在筆者12年管理咨詢生涯中,超過一半的企業(yè)咨詢項(xiàng)目與組織有關(guān)。企業(yè)之所以找咨詢公司做這方面咨詢,一定是在這些方面遇到了較大的問題。常見的狀況是:部門職責(zé)不清,互相推諉扯皮,互相掣肘,工作效率低下等等。所有這些問題的直接起源自然是與企業(yè)組織有關(guān)。
我們可以想想為什么會(huì)有組織?在人類早期社會(huì),沒有國(guó)家的概念,也沒有軍隊(duì),連“村”的概念也沒有。那時(shí)是氏族社會(huì),人類為了生存,群居在一起。隨著發(fā)展,開始有了一些分工。比如男人一起出去打獵,女人在部落里看孩子,做飯和簡(jiǎn)單的“衣服”。部落總得有人管事,就請(qǐng)德高望重的長(zhǎng)老來主持。社會(huì)再發(fā)展時(shí),隨著部落的增大,可能會(huì)與另外的部落發(fā)生爭(zhēng)斗,因此有了戰(zhàn)爭(zhēng),打仗有了俘虜就有了奴隸。進(jìn)入奴隸社會(huì)后,慢慢形成了“國(guó)”的概念,其實(shí)那時(shí)的“國(guó)”也就是一個(gè)地區(qū)而已。隨著“國(guó)土”的擴(kuò)張,很多部落集合在一起,原來一個(gè)“長(zhǎng)老”就管不了了。就要有“國(guó)王”,有一些“大臣”,分管軍隊(duì)、不同部落等。這時(shí),最初的“組織“就形成了??梢娊M織的起源是人類社會(huì)發(fā)展的必然產(chǎn)物。有人、有社會(huì)分工,就會(huì)產(chǎn)生“組織”。無論這個(gè)組織是“國(guó)”,還是“軍隊(duì)”,或是“工廠”。到了封建社會(huì)和資本主義社會(huì),“組織”的劃分越來越細(xì),越來越完善。細(xì)到一個(gè)企業(yè),甚至是一個(gè)家庭。既然形成了“組織”,與“組織”有關(guān)的理論也應(yīng)運(yùn)而生。
組織結(jié)構(gòu)是組織的全體成員為實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo),在管理工作中進(jìn)行分工協(xié)作,在職務(wù)范圍、責(zé)任、權(quán)利方面所形成的結(jié)構(gòu)體系。組織結(jié)構(gòu)是組織在職、責(zé)、權(quán)方面的動(dòng)態(tài)結(jié)構(gòu)體系,其本質(zhì)是為實(shí)現(xiàn)組織戰(zhàn)略目標(biāo)而采取的一種分工協(xié)作體系,組織結(jié)構(gòu)必須隨著組織的重大戰(zhàn)略調(diào)整而調(diào)整。
組織結(jié)構(gòu)一般分為職能結(jié)構(gòu)、層次結(jié)構(gòu)、部門結(jié)構(gòu)、職權(quán)結(jié)構(gòu)四個(gè)方面。
1、職能結(jié)構(gòu):是指實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)所需的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作以及比例和關(guān)系。其考量維度包括職能交叉、職能冗余、職能缺失、職能割裂、職能分散、職能分工過細(xì)、職能錯(cuò)位、職能弱化等方面。比如一個(gè)企業(yè)一般要有研發(fā)、銷售、生產(chǎn)、售后等職能。
2、層次結(jié)構(gòu):是指管理層次的構(gòu)成及管理者所管理的人數(shù)(縱向結(jié)構(gòu))。其考量維度包括管理人員分管職能的相似性、管理幅度、授權(quán)范圍、決策復(fù)雜性、指導(dǎo)與控制的工作量、下屬專業(yè)分工的相近性。比如一個(gè)企業(yè)一般要有董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、部門經(jīng)理、主管、員工等若干層次。
3、部門結(jié)構(gòu):是指各管理部門的構(gòu)成(橫向結(jié)構(gòu))。其考量維度主要是一些關(guān)鍵部門是否缺失或優(yōu)化。從組織總體型態(tài),各部門一、二級(jí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行分析。比如公司一級(jí)可能包括總裁辦、人力資源部、財(cái)務(wù)部、市場(chǎng)部、技術(shù)部、生產(chǎn)部等等;二級(jí)部門可能包括分公司、生產(chǎn)車間(若干)、售后服務(wù)部(若干)等等。
4、職權(quán)結(jié)構(gòu):是指各層次、各部門在權(quán)力和責(zé)任方面的分工及相互關(guān)系。主要考量部門、崗位之間權(quán)責(zé)關(guān)系是否對(duì)等。比如公司級(jí)管理者與部門級(jí)管理者之間職責(zé)與權(quán)力,以及他們之間等匯報(bào)關(guān)系等等。
