●活動(dòng)的設(shè)計(jì)及其總體要求
活動(dòng)既然是形式，那么就應(yīng)追求盡善盡美。活動(dòng)作為一個(gè)整體，它由各個(gè)環(huán)節(jié)組成，包括制訂活動(dòng)計(jì)劃，落實(shí)活動(dòng)經(jīng)費(fèi)，人員安排，與其他單位協(xié)調(diào)等。因此，我們應(yīng)當(dāng)重視活動(dòng)的每一個(gè)組成部分，最終獲得整體的成功，而成功的開端，源自于活動(dòng)的設(shè)計(jì)。
●活動(dòng)設(shè)計(jì)的總體要求是：
(1)不要讓活動(dòng)成為負(fù)擔(dān)。我們應(yīng)當(dāng)根據(jù)我們的目的來審視是否需要開展活動(dòng)。如果沒有必要性，則盡量不要開展?；顒?dòng)不是游戲，它需要有確實(shí)的效應(yīng)。
(2)不要讓活動(dòng)流于平淡。一個(gè)好的活動(dòng)應(yīng)當(dāng)引人人勝，能夠使團(tuán)員青年積極參與。有一些活動(dòng)年年舉行，尤其要注意形式的變化，并緊緊扣住時(shí)代發(fā)展的特點(diǎn)。比如，在紀(jì)念五四運(yùn)動(dòng)八十周年之際，團(tuán)市委舉辦了上海各界優(yōu)秀青年到新落成的浦東國(guó)際機(jī)場(chǎng)植樹活動(dòng)。這一活動(dòng)的特點(diǎn)有三：一是新穎性。作為紀(jì)念“五四”的一個(gè)常規(guī)項(xiàng)目，組辦單位能別具一格地突破會(huì)議等常規(guī)形式找到新的載體，同時(shí)通過具體勞動(dòng)使優(yōu)秀青年和普通青年之間的距離拉近，更好地發(fā)揮優(yōu)秀青年的示范作用；二是參與陛。上海優(yōu)秀青年能通過植樹活動(dòng)親身為浦東國(guó)際機(jī)場(chǎng)梳妝打扮，留下自己的一分耕耘和紀(jì)念，體現(xiàn)了上海的優(yōu)秀青年和上海日新月異的發(fā)展在同步成長(zhǎng)；三是時(shí)代性。當(dāng)今社會(huì)對(duì)環(huán)境保護(hù)日益重視，一個(gè)現(xiàn)代城市的國(guó)際地位已不僅僅體現(xiàn)在經(jīng)濟(jì)實(shí)力上，更體現(xiàn)在人文與環(huán)境因素上。因此，這一活動(dòng)的邏輯內(nèi)涵就是：上海青年在“五四”運(yùn)動(dòng)八十周年之際繼承“五四精神”用保護(hù)環(huán)境、美化上海的具體行動(dòng)表示了為祖國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)貢獻(xiàn)青春才智的堅(jiān)定決心。
(3)不要讓活動(dòng)沒有邏輯。有一些活動(dòng)開展得非常熱鬧，形式也很好，但就是在過后沒有在團(tuán)員青年中留下很深的印象，甚至一些主辦者也有些茫然，不清楚自己究竟做了什么。釀成這種結(jié)果的主要原因正是這一活動(dòng)缺乏上述的“邏輯內(nèi)涵”。這就是說，活動(dòng)的組織者在明了活動(dòng)目的的同時(shí)，要對(duì)該活動(dòng)進(jìn)行充分、合理的解釋，所舉辦的活動(dòng)要緊緊扣住既定
目標(biāo)。要合理安排各個(gè)活動(dòng)組成部分的前后順序，也要注重選取適當(dāng)?shù)男问?。有些單位團(tuán)組織在新世紀(jì)來臨之際開展了“世紀(jì)婚典”活動(dòng)。有些比較成功，更多的是平淡無味。失敗的主要原因是活動(dòng)的組織者思路較為簡(jiǎn)單，“就婚典搞婚典”，沒有內(nèi)涵。團(tuán)員青年要問，迎接新世紀(jì)有很多形式，婚典與其有什么必然聯(lián)系?參加婚典的團(tuán)員青年要問，這樣的婚禮對(duì)我
們究竟有什么意義?這些問題如果活動(dòng)的組織者沒有想清楚，并且通過合理的形式表現(xiàn)出來，就無法指望活動(dòng)會(huì)取得成功。
