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應收款管理系統(tǒng)，是指通過發(fā)票、其它應收單、收款單等單據(jù)的錄入，對企業(yè)的往來賬款進行綜合管理，及時、準確地提供客戶的往來賬款余額資料，提供各種分析報表，如賬齡分析表，周轉(zhuǎn)分析、欠款分析、壞賬分析、回款分析情況分析等，通過各種分析報表，幫助您合理地進行資金的調(diào)配，提高資金的利用效率。

一、業(yè)務(wù)流程分析

通過對企業(yè)管理業(yè)務(wù)的實際調(diào)查分析，弄清了該企業(yè)應收款管理工作的業(yè)務(wù)流程和管理功能，系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程如圖1所示。 

從業(yè)務(wù)流程圖可以看出企業(yè)的應收款管理主要有以下幾項管理功能：

（一）單據(jù)錄入：

單據(jù)錄入是應收賬款處理的起點。因為所在企業(yè)的應收款管理系統(tǒng)，已與銷售系統(tǒng)合成，所以銷售發(fā)票及代墊費用產(chǎn)生的應收單據(jù)不在本系統(tǒng)中錄入，由銷售系統(tǒng)傳遞。除此之外的單據(jù)在此系統(tǒng)中錄入。

1）應收單：財務(wù)人員根據(jù)銷售發(fā)票、費用單、其他應收單等原始單據(jù)為依據(jù)，記錄銷售業(yè)務(wù)以及其他業(yè)務(wù)所形成的應收款項。

2）收款單：用來記錄企業(yè)收到的款項。當收到每一筆款項時，應知道該款項是客戶結(jié)算所欠貨款，還是提前支付的貨款，還是支付其他費用。

3）付款單：用來記錄發(fā)生銷售退貨時，支付客戶的款項。同樣，需要指明付款單是應收款項退回、預收款退回、還是其他費用退回。

（二）單據(jù)審核

審核員負責對應收單、合同結(jié)算單、收款單、付款單、銷售發(fā)票進行審核。檢查各單據(jù)填寫的形式是否符合要求，企業(yè)實際收到的金額和支付的金額與收付單上填寫的數(shù)據(jù)是否一致，合同結(jié)算單的生效日期是否大于應收系統(tǒng)的啟用月及已結(jié)賬月等。銷售發(fā)票應在銷售管理系統(tǒng)中錄入，并在銷售管理系統(tǒng)中進行復核，在應收系統(tǒng)中進行審核記賬。不合格的銷售發(fā)票返回銷售科，讓其進行修改。

（三）核銷處理

單據(jù)結(jié)算是指業(yè)務(wù)員日常進行的收款核銷應收款的工作。單據(jù)核銷的作用是解決收回客戶款項并核銷該客戶應收款的處理，建立收款與應收款的核銷記錄，監(jiān)督應收款及時核銷，加強往來款項的管理。

（四）票據(jù)管理

當收到銀行承兌匯票、商業(yè)承兌匯票時，將該匯票錄入應收款管理系統(tǒng)的票據(jù)管理中。制作收款單，并和應收單進行核銷勾對，沖減客戶的應收賬款。

需要時可以對該票據(jù)進行計息、貼現(xiàn)、轉(zhuǎn)出、結(jié)算、背書等處理。

（五）轉(zhuǎn)帳處理

1．應收沖應收

指將一家客戶的應收款轉(zhuǎn)到另一家客戶中。通過應收沖應收功能將應收賬款在客商之間進行轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出，實現(xiàn)應收業(yè)務(wù)的調(diào)整，解決應收款業(yè)務(wù)在不同客商間入錯戶或合并戶問題。需要注意的是每一筆應收款的轉(zhuǎn)賬金額不能大于其金額，每次只能選擇一個轉(zhuǎn)入單位。

2．預收沖應收

通過預收沖應收處理客戶的預收款和該客戶應收賬款的轉(zhuǎn)賬核銷業(yè)務(wù)。

3．應收沖應付

用某客戶的應收賬款，沖抵某供應商的應付款項。系統(tǒng)通過應收沖應付功能將應收款業(yè)務(wù)在客戶和供應商之間進行轉(zhuǎn)賬，實現(xiàn)應收業(yè)務(wù)的調(diào)整，解決應收債權(quán)與應付債務(wù)的沖抵。壞賬處理

（六）壞賬處理

會計計提應收款的壞賬準備，當壞賬發(fā)生時即可進行壞賬核銷，當被核銷壞賬又收回時，再進行相應處理。

1）計提壞賬準備

會計應于期末分析各項應收款項的可收回性，并預計可能產(chǎn)生的壞賬損失。對預計可能發(fā)生的壞賬損失，計提壞賬準備，企業(yè)應當依據(jù)以往的經(jīng)驗、債務(wù)單位的實際情況制定計提壞賬準備的政策，明確計提壞賬準備的范圍、提取方法、賬齡的劃分和提取比例。

