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優(yōu)秀的會(huì)議紀(jì)要是職場(chǎng)必經(jīng)的磨刀石

在企業(yè)中怎么記好會(huì)議紀(jì)要是秘書(shū)頭疼的一件事情,因?yàn)樵诟邔娱_(kāi)會(huì)時(shí),都會(huì)配備秘書(shū)進(jìn)行會(huì)議記錄,也就是會(huì)議紀(jì)要,怎么記錄好每場(chǎng)會(huì)議紀(jì)要成了秘書(shū)或高層領(lǐng)導(dǎo)小組的憂(yōu)愁。部門(mén)不同,專(zhuān)業(yè)也就不同,秘書(shū)要在不同的領(lǐng)域里還能把會(huì)議紀(jì)要記好,難上加難。其實(shí)學(xué)會(huì)會(huì)議紀(jì)要的記錄思維方式,記好每場(chǎng)會(huì)議的紀(jì)要并不是什么難事。

1、首先要對(duì)會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人、主持人、會(huì)議類(lèi)型進(jìn)行給管理。建立會(huì)議日歷臺(tái)賬,便于自己管理。

2、會(huì)議時(shí)間確定,當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)要召開(kāi)會(huì)議時(shí),一般都會(huì)先通知秘書(shū),秘書(shū)就要把時(shí)間、和與會(huì)人要確定清楚,會(huì)議主題是什么,然后考量用多大的會(huì)議室,用什么資源,是否需要網(wǎng)絡(luò)電話(huà)接入,是否需要視頻接入。然后進(jìn)行會(huì)議通知,通知的話(huà)有很多方式,郵件、微信工作群、QQ工作群、電話(huà)通知等。一般郵件和微信適合比較固定的ST會(huì)議,電話(huà)通知一般適合緊急性高的會(huì)議。會(huì)議通知也要建立相關(guān)表格,讓被通知人一目了然。清晰的獲取會(huì)議信息。

3、會(huì)議通知之后,一定要在臨近會(huì)議的時(shí)候再進(jìn)行一次或多次會(huì)議提醒,擔(dān)心參會(huì)人因忙于工作而忘記參會(huì),那就尷尬了。會(huì)議紀(jì)要的話(huà)也是需要有一份完美的模板進(jìn)行記錄。

4、重點(diǎn)說(shuō)一下如何記錄會(huì)議紀(jì)要,在開(kāi)會(huì)中注意領(lǐng)導(dǎo)的總結(jié)性發(fā)言,一般均為后續(xù)行動(dòng)的行為目標(biāo),必須清晰的明確、在什么時(shí)候完成這件事、在什么地方開(kāi)展何事、開(kāi)展此事需要何種資源、開(kāi)展此事的目標(biāo)完成時(shí)間、此事要達(dá)成何種目標(biāo)、最后一點(diǎn)就是明確責(zé)任人是誰(shuí)。建議責(zé)任人指定一個(gè),大家記住和尚挑水的故事,一個(gè)和尚挑水吃,兩個(gè)和尚抬水吃,三個(gè)和尚無(wú)水吃。具體可參照5W2H記錄方法和SMART 原則。

例:張三完成生產(chǎn)任務(wù)。描述很簡(jiǎn)單,但是沒(méi)有重點(diǎn),沒(méi)有靈魂。

改進(jìn)后的描述:張三在組裝車(chē)間5月20日前完成生產(chǎn)手機(jī)背板X(qián)-666型號(hào)的50套任務(wù)。

5、最后就是對(duì)會(huì)議遺留問(wèn)題的跟進(jìn),做管理要用表格來(lái)進(jìn)行管理,字不如表,表不如圖,表格是管理工具,圖為匯報(bào)工具。不管是秘書(shū)OR領(lǐng)導(dǎo)都需要對(duì)具體事項(xiàng)進(jìn)行記錄。

總之就是要科學(xué)的方法將會(huì)議討論的事項(xiàng)描述清晰明了。如果因會(huì)議節(jié)奏太快而沒(méi)有記錄清晰,也沒(méi)有問(wèn)題,會(huì)后找相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或者相關(guān)責(zé)任人確認(rèn)一下指示任務(wù)。

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