(4)不要讓活動(dòng)設(shè)計(jì)失于粗簡(jiǎn)。在實(shí)際操作過程中我們發(fā)現(xiàn)，越是嚴(yán)密的活動(dòng)設(shè)計(jì)，對(duì)活動(dòng)的開展越是有幫助?；顒?dòng)的設(shè)計(jì)應(yīng)該是一個(gè)充分想象、小心求證的過程。對(duì)于任何一個(gè)環(huán)節(jié)，活動(dòng)的組織者都應(yīng)再三思考，尋找它的漏洞或者其他可能出現(xiàn)的情況。比如在工作中我們經(jīng)常會(huì)遇到頒獎(jiǎng)典禮，其中領(lǐng)導(dǎo)為榮譽(yù)獲得者頒獎(jiǎng)是活動(dòng)的高潮。然而在許多頒獎(jiǎng)典禮中，總會(huì)出現(xiàn)問題。頒獎(jiǎng)確實(shí)是一個(gè)看似簡(jiǎn)單，其實(shí)變數(shù)較多的一個(gè)環(huán)節(jié)。例如，出席會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)數(shù)始終定不下米，榮譽(yù)獲得者突然有事不能參加活動(dòng)，禮儀人員送錯(cuò)了(或者是領(lǐng)導(dǎo)拿錯(cuò)了)獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)品等等，都有可能發(fā)生。這就需要活動(dòng)的組織者仔細(xì)思考采取最安全、最簡(jiǎn)單的方法防止錯(cuò)誤的發(fā)生，也要考慮各種應(yīng)變方案及方案時(shí)應(yīng)對(duì)場(chǎng)上的突發(fā)情況。所以，在活動(dòng)設(shè)計(jì)中必須要從嚴(yán)過細(xì)，開拓思路，清晰具體，多做預(yù)案。
●活動(dòng)設(shè)計(jì)涉及的具體問題
(1)怎樣開始活動(dòng)設(shè)計(jì)。一般而言，首先需要準(zhǔn)備一份簡(jiǎn)要的設(shè)計(jì)思路報(bào)告，簡(jiǎn)要闡明活動(dòng)的意義、主要形式、初步實(shí)施步驟等，交有關(guān)負(fù)責(zé)人審閱。經(jīng)討論通過后，可以開始進(jìn)行詳盡的設(shè)計(jì)。在詳盡設(shè)計(jì)前，一要再次提醒自己要明確活動(dòng)目的和目標(biāo)；二要進(jìn)一步思考活動(dòng)形式和活動(dòng)目標(biāo)之間的邏輯內(nèi)涵；三要進(jìn)行各有關(guān)部分的大略思考并做記錄，以備在形成文字時(shí)進(jìn)一步細(xì)化。活動(dòng)方案設(shè)計(jì)一般由這樣幾個(gè)部分構(gòu)成：活動(dòng)宗旨(指導(dǎo)思想)，時(shí)間地點(diǎn)，實(shí)施步驟，人員分工，經(jīng)費(fèi)預(yù)算等。在具體寫法上，實(shí)施步驟、人員分工、經(jīng)費(fèi)預(yù)算等可以穿插在一起，只要思路清晰、結(jié)構(gòu)清楚即可。在具體方案中，務(wù)必要體現(xiàn)時(shí)問進(jìn)度安排，并嚴(yán)格按照時(shí)間進(jìn)度開展活動(dòng)。建議采用樹形結(jié)構(gòu)框圖對(duì)總體思路進(jìn)行梳理，然后就各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)化。
(2)怎樣闡明活動(dòng)宗旨。活動(dòng)宗旨要簡(jiǎn)潔明了，說明活動(dòng)目的以及該活動(dòng)的邏輯內(nèi)涵。活動(dòng)宗旨例如：“中共‘一大’會(huì)址的擴(kuò)建工程將于6月中旬啟動(dòng)?！淮蟆瘯?huì)址是中國(guó)共產(chǎn)黨的誕生地，是上海人民優(yōu)秀革命傳統(tǒng)的標(biāo)志和驕傲?！淮蟆瘯?huì)址也一直是上海青少年‘兩史一情’教育的重要基地，她的擴(kuò)建，是進(jìn)一步在上海廣大團(tuán)員青年中開展這一教育的良好契機(jī)。動(dòng)員各級(jí)共青團(tuán)組織以各種形式積極參與、支持這項(xiàng)工程，是紀(jì)念‘七一’，表達(dá)上海廣大團(tuán)員青年牢記革命歷史，繼承革命傳統(tǒng)，昂首邁向新世紀(jì)的有效形式；是深化‘雙優(yōu)’活動(dòng)的有形載體；是展現(xiàn)在改革開放20年中成長(zhǎng)起來的上海青年高度的政治熱情和理想信念的一次積極行動(dòng)。”