2）壞賬發(fā)生

會計選定發(fā)生壞賬的應收業(yè)務(wù)單據(jù)，確定一定期間內(nèi)應收款發(fā)生的壞賬，便于及時用壞賬準備進行沖銷，避免應收款長期呆滯的現(xiàn)象。壞賬收回

3）壞賬收回

指會計對一定期間內(nèi)發(fā)生的應收壞賬收回所進行的處理，反映應收賬款的真實情況，便于對應收款的管理。當收回一筆壞賬時，首先錄入一張收款單，該收款單的金額即為收回的壞賬的金額。該收款單不需要審核。

4）壞賬查詢

通過壞賬查詢功能查詢一定期間內(nèi)發(fā)生的應收壞賬業(yè)務(wù)處理情況及處理結(jié)果，加強對壞賬的監(jiān)督。

（七）單據(jù)查詢

系統(tǒng)提供對應收單、結(jié)算單、憑證等的查詢。進行各類單據(jù)、詳細核銷信息、報警信息、憑證等內(nèi)容的查詢。

（八）統(tǒng)計分析

通過統(tǒng)計分析，可以按用戶定義的賬齡區(qū)間，進行一定期間內(nèi)應收款賬齡分析、收款賬齡分析、往來賬齡分析，了解各個客戶應收款周轉(zhuǎn)天數(shù)，周轉(zhuǎn)率，了解各個賬齡區(qū)間內(nèi)應收款、收款及往來情況、能及時發(fā)現(xiàn)問題，加強對往來款項動態(tài)的監(jiān)督管理。

（九）期末處理

期末處理是指會計進行的期末結(jié)賬工作。如果當月業(yè)務(wù)已全部處理完畢，就需要執(zhí)行月末結(jié)賬功能，只有月末結(jié)賬后，才可以開始下月工作。

二、數(shù)據(jù)流程圖

上述應收款管理業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)流程圖如圖2所示。 

三、數(shù)據(jù)字典

 （一）數(shù)據(jù)流的描述

數(shù)據(jù)流編號：D-01

數(shù)據(jù)流名稱：銷售發(fā)票

      簡述：銷售科開出的產(chǎn)品銷售發(fā)票

數(shù)據(jù)流來源：銷售科

數(shù)據(jù)流去向：銷售發(fā)票審核模塊

數(shù)據(jù)項組成： 銷售發(fā)票編號+日期+客戶名稱+銷售部門+產(chǎn)品代碼+產(chǎn)品名稱+產(chǎn)品數(shù)量+無稅單價+計稅合計

數(shù)據(jù)流量：約50張/日

高峰流量：約70張/日

數(shù)據(jù)流編號：D-02

數(shù)據(jù)流名稱：合格銷售發(fā)票

      簡述：經(jīng)審核合格的產(chǎn)品銷售發(fā)票

數(shù)據(jù)流來源：銷售發(fā)票審核模塊

數(shù)據(jù)流去向：應收單處理模塊

數(shù)據(jù)項組成： 銷售發(fā)票編號+日期+客戶名稱+銷售部門+產(chǎn)品代碼+產(chǎn)品名稱+產(chǎn)品數(shù)量+無稅單價+計稅合計

數(shù)據(jù)流量：約50張/日

高峰流量：約70張/日

數(shù)據(jù)流編號：D-03

數(shù)據(jù)流名稱：不合格銷售發(fā)票

      簡述：經(jīng)審核不合格的產(chǎn)品銷售發(fā)票

數(shù)據(jù)流來源：銷售發(fā)票審核模塊

數(shù)據(jù)流去向：銷售科

數(shù)據(jù)項組成： 銷售發(fā)票編號+日期+客戶名稱+銷售部門+產(chǎn)品代碼+產(chǎn)品名稱+產(chǎn)品數(shù)量+無稅單價+計稅合計

數(shù)據(jù)流量：約1張/周

高峰流量：約3張/周

數(shù)據(jù)流編號：D-04

數(shù)據(jù)流名稱：應收單

      簡述：根據(jù)銷售發(fā)票，記錄的應收數(shù)據(jù)