組織結(jié)構(gòu)主要有幾種體制——直線職能制、事業(yè)部制、矩陣制
直線職能制,也叫生產(chǎn)區(qū)域制,或直線參謀制。它是在直線制和職能制的基礎(chǔ)上,取長(zhǎng)補(bǔ)短,吸取這兩種形式的優(yōu)點(diǎn)而建立起來的。我們絕大多數(shù)企業(yè)都采用這種組織結(jié)構(gòu)形式。這種組織結(jié)構(gòu)形式是把企業(yè)管理機(jī)構(gòu)和人員分為兩類,一類是直線領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)和人員,按命令統(tǒng)一原則對(duì)各級(jí)組織行使指揮權(quán);另一類是職能機(jī)構(gòu)和人員,按專業(yè)化原則,從事組織的各項(xiàng)職能管理工作。直線領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)和人員在自己的職責(zé)范圍內(nèi)有一定的決定權(quán)和對(duì)所屬下級(jí)的指揮權(quán),并對(duì)自己部門的工作負(fù)全部責(zé)任。而職能機(jī)構(gòu)和人員,則是直線指揮人員的參謀,不能對(duì)直接部門發(fā)號(hào)施令,只能進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
直線職能制的優(yōu)點(diǎn)是:既保證了企業(yè)管理體系的集中統(tǒng)一,又可以在各級(jí)行政負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下,充分發(fā)揮各專業(yè)管理機(jī)構(gòu)的作用。
其缺點(diǎn)是:職能部門之間的協(xié)作和配合性較差,職能部門的許多工作要直接向上層領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告請(qǐng)示才能處理,這一方面加重了上層領(lǐng)導(dǎo)的工作負(fù)擔(dān);另一方面也造成辦事效率低。為了克服這些缺點(diǎn),可以設(shè)立各種綜合委員會(huì),或建立各種會(huì)議制度,以協(xié)調(diào)各方面的工作,起到溝通作用,幫助高層領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策。
事業(yè)部制最早是由美國(guó)通用汽車公司總裁斯隆于1924年提出的,故有“斯隆模型”之稱,也叫“聯(lián)邦分權(quán)化”,是一種高度(層)集權(quán)下的分權(quán)管理體制。它適用于規(guī)模龐大,品種繁多,技術(shù)復(fù)雜的大型企業(yè),是國(guó)外較大的聯(lián)合公司所采用的一種組織形式,近幾年中國(guó)一些大型企業(yè)集團(tuán)或公司也引進(jìn)了這種組織結(jié)構(gòu)形式。事業(yè)部制是分級(jí)管理 、分級(jí)核算、自負(fù)盈虧的一種形式,即一個(gè)公司按地區(qū)或按產(chǎn)品類別分成若干個(gè)事業(yè)部,從產(chǎn)品的設(shè)計(jì),原料采購(gòu),成本核算,產(chǎn)品制造,一直到產(chǎn)品銷售,均由事業(yè)部及所屬工廠負(fù)責(zé),實(shí)行單獨(dú)核算,獨(dú)立經(jīng)營(yíng),公司總部只保留人事決策,預(yù)算控制和監(jiān)督大權(quán),并通過利潤(rùn)等指標(biāo)對(duì)事業(yè)部進(jìn)行控制。也有的事業(yè)部只負(fù)責(zé)指揮和組織生產(chǎn),不負(fù)責(zé)采購(gòu)和銷售,實(shí)行生產(chǎn)和供銷分立,但這種事業(yè)部正在被產(chǎn)品事業(yè)部所取代。還有的事業(yè)部則按區(qū)域來劃分。
在組織結(jié)構(gòu)上,把既有按職能劃分的垂直領(lǐng)導(dǎo)系統(tǒng),又有按產(chǎn)品(項(xiàng)目)劃分的橫向領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的結(jié)構(gòu),稱為矩陣組織結(jié)構(gòu)。
矩陣制組織是為了改進(jìn)直線職能制橫向聯(lián)系差,缺乏彈性的缺點(diǎn)而形成的一種組織形式。它的特點(diǎn)表現(xiàn)在圍繞某項(xiàng)專門任務(wù)成立跨職能部門的專門機(jī)構(gòu)上,例如組成一個(gè)專門的產(chǎn)品(項(xiàng)目)小組去從事新產(chǎn)品開發(fā)工作,在研究、設(shè)計(jì)、試驗(yàn)、制造各個(gè)不同階段,由有關(guān)部門派人參加,力圖做到條塊結(jié)合,以協(xié)調(diào)有關(guān)部門的活動(dòng),保證任務(wù)的完成。