(3)怎樣安排人員分工。人員是活動(dòng)開展的重要推動(dòng)力量。合理的人員分工是活動(dòng)組織者協(xié)調(diào)、統(tǒng)籌能力的反映。在開展活動(dòng)時(shí)，人員宜精不宜多，宜發(fā)揮各人的特點(diǎn)揚(yáng)長(zhǎng)避短。在一個(gè)活動(dòng)中往往會(huì)有這樣幾種人員分工：一是項(xiàng)目總體負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)承上啟下地全面安排各項(xiàng)工作，隨時(shí)修正活動(dòng)推進(jìn)過程，推動(dòng)活動(dòng)的開展。二是新聞宣傳負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)活動(dòng)的新聞宣傳報(bào)道，擴(kuò)大輿論影響，增強(qiáng)活動(dòng)的邊際效應(yīng)。在有大量文字工作的活動(dòng)中，可以成立新聞宣傳組，全面負(fù)責(zé)文字、宣傳工作。三是會(huì)務(wù)、保障工作負(fù)責(zé)人。其他的人員分工按照活動(dòng)的具體要求確定。還可以根據(jù)時(shí)間上的統(tǒng)籌安排，使一人身兼數(shù)職?？傊?，人員的安排必須人盡其責(zé)。在一些活動(dòng)的設(shè)計(jì)中，往往存在人員分工不盡合理的地方，這會(huì)使責(zé)任不清、分工不明，造成活動(dòng)推進(jìn)過程的混亂，甚至?xí)?dǎo)致互相埋怨或扯皮。人員分工的不明確，實(shí)際上也是活動(dòng)沒計(jì)總體思路不清的表現(xiàn)。在開展活動(dòng)時(shí)，還應(yīng)當(dāng)充分借助“外腦”、“外力”，整合社會(huì)資源為活動(dòng)服務(wù)。在涉及文藝演出的活動(dòng)中，專業(yè)人員(如導(dǎo)演、舞美等)的介人不僅提高了活動(dòng)的質(zhì)量，并且他們的專業(yè)素養(yǎng)可以使籌備時(shí)間縮短并且減少漏洞。在群眾性較強(qiáng)、影響較大、持續(xù)時(shí)間較長(zhǎng)的活動(dòng)中，志愿者的參與不僅是活動(dòng)成功的重要保證，而且使活動(dòng)成本大大降低。
(4)怎樣籌集活動(dòng)經(jīng)費(fèi)。大多數(shù)的活動(dòng)會(huì)有經(jīng)費(fèi)發(fā)生，活動(dòng)設(shè)計(jì)方案中也應(yīng)當(dāng)闡明經(jīng)費(fèi)怎樣落實(shí)。傳統(tǒng)的方式一般是向黨政部門提出專項(xiàng)申請(qǐng)。這需要形成單獨(dú)的申請(qǐng)報(bào)告，活動(dòng)方案可以作為附件報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審閱。申請(qǐng)報(bào)告要基本準(zhǔn)確反映活動(dòng)所需經(jīng)費(fèi)，同時(shí)要求文風(fēng)簡(jiǎn)潔明了。在共青團(tuán)工作社會(huì)化發(fā)展趨勢(shì)不斷增強(qiáng)的今天，團(tuán)組織面向社會(huì)籌集活動(dòng)經(jīng)費(fèi)也正逐漸成為活動(dòng)資金的重要來源之一。有些活動(dòng)社會(huì)化較強(qiáng)，可以通過社會(huì)有關(guān)渠道獲得經(jīng)費(fèi)支持。向社會(huì)籌資要注意幾個(gè)方面：一是這一活動(dòng)應(yīng)該是共青團(tuán)所獨(dú)有的項(xiàng)目，或者共青團(tuán)在這一項(xiàng)目上占有較大優(yōu)勢(shì)。二是面向社會(huì)籌資要注意擺正位置，此時(shí)的活動(dòng)項(xiàng)目或多或少已經(jīng)具有商品的特點(diǎn)，要注意給予出資方在輿淪宣傳等方面的回報(bào)。三是正因?yàn)槠渚哂械纳唐诽攸c(diǎn)，出資方可能會(huì)關(guān)注每一個(gè)活動(dòng)細(xì)節(jié)、關(guān)注每一筆投人的回報(bào)率，因此我們應(yīng)提供盡町能詳盡的活動(dòng)方案，讓出資方了解他們的每一筆投人的去向。一般來講，我們反對(duì)向團(tuán)員青年攤派籌集活動(dòng)經(jīng)費(fèi)的做法。