數(shù)據(jù)流來源：應收單處理模塊

數(shù)據(jù)流去向：單據(jù)核銷模塊

數(shù)據(jù)項組成：單據(jù)編號+日期+客戶名稱+部門+應收賬款金額+業(yè)務(wù)員

數(shù)據(jù)流量：約50張/日

高峰流量：約70張/日

數(shù)據(jù)流編號：D-05

數(shù)據(jù)流名稱：收款單

      簡述：根據(jù)實際收到的款項，記錄的收款數(shù)據(jù)

數(shù)據(jù)流來源：收款單據(jù)處理模塊+票據(jù)處理模塊

數(shù)據(jù)流去向：收款審核模塊

數(shù)據(jù)項組成：單據(jù)編號+日期+客戶名稱+結(jié)算方式+結(jié)算科目+幣種+收款金額部門+業(yè)務(wù)員

數(shù)據(jù)流量：約30張/日

高峰流量：約50張/日

數(shù)據(jù)流編號：D-06

數(shù)據(jù)流名稱：合格收款單

      簡述：經(jīng)審核合格的收款單

數(shù)據(jù)流來源：收款單據(jù)處理模塊+票據(jù)處理模塊

數(shù)據(jù)流去向：單據(jù)核銷模塊

數(shù)據(jù)項組成：單據(jù)編號+日期+客戶名稱+結(jié)算方式+結(jié)算科目+幣種+收款金額部門+業(yè)務(wù)員

數(shù)據(jù)流量：約30張/日

高峰流量：約50張/日

數(shù)據(jù)流編號：D-07

數(shù)據(jù)流名稱：不合格收款單

      簡述：經(jīng)審核不合格的收款單

數(shù)據(jù)流來源：收款單據(jù)處理模塊+票據(jù)處理模塊

數(shù)據(jù)流去向：收款單據(jù)處理模塊+票據(jù)處理模塊

數(shù)據(jù)項組成：單據(jù)編號+日期+客戶名稱+結(jié)算方式+結(jié)算科目+幣種+收款金額部門+業(yè)務(wù)員

數(shù)據(jù)流量：約1張/周

高峰流量：約1張/周

數(shù)據(jù)流編號：D-08

數(shù)據(jù)流名稱：應付單

      簡述：根據(jù)退貨單，記錄的應付數(shù)據(jù)

數(shù)據(jù)流來源：應付單據(jù)處理模塊

數(shù)據(jù)流去向：單據(jù)核銷模塊

數(shù)據(jù)項組成：單據(jù)編號+日期+客戶名稱+部門+應付賬款金額+業(yè)務(wù)員

數(shù)據(jù)流量：約10張/日

高峰流量：約10張/日

（二）處理邏輯的描述

處理邏輯編號：P-01

處理邏輯名稱：銷售發(fā)票審核

簡述：審核銷售科送來的銷售發(fā)票是否合格

輸入的數(shù)據(jù)流：銷售發(fā)票

處理描述：審核銷售科送來的銷售發(fā)票填寫格式是否符合要求，產(chǎn)品實際價格和金額與銷售發(fā)票上填寫的數(shù)據(jù)是否一致等。不合格的銷售發(fā)票返回銷售科，合格的銷售發(fā)票轉(zhuǎn)給審核會計登記應收單。

輸出的數(shù)據(jù)流：合格銷售發(fā)票、不合格銷售發(fā)票

處理頻率：50次/日

處理邏輯編號：P-02

處理邏輯名稱：應收單處理

簡述：根據(jù)合格的銷售發(fā)票，將應收數(shù)據(jù)記入應收單

輸入的數(shù)據(jù)流：合格銷售發(fā)票

處理描述：根據(jù)合格的銷售發(fā)票，將應收數(shù)據(jù)記入應收單，并更新相應應收款金額

輸出數(shù)據(jù)流：應收單

處理頻率：50次/日

處理邏輯編號：P-03

處理邏輯名稱：應付單據(jù)處理

簡述：根據(jù)退貨單，將應付數(shù)據(jù)記入應付單

輸入的數(shù)據(jù)流：退貨單

處理描述：根據(jù)退貨單，將應付數(shù)據(jù)記入應付單，并更新相應應付款金額

輸出數(shù)據(jù)流：應付單

處理頻率：10次/日

處理邏輯編號：P-04

處理邏輯名稱：收款單據(jù)處理

簡述：根據(jù)實際收到的款項，將已收款數(shù)據(jù)記入收款單

輸入的數(shù)據(jù)流：現(xiàn)金、銀行匯款

處理描述：根據(jù)實際收到的款項，將已收款數(shù)據(jù)記入收款單，并更新相應應收數(shù)據(jù)

