用Word2003合并郵件功能快速打印榮譽(yù)證書
| 用Word打印榮譽(yù)證書時，證書上有一部分內(nèi)容是公共的，只是獲獎?wù)咝彰⒆髌访Q、獲獎等級等不同而已，如果通過手工逐張修改后再進(jìn)行打印，當(dāng)榮譽(yù)證書數(shù)量較多時，做起來很煩瑣，而且容易出錯。利用Word2003的郵件合并功能，能方便快捷地完成榮譽(yù)證書的打印工作，大大提高工作效率。具體做法如下：
一、設(shè)計(jì)好獲獎統(tǒng)計(jì)表
把獲獎情況用Excel統(tǒng)計(jì)好．如圖1所示，并保存這個文件，文件名是“優(yōu)秀論文獲獎統(tǒng)計(jì)表”。
二、輸入榮譽(yù)證書正文
榮譽(yù)證書如圖2。
在這張榮譽(yù)證書中．“姓名、論文名稱、獎項(xiàng)等級”這三個項(xiàng)目是不同的，設(shè)置的思路是通過Word2003的郵件合并功能，把“優(yōu)秀論文獲獎統(tǒng)計(jì)表”的各位獲獎?wù)哂嘘P(guān)內(nèi)容自動合并到這張榮譽(yù)證書中，并打印出來，這樣就可以一步到位地完成榮譽(yù)證書的設(shè)置工作。
三、利用Word2003合并郵件功能進(jìn)行打印錄入了如圖2的這張榮譽(yù)證書后，按如下的六個步驟進(jìn)行合并打印設(shè)置。
1．選擇菜單“工具→信函與郵件→合并郵件”，在右邊任務(wù)窗格中，在“選擇文檔類型”中選擇“信函”類型．點(diǎn)擊“下一步”。
2．進(jìn)入到第2個步驟“選擇開始文檔”．在任務(wù)窗格中，選擇“選擇當(dāng)前文檔”，點(diǎn)擊“下一步”。
3．第三個步驟是“選擇收件人”，這個步驟中必須選擇“現(xiàn)有列表”，再點(diǎn)擊“下一步”時，會彈出一個“選擇數(shù)據(jù)源”對話框，用鼠標(biāo)點(diǎn)擊上面的查找范圍右邊的選擇框中的按鈕，瀏覽找到獲獎統(tǒng)計(jì)文件“優(yōu)秀論文獲獎統(tǒng)計(jì)表”，用鼠標(biāo)選擇這個文件，再點(diǎn)擊右下角的“打開”按鈕，這時彈出“選擇表格”對話框，按默認(rèn)選擇點(diǎn)擊“確定”按鈕。進(jìn)入到“郵件合并收件人”對話框，繼續(xù)點(diǎn)擊“確定”按鈕。
4．這個步驟是“撰寫信函”，是把表格中的數(shù)據(jù)智能化插入到榮譽(yù)證書中關(guān)鍵的一步。用鼠標(biāo)選擇榮譽(yù)證書中的“(姓名)”．再在右邊窗格中用鼠標(biāo)點(diǎn)擊“其他項(xiàng)目”選項(xiàng)，彈出“插入合并域”對話框，選擇“姓名”(如圖3)，讓榮譽(yù)證書中的“(姓名)”與“插入合并域”中的“姓名”對應(yīng)起來，然后點(diǎn)擊“插入”按鈕。關(guān)閉這個“插入合并域”的對話框。再用鼠標(biāo)選擇“論文名稱”．重復(fù)上面這種操作方法，完成榮譽(yù)證書上的“論文名稱”、“獲獎等級”與“插入合并域”的“論文名稱”、“獲獎等級”相對應(yīng)的設(shè)置工作。
5．點(diǎn)擊“下一步”，進(jìn)行“預(yù)覽信函”，可以看到通過合并郵件設(shè)置出來的榮譽(yù)證書的樣子。
6．完成以上的五個步驟后．進(jìn)入到最后的一個步驟。這時右邊任務(wù)窗格如圖4所示。當(dāng)移動鼠標(biāo)到“合并”下方的“打印”時．出現(xiàn)“合并到打印機(jī)”提示字樣，點(diǎn)擊這個“合并打印”按鈕．彈出一個打印設(shè)置對話框，選擇合適的打印形式，確定后，Word2003便把“優(yōu)秀論文獲獎統(tǒng)計(jì)表”中有關(guān)的“獲獎?wù)咝彰?#8221;、“論文名稱”、“獲獎等級”自動合并到榮譽(yù)證書中，然后把所有的榮譽(yù)證書逐張打印出來。榮譽(yù)證書打印的效率便大大提高了。 | |
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