矩陣結(jié)構(gòu)的優(yōu)點(diǎn)是:機(jī)動(dòng)、靈活,可隨項(xiàng)目的開發(fā)與結(jié)束進(jìn)行組織或解散;由于這種結(jié)構(gòu)是根據(jù)項(xiàng)目組織的, 任務(wù)清楚,目的明確,各方面有專長(zhǎng)的人都是有備而來。因此在新的工作小組里,能溝通、融合,能把自己的工作同整體工作聯(lián)系在一起,為攻克難關(guān),解決問題而 獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策,由于從各方面抽調(diào)來的人員有信任感、榮譽(yù)感,使他們?cè)黾恿素?zé)任感,激發(fā)了工作熱情,促進(jìn)了項(xiàng)目的實(shí)現(xiàn);它還加強(qiáng)了不同部門之間的配合和信息交流,克服了直線職能結(jié)構(gòu)中各部門互相脫節(jié)的現(xiàn)象。
矩陣結(jié)構(gòu)的缺點(diǎn)是:項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的責(zé)任大于權(quán)力,因?yàn)閰⒓禹?xiàng)目的人員都來自不同部門,隸屬關(guān)系仍在原單位,只是為"會(huì)戰(zhàn)"而來,所以項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)他們管理困難,沒有足夠的激勵(lì)手段與懲治手段,這種人員上的雙重管理是矩陣結(jié)構(gòu)的先 天缺陷;由于項(xiàng)目組成人員來自各個(gè)職能部門,當(dāng)任務(wù)完成以后,仍要回原單位,因而容易產(chǎn)生臨時(shí)觀念,對(duì)工作有一定影響。矩陣結(jié)構(gòu)適用于一些重大攻關(guān)項(xiàng)目。企業(yè)可用來完成涉及面廣的、臨時(shí)性的、復(fù)雜的重大工程項(xiàng)目或管理改革任務(wù)。特別適用于以開發(fā)與實(shí)驗(yàn)為主的單位,例如科學(xué)研究,尤其是應(yīng)用性研究單位等。
除了上述三種組織形式,組織形式的發(fā)展還有一些新趨勢(shì)。
企業(yè)組織結(jié)構(gòu)發(fā)展呈現(xiàn)出新的趨勢(shì),其特點(diǎn)是:
1、重心兩極化;
2、外形扁平化;
3、運(yùn)作柔性化;
4、結(jié)構(gòu)動(dòng)態(tài)化。
團(tuán)隊(duì)組織、動(dòng)態(tài)聯(lián)盟、虛擬企業(yè)等新型的組織結(jié)構(gòu)形式相繼涌現(xiàn),具體來說,具有這些特點(diǎn)的新型組織結(jié)構(gòu)形態(tài)有:
第一,橫向型組織。橫向型的組織結(jié)構(gòu),弱化了縱向的層級(jí),打破刻板的部門邊界,注重橫向的合作與協(xié)調(diào)。其特點(diǎn)是:
1、組織結(jié)構(gòu)是圍繞工作流程而不是圍繞部門職能建立起來的,傳統(tǒng)的部門界限被打破;
2、減少了縱向的組織層級(jí),使組織 結(jié)構(gòu)扁平化;
3、管理者更多的是授權(quán)給較低層次的員工,重視運(yùn)用自我管理的團(tuán)隊(duì)形式;
4、體現(xiàn)顧客和市場(chǎng)導(dǎo)向,圍繞顧客和市場(chǎng)的需求,組織工作流程,建立相應(yīng)的橫向聯(lián)系。
第二,無邊界組織。這種組織結(jié)構(gòu)尋求的是削減命令鏈,成員的等級(jí)秩序降到最低點(diǎn),擁有無限的控制跨度,取消各種職能部門,取而代之的是授權(quán)的工作團(tuán)隊(duì)。無邊界的概念,是指打破企業(yè)內(nèi)部和外部邊界:打破企業(yè)內(nèi)部邊界,主要是在企業(yè)內(nèi)部形成多功能團(tuán)隊(duì),代替?zhèn)鹘y(tǒng)上割裂開來的職能部門;打破企業(yè)外部邊界,則是與外部的供應(yīng)商、客戶包括競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手進(jìn)行戰(zhàn)略合作,建立合作聯(lián)盟。
第三,組織的網(wǎng)絡(luò)化和虛擬化。無邊界組織和虛擬組織是組織網(wǎng)絡(luò)化和虛擬化的具體形式,組織的虛擬化,既可以是虛擬經(jīng)營(yíng),也可以是虛擬的辦公空間。目前很多互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)大多采用這種模式。