輸出數(shù)據(jù)流：收款單

處理頻率：30次/日

處理邏輯編號：P-05

處理邏輯名稱：票據(jù)處理

簡述：根據(jù)實際收到的匯票，將數(shù)據(jù)記入收款單

輸入的數(shù)據(jù)流：商業(yè)匯票、銀行匯票

處理描述：根據(jù)實際收到的匯票，將數(shù)據(jù)記入收款單，并更新相應應收數(shù)據(jù)

輸出數(shù)據(jù)流：收款單

處理頻率：20次/日

處理邏輯編號：P-06

處理邏輯名稱：轉(zhuǎn)賬處理

簡述：應收沖應收、預付沖應收

輸入的數(shù)據(jù)流：商業(yè)匯票、銀行匯票、現(xiàn)金、銀行存款

處理描述：根據(jù)實際情況，將收到的應收款或預付款沖減原先的應收款

輸出數(shù)據(jù)流：應收、預收沖應收數(shù)據(jù)

處理頻率：5次/日

處理邏輯編號：P-07

處理邏輯名稱：壞賬收回處理

簡述：一定期間內(nèi)發(fā)生的應收壞賬收回所進行的處理

輸入的數(shù)據(jù)流：商業(yè)匯票、銀行匯票、現(xiàn)金、銀行存款

處理描述：當收回一筆壞賬時，首先錄入一張收款單，該收款單的金額即為收回的壞賬的金額。該收款單不需要審核。

輸出數(shù)據(jù)流：收款單

處理頻率：1次/月

處理邏輯編號：P-08

處理邏輯名稱：單據(jù)核銷處理

簡述：根據(jù)收款單、付款單核銷應收款

輸入的數(shù)據(jù)流：應收單、收款單、付款單、

處理描述：根據(jù)收回的客戶款項核銷該客戶應收款，建立收款與應收款的核銷記錄，監(jiān)督應收款及時核銷，加強往來款項的管理。

輸出數(shù)據(jù)流：核銷數(shù)據(jù)

處理頻率：100次/日

處理邏輯編號：P-09

處理邏輯名稱：應收帳統(tǒng)計

簡述：根據(jù)核銷的情況、核銷后的數(shù)據(jù)進行登記和統(tǒng)計分析

輸入的數(shù)據(jù)流：核銷數(shù)據(jù)

處理描述：根據(jù)核銷的情況、核銷后的數(shù)據(jù)進行登記和統(tǒng)計分析，給相關(guān)部門提供日常查詢，并提交應收賬款賬齡分析表

輸出數(shù)據(jù)流：記賬憑證、應收賬款賬齡分析表

處理頻率：100次/日

（三）數(shù)據(jù)存儲的描述

數(shù)據(jù)存儲編號：F -01

數(shù)據(jù)存儲名稱：記賬憑證

          簡述：根據(jù)日常收付款情況，填制的記賬憑證

數(shù)據(jù)存儲組成：票號+摘要+科目名稱+結(jié)算方式+借方金額+貸方金額+制單日期+部門+客戶+業(yè)務(wù)員

關(guān)鍵字：票號+借方金額+貸方金額+制單日期

相關(guān)聯(lián)的處理：P-2,P-3,P-4,P-5,P-6,P-7

數(shù)據(jù)存儲編號：F -02

數(shù)據(jù)存儲名稱：客戶結(jié)算單據(jù)日常查詢

          簡述: 根據(jù)日常收付款情況，填制結(jié)算單據(jù)，以供查詢

數(shù)據(jù)存儲組成： 票號+摘要+科目名稱+結(jié)算方式+借方金額+貸方金額+制單日期+部門+客戶+業(yè)務(wù)員

關(guān)鍵字：票號+借方金額+貸方金額+制單日期

相關(guān)聯(lián)的處理：P-2,P-3,P-4,P-5,P-6,P-7

數(shù)據(jù)存儲編號：F -03

數(shù)據(jù)存儲名稱：應收款賬齡分析表

          簡述：根據(jù)日常收付款情況，統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，

數(shù)據(jù)存儲組成：票號+摘要+科目名稱+應收賬款賬齡+壞賬比例 +制單日期+部門+客戶+業(yè)務(wù)員

關(guān)鍵字：票號+應收賬款賬齡+制單日期

相關(guān)聯(lián)的處理：P-2,P-3,P-4,P-5,P-6,P-7

（四）外部實體的描述

外部實體編號:S-01

外部實體名稱：銷售科

        簡述：銷售發(fā)票填寫

輸入的數(shù)據(jù)流：D-03

輸出的數(shù)據(jù)流：D-01

外部實體編號:S-02

外部實體名稱：庫存中心

        簡述：退貨單填寫

輸入的數(shù)據(jù)流：D-09

輸出的數(shù)據(jù)流：D-10