(5)怎樣開展宣傳工作。我們開展活動(dòng)的目的就是需要更多的人參與、了解、支持共青團(tuán)工作，因此，必須做好輿論宣傳丁作。在信息技術(shù)和傳媒日趨強(qiáng)大的今天，人的注意力成為極為珍貴的資源。在每天浩如煙海的各種信息里，哪一種信息更能被人們接受，這就意味著這種信息將會(huì)具有真正的價(jià)值。所以，第一，要注重宣傳角度的選擇，盡量使其不落俗
套?；顒?dòng)設(shè)計(jì)的質(zhì)量本身往往已經(jīng)較大程度地決定了該活動(dòng)的新聞價(jià)值，但在同等條件下，尋找宣傳角度是否到位決定了此次宣傳工作的質(zhì)量。比如曾經(jīng)在社會(huì)上引起廣泛反響的“吃苦夏令營(yíng)”在設(shè)計(jì)之初并不是這個(gè)名稱，而是“上海青少年貧困地區(qū)考察活動(dòng)”。在具體實(shí)施過程中，活動(dòng)設(shè)計(jì)者抓住了該活動(dòng)的實(shí)質(zhì)精神，在新聞宣傳稿中突出了“吃苦”兩個(gè)字，立刻吸引了人們的“眼球”，活動(dòng)取得了很大成功。此后，這一活動(dòng)就正式定名為“吃苦夏令營(yíng)”。第二，要去粗取精，要主動(dòng)為新聞界提供經(jīng)過整理的新聞素材。在保證真實(shí)性的前提下要盡量提供經(jīng)過整理的素材，如新聞統(tǒng)發(fā)稿等。這將提高新聞?dòng)浾叩墓ぷ餍剩瑫r(shí)明確宣傳口徑。新聞單位的工作節(jié)奏很快，如果不提供有關(guān)素材，完全靠記者自己采寫，則一是影響工作效率，二是可能表達(dá)的主題思想和我們的想法不完全相同。另外，經(jīng)過整理的素材畢竟更加集中。在98世界中學(xué)生運(yùn)動(dòng)會(huì)期間，為宣傳好為運(yùn)動(dòng)會(huì)服務(wù)的志愿者的精神風(fēng)采，我們成立了新聞采寫小組，每天到各個(gè)志愿者工作崗位搜集事跡材料，并訪問參賽的外國(guó)運(yùn)動(dòng)員和教練員，傾聽他們對(duì)志愿者工作的反響，經(jīng)過整理后形成簡(jiǎn)報(bào)送主新聞中心向來自各地的記者提供最新的志愿者的放事。這就是運(yùn)動(dòng)會(huì)前后志愿者工作消息不斷見于報(bào)端和熒屏的重要原因。第三，新聞宣傳要根據(jù)活動(dòng)的主要進(jìn)程，有設(shè)計(jì)、有安排。比如，由誰負(fù)責(zé)，何時(shí)發(fā)送新聞統(tǒng)發(fā)稿，何時(shí)安排人物專訪，何時(shí)組織電視專題片等等?？傊?，需要有一個(gè)宣傳計(jì)劃。第四，在一些大型的活動(dòng)中，應(yīng)當(dāng)注意輿論宣傳不僅是指新聞報(bào)道，宣傳海報(bào)、活動(dòng)標(biāo)識(shí)設(shè)計(jì)、圖片冊(cè)、音樂等平面或無形的載體也是宣傳的組成部分。要讓宣傳工作形成立體化、多層次、有實(shí)效的工作格局。
(6)怎樣聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)。在社會(huì)各系統(tǒng)相互協(xié)作、相互聯(lián)系越來越頻繁和緊密的情況下，活動(dòng)中與其他單位協(xié)作以及邀請(qǐng)方方面面人員參與的情況在逐步增加。邀請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)和重要人物參加活動(dòng)以及與其他單位共同舉辦某一活動(dòng)是團(tuán)干部經(jīng)常遇到的情況。邀請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)出席，要把握兩個(gè)方面：一要鄭重邀請(qǐng)，不應(yīng)唐突。