴部的磨合等。原則是一切以客人為中心，實(shí)施首問負(fù)責(zé)制（即客人有問題首先找到的部門和員工，不論是不是屬于自己的工作范圍，一定要負(fù)責(zé)到底的將客人的問題解決掉）。
3、 二線支持部門和一線部門的磨合；
4、 二線部門之間的磨合；
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在磨合過程中，不怕出問題，出現(xiàn)問題要及時(shí)整改并不斷完善流程；力爭(zhēng)在3個(gè)月到6個(gè)月的時(shí)間，達(dá)到正式營業(yè)的水準(zhǔn)。
