我們知道，如果需要在Outlook 2003中向多個(gè)對(duì)象發(fā)送郵件，那么只需要在指定收件人時(shí)用分號(hào)輸入多個(gè)郵件地址或者使用抄送方式即可；假如對(duì)象較多，可以使用通訊組方式實(shí)現(xiàn)群發(fā)，不過無論是采取哪種方式，給人的印象都不是太好，畢竟看起來不是太禮貌，呵呵。
有辦法，我們可以使用聯(lián)系人進(jìn)行郵件合并，這是一個(gè)為大量分發(fā)的郵件標(biāo)簽、信封、套用信函、分類、電子郵件或傳真上添加姓名和地址的過程，既可以實(shí)現(xiàn)郵件的批量發(fā)送，又不會(huì)使收件人收到郵件時(shí)有“垃圾郵件”的感覺而不重視，特別適用于企業(yè)發(fā)送商業(yè)郵件。
第1步：編輯聯(lián)系人列表
為了方便操作，建議首先在Outlook 2003中編輯聯(lián)系人列表，這可以采取多種方式，或者手工鍵入，或者從Outlook Express、Foxmail或其他文件中導(dǎo)入。
第2步：編輯郵件
為了保證郵件合并功能正常工作，我們必須使用Word 2002或更高版本。首先當(dāng)然是在圖1中鍵入相應(yīng)的郵件內(nèi)容和設(shè)置格式，然后打開“郵件合并”任務(wù)窗格。
圖1中鍵入相應(yīng)的郵件內(nèi)容和設(shè)置格式
第3步：選擇收件人
很顯然，我們應(yīng)該選擇“電子郵件”作為文檔類型，這樣可以將電子郵件發(fā)送給一組人，點(diǎn)擊兩次“下一步”按鈕，進(jìn)入“選擇收件人”這一步驟，如圖2所示，由于我們已經(jīng)在Outlook2003中完成了聯(lián)系人列表的創(chuàng)建工作，因此這里可以選擇“從Outlook聯(lián)系人中選擇”項(xiàng)，接著在圖3窗口中選擇所有需要接收郵件的收件人名單，最后點(diǎn)擊“確定”按鈕返回郵件合并向?qū)А?/p>
圖2 完成了聯(lián)系人列表的創(chuàng)建工作
圖3 窗口中選擇所有需要接收郵件的收件人名單
如果收件人地址保存在文本文件或Excel工作表中，那么這里應(yīng)該選擇“使用現(xiàn)有列表”項(xiàng)。
第4步：插入合并域
現(xiàn)在，我們應(yīng)該在郵件文檔中插入相應(yīng)的合并域，首先請(qǐng)將插入光標(biāo)定位到郵件中域內(nèi)容應(yīng)當(dāng)出現(xiàn)的相應(yīng)位置，如圖4所示，這里我們?cè)卩]件的最前面插入“問候語”，這樣Word2003會(huì)根據(jù)收件人的信息自動(dòng)顯示相應(yīng)的問候語，例如“張先生”、“趙小姐”，不過請(qǐng)注意這里我們并不需要插入收件人的電子郵件地址。
圖4 問候語
第5步：合并郵件
點(diǎn)擊“下一步”按鈕，Word 2003會(huì)顯示預(yù)覽內(nèi)容，如果沒有什么錯(cuò)誤的話，確認(rèn)后會(huì)根據(jù)聯(lián)系人列表中的郵件地址自動(dòng)合并所有郵件并放入Outlook 2003的發(fā)件箱，然后我們就可以將這些特殊的郵件發(fā)送出去了。
或者，我們可以在Outlook2003中切換到“聯(lián)系人”窗格，選擇好相應(yīng)的收件人，然后從“工具”菜單下選擇“郵件合并”命令，接下來會(huì)。圖5所示的對(duì)話框，一般情況下，我們應(yīng)該在“文檔文件”小節(jié)中選擇“新建文檔”，當(dāng)然假如已經(jīng)有現(xiàn)成的郵件文檔的話，請(qǐng)選擇“現(xiàn)有文檔”。
圖5郵件合并
Outlook2003允許在郵件合并時(shí)將聯(lián)系人數(shù)據(jù)保存為CSV格式的文件，這樣以后可以再次使用；在合并時(shí)，我們可以指定文檔的類型，例如套用信函、郵件標(biāo)簽、信封或者是分類一覽表，也可以選擇合并到新建文檔、打印機(jī)或者是電子郵件，我們當(dāng)然是選擇合并到“電子郵件”啦，索性一并在這里完成郵件主題行的內(nèi)容。
完成上述內(nèi)容后，點(diǎn)擊“確定”按鈕，Outlook 2003會(huì)自動(dòng)調(diào)用Word創(chuàng)建郵件文檔，同時(shí)自動(dòng)激活“郵件合并”工具欄，接下來的操作這里就不多說了，朋友們不妨一試。
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