發(fā)布者：
王鑫 發(fā)表日期：2005-10-09 13:58:52.81
【摘要】
不管是主動還是被動，管理與技術(shù)員工都試圖通過提高效率來緩解工作壓力。加之現(xiàn)代人力資源管理的導(dǎo)向?yàn)樾蕛?yōu)先，致使員工在完成工作指標(biāo)的同時(shí)，不得不時(shí)刻首先考慮提高工作效率。在績效管理的框架中，每個(gè)管理人員都必須是自己的時(shí)間管理者，以提高個(gè)人的績效。
制定一份工作計(jì)劃。對于技術(shù)與管理員工，制定計(jì)劃的周期可定為一個(gè)月。但應(yīng)將工作計(jì)劃分解為周計(jì)劃與日計(jì)劃。每個(gè)工作日結(jié)束的前半個(gè)小時(shí)，先盤點(diǎn)一下當(dāng)天計(jì)劃的完成情況，并整理一下第二天計(jì)劃內(nèi)容的工作思路與方法。聰明的管理者會改盡力完成當(dāng)天的工作，因?yàn)楫?dāng)天完不成的工作將不得不延遲到下一天完成。這樣必將影響下一天仍至當(dāng)月的整個(gè)工作計(jì)劃，從而陷入明日復(fù)明日的被動局面。在制定日計(jì)劃的時(shí)候，必須考慮計(jì)劃的彈性。不能將計(jì)劃制定在能力所能達(dá)到的100%，而應(yīng)該制定在能力所能達(dá)到的80%。這是管理者工作性質(zhì)決定的。因?yàn)椋芾碚呙刻於紩龅揭恍┮庀氩坏降那闆r，以及上級交辦的臨時(shí)任務(wù)。如果你每天的計(jì)劃都是100%，那么，在你完成臨時(shí)任務(wù)時(shí)，就必然會擠占你業(yè)已制定好的工作計(jì)劃，原計(jì)劃就不得不拖期了。久而久之，你的計(jì)劃失去了嚴(yán)肅性，你的上級與會認(rèn)為你不是一個(gè)很精干的員工。
將工作分類。分類的原則主要包括輕重緩急的原則，相關(guān)性原則，工作屬地相同原則。輕重緩急包括時(shí)間與任務(wù)兩方面的內(nèi)容。很多時(shí)候管理者會忽略時(shí)間的要求，只看重任務(wù)的重要性，這樣理解是片面的。相關(guān)性主要指不要將某一件任務(wù)孤立地看待。因?yàn)楣芾肀旧硎且豁?xiàng)連續(xù)性的工作，任務(wù)可能是過去某項(xiàng)工作的延續(xù)，或者是未來某項(xiàng)工作的基礎(chǔ)。所以，任務(wù)開始以前，先向后看一看，再往前想一想，以避免前后矛盾造成的返工。工作屬地相同原則指將工作地點(diǎn)相同的業(yè)務(wù)盡量歸并到一塊完成，這樣可以減少因?yàn)楣ぷ鞯攸c(diǎn)變化造成的時(shí)間浪費(fèi)。這一點(diǎn)對現(xiàn)場工作員工猶為重要。如果這一點(diǎn)處理的好，可避免在現(xiàn)場、自己的辦公室、物資部、監(jiān)理、業(yè)主及其它部門之間頻繁接觸。既節(jié)約了時(shí)間，又少走了路程，還提高了工作效率，何樂而不為呢？
在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成約定的工作。管理人員在接收工作任務(wù)的同時(shí)，都被要求在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成。時(shí)刻將時(shí)間與質(zhì)量兩個(gè)要求貫穿在完成任務(wù)的過程當(dāng)中，并盡可能提前。將任務(wù)完成的時(shí)間定在提交任務(wù)成果的最后一刻是很不明智的，這與上面提到的計(jì)劃的彈性是一脈相承的。因?yàn)椋虑榭偛灰晃栋磦€(gè)人主觀設(shè)定前進(jìn)。當(dāng)應(yīng)當(dāng)提交的任務(wù)與臨時(shí)的事項(xiàng)沖突時(shí)，就陷入了魚與熊掌的被動狀態(tài)。一個(gè)能每次按期完成工作任務(wù)的管理員工，即使不天天加班加點(diǎn)，即使不顯得終日忙忙碌碌，也會讓主管覺得你是一個(gè)讓人放心的人，而不是天天追問你工作的進(jìn)度如何了。
敦促過程管理者。因?yàn)槟稠?xiàng)工作會涉及多個(gè)部門或是崗位，假如讓你來組織這項(xiàng)工作，你會怎么辦？由于這項(xiàng)特定的工作有很多中間環(huán)節(jié)，所以增加了協(xié)調(diào)的難度。管理人員在組織某項(xiàng)工作時(shí)往往只偏重于自己本身所應(yīng)完成的職責(zé)，將工作傳遞到相關(guān)工作部門與工作崗位之后便聽之任之了。這樣，你會發(fā)現(xiàn)工作總是不能按時(shí)完成。在檢查工作結(jié)果的時(shí)候，所在的中間環(huán)節(jié)又各自抱怨給予他的時(shí)間太短了，或者是某個(gè)中間環(huán)節(jié)耽誤的時(shí)間太久了等等。而工作結(jié)果只有一個(gè)，那就是你沒有按期按質(zhì)量完成工作，你的業(yè)績等級被打了折扣。所以作為一名管理者，要把握工作的完整性。在事先給定各個(gè)中間環(huán)節(jié)完成工作時(shí)間的同時(shí)，要經(jīng)常關(guān)注他完成的質(zhì)量與進(jìn)度，以免其中的某個(gè)或是某些環(huán)節(jié)影響整體工作進(jìn)度。所以，作為一名組織者，你的職責(zé)不僅僅是將文件傳遞出去，更重要的是敦促你的中間環(huán)節(jié)處理者按你的要求及時(shí)完成分管職責(zé)。
有效地管理時(shí)間可以大大提高工作效率，所以對于時(shí)間管理的方法研究是永恒的，因?yàn)槊總€(gè)人只有有效地管理自己的時(shí)間才能有效地提高自己的績效。
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