請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)參加要說明理曲，呈上請(qǐng)柬，正確表述導(dǎo)何時(shí)到達(dá)、做些什么；要提供活動(dòng)背景資料，以便領(lǐng)導(dǎo)了解情況和準(zhǔn)備講話內(nèi)容，避免草率行事，以免引起工作和協(xié)調(diào)上的混亂。二要認(rèn)真接待，考慮周全。要考慮領(lǐng)導(dǎo)到達(dá)、出場(chǎng)、退場(chǎng)等時(shí)間段的安排，包括行進(jìn)路線、主席臺(tái)位置安排等，這些問題可以參考本書“如何組織會(huì)議”等章節(jié)。至于工作協(xié)調(diào)，不僅需要熱情、靈活等個(gè)人素質(zhì)，更重要的是活動(dòng)實(shí)施班子對(duì)所需協(xié)調(diào)事務(wù)的把握和明確，避免與其他單位一事一協(xié)調(diào)，或者同一事項(xiàng)協(xié)調(diào)過多，或者協(xié)調(diào)一致之后推翻再協(xié)調(diào)。各單位應(yīng)盡可能提高協(xié)調(diào)工作的效率，這是推進(jìn)活動(dòng)順利開展的保證之十。協(xié)調(diào)工作最終落實(shí)到個(gè)人，因此，作為協(xié)調(diào)工作的承辦人要清晰考慮所需協(xié)調(diào)的事務(wù)，并和領(lǐng)導(dǎo)等取得一致。所有的聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)工作，應(yīng)該在活動(dòng)設(shè)計(jì)時(shí)即有預(yù)案，因此，這也是活動(dòng)設(shè)計(jì)的一個(gè)組成部分。在活動(dòng)設(shè)計(jì)提交討論時(shí)如發(fā)現(xiàn)聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)工作中有些內(nèi)容不可行的話，則需要調(diào)整和修改。
(7)萬無一失、防止意外。對(duì)于活動(dòng)來講，可變因素是非常多的，尤其是有舞臺(tái)演出的活動(dòng)或者人數(shù)眾多的大型活動(dòng)，以及戶外活動(dòng)。例如，邀請(qǐng)演員參加演出，可是時(shí)間已到演員卻遲遲未到，此時(shí)的變通方法是讓后面的節(jié)目先上，待演員到達(dá)時(shí)插入；如果邀請(qǐng)的演員一直不到或者后面的安排不可變，則刪除這一節(jié)目。這需要組織者當(dāng)機(jī)立斷。例如，戶外活
動(dòng)面臨下雨的可能，在活動(dòng)不可延期的情況下，一是要為重要來賓準(zhǔn)備雨具，如有舞臺(tái)演出則要搭建頂棚，保證演出正常進(jìn)行；二是盡量縮短活動(dòng)時(shí)間，減少場(chǎng)面混亂的機(jī)會(huì)；三是做好思想動(dòng)員和溝通，在活動(dòng)正式開始之前和大家做好溝通。又例如，有些活動(dòng)在一開始就出現(xiàn)話筒無聲等問題，這必然和組織者事先未進(jìn)行有關(guān)測(cè)試存在很大關(guān)系；有的室內(nèi)活動(dòng)在參加人員進(jìn)場(chǎng)后發(fā)現(xiàn)人數(shù)超出了原先估計(jì)，導(dǎo)致沒有座位和場(chǎng)面混亂，這就需要組織者在活動(dòng)開始前就準(zhǔn)確計(jì)算座位數(shù)量，同時(shí)對(duì)可能出現(xiàn)的超人數(shù)情況進(jìn)行相關(guān)的準(zhǔn)備。所以，活動(dòng)沒計(jì)應(yīng)當(dāng)具有開放的思路，同時(shí)也要有對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的防范設(shè)計(jì)。有些極端情況發(fā)生的可能性很小，這就不必體現(xiàn)在活動(dòng)設(shè)計(jì)中，但作為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或設(shè)計(jì)人應(yīng)有思想準(zhǔn)備。
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