這些就是關(guān)于組織的一些基本概念與方法。企業(yè)組織看似很復(fù)雜,可萬變不離其宗。我們還是可以從“組織為什么”來梳理。前面說了:有人,有社會(huì)分工,就會(huì)有組織。首先組織躲不過去,必須存在??墒且挥薪M織,就有了矛盾。就像《集團(tuán)企業(yè)為什么容易失控》一文所說,企業(yè)管控有一對(duì)矛盾——效率與控制。想要效率,就要減少控制;不控制就亂,一控制效率就打折扣?!敖M織”也有這種意思:企業(yè)必須有組織,有了組織又有很多煩惱,部門之間開始扯皮。怎么辦?還是先回到“組織”的指導(dǎo)思想。你的企業(yè)戰(zhàn)略是什么?企業(yè)處于什么階段?這些對(duì)組織的需求都不同。初創(chuàng)企業(yè)肯定是直線職能制,部門簡(jiǎn)化,清晰明了,講究效率;企業(yè)在成長(zhǎng)期或者轉(zhuǎn)型期,一個(gè)老板管不來了,必然要適度分權(quán),要把不同業(yè)務(wù)分別以某種相對(duì)獨(dú)立的組織形式來運(yùn)作;企業(yè)轉(zhuǎn)型期新業(yè)務(wù)也要以獨(dú)立都部門運(yùn)作,這就需要“事業(yè)部制”。企業(yè)再發(fā)展大了,業(yè)務(wù)愈加復(fù)雜,業(yè)務(wù)呈現(xiàn)多元化趨勢(shì)。一方面并行的多元化業(yè)務(wù)要橫向管理,另一方面在專業(yè)上需要縱向管理。此時(shí)“矩陣式管理”呼之欲出。這種組織管理對(duì)企業(yè)管理水平要求極高,從指揮權(quán)上,各業(yè)務(wù)都有直線的命令鏈。而各專業(yè)部門又對(duì)各業(yè)務(wù)單元有虛線管理權(quán)。這對(duì)習(xí)慣聽命于一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)的部門管理者和員工來說有相當(dāng)大的考驗(yàn)。這是一種集權(quán)與分權(quán)有機(jī)結(jié)合的組織形態(tài)。對(duì)部門管理者和員工要求有極高的個(gè)人素質(zhì)。所以,采用何種組織形式,一定要依據(jù)企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略與發(fā)展階段,找到最適合的形式才是最好的。比如,互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)就必須打破原有的各種組織形式,可能網(wǎng)狀組織形式是最佳的。此時(shí),各部門之間沒有隸屬關(guān)系與指揮關(guān)系,完全服從于工作目標(biāo)的需要。大家都能以企業(yè)目標(biāo)為準(zhǔn),自覺地、主動(dòng)地、協(xié)同地完成各自的工作,還要配合兄弟部門做好工作。這才是企業(yè)所要的。
“組織為什么”清楚了,一切服從于企業(yè)戰(zhàn)略,找到最佳的組織形式與相應(yīng)的方法?!敖M織是什么”與“組織怎么做”就比較容易了。在此只強(qiáng)調(diào)一點(diǎn):組織管理是有理論有方法的,但也不能被方法限制死了。制度是死的,人是活的。比如應(yīng)對(duì)“部門之間相互推諉”“相互扯皮”的狀況,在做必要的管理動(dòng)作后仍然無效的,還有很多辦法可以解決問題。最直接有效的做法就是部門重組。哪兩個(gè)部門扯皮最嚴(yán)重,就直接合并到一起,就不會(huì)再扯皮!有些人認(rèn)為一些“關(guān)鍵”部門永遠(yuǎn)不會(huì)動(dòng)。沒有那回事!部門存在的價(jià)值在于“為其他相關(guān)部門提供價(jià)值”。如果不明白這個(gè)道理,這個(gè)部門再“關(guān)鍵”也沒有價(jià)值,都可以被取代。其他“如何做”的事有很多管理書都在講,不多贅述。無非是根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略都需要,厘清應(yīng)該設(shè)立什么部門,部門職責(zé)是什么,負(fù)責(zé)人匯報(bào)關(guān)系?部門之間的管理與配合關(guān)系;崗位如何設(shè)立?崗位職責(zé)是什么?崗位的匯報(bào)關(guān)系等。這些東西一方面要梳理得清晰,另一方面也不能太機(jī)械地“死守”。我們知道,部門與崗位職責(zé)定得再清,也不可能萬無一失。何況實(shí)際工作中市場(chǎng)千變?nèi)f化,企業(yè)業(yè)務(wù)也將隨之變化。所以,對(duì)待組織管理,并不是死抱著“條條框框”,死磕那些“職責(zé)”。而更多地要靠員工對(duì)企業(yè)文化的認(rèn)同,在共同價(jià)值觀的指導(dǎo)下,發(fā)揮主觀能動(dòng)性,積極、靈活地履行職責(zé)。只有這樣,才能使企業(yè)順利地發(fā)展下去。
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