在一個共享工作簿中，用戶可以輸入數(shù)據(jù)、插入行和列以及更改公式等，甚至還可以篩選出自己關(guān)心的數(shù)據(jù)，保留自己的視窗。而且在多人同時編輯一個單元格時還可以進行沖突處理。下面我舉個例子來說明如何通過Excel2007來共享工作簿。
一、設置共享工作簿
首先讓我們來啟動Excel2007。啟動后，在其中輸入一個“產(chǎn)品銷售”表，如圖1所示。
圖1 產(chǎn)品銷售表
選擇“審閱”菜單(在老版本的Excel中對應的是“工具”菜單)，然后點擊菜單下方的“共享工作簿”按鈕，彈出用于設置共享工作簿的對話框。運行結(jié)果如圖2所示。
圖2 共享工作簿對話框
在共享工作簿對話框中將“允許多用戶同時編輯，同時允許工作簿合并”復選框選中。然后可以更據(jù)自己的需要進行高級設置。高級設置的界面如圖3所示。
圖3 高級設置
從這個界面可以看出，Excel可以管理共享工作薄的歷史記錄，而且還可以自動更新其它用戶的變化。在默認情況下，當前用戶在保存文件時更新其它用戶的修改，但是我們也可以設置在一定時間間隔內(nèi)自動更新工作薄的變化。在第3部分“用戶間的修訂沖突”設置區(qū)內(nèi)最后設置第一項“詢問保存哪些修訂信息”，否則可能產(chǎn)生不確定的結(jié)果。在設置完后，點擊“確定”按鈕后，如果當前文檔未保存，系統(tǒng)會提示你保存該文檔。你可以將這個文檔保存在一個其它人都可以訪問到的地方，如一個共享文件夾。共享工作薄后的界面如圖4所示。
圖4 共享工作薄
在工作薄共享后，Excel上方的標題欄出現(xiàn)了“[共享]”提示。
二、使用共享工作薄
在設置完共享后，就可以使用多個Excel打開這個Excel文件了。讓我們使用一個Excel編輯一下這個“產(chǎn)品銷售”表。然后保存。再切換到另外一個打開這個文件的Excel，按Ctrl+S保存，你會看到在這個Excel中表格內(nèi)容被更新。如圖5所示。
圖5 被更新的界面
在更新后，會出現(xiàn)一個如圖5所對話框，提示該文檔已經(jīng)被更新。如果兩個Excel同時修改同一個單元格，而且都進行保存，將會發(fā)生內(nèi)容沖突。如一個用戶將0001號產(chǎn)品的銷售數(shù)據(jù)改為18，而另一個用戶將0001號產(chǎn)品的銷售數(shù)量改為20。在他們保存后，將出現(xiàn)如圖6的的提示對話框。
圖6 沖突處理對話框
然后由用戶決定是按用戶1還是用戶2來修改表格中的內(nèi)容。
Excel不僅能處理當前的修改沖突，而且還可以查詢沖突歷史，并按沖突歷史進行修改。點擊“審閱”菜單中的“修改”按鈕菜單中的“突出顯示修訂”項，將顯示如圖7所示的對話框。
圖7
可以根據(jù)這個對話框?qū)磉x擇查看修訂歷史。在選擇完后，在每一個單元格的左上角會顯示一個“小黑角”，將鼠標放在這個單元格上，將顯示這個單元格的修改歷史。
再點擊“接收/拒絕修訂”菜單項，將顯示如圖8所示的界面。
圖8
這個對話框顯示了從某個單元格從最初的值到歷次所修改的值(按時間從小到大排序)。你可以點中其中某一項以恢復到相應的歷史值。也可以通過“全部接受”和“全部拒絕”按鈕恢復到最后和最初的值。
Excel2007還可以為工作薄設置密碼，以防止其它用戶關(guān)閉修訂。還有就是在工作薄進行共享時不能進行一些高級的操作，如圖形，圖表等。
