其實以上種種問題，究其根本仍在于分工不明、職責(zé)不清。
尤其目前的企業(yè)用人現(xiàn)狀，每個人都兼職比較多，不但主管記不清楚，就算是作業(yè)者自己有時都無法將自己從事的工作和職責(zé)一一記住，并一個不漏的按要求完成。再加上有些比較自負(fù)的主管，今天讓張三管這個事，過幾天忘了有換成了李四，長此以往就成了你管我管最后誰都不管了。
一般大家通用的做法就是很認(rèn)真的寫崗位說明書。很詳細(xì)的寫代理人管理制度，很認(rèn)真的將數(shù)據(jù)收集整理。這些基礎(chǔ)工作是必要的，并且必須玻夾去做，但如何能靈活、有效的運用這些東西幫助你管理團(tuán)隊，協(xié)調(diào)組織部門的工作呢？
本人通過近 10 年的品保部和實驗室的管理經(jīng)歷，跌跌撞撞中摸索了一些小方法，希望在這里與大家分享和探討，不敢說對大家能有所增益，但可以為致力于品質(zhì)部和實驗室管理婦版友衛(wèi)提供一種嘗試的途徑和實施的參考。
（沒完沒了的流程、方案、職責(zé)、數(shù)理統(tǒng)計。。。）是必須要不折不扣的經(jīng)歷的，因為只有經(jīng)歷了這些自虐般的折騰后，你才會感悟到：不是你不夠努力，而是直完成令自身質(zhì)變的積累。
我們要做的是把這些東西聯(lián)系起來，這些單擺浮擱的元素，只有關(guān)聯(lián)在一起，發(fā)揮出大于本身的能量，很像是化學(xué)元素，不同的組合生成不同的物質(zhì)，接下來展示一下我對“化學(xué)元素的重排和管理”——
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1 ．通過縱列每一員工可以清楚的知道自己在部門內(nèi)所處的位置和所從事的工作項目．便于工作點檢和自查。
2 ．通過縱列部門主管對整個部門的工作一目了然，對每一位員工的工作量了然于胸，便于對照檢查和崗位調(diào)整。
3 ．通過橫行有利于每一位員工了解自在每項工作中所處的位置，和所能得到的支持，以及相互之間的代理關(guān)系。
4 ．通過橫行部門主管很方便的得知，同一崗位或工作項目上人員配里及相互代理的情況：遇突發(fā)緊急情況不至于匆忙安排，忙中出錯。
5 ．通過顏色狀態(tài)的標(biāo)識，每個人都很清楚自己的主要工作和代理支持工作，當(dāng)自己或其他人王在崗時，很明確的就能找到代理人或主動去代理工作，免去以往很多管理溝通上的麻煩，引導(dǎo)代理少、或被代理人有計劃的安排外出、休假。
6 ．其他相關(guān)單位能通過該表清楚知道每個人的工作職責(zé)和范圍，便于快速有效的交流溝通，特別是在工作主導(dǎo)人外出時，避免工作停頓。
7 ．作為主管，時時更新和梳理此表，有利于形成全局統(tǒng)籌的思考方式。并且這里是減員增效的思考基點。
8 ．整個系統(tǒng)是搭建在一張excel表中的，其中人員名單、各崗位職責(zé)作為支持性輔助文件，與崗位矩陣圖放在一起，這樣方便大家查詢使用，如果有相應(yīng)的工作調(diào)整、變動或人員檔案更新等情況，可以方便及時的進(jìn)行相應(yīng)更改。
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矩陣圖中每個崗位或者每項工作，都會有對應(yīng)的詳細(xì)解釋和說明．我們就將它放在矩陣圖旁邊，方面對照理解和執(zhí)行．如果出現(xiàn)工作內(nèi)容或方法方面的變動，管理者可以方便的進(jìn)行修訂和完善。
1 ．焦豈位矩陣管理系統(tǒng)最好在內(nèi)部網(wǎng)上共享使用，以便發(fā)揮其更大的效果，但同時要注意用工作表保護(hù)功能，防止他人無意中的改動操作。
2 ．對于崗位職責(zé)的編寫時，應(yīng)注意避免‘因人設(shè)崗’，有很多同事能力很強，身兼數(shù)職，例如經(jīng)理助理一職是比較明顯的臨時性的或可有可無的幕潦職能，但因每個單位不同，每個人員能力不同，會賦予這個職位差別巨大的工作內(nèi)容．
3 ．管理者應(yīng)關(guān)注矩陣圖中的橫行上的人員配置，避免同一橫行上出現(xiàn)‘獨生子’的情況。這種情況會給管理上帶來風(fēng)險，也不利于團(tuán)隊的技術(shù)傳承．
4 ．應(yīng)當(dāng)建立一個數(shù)據(jù)統(tǒng)計系統(tǒng)，來輔助崗位矩陣管理，讓所有的工作量有落腳點，并且這些數(shù)據(jù)統(tǒng)計應(yīng)當(dāng)讓工作實施者進(jìn)行搜集和更新，作為主管按時檢查數(shù)據(jù)更新狀況，適當(dāng)抽取數(shù)據(jù)進(jìn)行追溯核查。以便督促和提醒作業(yè)者按時完成，據(jù)統(tǒng)計系統(tǒng)如下例圖所示． *
5 ．系統(tǒng)需要經(jīng)常維護(hù)更新，鼓勵團(tuán)隊成員應(yīng)用此系統(tǒng)與管理者互動，促使系統(tǒng)的更新與維護(hù)，同時作為例行工作檢查會議的工具去使用，才不至于被束之高閣。
