隨著企業(yè)規(guī)模不斷的擴(kuò)大，信息化手段會隨之增多，在財務(wù)部門除了經(jīng)常使用的核算系統(tǒng)以外大型企業(yè)還會有合并報表系統(tǒng)、財務(wù)分析系統(tǒng)、預(yù)算系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)等等。
今天跟大家聊聊新型成本費用控制信息化——費控系統(tǒng)。
【系統(tǒng)描述】
費控系統(tǒng)是最近比較流行的成本費用管控系統(tǒng)，他是基于財務(wù)報銷環(huán)節(jié)進(jìn)行的相關(guān)一系列控制預(yù)警活動的系統(tǒng)。說的通俗一點就是財務(wù)報銷流程在費控系統(tǒng)中進(jìn)行。
有人會有疑問：是否有必要配備一套系統(tǒng)來幫助財務(wù)部審核報銷手續(xù)呢？
這里我通過以下三個方面來論證費控系統(tǒng)搭建的必要性與適用性。
【主要功能】
既然費控系統(tǒng)可以代替?zhèn)鹘y(tǒng)的財務(wù)報銷流程，就來說說系統(tǒng)所具備的一些功能（人工不具備的）：
（1）審批流程清晰。
在日常報銷工作中財務(wù)人員最深得體會的就是跟業(yè)務(wù)人員解釋了N多遍審批流程，大家居然還是不清楚報銷單都由誰來簽字以及簽字的順序，每次報銷業(yè)務(wù)人員都要打電話詢問報銷單找誰簽字，甚至出現(xiàn)不具備審批權(quán)限的管理人員在報銷單上簽字，弄的財務(wù)很是尷尬。費控系統(tǒng)在流程上就已經(jīng)根據(jù)企業(yè)審批流程和審批權(quán)限的要求進(jìn)行設(shè)置，當(dāng)報銷單據(jù)流轉(zhuǎn)時系統(tǒng)會提示下一步由誰來簽字，同時也避免了越權(quán)審批的情況，不僅提高了工作效率還避免了工作失誤。
（2）系統(tǒng)控制精準(zhǔn)化。
費控系統(tǒng)的最大亮點就是可以進(jìn)行費用額度控制，根據(jù)預(yù)算管控要求在費用系統(tǒng)中設(shè)置控制邏輯，當(dāng)業(yè)務(wù)人員提報費用報銷時系統(tǒng)會自動計算是否有預(yù)算額度、是否超進(jìn)度或費率使用等，提前制止報銷業(yè)務(wù)的發(fā)生。
更深入的舉個例子來說明系統(tǒng)的強(qiáng)大：營銷部市場推廣費年度預(yù)算120萬元，1-3月已經(jīng)報銷25萬元，4月5日報銷10萬元（單據(jù)在審批中），系統(tǒng)控制邏輯設(shè)置為按月控制，那么4月20日營銷部又提出支付10萬元推廣費，此時費控系統(tǒng)是如何運轉(zhuǎn)的。
根據(jù)系統(tǒng)控制邏輯可以得出截至4月底營銷部可以使用的推廣費預(yù)算為40萬元（120÷12×4），1-3月已經(jīng)結(jié)賬累計支出25萬元，截至3月底可用預(yù)算15萬元（40-25），4月5日有一筆在途審批單10萬元，截至4月5日可用預(yù)算5萬元（15-10），當(dāng)該部門4月20日再次提出10萬元申請時，系統(tǒng)會預(yù)警提示超預(yù)算5萬元（5-10），單據(jù)可能會被強(qiáng)制駁回或者進(jìn)行風(fēng)險提示。
試想這么龐大的運算邏輯通過人工操作基本是無法實現(xiàn)的，或者成本很高。
（3）輔助業(yè)務(wù)部門進(jìn)行分析。
業(yè)務(wù)部門同時可以利用費控系統(tǒng)查詢、分析自己部門內(nèi)各項費用預(yù)算使用情況，以及已執(zhí)行業(yè)務(wù)所發(fā)生的具體費用明細(xì)，幫助其分析各項業(yè)務(wù)的成本費用支出，有助于節(jié)約成本。費控系統(tǒng)還可以根據(jù)企業(yè)的個性化需求進(jìn)行定制升級，例如增加項目收入數(shù)據(jù)收集，可以完成某項目的投入產(chǎn)出比分析。
（4）報銷流程與核算流程一體化。
其實在費控系統(tǒng)中可以增加核算科目的錄入與資金結(jié)算功能集成，核算科目錄入是將每一筆報銷單據(jù)與一個或若干個會計科目做勾稽，通過報銷單據(jù)直接傳送至核算系統(tǒng)生成會計分錄。報銷業(yè)務(wù)一般會伴隨著資金支付，所以可以在費控系統(tǒng)中增加資金結(jié)算功能，選擇現(xiàn)金、轉(zhuǎn)賬、支票、在途等功能，將這些信息直接傳遞到核算系統(tǒng)，節(jié)省會計人員做會計分錄的時間、避免人為操作錄入差錯。
【適用企業(yè)】
根據(jù)經(jīng)驗，無論企業(yè)大小都可以使用費控系統(tǒng)，因為費控系統(tǒng)都可以起到管控作用，幫助企業(yè)節(jié)約成本。當(dāng)然大型企業(yè)可以選擇市場上比較成熟的費控系統(tǒng)并且進(jìn)行定制化開發(fā)，讓費控系統(tǒng)更深入到企業(yè)運營中。中小企業(yè)可以選擇市場上標(biāo)準(zhǔn)化費控系統(tǒng)，有的還可以在手機(jī)APP中操作，簡單便捷。
【利與弊】
上了系統(tǒng)不一定能夠發(fā)揮最大化價值，可能會出現(xiàn)性價比不高的情況。
利：
（1）流程清晰、審批嚴(yán)謹(jǐn)；
（2）精細(xì)化管控；
（3）輔助分析與決策；
（4）系統(tǒng)集成，無紙化辦公。
弊：
（1）設(shè)置、開發(fā)不完善導(dǎo)致操作人員抵觸；
（2）強(qiáng)調(diào)了管控的硬性，缺乏實際業(yè)務(wù)和政策的靈活性；
（3）系統(tǒng)利用不充分導(dǎo)致性價比低。
