編按：哈嘍，大家好！產(chǎn)品還有多少天過期？合同還有多久到期？距離高考還有多少天？關(guān)于這些何時(shí)到期的自動(dòng)提醒，我們可以使用excel中的到期提醒功能實(shí)現(xiàn)。今天將給大家提供5種制作到期提醒的方法，第一種最簡(jiǎn)單，最后一種最人性化并且能實(shí)現(xiàn)篩選控制。
在平時(shí)的工作應(yīng)用中，我們都喜歡用Excel表格來記錄整理數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)里會(huì)包含到期時(shí)間，比如訂單到期日期、合同到期日期、產(chǎn)品到期日期等。
對(duì)于這類數(shù)據(jù)，我們希望能夠有一個(gè)到期提醒功能來幫助我們管理數(shù)據(jù)，這也是很多讀者經(jīng)常提到的一類問題。
如何在Excel里實(shí)現(xiàn)這么一個(gè)日期到期提醒功能，就是我們今天要討論的話題，由淺入深分為五層境界，以下用一個(gè)藥品的有效期數(shù)據(jù)為例，下面和大家一層一層來了解，原始數(shù)據(jù)如圖所示。
第一層境界：備注列計(jì)算到期天數(shù)
這個(gè)方法是最簡(jiǎn)單最初級(jí)的，只需要用到一個(gè)函數(shù)TODAY，該函數(shù)不需要參數(shù)，可以直接返回當(dāng)前的系統(tǒng)日期，用到期日期-當(dāng)前日期即可得到還有多少天到期，公式為：=D4-TODAY()
注意兩點(diǎn)：
1.如果輸入公式后顯示不正確，可以將單元格格式修改為常規(guī)；
2.因?yàn)槭褂昧?span style="margin-top: 0px;margin-bottom: 0px;padding: 0px;">TODAY()函數(shù)，所以每天打開表格時(shí)備注欄的數(shù)字都是會(huì)發(fā)生變化的，表示距到期日還有多少天，如果是負(fù)數(shù)說明已經(jīng)過期了。
第二層境界：更加人性化的備注信息
這一次需要用到TEXT來實(shí)現(xiàn)我們想要的效果，對(duì)負(fù)數(shù)統(tǒng)一顯示為“已過期”，對(duì)正數(shù)顯示為“還有多少天到期”，公式為：=TEXT(D4-TODAY(),"還有0天到期;已過期;;")
只是利用了TEXT函數(shù)對(duì)第一層得到的天數(shù)做了一些處理，關(guān)于TEXT函數(shù)的用法，可以參閱以往的相關(guān)教程《996和955到底差了多少小時(shí)，你會(huì)算嗎？》。
第三層境界：只顯示需要關(guān)注的信息
備注欄如果顯示全部的結(jié)果，其實(shí)并不能突出需要關(guān)注的重點(diǎn)數(shù)據(jù)，假如只對(duì)未來30天以內(nèi)到期的數(shù)據(jù)做提示，超過30天的不顯示任何內(nèi)容，這樣的結(jié)果看起來會(huì)更加直觀，此時(shí)讓IF出馬更為合適，公式進(jìn)一步優(yōu)化為：=IF(D4-TODAY()<31,TEXT(D4-TODAY(),"還有0天到期;已過期;;"),"")
使用公式也就只能做到這個(gè)程度了，如果還要提升境界，就必須條件格式登場(chǎng)。
第四層境界：條件格式控制顯示效果
這一次要實(shí)現(xiàn)的效果是讓30天內(nèi)到期的數(shù)據(jù)整行顯示黃色，已過期的整行顯示紅色，這個(gè)要求涉及到兩條規(guī)則，設(shè)置步驟如下。
首先選中數(shù)據(jù)區(qū)域，再打開條件格式中的新建規(guī)則，選擇使用公式確定要設(shè)置格式的單元格，公式輸入=$D4<today()，然后設(shè)置格式，完成后一直點(diǎn)確定退出，就能看到效果了，操作步驟看動(dòng)畫演示。
操作要點(diǎn)：只選擇需要應(yīng)用條件格式的區(qū)域，也就是從第4行開始選。
重復(fù)這個(gè)過程，再次設(shè)置條件格式，區(qū)別就是公式變成=$D4-TODAY()<31，再看一次動(dòng)畫演示。
操作要點(diǎn)：設(shè)置完成后在條件格式的管理規(guī)則中調(diào)整一下兩條規(guī)則的順序。
公式中的<31也可以改成<=30，這個(gè)很好理解。
如果還需要對(duì)60天內(nèi)到期的數(shù)據(jù)做提醒，對(duì)應(yīng)增加規(guī)則就可以了。
比這個(gè)效果更高級(jí)的那就是增加了按鈕來控制到期提醒，這就要用到控件了。學(xué)習(xí)更多技巧，請(qǐng)收藏關(guān)注部落窩教育excel圖文教程。
第五層境界：利用按鈕控制到期提醒
該設(shè)置分為兩部分操作，控件按鈕的添加和條件格式的設(shè)置，先來看看控件怎么用。
添加控件不是很難，選擇選項(xiàng)按鈕后在表格里拖動(dòng)一個(gè)矩形框就可以完成添加。
添加后修改說明文字，再根據(jù)自己的需要復(fù)制幾個(gè)選項(xiàng)按鈕，做成這種效果。
在其中一個(gè)控件上面點(diǎn)右鍵，設(shè)置控件格式，然后選擇表格空白區(qū)域的一個(gè)單元格。
完整的操作看動(dòng)畫演示。
這一步的原理就是利用控件在單元格得到對(duì)應(yīng)選項(xiàng)的數(shù)字，為下一步的設(shè)置提供一個(gè)條件。
接下來設(shè)置條件格式，過程和第四部分的一樣，只是公式有所不同，因?yàn)檫@里有三個(gè)選項(xiàng)，所以需要設(shè)置三次規(guī)則，公式分別為：
規(guī)則1：=AND($K$2=1,$D4<TODAY())
規(guī)則2：=AND($K$2=2,$D4-30<TODAY(),$D4>=TODAY())
規(guī)則3：=AND($K$2=3,$D4-60<TODAY(),$D4-30>=TODAY())
如果還需要設(shè)置更多選項(xiàng)，按照對(duì)應(yīng)的條件修改公式添加即可。
最終效果如圖所示。
小結(jié)：任何看上去高大上的應(yīng)用都是從最基本的功能一點(diǎn)一點(diǎn)優(yōu)化出來的，而且需要各種功能相互配合才能實(shí)現(xiàn)，今天的例子，從最開始很簡(jiǎn)單的一個(gè)公式，到最后應(yīng)用了條件格式以及控件，就是最好的一個(gè)實(shí)證。
萬丈高樓平地起，跟著平臺(tái)的老師們好好學(xué)習(xí)基礎(chǔ)知識(shí)，總有一天你也可以利用Excel這個(gè)工具實(shí)現(xiàn)你的一切想法。
＊＊＊＊部落窩教育-excel到期時(shí)間提醒設(shè)置方法＊＊＊＊
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